Resolución
| Fecha de publicación | 08 Julio 2020 |
| Número de registro | IN2020468202 |
| Emisor | PODER LEGISLATIVO |
ASAMBLEA LEGISLATIVA
DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA
ACUERDO
DIRECTORIO LEGISLATIVO
ARTÍCULO 14 DE LA SESIÓN 116-2020
DEL 25 DE JUNIO DE 2020
Se acuerda: Con base en el criterio vertido por el señor Freddy Camacho Ortiz, Director a.í. del Departamento de Asesoría Legal, mediante oficio AL-DALE-PRO-0109-2020, modificar el siguiente articulado del Reglamento de Bienes Muebles de la Asamblea Legislativa, en sus artículos 4°, 8°, 41 y 65 y la adición de los artículos 65 bis y 65 ter, para que se lean de la siguiente manera:
Artículo 4º—Definiciones. Para todos los efectos de interpretación que se deriven de la aplicación de este Reglamento, deben entenderse los términos de la siguiente manera:
Actas: Declaraciones de recepción, donación, desecho y desuso sin código. En casos de excepción, según el artículo 65 bis, se realizarán actas desecho y desecho de bienes con código y para los bienes sin código se realizarán actas de desecho y desuso según lo indicado en el artículo 8° inciso a.
(…)
Bien en buen y regular estado: Aquel bien que ha sido valorado como bueno o regular por la unidad técnica correspondiente, ha sido devuelto al Almacén de Bienes Muebles y queda en condición de desuso.
Bien en mal estado: Aquel bien que ha sido valorado como malo por la unidad técnica correspondiente, devuelto al Almacén de Bienes Muebles y que queda en condición de desecho.
(…)
Dictamen técnico de valoración: Declaración de las unidades técnicas correspondientes sobre el estado físico de los bienes muebles, sea como bueno, regular o malo.
Dictamen de baja de bienes muebles: Declaración del Área de Suministros y Bienes Muebles, de bienes muebles en desuso o desecho, de acuerdo con su valoración técnica, los cuales deberán ser retirados el inventario institucional.
Dictamen de donación: Es el dictamen de bienes muebles donados a través de la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles, producto de los dictámenes de baja de bienes para desuso.
(…)
Artículo 5º—Departamento de Proveeduría. El Departamento de Proveeduría, por medio del Área de Suministros y Bienes Muebles, es el responsable de coordinar todas las actividades relacionadas con el control y el registro de los vienen muebles. Además, le corresponderá al Área de Suministro y Bienes Muebles coordinar con el contratista la fecha y la hora del recibo de lo adjudicado, y enviará a la unidad solicitante el aviso de recibo, a fin de coordinar con la unidad técnica respectiva.
(…)
m) Registrar la baja de bienes, previo cumplimiento de los procedimientos establecidos al efecto, así como enviar a través de los medios electrónicos idóneos, una copia del dictamen de donación a la Dirección del Proveeduría, Departamento Financiero (Dirección, Área de Contabilidad), Unidad Técnica involucrada, y miembros de la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles.
(…)
Artículo 8º—Departamento de Asesoría Legal. Al Departamento de Asesoría Legal le corresponderá:
a) Elaborar, a petición y en coordinación con la unidad técnica especializada, las actas de desecho o desuso de bienes que por sus características no se les asigna número de código. Para la elaboración de estas actas sin código, el Departamento de Asesoría deberá tener al menos la siguiente información:
I.- Dictamen de la unidad técnica especializada de que son bienes en desuso o desecho.
II.- Descripción del bien o los materiales (cantidad cuando sea posible individualizarlo).
III.- Ubicación de los bienes (edificio, almacén, puesto de seguridad más próximo).
IV. Nombre y firma del funcionario responsable, con sello de una unidad técnica respectiva.
b) Elaborar, por vía de excepción y a solicitud del Área de Suministro y Bienes Muebles, el acta sea de desecho o desuso, de bienes muebles a los que se les asignó un número de código. Para la elaboración de estas actas, el Departamento de Asesoría Legal deberá tener al menos la siguiente información:
I.- Dictamen elaborado por Área de Suministros y Bienes Muebles, con base en la información suministrada por las unidades especializadas, donde se indica el estado de bien y su clasificación, nombre y firma del funcionario responsable y el sello correspondiente.
II.- Descripción del bien, incluyendo su código.
III.- Ubicación de los bienes.
IV.- Aquello que se indique en la Ley General de la Administración Pública.
c)- Enviar copia de las actas de desecho, desuso, de bienes muebles con código, a los Departamentos de Proveeduría y Financiero, para que procedan con los cambios en los sistemas correspondientes.
Artículo 41.—Retiro de un bien del inventario. Para retirar o dar de baja un bien del inventario debe darse una de las siguientes condiciones:
a) Declararlo obsoleto.
b) Haber sido hurtado.
c) Haber sido declarado en desuso.
d) Sufrir daño por caso fortuito o fuerza mayor.
e) Otros conceptos valorados por la unidad técnica especializada o la unidad usuaria.
f) Declararlo como desecho.
g) Por baja masiva de bienes, en concordancia con lo estipulado en el artículo 65 bis del presente reglamento.
CAPÍTULO XI
Donación de bienes en desuso y equipo desechado
Artículo 63.—Instituciones susceptibles de recibir donaciones. La Administración podrá promover donación de bienes muebles en desuso o equipo desechado, en el entendido de que la totalidad de las donaciones que se realicen deberán encauzarse a la Juntas de Educación y Juntas Administrativas de los centros educativos, para lo cual se dará prioridad a las escuelas con menor índice de desarrollo. Cuando se presenten solicitudes excepcionales, corresponderá a la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles elevarla a la Dirección Ejecutiva para su aprobación.
Artículo 64.—Autorización de donaciones. Le corresponderá a la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles designar al beneficiario de la Donación y al Área de Suministros y Bienes Muebles del Departamento de Proveeduría, confeccionar el dictamen de donación correspondiente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo anterior.
Artículo 65.—Proceso ordinario para dar de baja a los bienes muebles. Cada unidad técnica especializada, a requerimiento de algún funcionario interesado, elaborará un dictamen técnico individual o grupal en el caso de varios activos sujetos a valoración, con el objetivo de ser devueltos al Almacén de Bienes Muebles. La valoración debe indicar el estado del bien sea bueno, regular o malo.
Con el dictamen de valoración y la boleta de traslado del bien, elaborada de forma física o digital, el interesado deberá gestionar la entrega física del bien al Almacén de Bienes Muebles.
En el caso que se trate de bienes muebles que, por su naturaleza como tamaño, peso o instalación, no puedan ser trasladados ni recibidos en el Almacén de Bienes Muebles, deberán ser desechados o donados en el sitio donde se ubican. Mientras estos bienes no hayan sido declarados por parte del Área de Suministros y Bienes Muebles en desuso o desecho, la unidad técnica responsable del bien debe velar por su custodia. El Área de Suministros y Bienes Muebles, deberá, en un plazo de ocho días hábiles, realizar los trámites respectivos, para el retiro de dichos bienes.
El dictamen técnico de valoración deberá contener, como mínimo, la descripción del bien, el código correspondiente, la calificación de su estado y la ubicación al momento de realizar la valoración.
Con el dictamen de valoración realizado por las unidades técnicas, el Área de Suministros y Bienes Muebles, confeccionará los listados de bienes muebles en condición de desuso (valoración buena o regular) y desecho (valoración mala), asimismo, deberá verificar que estos bienes ya no se encuentran bajo garantía comercial y deberá verificar con el Sistema Integral de Control y Trazabilidad de Activos, su existencia.
Con los listados verificados, el Área de Suministros y Bienes Muebles elaborará un dictamen denominado “Dictamen de Baja de Bienes Muebles”, ya sea de Desuso o Desecho, según corresponda, con el cual se dará la exclusión del bien mueble del inventario institucional. Ese dictamen de baja será firmado por el jefe del Área de Suministros y Bienes Muebles y el Director del Departamento de Proveeduría, para su formalización.
El dictamen de baja de bienes muebles de desuso, se le remitirá digitalmente a la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles para que proceda con la distribución de los bienes muebles a donar y en el caso del Dictamen de Baja de Bienes Muebles de Desecho, deberá coordinar con el Gestor Ambiental Institucional para el retiro definitivo de los bienes fuera de la Institución, bajo la normativa existente. En ambos casos, deberán de remitir una copia digital al Departamento Financiero para que se proceda con los ajustes de los registros contables pertinentes.
Para los bienes que por su naturaleza no estén codificados, se seguirá el proceso dispuesto en los artículos 8°, inciso a), 42 y 69 del presente reglamento.
Artículo 65 bis.—Excepciones al proceso de baja de bienes. Se exceptúa del proceso ordinario de baja de bienes, cuando se requiera una baja masiva de bienes por situaciones excepcionales, tales como:
a) Cuando la capacidad de almacenaje de la bodega institucional se vea comprometida.
b) Cuando se esté en presencia de una mudanza de inmuebles, sea temporal o definitiva.
c) Cuando el Sistema Integral de Control y Trazabilidad de Activos no esté funcionando.
d) Cuando se presente alguna otra situación excepcional, debidamente justificada, a juicio del Área de Suministros y Bienes Muebles, con el aval del Directorio Legislativo o quién este delegue.
e) Cuando se presente alguna otra situación excepcional, debidamente justificada, que indique el Directorio Legislativo.
Artículo 65 ter.—Excepciones al proceso de baja de bienes. Procedimiento. La baja masiva de los bienes contenidos en las excepciones del artículo 65 bis, se realizará con observancia del siguiente procedimiento:
a) No se requerirá dictamen de valoración técnica por parte de las unidades técnicas respectivas, porque su tramitación la realizará directamente el Área de Sumi...
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