CORREOS DE COSTA RICA S. A. REGLAMENTO DE CAJA CHICA 2021
| Fecha de publicación | 17 Diciembre 2021 |
| Número de registro | IN2021609442 |
| Emisor | AVISOS |
CORREOS DE COSTA RICA S. A.
REGLAMENTO DE CAJA CHICA 2021
Artículo N° 1.—Del concepto. Se entiende por caja chica la suma de dinero autorizada conforme a este Reglamento y asignada al cuidado de un Encargado. Los fondos de ésta se utilizarán exclusivamente para atender gastos menores o compras urgentes que no haya sido posible planificar y que se justifique el pago fuera de los procedimientos establecidos en el Reglamento de Contratación de Correos de Costa Rica, S. A.
Las cajas chicas funcionarán bajo el sistema de fondo fijo.
Artículo N° 2.—De la autorización. Se autorizará un fondo de caja chica a aquellas oficinas de Correos cuyas actividades ameriten mantener una cantidad de dinero para la atención de las necesidades que cumplan con las características establecidas en el artículo anterior. Los Gerentes o Directores deberán someter a consideración de la Gerencia de Administración y Finanzas la solicitud de apertura, modificación, traslado o cierre de caja chica, justificando debidamente la necesidad de dicho acto. Por su parte esa Gerencia procederá a valorar su viabilidad comunicando si se aprueba o deniega la solicitud de cuestión.
Artículo N° 3.—De la apertura. Una vez aprobada la apertura de una caja chica, la Dirección de Tesorería, realizará el cheque, depósito o transferencia bancaria de iniciación a nombre del responsable del fondo y por el monto autorizado, según lo establecido por la Gerencia de Administración y Finanzas. Este movimiento originará la apertura de la correspondiente cuenta en el auxiliar del Balance de Situación.
Artículo N° 4.—De la asignación. La Dirección de Tesorería será el único responsable de la asignación del fondo de caja chica, amparado a un documento formal que lo respalde. El Departamento de Contabilidad deberá mantener en todo momento un registro actualizado de las cajas chicas en operación. Para este efecto llevará un registro auxiliar en que se individualice lo correspondiente a cada una de ellas, incluyendo su localización.
Artículo N° 5.—De la utilización. Este fondo podrá utilizarse únicamente para la compra de materiales y suministros de oficina que por su menor cuantía no son gestionados y planificados mediante la Dirección de Servicios Generales.
En caso de extrema urgencia y que incida sobre la continuidad del negocio o sobre la integridad del personal y como caso excepcional debidamente justificado por la unidad solicitante y previa autorización del Gerente de Área podrán adquirirse activos de menor cuantía o realizarse gastos que estén de acuerdo con los lineamientos de las disposiciones tributarias y presupuestarias. El trabajador que adquiera un activo deberá comunicarlo al Departamento de Almacén para la asignación de la placa respectiva y posteriormente, la Dirección de Contabilidad para los efectos de registro.
Artículo N° 6.—De los montos autorizados. El monto asignado a cada caja chica deberá ser fijado con base a las necesidades reales de cada caso. Los gastos en compra de materiales y suministros de oficina no podrán ser superiores a un octavo del salario base vigente y en caso de compras urgentes e indispensables no podrán superar un cuarto del salario base vigente.
Para el caso excepcional de los adelantos de gastos de viaje y transporte, exclusivamente para quien no cuente con la tarjeta corporativa de viáticos, el monto autorizado es de ¢180.000,00 (ciento ochenta mil colones exactos), el cual podrá ser modificado de oficio por parte de la Gerencia de Administración y Finanzas, previo estudio técnico.
Para montos superiores a los anteriores, se requerirá el trámite de emisión de transferencias. Donde los plazos con los que deben solicitar el adelanto de viaje son de 08 días calendario y la gira no podrá ser mayor a 30 días calendario, además debe adjuntar al formulario de Solicitud de Adelanto y el Compromiso de Pago.
Artículo N° 7.—De la subdivisión y fraccionamiento. No se permite la subdivisión del fondo de caja chica en otros fondos menores para propósitos internos; si fuera necesaria la creación de subdivisiones deberá solicitarse por los medios indicados en el artículo N° 2.
Igualmente, se prohíbe el fraccionamiento de compras mediante caja chica.
Artículo N° 8.—De la autorización para la adquisición de bienes y servicios. El encargado del programa presupuestario o a quien él delegue, será el responsable de autorizar la adquisición de bienes y servicios a través de la caja chica, asegurándose que los gastos que efectúe por medio de la misma tienen que estar financiados por la correspondiente partida disponible del presupuesto.
Para todos estos casos aplica el criterio de urgencia contemplado en el artículo N° 1 de este Reglamento.
Artículo N° 9.—De los anticipos de dinero (vales) y adelantos de gastos de viaje y transporte para quien no cuente con la respectiva tarjeta de viáticos. Los anticipos de dinero (vales) y los adelantos de gastos de viaje por concepto de viajes y transporte podrán ser cancelados por medio de caja chica, siempre y cuando no excedan los montos señalados en el artículo N° 6 de este Reglamento. Queda terminantemente prohibido que un trabajador solicite un anticipo de dinero (vales) o adelanto de viáticos, si de previo tiene pendiente de liquidar alguno de éstos, aunque los mismos se encuentren dentro del plazo prescrito para su liquidación.
La persona que retire un vale o adelanto de gastos de viaje, de previo tendrá que firmar un documento que autorice a la empresa para que en caso de no liquidar el vale o el adelanto de gastos de viaje cuando corresponda, le sea rebajado de su salario el monto del mismo; de conformidad con el Procedimiento de Cuentas por Cobrar, según sea el caso.
Es obligatorio que el dinero solicitado a través de un vale o adelanto de viaje sea exclusivamente destinado para la compra, servicio o gira, por el cual fue autorizado, para lo cual deberá detallar claramente en los formularios la compra de los bienes y servicios o lugares a visitar salvo en casos debidamente justificados por el superior inmediato.
La entrega del vale de dinero y el adelanto de gastos de viaje se hará de forma personal al que lo solicita, no se permite que un tercero retire el efectivo.
Artículo N° 10.—De la liquidación del vale para quien no cuente con la respectiva tarjeta de viáticos. La liquidación de anticipos de dinero (entiéndase vale), deberá presentarse únicamente por el colaborador que realizó el trámite no se permite que un tercero la presente, al encargado de caja chica dentro de los cinco días hábiles después de retirado el dinero, salvo casos excepcionales debidamente justificados y razonados por el Gerente de Área respectivo, se dará un plazo adicional de tres días hábiles.
La falta de liquidación en el plazo señalado obligará al reintegro inmediato al fondo de caja chica para mantener la integridad del fondo, el monto girado y a una sanción disciplinaria según corresponda. Estos casos se deberán remitir al Dirección de Facturación y Cobro con los documentos soporte para lo que proceda conforme a derecho; además, si el trabajador no reintegra de forma inmediata, se procederá a rebajar del salario el monto correspondiente por tratarse de fondos públicos, según lo dispone el artículo N° 9. En caso de ser reincidente y con previa valoración se le enviara el caso a la Dirección de Seguridad.
En caso de tener cuentas por cobrar no podrá tramitar nuevamente un vale de dinero hasta que la cuenta por cobrar sea cancelada.
Artículo N° 10 bis.—De la liquidación del adelanto de gastos de viaje y de transporte para quien no cuente con la respectiva tarjeta de viáticos. Con respecto a la liquidación de gastos de viaje y de transporte, cuando medie un adelanto de caja chica, deberá presentarse dentro de un plazo de siete días hábiles después de que el...
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