CORPORACIÓN BANANERA NACIONAL S. A. (CORBANA S. A.) REGLAMENTO GENERAL DE CONTRATACIONES DE CORBANA S. A. CAPÍTULO I
| Fecha de publicación | 20 Mayo 2021 |
| Número de registro | IN2021551257 |
| Emisor | AVISOS |
CORPORACIÓN BANANERA NACIONAL S. A.
(CORBANA S. A.)
REGLAMENTO GENERAL DE CONTRATACIONES
DE CORBANA S. A.
CAPÍTULO I
Objeto y Órganos Competentes
Artículo 1°—Objeto.
El presente reglamento regula los procedimientos para compra, venta y arrendamiento de bienes y servicios de CORBANA.
Artículo 2°—Régimen jurídico.
La actividad de contratación de CORBANA se rige por su ley constitutiva, por las normas de este reglamento y en ausencia de norma, se aplicarán los principios generales de la contratación administrativa pública y el derecho privado.
Los pliegos de condiciones de los concursos son el reglamento específico de la contratación que se promueve y son aceptados incondicional y tácitamente por los oferentes con la sola presentación de la oferta.
En cualquier divergencia entre un pliego de condiciones o cartel y una oferta, prevalecerá el pliego de condiciones.
Artículo 3°—Definiciones.
Actividad ordinaria: es la actividad principal (prestación última) que realiza CORBANA para cumplir con los cometidos establecidos por ley o por sus estatutos. Corresponde a las actividades principales propias de su giro normal.
Actividad extraordinaria: es la actividad administrativa, interna, de apoyo a la prestación última de ejecución de las atribuciones de CORBANA.
Artículo 4°—Junta Directiva.
La Junta Directiva podrá autorizar a los órganos internos competentes de CORBANA, para que en casos especiales, se excepcione en algún aspecto o trámite de un tipo de procedimiento de contratación debidamente documentado, utilicen un procedimiento especial que resulte de una combinación de los existentes, o cualquier otro procedimiento de contratación no contemplado en este reglamento, o que estando contemplado, por una situación de emergencia o para cumplir de mejor forma el principio de eficiencia y eficacia, se requiera utilizar.
Los acuerdos de la Junta Directiva en los cuales se consigne una excepción a los procedimientos de contratación, requerirán del voto afirmativo de al menos cuatro de sus miembros en el caso de la Junta Directiva de CORBANA, explicando de forma razonada y fundamentada en forma debida la decisión adoptada.
Artículo 5°—Comisión de Contrataciones: integración y sesiones.
a) La Comisión de Contrataciones en CORBANA estará integrada como sigue:
• Gerente General
• Subgerente General
• Subgerente de Asuntos Legales y Corporativos
• Asistente de Gerencia
En ausencia de alguno de los miembros titulares, el Jefe de la Sección de Tesorería, y el Jefe de Crédito, Ingresos y Egresos, en el orden indicado, podrán sustituirlos en cualquier tiempo, con iguales facultades.
b) Las siguientes disposiciones aplicarán para la Comisión de Contrataciones de CORBANA:
• El quórum se formará con tres miembros y los acuerdos se adoptarán por mayoría simple. En todo caso, siempre se requerirá para la conformación del quórum, que uno de sus miembros sea el Gerente General, el Subgerente General o el Subgerente de Asuntos Legales y Corporativos.
• La sesión será presidida por el Gerente General y en su ausencia la presidirá el Subgerente General y en su ausencia por el Subgerente de Asuntos Legales y Corporativos. Quien presida podrá ejercer el voto de calidad en caso de empate.
• La convocatoria, agenda y la programación de la sesión estará a cargo del Jefe de Compras quien participará con voz pero sin voto en las sesiones de esta Comisión.
• La secretaria de la Proveeduría General de Bienes y Servicios Administrativos, tendrá a cargo la confección del acta respectiva de cada sesión.
• A las sesiones de la Comisión, podrán asistir trabajadores de la Auditoría Interna Corporativa, en su función de asesoría y preventiva y un abogado de la Sección Legal, quienes tendrán voz pero no voto.
• Quién preside podrá solicitar la participación de cualquier trabajador o asesor externo.
• Todas las personas participantes en las sesiones deberán guardar absoluta reserva de lo discutido durante estas.
Artículo 6°—Comisión de Contrataciones: atribuciones.
En el marco de los procedimientos de contratación establecidos, esta Comisión, será la encargada de:
1. Disponer los procedimientos, la logística y la forma adecuada para cada ocasión, especialmente, en lo que se refiere a la presentación de ofertas, apertura, selección, estudio y adjudicación.
2. Analizar las contrataciones de bienes y servicios que de acuerdo con este reglamento sea objeto de conocimiento público mediante la prensa escrita.
3. Revisar, analizar, aprobar y recomendar en su caso, los términos de compra o venta de cada cartel de concurso público, privado o venta directa, antes que este sea hecho del conocimiento de terceros. En el caso de los concursos privados, solo los que sean sometidos a su aprobación.
4. Asesorar al Proveedor General de Bienes y Servicios Administrativos y a los trabajadores encargados de realizar las contrataciones cuando estos así lo requieran.
Artículo 7°—Proveeduría General de Bienes y Servicios Administrativos.
Su principal función será la de gestionar toda compra de suministros y contratación de servicios. Para el adecuado cumplimiento de esta función se tomarán en cuenta los siguientes criterios:
1. Calidad, precios, servicio, plazos de entrega, localización, forma de pago, garantía, y capacidad financiera.
2. Cumplir con los principios de eficiencia y eficacia en materia de compras de bienes y servicios.
3. Velar por que los suministros sean recibidos de acuerdo con las especificaciones consignadas en la orden de compra o en el pedido; podrá solicitar cuando así lo requiera el criterio técnico correspondiente.
4. Coordinar con las demás dependencias con el propósito de cumplir adecuadamente las funciones encomendadas, así como llevar a cabo todas aquellas tareas que garanticen un mejor servicio o las que sean determinadas por la Gerencia General, Subgerencia General o la Subgerencia de Asuntos Legales y Corporativos.
5. Procurar reunir los pedidos de compra de bienes y servicios de las diversas dependencias que apoya, según lo permita la naturaleza y circunstancias concurrentes de cada una, con el objeto de promover periódicamente las contrataciones que procedan, lograr las mejores condiciones respecto de los diversos factores que intervienen y evitar un fraccionamiento que impida una adecuada competencia entre oferentes.
6. Junto con el Jefe de la Sección de Compras, participar en las sesiones de la Comisión con voz pero sin voto.
Artículo 8°—Plazos de cumplimiento.
La Proveeduría General de Bienes y Servicios Administrativos en conjunto con la Sección de Compras deberán velar porque se cumplan los siguientes plazos:
a) En el caso de un concurso público tendrán para gestionarlo desde que reciben la solicitud completa un plazo de 90 días naturales hasta su adjudicación.
b) En la compra de bienes o insumos que deben importarse del exterior un plazo de 90 días naturales, hasta su adjudicación.
c) En los demás procedimientos de contratación tendrán para gestionarlo desde que reciben la solicitud completa un plazo de 50 días naturales hasta su adjudicación.
Los anteriores plazos son ordenatorios, podrán ser modificados según la complejidad de cada proceso y según la capacidad de recursos para su atención, por lo que deberá dejarse constancia fundamentada y objetiva en cada procedimiento cuando se excedan tales plazos.
CAPÍTULO II
Solicitud de Bienes y Servicios
Artículo 9°—Confección de la solicitud.
Para toda compra de materiales o servicios, se deberá digitar la “Solicitud de Bienes y Servicios” en el Sistema Integrado de Proveeduría (SIP), excepto en compras menores a USD 600,00 en las que se podrá utilizar el sello válido de solicitud de bienes.
Artículo 10.—Aprobaciones.
Una vez introducida la solicitud en el sistema deberá ser aprobada por la jefatura correspondiente y autorizada por los trabajadores que tengan autoridad financiera, de acuerdo con su área de responsabilidad.
Las jefaturas serán responsables de revisar que las solicitudes introducidas en el sistema tengan contenido presupuestario.
Artículo 11.—Trámite de pago.
Tramitada una solicitud de bienes con la aprobación y autorización correspondiente en el sistema, efectuadas las cotizaciones del caso, seleccionado el proveedor, se procederá a expedir la orden de compra, la cual deberá ser aprobada y autorizada financieramente en este caso, según los límites establecidos en las Normas de Autoridad Financiera, esta firma podrá ser rúbrica o firma digital. Esta orden de compra, junto con la factura del proveedor, con sólo la firma, sello y fecha de recibido a satisfacción será suficiente para efectos de trámite de pago. Este recibido podrá ser utilizando firma digital.
Para compras de bienes y servicios menores a USD 600,00, se podrá utilizar el sello válido de solicitud de bienes y para su trámite debe contener en firma rúbrica el recibido, aprobado y autorizado. Para estos casos se podrá exceptuar la emisión de la orden de compra, para el pago de la respectiva factura, siempre y cuando, se cumpla con todos los requisitos establecidos en el presente Reglamento.
También, podrá procederse al pago de la factura cuando la adquisición de un bien o servicio se haya tramitado sin una solicitud de bienes y servicios, mediante una orden de pago mediando una justificación y racionalidad de la compra, con base en un acuerdo de Junta Directiva, o la suscripción de un contrato, existiendo urgencia lo cual debe acreditarlo cada jefatura a cargo del proceso en forma adecuada, en estos dos últimos casos, siempre y cuando se haya cumplido con todos los demás requisitos establecidos en el presente Reglamento.
Será responsabilidad del trabajador que emite y aprueba el gasto, revisar que se cumpla con lo establecido en las normas tributarias en las cuales se atribuye a CORBANA el rol de agente de retención de la Administración Tributaria y en segunda instancia les corresponde a los trabajadores de la Sección de Contabilidad la verificación de la aplicación de esas normativas. Les corresponde a los trabajadores que...
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