Acta Nº 052-2021 de Consejo Superior, 24-06-2021
| Número de acuerdo | 052-2021 |
| Número de sentencia | 6147-2021.La |
| Fecha | 24 Junio 2021 |
| Emisor | Consejo Superior de la Corte Suprema de Costa Rica |
ARTÍCULO XVII
Documento N° 6147-2021.
La máster A.E.R.J., Directora Ejecutiva, mediante oficio N° 1875-2021 del 15 de junio de 2021, comunicó:
“El Consejo Superior, en sesión celebrada el 22 de abril de 2021, artículo XIX, acordó: “1.) Tener por rendido el oficio N° 483-122-ISEG-SEGA-2021 del 14 de abril de 2021, suscrito por el máster R.G.G., Auditor Judicial, en el que remitió Informe sobre el resultado del segundo seguimiento de recomendaciones del citado despacho dirigidas al Archivo Judicial. 2.) Una vez analizada la recomendación que se encuentra en proceso por parte Archivo Judicial, se amplía el plazo a 1 mes para su cumplimiento, lo anterior a partir de la comunicación de este acuerdo, a esos efectos la Dirección Ejecutiva dará el seguimiento respectivo e informará a este Órgano Superior sobre lo actuado, con la advertencia que en caso de incumplimiento se procederá a levantar las acciones disciplinarias respectivas.”.
Con oficio 1391-DE-2021, esta Dirección se comprometió en el sentido que transcurrido el plazo otorgado se informaría sobre lo actuado.
Así las cosas, para la aprobación del Consejo Superior, me permito remitir oficio AJ-J-32-2021 de 26 de mayo de 2021, suscrito por el licenciado M.S.S., J.d.A.J., que contiene procedimiento formal de clasificación de la información “Instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación y cifrado de datos”. De igual forma, se adjunta propuesta de circular para que se comunique a la población judicial.”
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Seguidamente, se transcribe el citado oficio que literalmente dice:
“Atendiendo el informe de la Auditoría Judicial N°483-122-ISEG-SEGA-2021, del 14 de abril de 2021, el cual hace referencia al segundo seguimiento de las disposiciones emitidas en el informe N° 724-52-SATI-2016, del 21 de julio del 2016 relacionado con la “Evaluación del proceso de cifrado de datos en sistemas de información automatizados, dirigido a este Archivo me permito remitirle el procedimiento adoptado para cumplir con lo dispuesto en el informe anteriormente mencionado y la normativa vigente.
(…).”
“Antecedente
Según lo demuestra el informe N° 724-52-SATI-2016, del 21 de julio del 2016 relacionado con la “Evaluación del proceso de cifrado de datos en sistemas de información automatizados” demuestra que deben realizarse acciones de mejora en cuanto a la creación y formalización de los procesos de cifrado de datos, clasificación de información y contratos de confidencialidad, a fin de garantizar razonablemente que se estandarice a nivel institucional su aplicación en sistemas o proyectos de cifrado, disminuyendo la materialización de riesgos en prejuicio de los objetivos institucionales.
Esto se presenta debido a la falta de un proceso estándar para los sistemas de cifrado y no se tiene el control de los diferentes sistemas y procedimientos que se realizan relacionados al proceso de cifrado de datos. Esta ausencia de procesos formales de cifrado y clasificación de información, conlleva a que las áreas de tecnología de información se vean trabajando con esfuerzos individuales que desgastan la eficacia y desempeño de las áreas.
Recomendaciones
En virtud del informe analizado es importante tomar en consideración las recomendaciones emitidas por esa Auditoria, las cuales versan sobre el particular:
“AL ARCHIVO JUDICIAL
- Crear un proceso formal de clasificación de la información, para lo cual pueden considerarse buenas prácticas como las normas ISO 27001 e ISO 11179 (en lo que se refiere a clasificación) con el objetivo de un mejor ordenamiento y clasificación de la información de la Institución, con el propósito de que sea un insumo para todos los ámbitos y procesos de la Institución en la realización de sus proyectos, en acatamiento de los artículos 39 y 42 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.
Dicho documento deberá ser comunicado al Consejo Superior para su aprobación y comunicación.”
Es importante mencionar que la intervención del Archivo Judicial como ente rector de la gestión documental institucional con base a la recomendación emitida por la Auditoría Judicial para abordar el tema de la evaluación del proceso de cifrado de datos en los sistemas de información, permitió establecer la clasificación de la información relacionada a este proceso, por medio de las tablas de plazos de conservación de documentos, este instrumento facilita la clasificación de la información y que las oficinas productoras identifiquen con claridad los documentos que ameritan ese cifrado de datos.
Este procedimiento fue adoptado para orientar las políticas institucionales y las normas relacionadas a la gestión documental para dar cumplimiento a la recomendación anterior, generando un manejo adecuado y eficiente de la información producida en los distintos ámbitos de la institución.
Propuesta de procedimiento
En virtud de la recomendación emitida por la Auditoría Judicial, se sugiere el presente proceso de clasificación de la información para determinar el cifrado de datos, con el objetivo de mejorar el ordenamiento de la información dentro del Poder Judicial, para lo cual es importante considerar lo dispuesto en la Ley N°7202 del Sistema Nacional de Archivos en sus artículos 33 y 42, como también lo que ordena el Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos mediante Decreto Ejecutivo N°40554-c en sus artículos 22, 24, 25 y 26.
La creación de las tablas de plazos de conservación de documentos es vital para la correcta clasificación de los tipos documentales producidos en los ámbitos del Poder Judicial. Este instrumento contiene información esencial que permite identificar los documentos que requieren el cifrado de datos para cumplir con las disposiciones relacionadas al manejo adecuado de los medios utilizados que permiten el acceso a la información que resguarda la institución.
Desde el año 2016 fueron actualizadas las tablas de plazos que se encontraban vigentes en las que se incluyó la casilla que permite a los operadores del sistema identificar de manera oportuna y segura los tipos documentales que requieren de ese proceso de cifrado de datos.
Sin embargo, es necesario contar con el proceso formal de clasificación atendiendo las recomendaciones emitidas por la Auditoría Judicial, a continuación, se presenta el procedimiento que permite realizar este proceso en todas las oficinas productoras siguiendo los lineamientos y políticas institucionales que regulan la gestión documental para el adecuado acceso a la información.
El instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos es un instrumento que se utiliza para identificar los tipos documentales custodiados en las oficinas y que permite establecer periodos de conservación atendiendo diversos criterios y sobre todo definir la vida útil que tiene la documentación que produce la institución.
Por lo tanto, es indispensable que para su establecimiento se realice una adecuada clasificación de la información y los diferentes tipos documentales que se custodian en las oficinas productoras, es indispensable que cuente con la identificación de los tipos documentales que ameriten el cifrado de datos para el manejo adecuado de la información y controlar su acceso de manera oportuna y segura.
INSTRUCITIVO PARA LA ELABORACIÓN DE “TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS”
La selección documental es una función importante en la administración actual, pues permite tanto la fijación de plazos de conservación para los documentos, como la eliminación de estos cuando han cumplido su vigencia legal y administrativa y además carecen de valor científico-cultural.
Una mala práctica en este campo ha producido en algunas ocasiones la eliminación prematura de documentos (con dolo o sin él), y en otras, acumulaciones masivas de papeles sin ningún valor. Ambos extremos producen problemas administrativos y legales, desperdicio de recursos humanos, de tiempo, de espacio de dinero.
La Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, de 24 de octubre de 1990, regula lo relacionado con la selección de documentos y establece lo siguiente:
“Artículo 138 -Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2º de la Ley que se reglamenta integrará un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, que estará formado por el asesor legal, el superior administrativo y el Jefe o encargado del archivo de la entidad productora de la documentación, o por quienes estos deleguen, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales. Entre estos miembros se nombrará, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de Administración Publica, un presidente y un secretario, electos por mayoría absoluta, quienes durarán en el cargo un año, pudiendo ser reelectos. El Comité establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones.”
Por otra parte, para el Poder Judicial específicamente, rige lo dispuesto en el artículo 47 bis, de su Ley Orgánica:
“Artículo 47 bis. – La corte Suprema de Justicia podrá ordenar la destrucción o el reciclaje de los expedientes, siempre que no sean necesarios para algún trámite judicial futuro, que no tengan interés histórico, o cuando se encuentren respaldados por medios electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o cualquier otro medio con garantía razonable de conservación. Al efecto se publicarán las listas de expedientes por destruir en el Boletín Judicial. Dentro del plazo de ocho días hábiles luego de la primera publicación, el Archivo Nacional podrá solicitar los expedientes que estime pertinentes. Las partes también podrán solicitar la devolución de los documentos aportados, certificación integral o parcial del expediente, o la entrega del expediente original, salvo materia penal. (Así adicionado mediante Ley Nº 7728 de 15 de diciembre de 1997).”
En acatamiento a lo dispuesto por la Ley, el Archivo Nacional propone a las instituciones la confección...
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