COLEGIO DE LICENCIADOS Y PROFESORES EN LETRAS, FILOSOFÍA, CIENCIAS Y ARTES JUNTA DIRECTIVA MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
| Fecha de publicación | 19 Enero 2021 |
| Número de registro | IN2021518049 |
| Emisor | AVISOS |
COLEGIO DE LICENCIADOS Y PROFESORES
EN LETRAS, FILOSOFÍA, CIENCIAS Y ARTES
JUNTA DIRECTIVA
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
| REPRESENTANTE INSTITUCIONAL DE COLYPRO | Número: POL/PRO-USC-02 Versión: 03-Octubre de 2020 |
| Fecha de aprobación: 21 de febrero de 2019 | Reemplaza a: POL/PRO-JD06 versión 12, POL/PRO-UCR02 versión 2 |
| Revisado por: Jefatura Administrativa, Dirección Ejecutiva, Junta Directiva. | Aprobado para entrar en vigencia: Sesión ordinaria 016-2019 celebrada el 21-02-19, Acuerdo N° 06 |
Objetivo:
Establecer los lineamientos para el nombramiento de Representantes Institucionales del Colypro, en instituciones educativas, públicas, privadas u otras donde laboren cinco o más personas colegiadas en coordinación con el Gestor Regional; con el fin de que cumplan adecuadamente los roles designados.
Alcance:
Junta Regionales, instituciones educativas, representantes institucionales y otros entes.
Políticas generales:
1. Se entenderá por Representante Institucional del Colypro la persona colegiada elegida por los colegiados/as de una misma institución donde laboren cinco o más colegiados, o por instituciones que por no contar con cinco colegiados se unan para completar entre sí ese número y designen su Representante ante la Junta Regional respectiva y actuará como enlace entre su institución y el Colypro.
2. El Representante Institucional debe ser una persona proactiva, comprometida y leal con el Colypro, comunicativa y que mantenga buenas relaciones interpersonales en la Institución que representará.
3. Se nombrará un representante institucional suplente, este tomará el cargo de Representante Institucional en caso de que el Representante sea traslado de institución, cesado de sus funciones, se pensione o no esté cumpliendo el rol de manera correcta y sea removido por acuerdo de la Junta Directiva como se menciona en el punto anterior. El suplente será la persona que quede en segundo lugar cuando se realice la elección de Representante Institucional y debe quedar debidamente registrado en el Acta de Elección “F-USC-09”.
4. El Representante Institucional y su suplente serán nombrados en reunión de personal colegiado, con al menos el cuarenta por ciento de los colegiados de la institución. Dicho nombramiento se realizará, de manera presencial o virtual, el plazo de elección será por un período de dos años, prorrogables por dos años más, siempre y cuando se mantenga en la misma institución con derecho a reelección y sea ratificado por los colegiados. Este podrá ser removido por acuerdo de Junta Directiva, cuando sus roles no se cumplan o su conducta vaya en contra de los intereses de la Corporación, gestionando su sustitución por el período restante, siguiendo el debido proceso.
5. El Representante Institucional que labore en más de una institución sólo podrá representar a una de ellas.
6. Los roles principales del Representante Institucional son:
a) Ejercer un liderazgo representativo de los intereses y necesidades de las personas colegiadas ante las Juntas Regionales y otras instancias del Colypro.
b) Recibir al Gestor Regional en su visita a la Institución y actuar como puente de información entre la misma, la Junta Regional y otras instancias del Colypro.
c) Mantener informado a todo el personal de la institución acerca de las actividades del Colypro, los beneficios de la colegiatura, así como colaborar con la distribución del material informativo y otras estrategias de comunicación.
d) Trasladar a través del Gestor Regional las inquietudes y propuestas de los colegiados acerca de asuntos legales, profesionales, académicos y necesidades de capacitación que afecten a la persona colegiada.
e) Participar en las reuniones de Representantes Institucionales programadas.
f) Mantener en buen estado, actualizada y en un lugar visible la pizarra informativa entregada por Colypro para todos los colegiados de la institución.
7. Con el fin de mantener a los Representantes Institucionales actualizados en cuanto al quehacer de Colypro, se realizará una reunión al año por región, de acuerdo a la agenda y cronograma aprobado por Junta Directiva. Y será el Gestor Regional quien organice, convoque, y participe en dicha actividad de acuerdo con la agenda respectiva (DI USC-01).
8. El Gestor Regional será el responsable de organizar la actividad indicada en el punto anterior con al menos un mes de anticipación.
9. El Departamento de Comunicaciones será el responsable de mantener la disponibilidad de signos externos y material informativo para entregar a los Representantes Institucionales asistentes a la actividad de capacitación, como reconocimiento a su gestión, de acuerdo a la política POL/PRO-SG02, Administración de la Bodega de Suministros y Signos Externos.
10. En caso que el Gestor Regional detecte alguna deficiencia o incumplimiento en el nombramiento del Representante Institucional, lo informará al Encargado de la Unidad de Servicios al Colegiado para que este instruya y le traslade dicho informe a la Junta Directiva, con el objetivo de que se realice el debido proceso y resuelva, tomará la medida correctiva pertinente, la cual puede ser inclusive, la destitución del Representante y solicita el nombramiento del sustituto en coordinación con el Gestor Regional correspondiente y en apego a la normativa vigente.
11. De no llevarse a cabo el nombramiento del Representante Institucional en alguna institución se respaldará por escrito las razones por las cuales no se hizo dicho nombramiento.
***FIN DE LA POLÍTICA***
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Nombramiento Representante Institucional.
| N° | Actividades | Responsable |
| 1. | Identifica todas las instituciones bajo su jurisdicción que tengan cinco o más personas colegiadas con el listado respectivo. | Gestor Regional |
| 2. | Prepara en el mes de enero, una circular explicativa dirigida a los directores de las instituciones solicitándole el apoyo para el nombramiento del Representante de su institución ante el Colypro. | Presidente de Junta Directiva |
| 3. | Entrega en cada institución que se encuentre pendiente de nombramiento, la circular indicada en el punto anterior y el Formulario F-USC-09 Acta de elección Representante Institucional del Colypro y coordina con el director lo necesario para que se realice el nombramiento correspondiente de acuerdo a esta política. | Gestor Regional |
| 4. | Realizan la reunión de colegiados de la Institución para elegir el Representante Institucional y su suplente, completan el Formulario F-USC-09 Acta de elección Representante Institucional del Colypro. | Grupo de Colegiados Institucional// Gestor Regional |
| 5. | Retira el acta con los resultados de la reunión para la elección del Representante institucional y aplica una encuesta al azar para documentar la transparencia del proceso de nombramiento. | Gestor Regional |
| 6. | Actualiza el control en el Drive de Representantes Institucionales. | Gestor Regional |
| 7. | Controla la vigencia de los nombramientos de los Representantes Institucionales y realiza nuevamente el proceso para la reelección o sustitución cuando el mismo se venza. | Gestor Regional |
| 8. | Confecciona nota indicando las razones por las que no se ha realizado el nombramiento del Representante Institucional en la institución donde corresponda. | Gestor Regional |
| 9. | Propone cronograma anual de las actividades para Representantes Institucionales a Junta Directiva. | Encargado de Unidad de Servicios al Colegiado |
| 10. | Aprueba y comunica el cronograma indicado en el punto anterior. | Junta Directiva |
| 11. | Coordina los aspectos logísticos (permisos, alimentación, sonido, alquileres, entre otros) de acuerdo con la política POL/PRO-CMP01. | Gestor Regional |
| 12. | Convoca a las actividades de Representantes Institucionales, según lo establecido en esta política. | Gestor Regional |
| 13. | Coordina los aspectos administrativos con los departamentos participantes en las actividades. | Gestor Regional |
| 14. | Solicita y coordina la entrega de los signos externos y material informativo a los Representantes Institucionales asistentes a las actividades. | Gestor Regional |
***FIN DEL PROCEDIMIENTO***
M.Sc. Fernando López Contreras, Presidente.—1 vez.— ( IN2021518049 ).
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