EL CONSEJO DIRECTIVO DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS
| Fecha de publicación | 17 Mayo 2021 |
| Número de registro | IN2021549651 |
| Emisor | INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS |
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL INSTITUTO
NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS
En uso de las facultades que le confiere el artículo 42, literal k) de la Ley 9694, Ley del Sistema de Estadística Nacional del 4 de junio de 2019.
Considerando:
I.—Que, en la actualidad las telecomunicaciones y el uso de dispositivos móviles son un medio eficaz en las organizaciones para lograr el mejor desempeño de las funciones, tareas y actividades, sean estas ordinarias o extraordinarias, en beneficio de los intereses Institucionales y el fin público imperante.
II.—Que, el Instituto Nacional de Estadística y Censos cuenta con personas funcionarias que ocupan cargos que, por la naturaleza, complejidad y responsabilidad de sus funciones, requieren de medios tecnológicos y de comunicación eficaz que colabore en el uso, recepción y envío de información.
III.—Que, actualmente existen personas funcionarias del Instituto Nacional de Estadística y Censos que poseen la asignación de equipo de cómputo portátil, dispositivos móviles, accesorios y líneas de telefonía celular con uso y consumo de datos para el desempeño de sus funciones, sin que exista normativa específica que regule su adecuado uso, custodia, seguridad, conservación y control.
IV.—Que, de conformidad con la Ley 8292, Ley General de Control Interno, resulta necesario establecer normas claras y precisas que regulen y propicien seguridad a los activos institucionales, como bienes públicos que son, así como los deberes, las responsabilidades, las limitaciones y prohibiciones que las personas funcionarias que utilizan dichos instrumentos, deben cumplir.
V.—Que, conforme lo establece la Ley 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, toda persona en calidad de funcionario público estará obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público, así como administrar los recursos públicos con apego a principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente. Por tanto,
Acuerda Emitir:
El siguiente
REGLAMENTO PARA LA ASIGNACIÓN, USO, CUSTODIA,
SEGURIDAD, CONSERVACIÓN Y CONTROL DE LOS
DISPOSITIVOS MÓVILES DEL INSTITUTO
NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS
Artículo 1º—Definiciones. Para efectos de este Reglamento se entenderá por:
Persona funcionaria: toda aquella persona física que presta servicios al INEC, bajo cualquier modalidad de nombramiento, a nombre y por cuenta de éste, en virtud de un acto válido y de eficaz investidura. Podrá entenderse también como persona funcionaria, a aquellas personas contratadas por parte del INEC en la modalidad de Servicios de Gestión y Apoyo, quienes durante su prestación de servicios deban hacer uso de equipo de cómputo y/o dispositivos móviles, así como de sus servicios conexos. Contempla también a aquellas personas físicas o jurídicas que sean asignadas a ejecutar actividades para el INEC y cuyo origen provenga de traslado de personal por convenios de cooperación interinstitucional, o bien, por un nexo contractual bajo la modalidad de prestación de servicios, administración del personal o tercerización, quienes justificadamente requieran hacer uso de dispositivos móviles y sus respectivos servicios conexos durante el desempeño de sus funciones o actividades.
b.) Dispositivo móvil: aquel tipo de dispositivo tecnológico o electrónico, propiedad del INEC o contratado bajo la modalidad de leasing o simple alquiler por parte del INEC, sea teléfono, tableta, computadora portátil u otro, cuyas características y especificaciones permita la conexión, comunicación y uso de datos de internet móvil sea o no por medio de una red telefónica celular o por medio de una red de wifi. Comprende esta definición, todos aquellos programas y las aplicaciones instaladas en el activo, accesorios del dispositivo móvil que son brindados por el INEC para su adecuado uso y conservación, tales como: batería, cargador, estuche protector, cables de conexión y de transmisión de datos, manos libres, mouse, teclado, estuche, bolso, entre otros, según sea el tipo de dispositivo.
c.) INEC: Instituto Nacional de Estadística y Censos.
d.) Plan en modalidad Prepago: corresponde a aquella modalidad de servicio que se adquiere con un operador de telefonía autorizado, mediante la cual de forma previa se dispone a nivel institucional la adquisición del servicio con una limitación de consumo en minutos de telefonía y datos, previamente cancelado por la institución.
e.) Plan en modalidad Postpago: corresponde a aquella modalidad de servicio que se adquiere con un operador de telefonía autorizado, mediante la cual la institución dispone la adquisición de una modalidad de servicio con un consumo limitado de minutos de telefonía y datos, sin que el servicio se vea interrumpido ante eventuales consumos superiores a los contratados, lo cual se ve reflejado en la factura de cancelación posterior que es comunicada al INEC por mes vencido.
f.) Reglamento: el presente Reglamento para la asignación, uso, custodia, conservación y control de los dispositivos móviles asignado por el INEC.
Artículo 2º—Objetivo. Este Reglamento tiene como objetivo regular la asignación, uso racional, custodia, seguridad, conservación y control de los dispositivos móviles propiedad del INEC, las aplicaciones que tenga instaladas el dispositivo, así como los servicios que por este medio se ponen a disposición de la persona funcionaria para el mejor desempeño de las funciones o de las actividades asignadas, como son, telefonía celular, uso de datos móviles, entre otros conexos. Las regulaciones de este reglamento, ampara el uso de dispositivos, sus programas y aplicaciones instaladas para la captura de datos en las operaciones estadísticas.
Artículo 3º—Dependencias responsables de la aplicación de este Reglamento. Corresponderá a:
a.) La Gerencia: autorizar la asignación y uso permanente o temporal de dispositivos móviles, así como el uso de las aplicaciones específicas que deban ser instaladas en el dispositivo, su respectiva línea telefónica o el uso de datos móviles según sea un plan bajo la modalidad prepago o postpago, todo lo anterior, previa solicitud, justificación y recomendación de la Coordinación de cada Área que requiere el servicio.
b.) Las Coordinaciones de Área: solicitar justificadamente y recomendar a la Gerencia la asignación y uso, permanente o temporal, de dispositivos móviles, las aplicaciones necesarias que deben instalárseles para su desempeño institucional y su respectiva línea telefónica o el uso de datos móviles según sea un plan bajo la modalidad prepago o postpago, así como aquellos otros servicios conexos que considere necesarios. Le corresponderá velar por la correcta aplicación y control de este Reglamento, por lo que deberán comunicar a la Gerencia cualquier conducta de las personas funcionarias que contravenga las disposiciones contenidas en este Reglamento, así como el emitir las recomendaciones generales sobre el uso racional, custodia, conservación, seguridad y control de los dispositivos móviles propiedad del INEC y de las aplicaciones que tenga instaladas el dispositivo, lo que incluye los servicios que por ese medio se ponen a disposición de la persona funcionaria, como son uso de datos móviles, línea de telefonía celular, entre otros conexos. Les corresponde además recomendar a la Unidad de Proveeduría sobre la necesidad de que los dispositivos móviles que se autoricen cuenten de previo con las pólizas de seguro que corresponda a cada caso en concreto según el uso institucional que disponga, para lo cual deberán analizar, en apego a los principios administrativos de eficiencia, eficacia, conveniencia por costo-beneficio, riesgo y la oportunidad de su aseguramiento. Le corresponde además velar para que la jefatura inmediata de las dependencias a su cargo reciba la devolución del dispositivo móvil, información, sus accesorios y servicios conexos autorizados cuando el funcionario que tenga asignado el activo termine, por cualquier motivo, su relación de servicio o contractual con el INEC, o bien cesen los motivos en razón de las funciones y actividades que justificaban su respectiva asignación del equipo, ya sea de forma temporal o definitiva, o bien, en caso de que identifique un incumplimiento, debe velar para que se efectúen los procedimientos de devolución, denuncia y cobro que regula este Reglamento.
c.) La Unidad de Proveeduría: la función administrativa de gestionar la compra, el registro y asignación del activo y sus servicios en el sistema institucional correspondiente conforme la autorización previa de la Gerencia, así como, la gestión de su respectivo aseguramiento conforme a la recomendación que emita la Coordinación de Área solicitante.
d.) La Unidad de Finanzas: la función administrativa de presupuestar recursos económicos para el aseguramiento de dispositivos móviles, así como la gestión de cancelación del dispositivo y de los servicios contratados.
e.) La Unidad Técnica de Sistemas e Informática: la función de coordinar, planificar y gestionar las acciones de mantenimiento preventivo o correctivo que requieran los dispositivos móviles que asigne el INEC, lo que incluye el mantenimiento e instalación las aplicaciones que requiera cada dispositivo para su uso institucional conforme al requerimiento de la Coordinación de Área respectiva, a efectos de garantizar su adecuado y correcto desempeño, conforme a las necesidades institucionales. Así mismo, le corresponderá aplicar controles de acceso y definir el antivirus actualizado que instalará en el dispositivo móvil, para evitar la pérdida o divulgación de la información almacenada y procesada por esta herramienta.
f.) Proceso de Servicios y Mantenimiento: solicitar el desglose de llamadas y consumo de datos que se efectúen desde el dispositivo móvil asignado, todo ello, cuando se refleje que los montos a cancelar se consideren excesivos, aún para aquéllos autorizados sin limitación ni restricción en su uso y gestionar el cobro administrativo que...
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