Resolución
| Fecha de publicación | 23 Diciembre 2021 |
| Número de registro | IN2021612139 |
| Emisor | SISTEMA DE BANCA PARA EL DESARROLLO |
CONSEJO RECTOR DEL SISTEMA DE BANCA
PARA EL DESARROLLO
POLÍTICA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN
Y ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Acuerdo AG-086-18-2021.—El Consejo Rector de Banca para el Desarrollo, acuerda:
Aprobar la Política Institucional de Gestión y Almacenamiento de la Información, conforme el texto que seguidamente se anota:
POLÍTICA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN
Y ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Objetivo General
Establecer los lineamientos y prácticas de control que sistematicen el ciclo institucional de los documentos, desde su producción hasta la disposición final de los mismos, asimismo las actividades y pautas que permitan preservar su seguridad desde la dimensión de los sujetos obligados y responsables en los distintos procesos de la organización.
Objetivos Específicos
1. Conformar un sistema integrado institucional de Gestión y Almacenamiento de la información, identificando las etapas del ciclo de vida de los documentos institucionales y como proceder en cada una de ellas.
2. Establecer criterios para el mantenimiento y preservación de los documentos institucionales.
3. Velar por el acceso y disponibilidad de la información contenida en los documentos que se producen y reciben en la ST del SBD.
4. Mantener la integridad, completitud y autenticidad de la información creada y operada por la institución.
Alcance
La presente política es aplicable para las instancias de gestión directiva y operativa de la ST del SBD. A los miembros del Consejo Rector les aplica, en el marco de las funciones asignadas en la Ley del Sistema de Banca para el Desarrollo, N°8634 y sus reformas (en adelante Ley 8634 y reformas).
Los objetivos sobre la seguridad de información se desarrollan en el marco de la Política de Seguridad de la Información a través de disposiciones y prácticas requeridas transversalmente. Así mismo, se complementan con los requerimientos de las soluciones tecnológicas que se adquieren o planean adquirir en el marco del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (en adelante PETI) y congruentes con las disposiciones de la Política de Tecnologías de la Información vigentes.
Esta política asume requisitos mínimos que contribuyen al ámbito de la Seguridad de la Información conforme a su naturaleza y especialidad. Esta política no desarrolla disposiciones en torno al uso de softwares transaccionales y los requerimientos de Seguridad de la Información relacionados con la captura, generación, manejo y salida de datos en virtud de su especificidad y dependencia tecnológica.
Glosario, abreviaturas, acrónimos
A continuación, se presenta el marco conceptual básico:
• Acceso a documentos de archivo: Derecho de los usuarios tanto internos como externos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos establecidos en la Ley.
• Archivo: Conjunto de documentos producidos o recibidos por toda persona física o jurídica, en el ejercicio de su actividad, y que son conservados por su valor intrínseco, sea: a) administrativo, b) fiscal-presupuesto, c) técnico y d) jurídico.
• Archivo Institucional: Archivo oficial que custodia la documentación generada por todas las unidades o dependencias de la institución.
• Archivo de Gestión: Archivo operativo de las direcciones o áreas de una organización.
• Archivo Histórico: Archivo cuya función es la custodia y conservación de los documentos calificados parar conservación permanente.[14]
• Ciclo vital de los documentos: Se entiende como un proceso, que comprende varias fases; estas fases consideran desde el momento de la creación o recepción en las unidades hasta su eliminación o conservación en Archivo Histórico para ser conservados.[15]
• Clasificación Documental: Acción y efecto de agrupar los documentos por criterios previamente establecidos que permiten su identificación, publicación y control.[16]
• Conservación documental: Es la actividad que comprende las acciones necesarias para que los documentos de archivos se conserven en tanto dure su ciclo de vida[17] o mantengan su valor intrínseco.
• Digitalización de documentos: También conocido como escaneo o captura de documentos. Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.[18]
• Documento: Fusión entre el mensaje/información y el soporte para su transmisión, producido o recibida por una entidad pública o privada conforme a sus actividades o funciones.
• Firma Digital: Entiéndase por firma digital cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico.[19]
• Gestión y Almacenamiento de la Información: Acciones que permiten el control y sistematización del ciclo de vida de los documentos.[20]
• Metadatos: Un metadato es un dato/información que dota a un documento (electrónico/o bien digitalizado) de contenido, contexto y estructura. Los metadatos permiten identificar, ubicar y describir cada uno de los documentos que se capturan o generan en una organización, derivando en beneficios como el orden, la estandarización y uso oportuno.
• Valoración Documental: Acto de juicio formulado para atribuir el valor a un documento en particular, considerando su fin y la naturaleza de los actos que recogen. En definitiva, se trata de apreciar el valor de los documentos para establecer los criterios que rijan su destino.[21]
5. Lineamientos, pautas, preceptos
Una correcta implementación de la Gestión y Almacenamiento de la Información permite recuperar de manera eficiente la información contenida en los documentos, modificarla cuando es requerido y archivarla o eliminarla según sea la necesidad del SBD. En la presente sección, se señalan los lineamientos generales de la Política Institucional de Gestión y Almacenamiento de la Información.
5.1. Gestión del Archivo Institucional
5.1.1 Del archivo institucional
Referencia Normativa:
| Código de Gobierno Corporativo de la ST del SBD |
| Ley del Sistema Nacional de Archivos, N°7202 |
1. La función del archivo institucional es centralizar y custodiar el conjunto documental producido por las diversas Direcciones y Áreas que conforman la Secretaría Técnica del SBD.
2. El archivo institucional permite cumplir los siguientes objetivos:
a. Reunir, conservar y ordenar el acervo documental producido por la institución en sus diferentes formatos.
b. Facilitar la ubicación y acceso a los documentos y con ello apoyar el cumplimiento de requerimientos sobre la transparencia, el acceso a la información pública y la rendición de cuentas.
5.1.2 Estructura del Archivo Institucional
Referencia Normativa:
| Ley General de Administración Pública, N°6227 |
1. De conformidad con la arquitectura tecnológica de la ST del SBD y su diseño, sustentado en soluciones y aplicativos de diversa naturaleza y funcionalidad; la estructura del archivo institucional presenta diversos niveles y criterios de agrupación y clasificación de los activos de información. Esta característica es inherente a los nuevos diseños de Gestión y Almacenamiento de la Información derivados de la transformación digital de las organizaciones.
2. El archivo institucional estará definido por carpetas y subcarpetas dependiendo de los niveles y criterios de agrupación y clasificación de los activos de información.
3. Indistintamente de la estructura del archivo institucional, la institución debe garantizar la posibilidad de agrupación basada en criterios tales como: a) Tipo de participante o integrante del sistema, b) Tipo de institución, c) Tópico y d) Fecha. Esta capacidad estará determinada por los motores de búsqueda de los aplicativos y del sitio web.
4. Sin detrimento del numeral tercero anterior, el archivo histórico se rige conforme la fecha de creación y/o publicación de los activos de información. El archivo histórico comprende los activos de información clasificados como permanentes conforme a la tabla de plazos.
5.1.3 Responsables del Archivo Institucional
1. El responsable del archivo institucional compete al funcionario o funcionarios encargados del proceso de Gestión y Almacenamiento de la Información.
2. Deberes de la ST del SBD:
• En el ámbito Directivo:
a) Monitorear el cumplimiento de esta política y someter al Consejo Rector las actualizaciones y mejoras que se determinen previo a recomendación del Gestor Documental.
b) Dotar de recursos financieros y no financieros necesarios para el despliegue de esta política, conforme las posibilidades presupuestarias y financieras institucionales.
• En el ámbito Operativo:
a) Velar por el cumplimiento de las disposiciones que exige Ley del Sistema Nacional de Archivos, N.º 7202 y su respectivo reglamento.
b) Atender y cumplir los requerimientos establecidos en el Código de Gobierno Corporativo, Código de Ética, Manual de puestos de la ST y las disposiciones de esta política en relación con la Gestión y Almacenamiento de la Información.
c) Identificar y comunicar mejoras en el proceso de Gestión y Almacenamiento de la Información al Gestor Documental.
5.1.4 Mantenimiento del Archivo Institucional
1. El mantenimiento del archivo institucional se realiza a través de las funcionalidades que proveen los aplicativos para la Gestión Documental, el Sistema de Actas, el Software transaccional, manejo de recurso humano y todos aquellos que se adquirirán a futuro.
5.1.5 Activos de información con seguimiento institucional
1. Los activos de información de la ST del SBD con seguimiento institucional, corresponden a aquellos que requieren de una atención a lo largo de un lapso determinado sea mediante un proyecto, un plan de acción, plan de seguimiento y plan de implementación.
2. Generalmente estos activos de información están asociados a la dimensión de aseguramiento institucional y se producen por las instancias relacionadas con la segunda y tercera línea de defensa, así...
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