Circular Nº 049 de secretaría general de la corte, 19-03-2024
| Número de circular | 049 |
| Fecha | 19 Marzo 2024 |
| Emisor | Secretaría de la Corte |
CIRCULAR N° 49-2024 Asunto: “Controles Mínimos a observar en los despachos que tramitan asuntos de cobro”. A TODOS LOS DESPACHOS DEL PODER JUDICIAL QUE TRAMITAN ASUNTOS DE COBRO, SE LES HACE SABER QUE: El Consejo Superior del Poder Judicial en sesión N°11-2024 celebrada el 13 de febrero de 2024, artículo LVII, a solicitud de la Oficina de Control Interno y con el aval de la Comisión de la Jurisdicción Civil, dispuso comunicar los controles mínimos por atender, con el propósito de fortalecer el funcionamiento del Sistema de Control Interno. CUADRO 1CONTROLES DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Nombre del control Responsable del cumplimiento Fundamento Normativo 1. Idoneidad del Personal que ingresa al despacho. Es responsabilidad del Juez o Jueza Coordinadora, controlar que el personal nombrado interinamente, cumpla con los requisitos establecidos de elegibilidad. -Circular de la Secretaría de la Corte 233-2022.-Norma de Control Interno 2.4. 2. Rotación de Labores Es responsabilidad del Juez o Jueza Coordinadora, procurar la rotación sistemática de las labores entre quienes realizan funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de las funciones lo permita. -Norma de Control Interno 2.5.4-Circulares de la Secretaría de la Corte 106-2017 y 08-2022. 3. Separación de funciones incompatibles. Es responsabilidad del Juez o Jueza Coordinadora, separar la atención de tareas incompatibles, como la autorización y la aprobación; de no ser factible por el reducido personal, deberá establecer controles adicionales donde se registren estas transacciones con todo detalle. -Norma de Control Interno 2.5.3.-Circular de la Secretaría General de la Corte 231-2023. 4. Registro de asistencia. Es responsabilidad en forma constante de la Coordinadora o Coordinador Judicial, velar por la puntual y correcta presentación del personal.Deberán disponer un control físico para el personal temporalmente sin carné para el registro electrónico.La Jueza o Juez Coordinador periódicamente debe supervisar que este control se atiende oportunamente. -Circulares de la Secretaría General de la Corte: 15-1998, 122-2002, 145-2003, 200-2008.-Circular del Departamento de Seguridad 312-DS-2023. 5. Evaluación del desempeño. La Jueza o Juez Coordinador debe planear, dar seguimiento y evaluar el desempeño del personal del despacho. Circular de la Secretaría General de la Corte 16-2023. 6. Control de boletas de incapacidad. Es responsabilidad de la Coordinadora o Coordinador Judicial, bajo la supervisión del Juez o Jueza Coordinadora, mantener actualizado el control de incapacidades del personal del despacho. -Acuerdo de Consejo Superior en la sesión 100-2018, artículo XXXVIII, referente a la Conservación de documentos.-Circular de la Secretaría General de la Corte 29-2018. 7. Control de Vacaciones. La Coordinadora o Coordinador Judicial, bajo la supervisión de la Jueza o Juez Coordinador, debe mantener actualizada la información respecto del saldo de vacaciones de todo el personal de planta.Es responsabilidad del servidor judicial verificar la exactitud de este control en forma constante. Circulares de la Secretaría General de la Corte 246-2020, 138-2017. Artículo 155 del Código de Trabajo. 8. Libro de juramentaciones. Es responsabilidad de la Jueza o Juez Coordinador, con el apoyo de la Coordinadora o Coordinador Judicial, atender este control en forma oportuna y completa. Artículo 11 de la Ley Orgánica del Poder Judicial. Circulares de la Secretaría General de la Corte 21-2008 y 19-2019. 9. Control Causas disciplinarias. La Jueza o Juez Coordinador, con el apoyo de la Coordinadora o Coordinador Judicial, debe llevar un registro detallado de las causas disciplinarias propiciadas en el despacho, velando por la atención de los plazos en cada caso. - Acuerdo de Corte Plena 10-12, celebrada el 12 de marzo del 2012, artículo XXVII.-Circulares de la Secretaría General de la Corte 131-2000, 12-2015 y 64-2023. 10. Control Jueces suplentes. Cada vez que haya una suplencia, la persona suplente debe aportar un informe de labores realizadas.La Coordinadora o Coordinador Judicial bajo la supervisión de la Jueza o Juez Coordinador debe llevar un archivo electrónico de los informes aportados.Los resultados por debajo de lo esperado se deben comunicar al Centro de Apoyo. Circulares de la Secretaría General de la Corte 66-2005, 112-2006, 96-2008, 134-2008 y 24-2009. Informe de final de gestión, requerido en Circular 148-2016. 11. Control Sustitución personal de apoyo. Cada vez que haya una sustitución del personal de planta, la persona interina debe aportar un informe de las labores realizadas. La Coordinadora o Coordinadora Judicial bajo la supervisión de la Jueza o Juez Coordinador debe llevar un archivo de los informes de labores aportados. Circular de la Secretaría General de la Corte 148-2016 (Informe de Fin de Gestión). 12. Revisión periódica del buzón de itineraciones. La Coordinadora, Coordinador Judicial o persona...
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