Circular Nº 026 de secretaría general de la corte, 13-02-2024
| Número de circular | 026 |
| Fecha | 13 Febrero 2024 |
| Emisor | Secretaría de la Corte |
CIRCULAR N° 26-2024.- Asunto: Actualización de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Dirección Ejecutiva.- A LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍSSE LES HACE SABER QUE: El Consejo Superior del Poder Judicial, en sesión N° 02-2024 celebrada el 11 de enero de 2024, artículo LII, aprobó la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Dirección Ejecutiva. La Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Dirección Ejecutiva rige para documentación en formato tradicional (papel) y electrónico. La Dirección Ejecutiva, deberá coordinar con el Archivo Judicial la confección del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial. Además, deberá la Dirección Ejecutiva, cuando realice el proceso de selección de los documentos (en lo que aplique) cumplir con lo dispuesto por el Consejo Superior en sesión 73-2021 del 26 de agosto de 2021, artículo LIII, publicada mediante circular N° 194-2021, respecto a separar e identificar claramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos, a saber: 1. Calidades de las partes.2. Asuntos que involucren bienes del Patrimonio Nacional.3. Asuntos que generen impacto social.4. Asuntos relacionados con cambios en la legislación.5. Asuntos que presenten notoriedad a nivel nacional o local.6. Asuntos que por su connotación no son comunes en el despacho.7. Persona en condición de vulnerabilidad.8. Asuntos relacionados con quejas presentadas ante el Sistema Interamericano de Derechos Humanos. Ante dudas a la hora de separar esta documentación, deberán consultar a la jefatura del Archivo Judicial Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Dirección Ejecutiva. Poder Judicial. N° Tipodocumental Original o copia Oficinas que tienen original o copia Automa-tizado Contenido Período de conservación(en años) Producciónanual(metros lineales) Fechas extremas Observaciones Oficina origen Archivo Judicial 1 Actas de comisiones. O C: Oficinas interesadas. Sí Actas de las Comisiones de Construcciones, Presupuesto, Vivienda Judicial, Informática, Enlace Corte-OIJ, Seguridad, Vehículos, Reciclaje, Racionalización del gasto, y más. Permanente Permanente No aplica 1983-2023 2 Activos. O y C O y C: Proveeduría, oficinas interesadas. Sí Correos electrónicos, solicitudes de activos, cantidades y calidades de los activos con que cuenta la Dirección Ejecutiva. Boletas de solicitud de activos. Inventarios. 10 0 No aplica 2006-2023 3 Acuerdos de órganos colegiados. C O: Secretaría General de la Corte, demás entes que emiten los acuerdos. Sí Disposiciones emanadas por el Consejo Superior, Corte Plena, Comisión de Construcciones, y más. 1 0 No aplica 2015-2023 4 Armas y municiones. O y C O: Dirección General de Armamento y despachos judiciales interesados No Correos electrónicos y oficios sobre comiso de armas, su destrucción o donación. 2 0 No aplica 2017-2023 5 Asuetos cantonales. O C: Despachos judiciales interesados. No Gestiones de los asuetos solicitados por los diferentes Despachos Judiciales. 10 0 No aplica 2010-2020 6 Autoevaluación de Control Interno. O y C O y C: FICO, Planificación, T.I, Auditoría, departamentos interesados No Autoevaluación de Control interno, circulares, oficios, talleres. 5 0 No aplica 2013-2022 7 Autorización de gastos. O y C O: FICO y despachos judiciales interesados. Sí Solicitudes de autorización de pago por servicios prestados al Poder Judicial. Correspondencia. 3 0 No aplica 2015-2023 8 Autorizaciones para retiro de hojas de delincuencia. O Ninguna. No Autorizaciones para retiro de hojas de delincuencia y control de eliminación de hojas de delincuencias no retiradas. 1 0 0.21 ml 2020-2023 9 Circulares. O y C O y C: Despachos judiciales interesados Sí Directrices emanadas por la Dirección Ejecutiva. Permanente Permanente No aplica 1978-2023 10 Correspondencia. O y C C: Despachos judiciales interesados. No Oficios enviados y recibidos con diferentes temas de la Dirección Ejecutiva. 3 0 No aplica 2016-2023 11 Criterios profesionales O y C O y C: oficinas relacionadas, interesadas y oficinas productoras. No Criterios profesionales emitidos por diferentes dependencias sobre diferentes temas. 10 0 No aplica 2018-2023 12 Currículos. C Ninguna. No Documentos que contienen las diferentes calidades de personas que ofrecen sus servicios. 1 0 0.08 ml 2019-2023 13 Ejecución de sentencias. O y C O y C: Procuraduría General de la República, FICO, despachos judiciales...
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