N° OC-5236-22
| Fecha de publicación | 08 Diciembre 2022 |
| Número de registro | IN2022699500 |
| Emisor | SUPERINTENDENCIA DE TELECOMUNICACIONES |
Consejo de la Superintendencia
de Telecomunicaciones.
Resolución del Consejo.—10675-SUTEL-SCS-2022.—El suscrito, Secretario del Consejo de la Superintendencia de Telecomunicaciones, en ejercicio de las competencias que le atribuye el inciso b) del artículo 50 de la Ley General de la Administración Pública, ley 6227, y el artículo 35 del Reglamento interno de organización y funciones de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos y su órgano desconcentrado, me permito comunicarles que en sesión ordinaria 080-2022 celebrada el 01 de diciembre del 2022, mediante acuerdo 015-080-2022, de las 11:00 horas, el Consejo de la Superintendencia de Telecomunicaciones aprobó por unanimidad, la siguiente resolución:
RCS-322-2022
“REGLAMENTO PARA LA OPERACIÓN DEL FONDO
DE CAJA CHICA DE LA SUPERINTENDENCIA
DE TELECOMUNICACIONES”
EXPEDIENTE FOR-SUTEL-DGO-PRO-CGL-00063-2022
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—El presente reglamento contiene las disposiciones que regirán la correcta administración del Fondo Fijo de Caja Chica de la Superintendencia de Telecomunicaciones.
Artículo 2º—El Fondo de Caja Chica es aquella suma de dinero fija con que cuenta la SUTEL a su nombre, ya sea en efectivo, o en una de sus cuentas corrientes en uno de los bancos comerciales del Estado, para realizar gastos menores en la adquisición de bienes y servicios que tienen carácter de urgente, indispensable e impostergable.
Artículo 3º—Para los efectos de este Reglamento, se definen los siguientes términos:
a) Anticipos: Adelanto de dinero de caja chica, para el pago de las necesidades definidas como Gastos Menores.
b) Arqueo: Mecanismo de control que se utiliza para comprobar que los documentos, valores y efectivo contenidos en el Fondo de Caja Chica, correspondan al monto autorizado.
c) Encargado de Caja Chica: Funcionario responsable del manejo, custodia y trámite de los Fondos de Caja Chica.
d) Factura: Título comercial con carácter de título ejecutivo conforme con el Reglamento de la ley de IVA artículos 1 inciso 11) y artículo 60, la cual debe cumplir los requisitos dispuestos por la autoridad tributaria.
e) Gastos Menores: son aquellos gastos urgentes, indispensables e impostergables que no excedan el monto máximo fijado de conformidad con lo indicado en este Reglamento y que se requieren para cubrir una necesidad de manera rápida, cuya solución no puede esperar la dilación en tiempo y trámites establecidos en la normativa y además, que corresponden a la adquisición de bienes y servicios que no se encuentren en el Almacén de la Unidad de Proveeduría y Servicios Generales, ya sea porque no se ha llevado a cabo o está en proceso la correspondiente contratación administrativa o porque su naturaleza impide conservarlos en el Almacén. Además, que no corresponden a gastos que sean susceptibles de ser planificados o bien, que la adquisición que se pretende no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario de contratación a realizar, debiendo acreditarse el costo beneficio para la Administración, siempre y cuando no haya fragmentación.
f) Liquidación de Caja Chica: Es el reembolso al Fondo de Caja Chica de los dineros sobrantes y comprobantes de respaldo producto de la compra de bienes, servicios y adelanto de viáticos.
g) Reintegro a la caja chica: Es el reembolso al Fondo de Caja Chica de los dineros erogados y utilizados en la compra de bienes, servicios y amparados en comprobantes.
h) Reintegros a funcionarios: Dinero de caja chica, que se gira al funcionario que cubrió con sus propios recursos económicos, obligaciones que se originan debido al desempeño de su cargo, y que son de interés institucional. Su trámite será el mismo de un anticipo.
i) Requisición de Bienes y Servicios: Formulario exclusivo, con numeración propia y consecutiva, mediante el cual los funcionarios autorizados, solicitan bienes y servicios y autorizan su pago por medio del Fondo de Caja Chica.
j) Sustituto: Es el funcionario que ejerce las funciones del puesto en forma oficial y provisional en ausencia del titular, por vacaciones, permisos, etc.
k) Anticipo de Caja Chica: Formulario temporal a utilizar en adelantos de dinero para la compra de algún bien o servicio.
En lo sucesivo, dentro del texto del presente Reglamento, se entenderá lo siguiente:
• Por SUTEL: Superintendencia de Telecomunicaciones.
• Por DGO de SUTEL: Dirección General de Operaciones de Sutel.
• Por Unidad de Finanzas: Unidad de Finanzas de la DGO de la SUTEL.
• Por Unidad de Proveeduría: Unidad de Proveeduría y Servicios Generales de la DGO de la SUTEL.
• Por Unidad de Presupuesto: Unidad de Planificación, Presupuesto y Control Interno de la DGO de la SUTEL.
• Por Unidad de Recursos Humanos: Unidad de Recursos Humanos de la DGO de la SUTEL.
Artículo 4º—Por ser un instrumento financiero de fondo fijo, se requiere en todo momento, que el encargado de su administración tenga la suma total asignada, representada por uno o varios de los siguientes conceptos:
a) Efectivo.
b) Documentos originales: facturas, vales provisionales o definitivos, liquidaciones y otros documentos aceptados.
c) Reintegros en trámite.
Artículo 5º—Los funcionarios facultados para autorizar erogaciones de dinero con base en el formulario Requisición de Bienes y Servicios son:
a) Presidente del Consejo de la SUTEL o su sustituto.
b) Miembros titulares del Consejo de la SUTEL.
c) Directores Generales de SUTEL.
d) Los funcionarios que el Consejo autorice para ejercer esa facultad.
Los funcionarios facultados para variar el monto del Fondo de Caja Chica:
a) Consejo de la SUTEL mediante acuerdo en firme.
Para este efecto, se deberá emitir formalmente la autorización de variación en el monto del Fondo de Caja Chica y su respectivo razonamiento, tal y como se indica en el artículo 9 de este Reglamento.
Artículo 6º—Toda solicitud de compra de bienes y servicios mediante fondo de caja chica deberá ser firmada por las siguientes personas: profesional de la unidad de Finanzas, como garante de que se cuenta con el contenido presupuestario que permita la transacción, cualquiera de los sujetos del artículo 5 como garante de la necesidad de adquirir el objeto solicitado y, el funcionario al que se les asigne la realización de la transacción, como receptor de los recursos.
Artículo 7º—Si por alguna razón, alguno de los funcionarios facultados para autorizar erogaciones de dinero indicados en el artículo 5, debe delegar temporalmente o en forma definitiva, en otro funcionario, la función de aprobación de solicitudes de recursos de Caja Chica, debe comunicarlo por escrito al Director General de Operaciones para que sea consignado en los registros que llevará el encargado de la administración del Fondo de Caja Chica.
Artículo 8º—Todas las erogaciones que se realicen por medio de los recursos del Fondo de Caja Chica deben estar respaldadas con una factura comercial confeccionada según lo establecido en el Reglamento de comprobantes electrónicos para efectos tributarios” N° 41820-H.
Artículo 9º—La variación del Fondo de Caja Chica de la Sutel será determinada por medio de un acuerdo razonado del Consejo de esta Superintendencia; el Fondo de Caja Chica no podrá exceder el diez por ciento (10%) del monto fijado para la licitación reducida, conforme lo disponga la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
CAPÍTULO II
Control del Fondo de Caja Chica
Artículo 10.—La administración del Fondo de Caja Chica de la SUTEL estará asignada a un funcionario de la Unidad de Finanzas de la Dirección General de Operaciones, quien será el responsable de la correcta operación de este Fondo, ante el Consejo de la Superintendencia de Telecomunicaciones.
Artículo 11.—Los encargados de administrar el Fondo de Caja Chica estarán sujetos a arqueos de la jefatura de la Unidad de Finanzas o al funcionario que designa el Director General de Operaciones, así como de cualquier ente contralor o supervisor de la materia sea interno o externo a la Superintendencia de Telecomunicaciones. Los encargados estarán obligados a brindar la información y prestar la colaboración que se requiera para estos efectos.
Artículo 12.—El Jefatura de la Unidad de Finanzas o el funcionario designado revisará, evaluará e informará al Director de Operaciones y al Presidente del Consejo sobre los resultados, durante los diez días naturales posteriores a su realización. La copia del instrumento indicado se archivará en un consecutivo bajo la custodia de la jefatura de la Unidad de Finanzas.
Artículo 13.—Los arqueos al Fondo de Caja Chica, se realizarán en forma sorpresiva y sus encargados estarán en la obligación de participar y colaborar en lo que se requiera para su realización.
Artículo 14.—Los faltantes de dinero determinados en los arqueos de los respectivos fondos, serán cubiertos de inmediato por el responsable directo de su manejo.
Artículo 15.—Los sobrantes de dinero, resultado de los arqueos, se depositarán en la cuenta corriente de la SUTEL por las vías autorizadas por la Unidad de Finanzas.
Artículo 16.—La Dirección General de Operaciones deberá establecer los controles necesarios para asegurar el cumplimiento de lo establecido en la normativa, en relación con la prohibición de fraccionar compras. Asimismo, la Unidad de Proveeduría y Servicios Generales realizará una detección de las necesidades en las compras de bienes y servicios, para la planificación correspondiente.
Artículo 17.—El personal de la Unidad de Finanzas y de la Unidad de Proveeduría y Servicios Generales que participe en el manejo y administración del Fondo, deberá rendir garantía a favor de la SUTEL, por el desempeño de sus funciones, lo que se deberá realizar de conformidad con lo establecido sobre la rendición de cauciones en la Ley de Administración Financiera y la Ley de Control Interno.
Artículo 18.—Los arqueos al Fondo de Caja Chica solo podrán realizarse en presencia del encargado de su operación.
Artículo 19.—Sin previo aviso, la Auditoría Interna podrá efectuar arqueos de la Caja Chica, e...
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