Resolución
| Fecha de publicación | 27 Julio 2022 |
| Número de registro | IN2022664009 |
| Emisor | Y CENSOS |
CONSEJO DIRECTIVO
En uso de las facultades que le confiere el Literal k del artículo 42 de la Ley 9694 y sus reformas, publicada el 13 de junio de 2019 en el Alcance 133 del Diario Oficial La Gaceta, al artículo 2 inciso e) de la Ley de Contratación Administrativa y al artículo 141 del Reglamento de Contratación Administrativa.
Considerando que:
I.—Con el fin de garantizar una mayor eficiencia en las labores y gestiones administrativas que realiza el Instituto Nacional de Estadística y Censos, en cumplimiento del fin público para el cual fue creado, se promulgó el “Reglamento para el Funcionamiento del Fondo de Caja Chica del INEC”, aprobado por el Consejo Directivo mediante el Acuerdo N° 3 de la Sesión Ordinaria n.° 174-2002 y publicado en La Gaceta n.° 18, con fecha del 25 de enero de 2002.
II.—Es indispensable disponer de un fondo de recursos financieros que le permita a la administración del Instituto Nacional de Estadística y Censos afrontar gastos menores para la adquisición de bienes y servicios urgentes. Además, que exista un instrumento normativo que establezca reglas claras y responsabilidades definidas para su manejo.
III.—Como parte de la mejora continua del Área de Administración y Finanzas, se pretenden mejorar los procesos internos en la gestión y registro contable de la ejecución presupuestaria, contratación administrativa y pago de obligaciones.
IV.—Dentro de esta coyuntura de cambio y mejora se hace necesario disponer de un instrumento de carácter normativo debidamente actualizado, el cual garantice que la ejecución de los recursos públicos se realice con eficiencia y eficacia.
V. De conformidad con lo indicado en los considerandos anteriores, se hace necesario la aprobación del nuevo Reglamento para el Funcionamiento del Fondo de Caja Chica del Instituto Nacional de Estadística y Censos. Por tanto,
ACUERDA EMITIR:
el siguiente
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL FONDO
DE CAJA CHICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE
ESTADÍSTICA Y CENSOS.
CAPÍTULO I
Disposiciones generales:
Artículo 1º—Este Reglamento tiene por objeto regular el funcionamiento del fondo de caja chica del Instituto Nacional de Estadística y Censos, en adelante INEC.
Artículo 2º—Para efectos del presente reglamento se entenderá lo siguiente:
a) Activos: son bienes o derechos propiedad del INEC.
b) Arqueo: es la revisión y verificación periódica que se debe realizar a los recursos del fondo de caja chica, para comprobar que el saldo disponible, más los documentos de respaldo de las transacciones efectuadas y las reposiciones pendientes, suman el monto total asignado al Fondo.
c) Bienes y servicios: bienes y servicios urgentes o indispensables que pueden ser adquiridos por medio del fondo de caja chica, para la continuidad de las operaciones del INEC.
d) Devoluciones: devolución que la persona funcionaria debe realizar a la institución cuando el gasto real haya sido inferior a la suma adelantada.
e) Documento electrónico: es aquel documento electrónico, cualquiera que sea su contenido, contexto y estructura.
f) Persona funcionaria que tramita las compras por caja chica: son las personas funcionarias autorizadas para la tramitación de las compras por este medio.
g) Persona encargada del fondo de caja chica: es la persona funcionaria designada por la Coordinación de la Unidad de Finanzas para el manejo, administración y custodia del fondo de caja chica.
h) Factura electrónica: documento comercial con efectos tributarios, generado, expresado y transmitido en formato electrónico.
i) Firma digital: conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permite verificar su integridad, además de identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente a la persona autora con el documento. Está emitida al amparo de un certificado digital válido y vigente, que es expedido por un certificador registrado.
j) Fondo de caja chica: son los recursos financieros que se habilitan para facilitar la adquisición de bienes y servicios menores y urgentes. Es un fondo revolutivo de trabajo.
k) Liquidación del vale: es la rendición de cuentas que efectúa la persona funcionaria que tramita las compras por caja chica, mediante la entrega de los comprobantes originales que respaldan la adquisición de los bienes y servicios, además del dinero sobrante.
l) Reglamento: el Reglamento para el Funcionamiento del Fondo de Caja Chica del INEC.
m) Reintegro: solicitud de reintegro de dinero que efectúa la persona encargada del fondo de caja chica para reembolsar los gastos efectuados y recuperar el fondo original asignado.
n) Solicitud de compra por caja chica: formulario asignado para el trámite de compra por medio del fondo de caja chica.
o) Unidad Solicitante: se denomina como tal al área, unidad o proceso que requiere y justifica de forma idónea la necesidad y urgencia de la compra del bien o servicio mediante el fondo de caja chica.
p) Vale: adelanto de dinero dado para adquirir bienes y servicios, debidamente autorizados.
Siglas:
a) INEC: el Instituto Nacional de Estadística y Censos.
b) RAS: Reglamento Autónomo de Servicios del Instituto Nacional de Estadística y Censos.
Artículo 3º—Las personas funcionarias involucradas en el proceso de organización y funcionamiento del fondo de faja chica quedan sujetas a las disposiciones dadas por la Ley de Administración Financiera de la República, la Ley General de la Administración Pública, la normativa aplicable en contratación pública, el Reglamento Autónomo de Servicios del Instituto Nacional de Estadística y Censos y cualesquiera otras normas conexas.
Artículo 4º—Se establece el fondo de caja chica con la siguiente naturaleza: para realizar gastos menores en la adquisición de bienes y servicios de carácter indispensable y urgente que por situaciones imprevisibles no se pudieron incluir en los procedimientos internos establecidos.
Artículo 5º—Es competencia de la Gerencia determinar y variar el monto máximo establecido para el fondo de caja chica. Asimismo, debe informar al Consejo Directivo, considerando la solicitud escrita y justificada de la Coordinación de Área de Administración y Finanzas y la Unidad de Finanzas; esto en razón de un estudio de necesidades que presente esa Unidad.
Artículo 6º—En la caja chica se contará con una suma de dinero disponible exclusivamente para la compra de bienes y servicios urgentes o imprevisibles que se consideren indispensables para la buena marcha del quehacer institucional o que no pudieron planificarse con anticipación. La compra de activos se realizará únicamente como excepción por alguna emergencia debidamente justificada y autorizada por la Coordinación del Área de Administración y Finanzas.
Artículo 7º—En la caja chica se mantendrá siempre el total del fondo asignado, el cual estará integrado de la siguiente forma: saldo disponible, vales liquidados y las facturas de respaldo, vales pendientes de liquidación y vales en trámite de reintegro. En ningún momento y por ningún motivo se podrán sustituir esos valores por otros de naturaleza distinta al de caja chica.
Artículo 8º—Para las devoluciones de dinero a la caja chica se utilizarán los medios disponibles autorizados. Estas devoluciones únicamente se recibirán en colones, sin excepción alguna.
CAPÍTULO II
Funcionamiento de la Caja Chica
Adquisición de Bienes y Servicios
Artículo 9º—La compra de bienes y servicios se tramitará con el fondo de caja chica solamente cuando se trate de bienes y servicios urgentes o imprevisibles, que no existan en bodega y, además, que cuente con una solicitud debidamente justificada de la unidad solicitante y su debido contenido presupuestario.
Artículo 10.—Se nombrará a una persona funcionaria encargada de tramitar las compras por caja chica. Esa persona tendrá las siguientes responsabilidades:
a) Cumplir las disposiciones del artículo 9 del presente reglamento.
b) Velar por la entrega del bien o servicio adquirido a la persona funcionaria competente de la instancia...
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