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Acuerdo para la Implantación del Reglamento de Custodia, de 26 de Febrero de 2007

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Vincent
EmisorSuperintendencia General de Valores

SUPERINTENDENCIA GENERAL DE VALORES La Superintendencia General de Valores de conformidad con lo establecido en la ley 8220 ÓProtección del Ciudadano del exceso de Requisitos y Trámites Administrativos” publica el siguiente acuerdo:

SGV-A-130.—Superintendencia General de Valores.—Despacho del Superintendente, a las quince horas del veintiséis de febrero del dos mil siete.

Considerando que:

I.—En la Sesión 593-2006,

celebrada el 27 de julio del 2006, el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero aprobó el ÓReglamento de Custodia”.

II.—En el Reglamento de Custodia se han establecido una serie de requerimientos que buscan definir los lineamientos que deben cumplir las entidades de custodia. La implantación de estos requerimientos dependen de la emisión de un acuerdo del Superintendente.

III.—De conformidad con el artículo 8 de la Ley Reguladora del Mercado de Valores (LRMV) corresponde al Superintendente General adoptar todas las acciones necesarias para el cumplimiento efectivo de las funciones de regulación, fiscalización y supervisión que le competen a la Superintendencia General de Valores (SUGEVAL).

IV.—Mediante acuerdo SGV-A-105 ÓInstrucciones para el manejo de las cuentas corrientes y de la custodia de los títulos valores en los fondos de inversión”, esta Superintendencia había permitido que el efectivo de los fondos de inversión fuese administrado por la sociedad administradora hasta tanto no entrase en vigencia el custodio. No obstante, en vista de que el Reglamento de custodia ya fue emitido, se estima conveniente derogar los artículos de dicho acuerdo que hacen referencia a otros mecanismos de administración del efectivo.

V.—El presente Acuerdo fue sometido a consulta de conformidad con el artículo 361 de la Ley General de Administración Pública.

Por tanto acuerda las presentes instrucciones:

SGV-A-130 ACUERDO PARA LA IMPLANTACIÓN DEL REGLAMENTO DE CUSTODIA Artículo 1º—Objeto. El presente acuerdo tiene como propósito establecer las disposiciones de tipo operativo, tecnológico, funcional y de control que le han sido encomendadas al Superintendente General de Valores en el Reglamento de Custodia.

Artículo 2º—Requerimientos de procedimientos para el registro de movimientos, ingresos y egresos de valores y efectivo asociado a estos valores. Para efectos de lo dispuesto en el artículo 6 inciso b del Reglamento, todas las entidades de custodia deben contar con procedimientos para el registro de los movimientos,

ingresos y egresos de los valores en custodia y del efectivo asociado a estos valores, que contengan como mínimo:

  1. Cada procedimiento debe contar al menos con:

    1. Alcance.

    2. Propósito.

    3. Políticas de control interno aplicables.

    4. Descripción del procedimiento y funcionario responsable de cada procedimiento.

    5. Fechas de elaboración y de vigencia.

  2. Los procedimientos deben revisarse y actualizarse al menos una vez al año.

  3. Cada procedimiento debe estar revisado y aprobado, según las políticas de la entidad.

    Los procedimientos deben encontrarse actualizados y documentados física o electrónicamente. Asimismo,

    deben estar disponibles para las revisiones de auditorias internas, externas y de entidades reguladoras.

    Artículo 3º—Requerimientos de control interno. Para efectos de lo dispuesto en el artículo 6 inciso c del Reglamento, los requisitos mínimos de control interno operativos que deben cumplir todas las entidades de custodia son:

  4. Segregación de funciones.

  5. Descripción de funciones.

  6. Mantener evidencia de las instrucciones recibidas por parte de los titulares u ordenantes de las cuentas de valores.

  7. Verificar la existencia, para cada cuenta del balance de comprobación, de un auxiliar que respalde su saldo.

  8. Monitoreo del proceso de liquidación de las transacciones registradas y seguimiento de las incidencias,

    las cuales deben estar documentadas.

  9. Procedimiento de registro de los titulares de las cuentas de valores, conforme a:

    1. Ley Reguladora del Mercado de Valores.

    2. Ley 8204 sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado,

      legitimación de capitales y actividades conexas.

    3. Reglamento de custodia 7. Las entidades de custodia categoría C, deben contar además con:

    4. Políticas de acceso restringido al área en donde se custodien los valores físicos, cuando sea el caso.

    5. Políticas de acceso restringido al área operaciones donde se llevan a cabo las funciones de registro y administración de los valores.

    6. Procedimientos parar realizar y documentar arqueos a los valores físicos custodiados, los cuales contemplen esta tarea al menos una vez al año, cuando corresponda.

    7. Procedimientos para realizar evaluaciones al control interno y contar con canales de comunicación formales para informar su resultado y seguimiento.

    8. Identificación de responsables para cada proceso.

      Artículo 4º—Requerimientos de tecnología de información para las entidades de custodia. Para los efectos de lo dispuesto en los artículos 6 inciso c y 7 inciso c del Reglamento,

      relacionados con los requisitos tecnológicos de los sistemas de registro de los valores custodiados y del efectivo asociado a estos valores, todas las entidades de custodia deben cumplir con lo establecido en el SGV-A-124 ÓAcuerdo sobre requerimientos mínimos de tecnología de la información (TI) para las Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión y Puestos de Bolsa”.

      Artículo 5º—Contenido mínimo del manual operativo para entidades de custodia categoría C. Para efectos de lo dispuesto en el artículo 7 inciso e del Reglamento, el manual operativo debe estar centralizado y al menos contener:

  10. Una descripción detallada de los servicios que ofrece la entidad de custodia a sus clientes.

  11. La estructura organizativa del área de custodia.

  12. Manual de políticas generales y específicas de la actividad de custodia.

  13. Los procedimientos para el registro de movimientos, ingresos y egresos de valores y efectivo asociado a estos valores, de conformidad con los requerimientos establecidos en el artículo 2 de este Acuerdo, adicionalmente deben contar con:

    1. Codificación que identifique cada macroproceso de la actividad de custodia.

    2. Numerar en forma consecutiva el procedimiento asociado a cada macroproceso.

    3. Referencias legales y marco normativo.

    4. Referencias al sistema electrónico de información.

    5. Diagrama de procedimiento.

    La información contenida en el manual debe encontrarse actualizada y documentada física o electrónicamente.

    Asimismo, debe estar disponible para las revisiones de auditorias internas,

    externas y de entidades reguladoras.

    Artículo 6º—Pólizas de seguros. Para efectos de lo dispuesto en los artículos 7 inciso f y 29 inciso f del Reglamento, las entidades de custodia categoría C y las entidades de depósito deben contar con pólizas de seguros.

    Estas pólizas deben cubrir como mínimo:

  14. Coberturas de incendio para:

    1. Las instalaciones físicas donde se encuentren custodiados los valores físicos.

    2. Los equipos de cómputo en donde se encuentra registrada la información de los valores y su titularidad.

  15. Coberturas sobre valores y efectivo en tránsito.

  16. Coberturas para el equipo de cómputo en donde se encuentra registrada la información de los valores y su titularidad por daños derivados de eventos naturales, robo, y otros que la administración considere importantes.

  17. Coberturas por actos dolosos,

    fraudulentos y manejo indebido de fondos por parte de los funcionarios de la entidad de custodia.

  18. Cobertura por daños resultantes de la entrada, modificación o destrucción de datos registrados electrónicamente, realizados por personas ajenas a la administración.

  19. Cobertura por pérdida por suscripción.

  20. Cobertura por desaparición misteriosa de títulos físicos.

    Artículo 7º—Proceso traspaso de valores por la desinscripción de una entidad de custodia autorizada.

    Para efectos de lo dispuesto en el artículo 9 inciso c del Reglamento,

    para la desinscripción de una entidad de custodia, se requiere cumplir con un proceso de autorización previa. Como parte de los requisitos de autorización de desinscripción previa, la entidad de custodia debe presentar a la SUGEVAL el plan de traspaso de los valores firmado por el representante legal, el cual debe contener al menos:

  21. Un borrador de la nota que se enviará a los titulares de los valores, en donde se indique al menos:

    1. El plazo máximo de recepción para las instrucciones de traspasos no onerosos de los saldos de valores, de efectivo y de posiciones abiertas. Este plazo no puede ser menor a diez días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la nota por parte del titular u ordenante.

    2. Procedimiento que seguirá la entidad en aquellos casos en que concluido el plazo indicado en el punto anterior no se cuente con instrucciones de traspaso por parte de titulares u ordenantes.

    3. El procedimiento que deben seguir los titulares de los valores que no suministren las instrucciones de traspaso en el plazo indicado en el punto a), para registrar o retirar de la nueva entidad de custodia los saldos de valores o efectivo que le pertenecen.

    4. El plazo definido por la entidad de custodia para ejecutar las instrucciones de traspasos de los titulares u ordenantes, el cual no puede ser mayor que cinco días hábiles,

    contados a partir de la fecha de recepción de la instrucción.

  22. El plazo máximo estimado en que se...

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