Resolución
| Fecha de publicación | 20 Marzo 2019 |
| Número de registro | IN2019322875 |
| Emisor | BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL |
ÁREA DE GESTIÓN Y ANÁLISIS DE COMPRAS.
La Junta Directiva Nacional, en su calidad de tal y en ejercicio de funciones de Asamblea de Accionistas de Popular Sociedad Administradora de Fondos de Inversión S. A., Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A., Operadora de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A., y Popular Valores Puesto de Bolsa S. A., en sesión 5613 del 4 de febrero del 2019 aprobó el “Reglamento para la operación y el control de fondos de caja chica del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal y Subsidiarias”, que se leerá de la siguiente manera:
REGLAMENTO PARA LA OPERACIÓN Y EL CONTROL
DE FONDOS DE CAJA CHICA DEL CONGLOMERADO
FINANCIERO BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO
COMUNAL Y SUBSIDIARIAS
Artículo 1º—El presente Reglamento establece las disposiciones generales que regulan la operación y control de las cajas chicas del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal, así como la compra de bienes y/o servicios por este mecanismo que requieran las dependencias y sociedades, de acuerdo con los parámetros detallados en el presente Reglamento.
Artículo 2º—Se entenderán como cajas chicas, tanto generales como específicas, los fondos asignados para que el Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal los destine única y exclusivamente para adquirir bienes (no catalogados como activos) y servicios, siempre que ocurran todas las siguientes circunstancias:
Se requieran con urgencia, que sean indispensables y excepcionales.
Gastos menores cuyo valor sea de escasa cuantía según lo establezca la Gerencia General Corporativa del Banco y la Gerencia General de cada una de las sociedades.
Que no existan en ese momento en el inventario de suministros del Banco o de las sociedades, por lo que se requiere el visto bueno del área administrativa respectiva.
Artículo 3º—No se podrán utilizar los fondos de caja chica para cancelar servicios por contrato de plazo continuo, ni para adquirir los activos que al efecto defina la División de Contabilidad Analítica y el departamento de Contabilidad en cada sociedad.
Artículo 4º—Se entenderá por cajas chicas generales aquellas cuyos fondos pueden ser utilizados por las diversas dependencias del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal para la compra de cualquier bien o servicio dentro de las especificaciones establecidas en el artículo 2 del presente Reglamento.
Las cajas chicas específicas estarán constituidas por fondos fijos asignados a una determinada dependencia del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal, para ser utilizadas exclusivamente en la compra de aquellos bienes o servicios definidos al momento de su constitución.
Artículo 5º—En el Banco, el director de cada área debe realizar la solicitud de apertura de las cajas chicas específicas. El monto del fondo fijo que se asigne, así como sus variaciones posteriores, y la dependencia en donde éstas operen, serán autorizados por la División de Tesorería Corporativa o la Dirección Financiera Corporativa indistintamente. Para las sociedades del Conglomerado Financiero Banco Popular, las cajas chicas serán autorizadas por el Gerente General de cada una de ellas.
En cuanto a las cajas chicas de los Centros de Negocios del Banco, serán autorizadas por el Director Regional, así como las modificaciones posteriores. Cada director enviará copia de la autorización a la División de Tesorería Corporativa para la inclusión en los controles sistémicos del Banco.
Artículo 6º—Las dependencias y los puestos facultados para autorizar el uso de los fondos de caja...
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