Circular Nº 043 de secretaría general de la corte, 20-02-2024
| Número de circular | 043 |
| Fecha | 20 Febrero 2024 |
| Emisor | Secretaría de la Corte |
CIRCULAR No. 43-2024 Asunto: Actualización del instructivo de elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos. A TODAS LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAIS, SE LES HACE SABER QUE: Este Consejo Superior del Poder Judicial, en sesión número 07-2024 celebrada el 30 de enero de 2024, artículo LII, dispuso a solicitud de la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos CISED, comunicar la actualización del instructivo de elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos, el cual deja sin efecto la circular No. 26-2023, por lo que el instructivo mencionado literalmente indica: “INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS” La selección documental es una función importante en la administración actual, pues permite tanto la fijación de plazos de conservación para los documentos, como la eliminación de estos cuando han cumplido su vigencia legal y administrativa y además carecen de valor científico-cultural. Una mala práctica en este campo ha producido en algunas ocasiones la eliminación prematura de documentos (con dolo o sin él), y en otras, acumulaciones masivas de papeles sin ningún valor. Ambos extremos producen problemas administrativos y legales, desperdicio de recursos humanos, de tiempo, de espacio de dinero. La Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, de 24 de octubre de 1990, regula lo relacionado con la selección de documentos y se establece en su Reglamento N°40554-C lo siguiente: “Artículo 20. Integración. Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2 de la Ley que se reglamenta integrará un CISED, que estará formado por el Asesor Legal, el Superior Administrativo y el Jefe o Encargado del Archivo Central de la entidad productora de la documentación, o por quienes estos deleguen, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales. Entre esos miembros se nombrará, de acuerdo con lo que establece al respecto la Ley General de la Administración Pública, un Presidente y un Secretario, electos por mayoría absoluta, quienes permanecerán en el cargo un año, pudiendo ser reelectos. El CISED, establecerá sus normas de trabajo y la frecuencia de las reuniones.” Por otra parte, para el Poder Judicial específicamente, rige lo dispuesto en el artículo 47 bis, de su Ley Orgánica: “Artículo 47 bis. – La corte Suprema de Justicia podrá ordenar la destrucción o el reciclaje de los expedientes, siempre que no sean necesarios para algún trámite judicial futuro, que no tengan interés histórico, o cuando se encuentren respaldados por medios electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o cualquier otro medio con garantía razonable de conservación. Al efecto se publicarán las listas de expedientes por destruir en el Boletín Judicial. Dentro del plazo de ocho días hábiles luego de la primera publicación, el Archivo Nacional podrá solicitar los expedientes que estime pertinentes. Las partes también podrán solicitar la devolución de los documentos aportados, certificación integral o parcial del expediente, o la entrega del expediente original, salvo materia penal. (Así adicionado mediante Ley Nº 7728 de 15 de diciembre de 1997).” En acatamiento a lo dispuesto por la Ley, el Archivo Nacional propone a las instituciones la confección de TABLAS DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS, en las cuales se plasme la producción documental total de la entidad, se detecten duplicidades, se establezcan plazos de conservación racionales atiendo criterios legales, administrativos, entre otros, y se indique cuáles son los documentos más representativos de la institución, para que estos sean conservados permanentemente, y se sumen al patrimonio documental del país. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y LA INFORMACIÓN Es importante mencionar que el Poder Judicial es una institución que comprende tres grandes ámbitos: jurisdiccional, administrativo y auxiliar de justicia. Por lo tanto, la variedad de documentos o de información que produce es significativa. Al respecto, una de las funciones primordiales de previo a la elaboración de las...
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