Resolución

ASAMBLEA LEGISLATIVA

DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA

ACUERDO

DIRECTORIO LEGISLATIVO

ARTÍCULO 14 DE LA SESIÓN 116-2020

DEL 25 DE JUNIO DE 2020

Se acuerda: Con base en el criteriovertido por el señor Freddy Camacho Ortiz, Director a.í. del Departamento de Asesoría Legal, medianteoficio AL-DALE-PRO-0109-2020, modificar el siguientearticulado del Reglamento de BienesMuebles de la AsambleaLegislativa, en sus artículos 4°, 8°, 41 y 65 y la adición de los artículos 65 bis y 65 ter, para que se lean de la siguientemanera:

Artículo 4º—Definiciones. Para todos los efectos de interpretación que se deriven de la aplicación de esteReglamento, debenentenderse los términos de la siguientemanera:

Actas:Declaraciones de recepción, donación, desecho y desuso sin código. Encasos de excepción, según el artículo 65 bis, se realizaránactasdesecho y desecho de bienes con código y para los bienes sin código se realizaránactas de desecho y desusosegún lo indicadoen el artículo 8°inciso a.

(…)

Bien enbuen y regular estado: Aquel bien que ha sidovaloradocomobueno o regular por la unidadtécnicacorrespondiente, ha sidodevuelto al Almacén de BienesMuebles y quedaencondición de desuso.

Bien en mal estado: Aquel bien que ha sidovaloradocomomalo por la unidadtécnicacorrespondiente, devuelto al Almacén de BienesMuebles y que quedaencondición de desecho.

(…)

Dictamen técnico de valoración: Declaración de las unidadestécnicascorrespondientessobre el estadofísico de los bienesmuebles, sea comobueno, regular o malo.

Dictamen de baja de bienesmuebles: Declaración del Área de Suministros y BienesMuebles, de bienesmueblesendesuso o desecho, de acuerdo con suvaloracióntécnica, los cualesdeberán ser retirados el inventarioinstitucional.

Dictamen de donación: Es el dictamen de bienesmueblesdonados a través de la Comisión de Donaciones de BienesMuebles, producto de los dictámenes de baja de bienes para desuso.

(…)

Artículo 5º—Departamento de Proveeduría. El Departamento de Proveeduría, por medio del Área de Suministros y BienesMuebles, es el responsable de coordinartodas las actividadesrelacionadas con el control y el registro de los vienenmuebles. Además, le corresponderá al Área de Suministro y BienesMueblescoordinar con el contratista la fecha y la hora del recibo de lo adjudicado, y enviará a la unidadsolicitante el aviso de recibo, a fin de coordinar con la unidadtécnicarespectiva.

(…)

m) Registrar la baja de bienes, previocumplimiento de los procedimientosestablecidos al efecto, asícomoenviar a través de los medioselectrónicosidóneos, una copia del dictamen de donación a la Dirección del Proveeduría, DepartamentoFinanciero (Dirección, Área de Contabilidad), Unidad Técnica involucrada, y miembros de la Comisión de Donaciones de BienesMuebles.

(…)

Artículo 8º—Departamento de Asesoría Legal. Al Departamento de Asesoría Legal le corresponderá:

a)Elaborar, a petición y encoordinación con la unidadtécnicaespecializada, las actas de desecho o desuso de bienes que por sus características no se les asignanúmero de código. Para la elaboración de estasactas sin código, el Departamento de Asesoríadeberátener al menos la siguienteinformación:

I.-Dictamen de la unidadtécnicaespecializada de que son bienesendesuso o desecho.

II.-Descripción del bien o los materiales (cantidadcuando sea posibleindividualizarlo).

III.-Ubicación de los bienes (edificio, almacén, puesto de seguridadmáspróximo).

IV. Nombre y firma del funcionarioresponsable, con sello de una unidadtécnicarespectiva.

b)Elaborar, por vía de excepción y a solicitud del Área de Suministro y BienesMuebles, el acta sea de desecho o desuso, de bienesmuebles a los que se les asignó un número de código. Para la elaboración de estasactas, el Departamento de Asesoría Legal deberátener al menos la siguienteinformación:

I.-Dictamen elaborado por Área de Suministros y BienesMuebles, con base en la informaciónsuministrada por las unidadesespecializadas, donde se indica el estado de bien y suclasificación, nombre y firma del funcionarioresponsable y el sellocorrespondiente.

II.-Descripción del bien, incluyendosucódigo.

III.-Ubicación de los bienes.

IV.-Aquello que se indiqueen la Ley General de la AdministraciónPública.

c)-Enviarcopia de las actas de desecho, desuso, de bienesmuebles con código, a los Departamentos de Proveeduría y Financiero, para que procedan con los cambiosen los sistemascorrespondientes.

Artículo41.—Retiro de un bien del inventario. Para retirar o dar de baja un bien del inventario debe darse una de las siguientescondiciones:

a)Declararloobsoleto.

b)Haber sidohurtado.

c)Haber sidodeclaradoendesuso.

d)Sufrirdaño por casofortuito o fuerza mayor.

e)Otrosconceptosvalorados por la unidadtécnicaespecializada o la unidadusuaria.

f)Declararlocomodesecho.

g)Por bajamasiva de bienes, enconcordancia con lo estipuladoen el artículo 65 bis del presentereglamento.

CAPÍTULO XI

Donación de bienesendesuso y equipodesechado

Artículo63.—Institucionessusceptibles de recibirdonaciones. La Administraciónpodrápromoverdonación de bienesmueblesendesuso o equipodesechado, en el entendido de que la totalidad de las donaciones que se realicendeberánencauzarse a la Juntas de Educación y Juntas Administrativas de los centroseducativos, para lo cual se daráprioridad a las escuelas con menoríndice de desarrollo. Cuando se presenten solicitudes excepcionales, corresponderá a la Comisión de Donaciones de BienesMuebleselevarla a la DirecciónEjecutiva para suaprobación.

Artículo64.—Autorización de donaciones. Le corresponderá a la Comisión de Donaciones de BienesMueblesdesignar al beneficiario de la Donación y al Área de Suministros y BienesMuebles del Departamento de Proveeduría, confeccionar el dictamen de donacióncorrespondiente, de conformidad con lo dispuestoen el artículo anterior.

Artículo65.—Procesoordinario para dar de baja a los bienesmuebles. Cadaunidadtécnicaespecializada, a requerimiento de algúnfuncionariointeresado, elaborará un dictamen técnico individual o grupalen el caso de variosactivossujetos a valoración, con el objetivo de ser devueltos al Almacén de BienesMuebles. La valoración debe indicar el estado del bien sea bueno, regular o malo.

Con el dictamen de valoración y la boleta de traslado del bien, elaborada de forma física o digital, el interesadodeberágestionar la entregafísica del bien al Almacén de BienesMuebles.

En el caso que se trate de bienesmuebles que, por sunaturalezacomotamaño, peso o instalación, no puedan ser trasladadosnirecibidosen el Almacén de BienesMuebles, deberán ser desechados o donadosen el sitio donde se ubican. Mientrasestosbienes no hayansidodeclarados por parte del Área de Suministros y BienesMueblesendesuso o desecho, la unidadtécnicaresponsable del bien debe velar por su custodia. El Área de Suministros y BienesMuebles, deberá, en un plazo de ochodíashábiles, realizar los trámitesrespectivos, para el retiro de dichosbienes.

El dictamen técnico de valoracióndeberácontener, comomínimo, la descripción del bien, el códigocorrespondiente, la calificación de suestado y la ubicación al momento de realizar la valoración.

Con el dictamen de valoraciónrealizado por las unidadestécnicas, el Área de Suministros y BienesMuebles, confeccionará los listados de bienesmueblesencondición de desuso (valoraciónbuena o regular) y desecho (valoración mala), asimismo, deberáverificar que estosbienesya no se encuentran bajo garantíacomercial y deberáverificar con el Sistema Integral de Control y Trazabilidad de Activos, suexistencia.

Con los listadosverificados, el Área de Suministros y BienesMuebleselaborará un dictamen denominado “Dictamen de Baja de BienesMuebles”, ya sea de Desuso o Desecho, segúncorresponda, con el cual se dará la exclusión del bien mueble del inventarioinstitucional. Ese dictamen de bajaseráfirmado por el jefe del Área de Suministros y BienesMuebles y el Director del Departamento de Proveeduría, para suformalización.

El dictamen de baja de bienesmuebles de desuso, se le remitirádigitalmente a la Comisión de Donaciones de BienesMuebles para que proceda con la distribución de los bienesmuebles a donar y en el caso del Dictamen de Baja de BienesMuebles de Desecho, deberácoordinar con el Gestor Ambiental Institucional para el retirodefinitivo de los bienesfuera de la Institución, bajo la normativaexistente. En ambos casos, deberán de remitir una copia digital al DepartamentoFinanciero para que se proceda con los ajustes de los registroscontablespertinentes.

Para los bienes que por sunaturaleza no esténcodificados, se seguirá el procesodispuestoen los artículos 8°, inciso a), 42 y 69 del presentereglamento.

Artículo 65 bis.—Excepciones al proceso de baja de bienes. Se exceptúa del procesoordinario de baja de bienes, cuando se requiera una bajamasiva de bienes por situacionesexcepcionales, tales como:

a)Cuando la capacidad de almacenaje de la bodega institucional se veacomprometida.

b)Cuando se estéenpresencia de una mudanza de inmuebles, sea temporal o definitiva.

c)Cuando el Sistema Integral de Control y Trazabilidad de Activos no estéfuncionando.

d)Cuando se presentealgunaotrasituaciónexcepcional, debidamentejustificada, a juicio del Área de Suministros y BienesMuebles, con el aval del Directorio Legislativo o quiénestedelegue.

e)Cuando se presentealgunaotrasituaciónexcepcional, debidamentejustificada, que indique el Directorio Legislativo.

Artículo 65 ter.—Excepciones al proceso de baja de bienes. Procedimiento. La bajamasiva de los bienescontenidosen las excepciones del artículo 65 bis, se realizará con observancia del siguienteprocedimiento:

a)No se requerirá dictamen de valoracióntécnica por parte de las unidadestécnicasrespectivas, porquesutramitación la realizarádirectamente el Área de Sumi...