Resolución
| Fecha de publicación | 18 Febrero 2020 |
| Número de registro | IN2020435580 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
CONCEJO MUNICIPAL DISTRITO DE COLORADO
Con fundamento en los numerales 11 de la Constitución Política; 11 de la Ley General de administración Pública; 13 inciso d) y 43 del Código Municipal, por acuerdo Nro. 0323-2019, el Concejo Municipal de Distrito de Colorado aprobar el presente:
PROYECTO DE REGLAMENTO PARA EL
FUNCIONAMIENTO DEL FONDO DE CAJA
CHICA DEL CONCEJO MUNICIPAL
DE DISTRITO DE COLORADO
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1°—El presente Reglamento establece las disposiciones generales que regulan la operación y control de la Caja chica del Concejo Municipal de Distrito de Colorado, a cargo del Tesorero de la institución, así como la compra de bienes y/o servicios por este mecanismo de conformidad con los parámetros enunciados adelante.
Artículo 2°—Definiciones. Cuando en este reglamento se empleen términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:
a) Arqueo de caja chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la caja chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados por la caja chica.
b) Bienes y servicios: Son los bienes y servicios utilizados en las operaciones regulares y normales del Concejo Municipal de Distrito de Colorado. Las dependencias deben asegurarse de tener siempre en existencia este tipo de artículos o proveer con suficiente anticipación sus necesidades.
d) Compra menor y de escasa cuantía: Es la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía, que no superen los límites preestablecidos para los valores de caja chica y cuya necesidad requiere atención inmediata. Asimismo, se considera compras de escasa cuantía, que se pueden tramitar por caja chica, las contrataciones de bienes y servicios que por su limitado volumen y trascendencia económica no superen el monto del vale de caja chica, siempre que no sean compras repetitivas.
f) Encargado de caja chica: El Tesorero del Concejo Municipal de Distrito, quién según el artículo 118 del Código Municipal vigente, es quien debe tener a cargo la caja chica.
g) Fuerza mayor: Acontecimiento (fuerza de la naturaleza, hecho de un tercero) que no ha podido ser previsto ni impedido y que libera al deudor de cumplir su obligación frente al acreedor, o exonera al autor del daño, frente a la tercera víctima de este por imposibilidad de evitarlo.
h) Fondo de caja chica: Fondo que contiene recursos para la adquisición de bienes y servicios que califican como compra menor y de escasa cuantía. Las adquisiciones son de uso exclusivo de las dependencias administrativas y operativas que las gestiona, utilizando también criterios de compra emergente y compra menor.
i) Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el responsable del vale de caja chica mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.
j) Concejo: El Concejo Municipal de Distrito de Colorado.
k) Tesorero: El funcionario con nombramiento, en la persona de su titular o bien, en la persona de quien lo sustituya en ese mismo cargo por motivo de vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario o cualquier otro motivo.
l) Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero que efectúa la Tesorería del Concejo al fondo de caja chica para reembolsar los gastos efectuados.
m) Viáticos: Son los gastos de viaje (alimentación, transporte y hospedaje) en el interior del país y se pagarán por medio de este fondo siempre y cuando no supere el monto máximo establecido para el vale.
n) Vale: Adelanto de dinero dado para adquirir bienes y/o servicios, debidamente autorizados.
ñ) Fraccionamiento: Es aquella actividad realizada por un funcionario público, con el propósito específico de evadir el procedimiento concursal que correspondería observar de acuerdo con una estimación adecuada del negocio, para atender una necesidad prevista y dotada de respaldo presupuestario. Queda prohibido fraccionar operaciones con el propósito de utilizar el Fondo de Caja Chica para realizar compra de bienes y servicios autorizados en el presente Reglamento.
Artículo 3°—El monto del fondo de caja chica será equivalente a la suma de ¢1.000.000,00 y su custodia será responsabilidad del Tesorero Municipal quién deberá actuar de conformidad con la normativa vigente y este Reglamento.
Artículo 4°—El monto máximo por vale de caja chica será el equivalente al 10% del monto del fondo de caja chica correspondiente al Concejo Municipal de Distrito de Colorado.
Artículo 5°—Corresponde al Concejo Municipal, mediante el correspondiente acuerdo que emane de su seno, variar los parámetros indicados en los artículos 4 y 5 del presente reglamento, según solicitud escrita y justificada que haga la administración municipal por medio de la Intendencia Municipal, con el fin de satisfacer las necesidades institucionales de los bienes y servicios que deben adquirirse por este medio.
Artículo 6°—La caja chica funcionará como una cuenta transitoria y mantendrá dinero en efectivo para atender exclusivamente la adquisición de bienes y servicios, así como para pagar viáticos y gastos de viaje, bajo la conceptualización de estos, que este Reglamento dispone y cuando la situación así lo amerite, por razones emergentes y necesarias para una determinada obra o servicio.
Artículo 7°—La caja chica mantendrá siempre el total del fondo asignado, el cual estará integrado de la siguiente forma: dinero en efectivo, facturas canceladas y vales de caja chica. En ningún momento y por motivo alguno se podrán sustituir esos valores por otros de naturaleza distinta al de caja chica.
Artículo 8°—La caja chica recibirá devoluciones de dinero únicamente en efectivo sin excepción de ninguna clase.
Artículo 9°—La compra de bienes y/o servicios se tramitará por el fondo de caja chica, solamente cuando se den las siguientes condiciones:
a) Si en la bodega del Concejo Municipal de Distrito no hay existencia del bien que se solicita.
b) Si ninguna dependencia o funcionario del Concejo, según sus funciones, está en posibilidades de prestar el servicio de que se trate.
c) Si el bien o servicio requiere atención inmediata.
d) Si existe contenido económico con cargo a la respectiva subpartida presupuestaria, no pudiendo exceder el monto para el vale de caja chica.
Artículo 10.—Este Reglamento y los funcionarios que involucra quedan sujetos a las disposiciones dadas por la Ley de Administración Financiera de la República. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley General de la Administración Pública, Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento de gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, Código Municipal, y cualquiera otra normativa conexa con la materia.
CAPÍTULO II
Del vale
Artículo 11.—El vale de caja chica debe ser autorizado por la jefatura correspondiente o funcionario autorizado, en donde definirá a una persona responsable del retiro del dinero y liquidación del vale. Asimismo, deberá realizar el trámite de aprobación del vale ante el Departamento de tesorería.
Artículo 12.—El Tesorero Municipal tramitará los vales que cumplan con los requisitos indicados en este reglamento y otras disposiciones vigentes conexas con la materia.
CAPÍTULO III
De la liquidación
Artículo 13.—Los vales de caja chica deberán ser liquidados dentro de los cinco días hábiles siguientes a su entrega, salvo aquellos casos en donde por razones de caso fortuito o fuerza mayor no puedan liquidarse en ese plazo, en cuya situación se hará con posterioridad y el funcionario responsable de solicitar el vale deberá justificar por escrito lo sucedido con argumentos razonablemente válidos.
Artículo 14.—Cuando por algún motivo la compra no se lleve a cabo, el funcionario que ha recibido el dinero del vale deberá hacer de inmediato el reintegro respectivo al responsable del fondo de caja chica.
Artículo 15.—Los comprobantes (facturas o recibos) de las adquisiciones que se hagan con fondos de Caja Chica y que son el sustento del egreso, deberán cumplir con los siguientes requisitos:
a) Facturas autorizadas por la Dirección General de la Tributación Directa del Ministerio de Hacienda.
b) Estar emitidos a favor del Concejo Municipal de Distrito de Colorado.
c) Especificar claramente la fecha y detalle de la compra o servicio recibido.
d) Adjuntar boleta de autorización de compras de bienes y servicio por caja chica con sus respectivas firmas.
Artículo 16.—El monto de lo gastado no podrá exceder el monto autorizado en el vale de caja chica. De presentarse esta situación el funcionario a nombre de quien se giró el vale debe asumir el gasto diferencial resultante sin que el Concejo Municipal de Distrito de Colorado quede obligada a reintegrarle esa suma.
Artículo 17.—Para el trámite de compra por el fondo de caja chica, el funcionario que lo gestione para la adquisición de bienes y servicios, deberá solicitar una certificación de exoneración del pago del impuesto sobre las ventas. No se reconocerá el importe por concepto de impuesto de ventas, cuando este sea cancelado por el usuario del vale, ya que, el Concejo Municipal de Distrito de Colorado de conformidad con lo establecido en el artículo 8º del Código Municipal, está exenta del pago de toda clase de tributos.
Artículo 18.—Se permitirá un máximo de dos vales de caja chica en trámite, para cada dependencia usuaria del servicio siempre y cuando sea bien justificado por el solicitante.
Artículo 19.—La liquidación del vale queda formalizada cuando el responsable de la caja chica revisa todos los requisitos y estampa su sello de recibido conforme y será responsabilidad del funcionario que fue autorizado a retirar el dinero del vale, constatar el ingreso de los bienes y servicios adquiridos. Asimismo, toda factura que ampara un gasto por este medio, deberá estar firmada y sellada por la persona responsable de generar el vale de caja chica en el sistema, o de la Jefatura Inmediata del funcionario que fue autorizado al retiro del ...
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