Decreto Nº 43057-H, Reglamento de Organización y Funciones de la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda

La Oficialía Mayor y Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Hacienda tiene como función servir de soporte a la producción eficiente y eficaz del Ministerio, mediante la adecuada y oportuna dotación, gestión y control de los recursos humanos, financieros, materiales y de servicio bajo los principios de transparencia y legalidad, así como apoyar al Despacho Ministerial en todas las labores que éste designe.

El puesto de Director(a) está sometido a las disposiciones contenidas en el artículo 4 inciso g) del Estatuto del Servicio Civil, las disposiciones que emita la Autoridad Presupuestaria y el Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Hacienda. El puesto de Subdirector(a) está sometido al Régimen del Servicio Civil y al Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Hacienda. Cuando el puesto de Subdirector quede vacante ya sea por renuncia, despido, o jubilación del titular o por reorganización, el puesto será sometido a las disposiciones contenidas en el artículo 4 inciso g) del Estatuto del Servicio Civil.

Cuenta con una Asesoría Legal a nivel Asesor, la Unidad de Gestión Ambiental a nivel operativo y el personal de apoyo requerido para el cumplimiento de sus funciones.

Está conformada además por los siguientes Departamentos:

1. Departamento de Gestión del Potencial Humano

2. Departamento Financiero

3. Departamento de Servicios Generales

4. Departamento de Ingeniería y Arquitectura

5. Departamento de Proveeduría Institucional

6. Departamento de Servicios Médicos

7. Gestoría de la Administración Superior y Area de Egresos

8. Gestoría del Servicio Nacional de Aduanas y Policía de Control Fiscal

9. Gestoría de la Dirección General de Tributación y Dirección General de Hacienda

10. Gestoría de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, Tribunal Fiscal Administrativo y Tribunal Aduanero Nacional.

11. Departamento de Salud Ocupacional

La Asesoría Legal, la Unidad de Gestión Ambiental y los Departamentos están a cargo de una Jefatura que funge como responsable directa y con dependencia funcional del (de la) Director (a).

Las Gestorías son Departamentos operativos y están sujetos a las disposiciones técnicas de la Asesoría Legal y de los otros Departamentos que conforman la Dirección, cada uno en materia de su competencia. Están a cargo de una Jefatura que funge como responsable directo y con dependencia funcional del (de la) Director (a).

1. Emitir, en coordinación con los responsables de los Departamentos que conforman la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa y Financiera las políticas, planes y programas de dotación de recursos humanos, financieros, materiales y de servicios para todo el Ministerio.

2. Velar por el cumplimiento de metas y objetivos de la Dirección, en materia de su competencia.

3. Proponer a las autoridades superiores, en conjunto con el (la) responsable del Departamento Financiero, los proyectos de presupuesto ordinario y extraordinario del Ministerio y las modificaciones al mismo.

4. Rendir informe sobre el cumplimiento de objetivos y metas de la Dirección al superior jerárquico.

5. Autorizar con su firma, los gastos en que incurra el programa presupuestario a su cargo.

6. Formular en coordinación con los (las) Directores (as) de los programas y subprogramas presupuestarios y el Departamento de Proveeduría Institucional, el plan de compras institucional para cada período presupuestario, someterlo a autorización del jerarca institucional y ejecutarlo una vez aprobado.

7. Proponer a las autoridades superiores en conjunto con los responsables de los Departamentos que conforman la Dirección, los procedimientos de formulación y ejecución presupuestaria, de dotación de servicios, de recursos humanos, de recursos financieros, de recursos materiales y ponerlos en ejecución una vez aprobados. Todo lo anterior de conformidad con los lineamientos técnicos emitidos por los órganos rectores en las materias indicadas.

8. Asesorar a las autoridades superiores en materia de su competencia.

9. Definir los lineamientos para tomar medidas correctivas en la consecución de objetivos y metas en materia de su competencia.

10. Velar porque se cumplan las políticas emanadas por la Autoridad Presupuestaria y la Dirección de Presupuesto Nacional en materia de gasto.

11. Velar por que se cumplan las políticas y directrices emanadas por las autoridades Ministeriales, en concordancia con lo dispuesto por la Autoridad Presupuestaria, la Dirección de Presupuesto Nacional y la Dirección General de Servicio Civil en materia de salarios, nivel ocupacional y recursos humanos.

12. Velar por el cumplimiento de las metas de dotación de servicios médicos y desarrollo de recursos humanos.

13. Velar por el cumplimiento de los lineamientos generales, emitidos por las autoridades superiores en materia administrativa.

14. Autorizar con su firma por delegación del Ministro (a): las gestiones ante la empresa de seguros autorizada de los trámites tendentes a hacer efectivas las pólizas de seguros de los vehículos, propiedades y otros activos del Ministerio así como la firma de finiquitos; las solicitudes de inscripción y des-inscripción, cambio de características, reposición de placas de vehículos y cualquier otro trámite relacionado con vehículos, ante el Registro Nacional o cualquier otro órgano o institución pública; las solicitudes de exoneración relacionadas con bienes adquiridos para el Ministerio; la salida del país de los vehículos propiedad del Ministerio; los documentos de ejecución presupuestaria de las actividades del programa presupuestario Actividades Centrales o el que corresponda, asignadas para su ejecución a la Oficialía Mayor y la Dirección Administrativa y Financiera en la Ley de Presupuesto; los cheques, mancomunadamente con el Departamento Financiero; los contratos de dedicación exclusiva de los funcionarios; los actos finales de los procedimientos de licitaciones públicas, abreviadas y remates promovidas por el Ministerio y las contrataciones directas que sean sometidas por la Proveeduría Institucional a consideración de la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones; las formalizaciones contractuales; los actos finales de procedimientos de resolución y rescisión contractual así como las cesiones contractuales originadas en procedimientos de contratación administrativa; los actos de suspensión, prórrogas de plazo de ejecución contractual cuando medie demoras de la administración o causas ajenas al contratista; los contratos y trámites relacionados con la instalación, conexión, desconexión y traslado de servicios públicos; los trámites relacionados con solicitudes, ante los órganos competentes, para el otorgamiento de permisos de funcionamiento de los edificios que albergan oficinas del Ministerio; la firma y remisión de informe anual de bienes que debe remitirse a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa de este Ministerio; la firma de solicitudes de autorizaciones ante la Contraloría General de la República, en materia de competencia de la Dirección; la firma de documentos relacionados con el trámite y pago de viáticos a autoridades superiores; inscripción, des inscripción y cualquier otro trámite relacionado con armas asignadas a esta Dirección, incluido el informe anual que debe remitirse al órgano competente; solicitud de escrituras de traspaso de bienes muebles e inmuebles ante la Notaría del Estado, previa autorización del ministro para su disposición, cuando así corresponda, así como cualquier otro trámite relacionado con bienes muebles o inmuebles que se requiera gestionar ante la Notaría del Estado, Registro Nacional, Municipalidades u otros órganos o instituciones públicas; Pactos de Convenios y sus adendum, de las dependencias del Ministerio, salvo los relacionados con la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa y Financiera; los trámites administrativos relacionados con la habilitación de medicina de empresa, ante la Caja Costarricense del Seguro Social; los actos de aceptación de bienes recibidos por donación, excepto en caso de que se trate de bienes donados a favor de la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa y Financiera, en cuyo caso, el acto de aceptación de los mismos será emitido por el Viceministro de Ingresos; suscripción de contratos de teletrabajo de los jerarcas de las Dependencias del Ministerio, a excepción del contrato de teletrabajo del (la) Oficial Mayor y Director (a) Administrativo(a) y Financiero(a), el cual será firmado por el (la) Ministro (a) de Hacienda; autorización de baja de bienes muebles del Ministerio en los siguientes casos: para destrucción de bienes (inservibles registrados o no en el sistema informático respectivo); para donación de bienes; por robo o hurto; por pérdida o desaparición de bienes; para premios; venta y permuta siguiendo el procedimiento que corresponda; bienes registrados en el sistema correspondiente pero que no existen físicamente o por desmantelamiento.

15. Velar por la adecuada formulación, y ejecución de proyectos para la construcción y remodelación de las edificaciones del Ministerio.

16. Velar por el buen estado y mantenimiento de las instalaciones físicas del Ministerio, en coordinación con los Directores de las Dependencias del Ministerio.

17. Velar por el apropiado uso y mantenimiento de los vehículos del Ministerio, en coordinación con los Directores de las Dependencias.

18. Velar porque se establezcan y ejecuten procedimientos de seguridad y vigilancia necesarios para las instalaciones, el personal y los recursos del Ministerio.

19. Velar porque la planilla para el pago de los salarios a los funcionarios, se tramite en las fechas establecidas por la Tesorería Nacional.

20. Establecer las directrices requeridas para la adecuada ejecución de los procedimientos administrativos originados en asuntos disciplinarios y cobro de sumas pagadas de más a funcionarios del Ministerio, en coordinación con la Dirección Jurídica del Ministerio. Todo lo anterior de acuerdo con lo establecido en la Ley General de la Administración Pública, el Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento y el Reglamento Autónomo de Servicios de la Institución, así como normativa conexa.

21. Apoyar en la atención de los recursos de revocatoria que se presenten, contra cualquier acto relacionado con las actividades de los Departamentos que conforman la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa y Financiera, y girar instrucciones para preparar y elevar el expediente administrativo ante el Ministro (a), cuando deba atenderse la apelación en subsidio.

22. Velar por la correcta aplicación en todas las Dependencias del Ministerio de la normativa vigente en materia de competencia de la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa y Financiera.

23. Apoyar, por medio de las Gestorías, en la realización de investigaciones preliminares relacionadas con las faltas cometidas por los funcionarios de la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa y Financiera y de las demás Dependencias del Ministerio.

24. Brindar la asesoría, a los Departamentos que conforman la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa y Financiera, a los Directores de Dependencia y a los funcionarios del Ministerio en materia propia de su competencia.

25. Emitir directrices en materia de su competencia y velar por su cumplimiento.

26. Emitir criterios que se soliciten por cualquiera de los Directores de Dependencia y funcionarios del Ministerio, relacionados con materia de su competencia.

27. Llevar a cabo, por medio de la Asesoría Legal, Gestorías y Proveeduría Institucional, estudios legales relacionados con los procesos de contratación y adquisición de bienes y servicios del Ministerio.

28. Velar por la adecuada ejecución de las políticas y procedimientos de contratación administrativa establecidos en la normativa vigente y las disposiciones que emita la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

29. Coordinar y proponer al Despacho Ministerial la definición de metas y planes operativos para el cumplimiento de los objetivos de la Dependencia.

30. Coadyuvar con el Despacho Ministerial en la definición de métodos de trabajo para el cumplimiento de la misión institucional.

31. Evaluar los resultados de las políticas, planes y programas bajo responsabilidad de la Dirección y hacer los cambios o ajustes necesarios para el logro de los objetivos institucionales.

32. Coadyuvar con los jerarcas institucionales en la planeación y supervisión de material divulgativo e informes técnicos sobre temas de competencia del Ministerio, que le sean asignados.

33. Cumplir con las potestades establecidas en la Ley General de Policía.

34. Velar por el cumplimiento de las políticas públicas y demás disposiciones normativas, emitidas por el Gobierno de la República, relacionadas con sus competencias.

35. Apoyar al Despacho Ministerial en la respuesta a consultas ciudadanas en materia de su competencia.

36. Atender todas las demás funciones que el Ministro le delegue.

37. Atender cualquier otra función relacionada con la materia de su competencia.

1. Coordinar con los Jefes de los Departamentos que conforman la Dirección, la actualización de los Manuales de Procedimientos de cada Departamento para la aprobación por parte del (la) Director (a), así como la coordinación de la elaboración del plan anual operativo de la Dirección.

2. Dar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Dirección General de Auditoria, Órganos rectores y Contraloría General de la República, e informar periódicamente al Director(a) sobre el cumplimiento de las mismas.

3. Participar en las reuniones o comisiones que determine el (la) Director (a).

4. Coordinar conjuntamente con el (la) Director (a) lo relacionado con el proceso de Control Interno de la Dirección y los Departamentos que la conforman.

5. Sustituir al Director (a) en sus ausencias temporales con todos los deberes y derechos inherentes al cargo.

6. Todas las demás funciones que le asigne el (la) Director (a) de acuerdo con los planes, proyectos y programas de la Dirección a fin de coadyuvar en el cumplimiento de las funciones asignadas a la misma.

1. Unidad de Gestión de la Organización del Trabajo

2. Unidad de Gestión de Planificación y Control de Recursos Humanos

3. Unidad de Gestión del Empleo

4. Unidad de Gestión de la Compensación

5. Unidad de Incentivos y Beneficios

6. Unidad de Documentación y Archivo

7. Unidad de Capacitación y Desarrollo

   La Unidad de Gestión de la Organización del Trabajo tiene las siguientes funciones:

1. Planear la ejecución de estudios de clasificación de puestos a nivel integral, parcial e individual, según corresponda.

2. Asesorar y proveer de ayuda técnica en el campo de su competencia a todas las autoridades de la institución, así como a los funcionarios en general y a las Unidades de Gestión del Potencial Humano ubicadas en las Gestorías.

3. Coordinar con la Unidad de Gestión de la Compensación, lo relacionado con la formulación del Anteproyecto de Presupuesto y la proyección de gasto que se debe considerar de acuerdo con el plan de estudios de clasificación de puestos a realizar en cada Dependencia del Ministerio.

4. Realizar estudios de clasificación de puestos relacionados con asignaciones, reasignaciones, reclasificaciones, reestructuraciones, clasificación previa, recalificaciones, cambios de especialidad y/o subespecialidades, atinencias y recargos de funciones, provisionalidad y comunicar los resultados a los funcionarios y Dependencias pertinentes.

5. Atender, en coordinación con la Asesoría Legal, los recursos de revocatoria con apelación en subsidio que se presenten contra de actos emitidos por esta Unidad.

6. Elaborar y dar mantenimiento a los manuales de clases, cargos y de especialidades institucionales.

7. Realizar estudios para la determinación de vías de carrera administrativa.

8. Preparar informes trimestrales de gestión y remitirlos a la Unidad de Gestión de Planificación y Control de Recursos Humanos para su consolidación y análisis.

9. Realizar el proceso correspondiente para la custodia de la documentación que se genera en la Unidad y remitirla a la Unidad de Documentación y Archivo.

10. Asesorar a los funcionarios del Departamento de Gestión de Potencial Humano en la materia que atiende la Unidad o bien en cualquier otro tema que establezca la jefatura del Departamento.

11. Elaborar o actualizar los procedimientos e instructivos de la Unidad, de acuerdo con la normativa vigente.

12. Emitir directrices, circulares y procedimientos en materia de propia de las competencias de esta Unidad.

13. Elaborar estudios preliminares para solicitar al Jerarca o Jefe Autorizado, autorización para el cambio de tareas que se proponga para los funcionarios.

14. Emitir criterio para resoluciones de reubicación de puestos en aquellos casos que las Unidades de Gestión del Potencial Humano de las Gestorías lo soliciten.

15. Velar porque la información contenida en la relación de puestos sea congruente con las resoluciones emitidas en materia de clasificación de puestos.

16. Ejecutar cualquier otra actividad encomendada por la Jefatura del Departamento de Gestión del Potencial Humano.

    La Unidad de Gestión de Planificación y Control de Recursos Humanos tiene las siguientes funciones:

1. Brindar asesoría y ayuda técnica a las autoridades de la institución y a los funcionarios en general, en materia de su competencia.

2. Analizar y dar seguimiento a los incidentes, consultas y requerimientos interpuestos por los usuarios sobre aspectos funcionales y técnicos del Sistema de información correspondiente, resolviendo o remitiéndolos a quién corresponda.

3. Revisar y aprobar los productos del Sistema Integrado de Recursos Humanos (INTEGRA), o cualquier otro que lo sustituya, así como dar seguimiento a la implementación de cambios, incidentes y mejoras funcionales en los módulos respectivos.

4. Participar activamente en el diseño de escenarios de prueba para validar los diferentes sistemas de información que deben ser utilizados por el Departamento.

5. Asesorar tanto al usuario final como al del Departamento de Gestión del Potencial Humano en el funcionamiento del sistema de información correspondiente, específicamente en el manejo de las aplicaciones, funcionalidades y módulos del mismo.

6. Gestionar ante la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, la creación o modificación de claves, perfiles y accesos para la utilización del sistema de información correspondiente.

7. Generar y depurar reportes que se extraen de la información almacenada en las bases de datos del sistema de información correspondiente, para uso de los funcionarios del Departamento y de la jefatura, a efecto de favorecer la toma de decisiones.

8. Diseñar la estructura lógica y física de las bases de datos que contendrán información tales como: control de inhabilitados, control de reasignaciones, control de pedimentos, control de procedimientos sustantivos, control de presupuesto, control de la Ley No. 8422 "Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública" y control de perfiles y accesos del Departamento de Gestión del Potencial Humano, determinando el método de acceso por parte de los usuarios.

9. Participar en el desarrollo, actualización y rediseño de los sistemas de información que utiliza el Departamento.

10. Realizar estudios de necesidades de recurso humano en el corto, mediano y largo plazo, comparándolas con capacidades actuales y proponer acciones correctivas.

11. Participar en la formulación de políticas, directrices, cronogramas y planes de trabajo del Departamento.

12. Consolidar los planes de trabajo de las Unidades del Departamento de Gestión de Potencial Humano.

13. Administrar en la Intranet, el sitio destinado al Departamento.

14. Planear y programar las evaluaciones del sistema de información correspondiente, previa coordinación con las Unidades involucradas, tomando en cuenta las prioridades de la jefatura del Departamento en aspectos funcionales y de la implementación paulatina de nuevos módulos.

15. Velar porque se aplique la normativa de control interno en el Departamento.

16. Realizar la valoración de los riesgos a nivel del Departamento y dar seguimiento de las acciones de cumplimiento.

17. Revisar los procedimientos e instructivos producto de la normativa aplicable en materia de Gestión de Recursos Humanos y simplificación de trámites, así como de los sistemas de información que se utilicen, diseñados por las Unidades del Departamento de Gestión del Potencial Humano, a efecto de implementar observaciones o modificaciones para que prevalezca la claridad y simplicidad en su contenido y realizar la diagramación correspondiente.

18. Consolidar los informes de gestión trimestrales para su remisión a la jefatura del Departamento.

19. Crear, mantener y controlar el registro de firmas que se requieren en los diferentes trámites que se realizan en el Departamento de Gestión del Potencial Humano, con la finalidad de asegurar que los trámites estén avalados por las autoridades competentes.

20. Crear, mantener y controlar el digesto de normas que regulan las actividades del Departamento, con la finalidad de agilizar y asegurar el apego de la gestión a las mismas.

21. Configurar y establecer los parámetros del Sistema INTEGRA o cualquier otro que se utilice, de acuerdo con las actividades de la Unidad y la normativa relacionada, para el adecuado funcionamiento de los módulos respectivos.

22. Asesorar en materia de vacaciones a los funcionarios del Ministerio y velar porque se cumpla la normativa relacionada.

23. Dar seguimiento a los planes anuales de vacaciones de las diferentes Dependencias del Ministerio.

24. Realizar los estudios en materia de su campo de actividad con el propósito de evaluar la gestión, así como para la elaboración de informes.

25. Realizar el proceso correspondiente para la custodia de la documentación que se genera en la Unidad y remitirla a la Unidad de Documentación y Archivo

26. Estudiar, planear y evaluar la gestión en materia de recursos humanos que se realiza tanto, en las unidades del Departamento como en las Dependencias del Ministerio.

27. Realizar auditorías en materia de Recursos Humanos en coordinación con la Unidad correspondiente y dar seguimiento a las mejoras recomendadas.

28. Consolidar el Plan Operativo del Departamento.

29. Coordinar la atención de las auditorías tanto de los entes rectores como fiscalizadores de gestión de recursos humanos y darle seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de los informes que presentan.

30. Dar seguimiento a la consecución de las actividades programadas por unidades, a efecto de dar información requerida a la jefatura del Departamento para la toma de decisiones o el replanteamiento de las actividades y metas propuestas.

31. Participar en la definición de planes de mejoramiento para el desempeño de los funcionarios del Departamento y de las Gestorías, recomendando acciones de capacitación e inducción, a afecto de suplir las necesidades para el desarrollo y adquisición de habilidades, conocimientos, actitudes y destrezas para lograr la excelencia en su desempeño.

32. Llevar el control de otorgamiento o des habilitación de perfiles, claves y accesos al Sistema INTEGRA, o cualquier otro que lo sustituya, otorgados a los funcionarios del Ministerio de Hacienda.

33. Ejecutar cualquier otra actividad encomendada por la jefatura del Departamento

    La Unidad de Gestión del Empleo tiene las siguientes funciones:

1. Asesorar y proveer de ayuda técnica en el campo de su competencia a todas las autoridades de la institución y a funcionarios de otras instituciones cuando así lo soliciten.

2. Coordinar, ejecutar y o participar de estudios de análisis administrativos (auditorías) orientados a determinar el adecuado funcionamiento de los procedimientos establecidos con los temas que son competencia de la Unidad.

3. Gestionar el proceso total de concursos internos, tanto del Régimen Policial como del Régimen del Servicio Civil.

4. Planear, coordinar y participar con la Dirección General de Servicio Civil, ente rector en la materia, en la ejecución de concursos externos, y concursos por artículo 15 del Decreto Ejecutivo No. 21 Reglamento del Estatuto del Servicio Civil.

5. Coordinar con las autoridades correspondientes la elaboración, aplicación y calificación de pruebas de conocimiento específicas dentro del marco de un proyecto interinstitucional e interdisciplinario con la Dirección General de Servicio Civil.

6. Coordinar y gestionar ante la Dirección General de Servicio Civil, todas la tareas correspondientes a la ejecución de pruebas extraordinarias para efectos de concurso interno y o concursos especiales (población con discapacidad).

7. Realizar estudios de vida y costumbres.

8. Atender el proceso de prácticas profesionales en el Ministerio (pasantías, trabajos ad honoren, prácticas de colegios vocacionales y universidades) de conformidad con la normativa vigente.

9. Realizar los estudios de las solicitudes de reingreso al Ministerio por artículo 14 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil.

10. Atender, coordinar y realizar los estudios correspondientes a la aplicación de artículo 11 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil-,

11. Fiscalizar el proceso de evaluación del período de prueba de los funcionarios del Ministerio.

12. Brindar información sobre índices de desarrollo de la carrera administrativa institucional y datos referentes a la gestión de nombramientos en el Ministerio (ascensos en propiedad, número de vacantes disponibles y ocupadas) al ente rector y a las autoridades del Ministerio.

13. Dar seguimiento y fiscalizar la adecuada gestión relacionada con las declaraciones de bienes ante la Contraloría General de la República.

14. Desarrollar, ejecutar y dar seguimiento a los procesos de orientación y socialización a los nuevos empleados.

15. Fiscalizar el cumplimiento de la evaluación física del nuevo funcionario.

16. Mantener, actualizar y brindar toda información referente al tema de discapacidad en la institución.

17. Recopilar, actualizar y custodiar la información relativa a índices de rotación, ingresos y salidas de funcionarios del Ministerio para la toma de decisiones en materia de gestión del talento humano.

18. Coordinar y ejecutar las evaluaciones periódicas de idoneidad mental, para funcionarios que deben portar armas de fuego.

19. Coordinar y gestionar las actividades necesarias para la ejecución de los programas de formación de nuevo ingreso que se les deberá de impartir a los nuevos funcionarios, en coordinación con la Dependencia competente.

20. Dirigir, fiscalizar y participar de las acciones para la conformación de los cuadros de reemplazo.

21. Diseñar y coordinar con la unidad competente la revisión y actualización e implementación de los procedimientos e instructivos de uso por parte de la Unidad, de acuerdo con la normativa vigente.

22. Configurar y establecer los parámetros en el Sistema Integrado de Recursos Humanos (INTEGRA) u otro que lo sustituya, de acuerdo con las actividades de su Unidad y la normativa relacionada para el adecuado funcionamiento de los módulos respectivos.

23. Realizar los estudios pertinentes para la recomendación de licencias especiales con goce de salario a funcionarios.

24. Gestionar el programa de atención a la población prejubilada en el Ministerio de Hacienda.

25. Atender estudios de reubicación por temas psicosociales cuando corresponda.

26. Gestionar los temas relativos a la aplicación del periodo anual de evaluación del desempeño en la institución.

27. Ejecutar y mantener el control de algunos movimientos de personal como prórrogas masivas, traslados y movimientos interinstitucionales.

28. Gestionar lo relativo a la implementación y seguimiento de la modalidad de teletrabajo en la institución.

29. Ejecutar cualquier otra actividad encomendada por la jefatura del Departamento.

    La Unidad de Gestión de la Compensación tiene las siguientes funciones:

1. Asesorar y proveer de ayuda técnica en el campo de su competencia a las autoridades de la institución, funcionarios en general, Unidades de Gestión del Potencial Humano ubicadas en las Gestorías y a otras instituciones que lo requieran.

2. Confeccionar el Anteproyecto de Presupuesto de Salarios correspondiente al Ministerio de Hacienda, así como las modificaciones que correspondan e informar a los Directores de programa o subprograma presupuestario del Ministerio.

3. Formular y dar seguimiento a las actividades establecidas en el Plan Anual Operativo de la Unidad, determinando las áreas de responsabilidad clave e indicadores de éxito de sus colaboradores para integrarlo al Plan General del Departamento.

4. Coordinar con las personas encargadas de movimientos de personal para que, en plazo se realicen las acciones necesarias para la generación de la planilla de salarios y resoluciones administrativas para su remisión a la Tesorería Nacional para el pago respectivo.

5. Tramitar en las planillas salariales los cambios de ruta de pago, centros de costos, cambios de régimen de pensión, créditos fiscales, licencias con y sin goce de salario, suspensiones y cualquier otro movimiento extraordinario que afecte la planilla.

6. Mantener el control permanente de la ejecución presupuestaria, para lo cual se deben realizar proyecciones de gasto en las diferentes subpartidas salariales, con fin de determinar necesidades y coordinar con las Dependencias los traslados presupuestarios que correspondan.

7. Elaborar los archivos para el reporte de cuotas obreras patronales, fondo de capitalización laboral y fondo de pensión de los funcionarios del Ministerio de Hacienda y cualquier otra que se requiera, verificando que los montos por concepto de cuotas obreras facturados por la Caja Costarricense del Seguro Social (C.C.S.S.), coincidan con los montos retenidos por la Tesorería Nacional para autorizar y justificar a esa institución el pago de dichas cuotas.

8. Controlar y elaborar boletas de pago de la facturación ordinaria y adicional de cuotas patronales y estatales a favor de la Caja Costarricense del Seguro Social (C.C.S.S.), conciliando mensualmente con la Unidad de Cobros de esa institución, la facturación correspondiente.

9. Elaborar los estudios que se solicitan para el reconocimiento de cuotas obreras y patronales, solicitando la confección de planillas adicionales a la C.C.S.S., cuando corresponda.

10. Registrar y controlar las sumas pagadas de más por motivos salariales y las deudas contraídas por los funcionarios para su correspondiente recuperación.

11. Elaborar y remitir informes sobre las sumas pagadas de más y deudas contraídas a la Tesorería Nacional y a la Contabilidad Nacional.

12. Realizar el estudio y preparar informes sobre el cumplimiento del plan anual operativo correspondiente a la Unidad.

13. Investigar y elaborar estudios especiales para para el pago de salarios adeudados a servidores activos o exfuncionarios de la institución.

14. Atender recursos ordinarios, interpuestos sobre actos elaborados en la Unidad, en coordinación con la Asesoría Legal de la Dirección.

15. Dar visado de gasto a las resoluciones administrativas relacionadas con el pago de diferencias salariales, así como el correspondiente control de gasto.

16. Confeccionar constancias salariales de funcionarios del Ministerio.

17. Coadyuvar con la elaboración de requerimientos para mejora del Sistema Integrado de Recursos Humanos (INTEGRA) o cualquier otro sistema de información.

18. Realizar los trámites para atender las solicitudes de pago de prestaciones legales, indemnizaciones, vacaciones y cualquier otro rubro salarial de funcionarios y exfuncionarios del Ministerio, para su remisión a la dependencia o departamento correspondiente.

19. Elaborar y remitir la Planilla salarial de funcionarios del Ministerio al Instituto Nacional de Seguros (I.N.S), para efectos del pago de póliza de riesgos de trabajo.

20. Preparar informes que el Departamento requiera, en materia de su competencia.

21. Ejecutar cualquier otra actividad encomendada por la jefatura del Departamento.

    La Unidad de Incentivos y Beneficios tiene las siguientes funciones.

1. Asesorar a funcionarios, y Directores de Dependencias del Ministerio en materia propia de su competencia.

2. Investigar, analizar y aplicar la normativa existente en materia de incentivos y beneficios que se otorgan a los funcionarios a saber: aumentos anuales, prohibición, dedicación exclusiva, zonaje, disponibilidad, carrera profesional, retribución por riesgo, carrera policial, riesgo policial, disponibilidad policial y quinquenio, o cualquier otro incentivo que se autorice.

3. Emitir lineamientos de acuerdo con la normativa establecida, para la correcta aplicación de las diferentes gestiones que se realizan en cuanto a los incentivos salariales que se otorgan en este Ministerio, con el fin de unificar criterios y procedimientos entre las Unidades que conforman el Departamento.

4. Coadyuvar con la elaboración de requerimientos para mejora del Sistema Integrado de Recursos Humanos (INTEGRA).

5. Gestionar, registrar y aprobar en INTEGRA u otro sistema que se autorice, los movimientos de personal relativos a incentivos que corresponda pagar a los funcionarios, tanto del Régimen del Servicio Civil como del Régimen Policial y puestos excluidos del Régimen del Servicio Civil.

6. Gestionar los reclamos administrativos producto de los estudios efectuados a los diferentes incentivos salariales otorgados a un funcionario.

7. Gestionar la recuperación de sumas giradas de más, correspondiente a los incentivos otorgados.

8. Proyectar el contenido económico que se requiere para el pago de incentivos de las Dependencias que conforman el Ministerio.

9. Resolver los recursos de revocatoria interpuestos contra actos emitidos en materia de incentivos, en coordinación con la Asesoría Legal.

10. Auditar la labor de las Unidades de Gestión del Potencial Humano de las Gestorías, en materia propia de su competencia.

11. Realizar el proceso correspondiente para la custodia de la documentación que se genera en la Unidad y remitirla a la Unidad de Documentación y Archivo.

12. Asesorar a los funcionarios del Departamento y de las Unidades de Gestión de Potencial Humano de las Gestorías, en materia propia de su competencia.

13. Coordinar con la Unidad correspondiente del Departamento la confección o bien modificación de procedimientos e instructivos, de acuerdo con la normativa vigente.

14. Mantener actualizada la información en la Intranet con respecto a los temas propios de su competencia.

15. Elaborar el Plan Anual Operativo de la Unidad, de acuerdo con las prioridades y las políticas emitidas, con el propósito de determinar los objetivos por lograr durante el período correspondiente y remitir los informes de cumplimiento que se soliciten.

16. Gestionar, registrar y aprobar el pago de las resoluciones administrativas, producto de los reclamos administrativos generados en el Departamento.

17. Redactar circulares, directrices, sobre los incentivos salariales, unificando criterios para que la normativa y los procedimientos sean aplicados en forma correcta.

18. Diseñar, implementar y mantener actualizados los controles necesarios, para el seguimiento de las actividades de la Unidad.

19. Coadyuvar con la elaboración de requerimientos para mejora del Sistema Integrado de Recursos Humanos (INTEGRA) u otro sistema que se utilice.

20. Participar activamente en el diseño de escenarios de prueba para validar los diferentes sistemas de información que deben ser utilizados por el Departamento.

21. Ejecutar cualquier otra actividad encomendada por la Jefatura del Departamento de Gestión del Potencial Humano.

    La Unidad de Documentación y Archivo tiene las siguientes funciones:

1. Recibir, resguardar y archivar la documentación que ingresa a la Unidad, en los expedientes personales que correspondan.

2. Investigar y establecer métodos para el archivo y conservación de los documentos.

3. Preparar para firma del Jefe del Departamento, la respuesta a trámites solicitados por usuarios internos y externos del Ministerio y otras instituciones públicas, de acuerdo con las disposiciones normativas vigentes.

4. Preparar, para la firma del Jefe correspondiente, constancias y certificaciones de información contenida en el expediente personal de funcionarios y exfuncionarios del Ministerio.

5. Programar y coordinar las actividades que correspondan para dotar a los funcionarios del Ministerio del carné institucional.

6. Elaborar el Plan Anual Operativo de la Unidad, de acuerdo con las prioridades y las políticas emitidas, con el propósito de determinar los objetivos por lograr durante el período correspondiente y remitir los informes de cumplimiento que se soliciten.

7. Asesorar a funcionarios del Departamento en la materia de archivo en expedientes de los funcionarios, o bien en cualquier otro tema que establezca la jefatura de dicho Departamento.

8. Colaborar en el análisis, organización e implementación de nuevos métodos de trabajo y en la mejora de los existentes.

9. Preparar informes con información específica de la Unidad, a solicitud de la Jefatura correspondiente.

10. Comprobar la correcta aplicación de las normas, leyes y reglamentos vigentes de aplicación en el Departamento.

    La Unidad de Capacitación y Desarrollo tiene las siguientes funciones:

1. Llevar a cabo el diagnóstico de necesidades de capacitación de los funcionarios de las dependencias del Ministerio.

2. Planificar y diseñar la ejecución de sistemas y programas de inducción institucional, formación inicial, formación para la promoción, capacitación permanente de funcionarios, capacitación permanente de gerentes institucionales, desarrollo personal, certificación de personal experto, formación de instructores, actualización de instructores, entre otros, para el fortalecimiento del potencial humano, en todas las áreas de competencia del Ministerio.

3. Llevar a cabo actividades de enseñanza y aprendizaje de acuerdo con sus diversas modalidades: presencial, tutorial, a distancia, virtual, mixtas (bimodales).

4. Brindar la asistencia y asesoría requerida por el personal experto del Ministerio, para adecuar los diseños y metodologías de enseñanza-aprendizaje, a las necesidades de formación y capacitación del Ministerio.

5. Promover, en conjunto con el personal experto, el uso de las mejores prácticas pedagógicas y de educación para adultos, para satisfacer las demandas de formación del personal del Ministerio.

6. Dar mantenimiento a los programas de formación para estar al día con los cambios en el conocimiento y promover cambios en los programas de formación correspondientes.

7. Colaborar con la realización de los diferentes trámites relacionados con la ejecución de los diversos programas de formación y capacitación del Ministerio.

8. Suministrar apoyo logística en las diversas actividades de formación y capacitación que se planifiquen y diseñen en el Ministerio.

9. Realizar los estudios necesarios para el reconocimiento de las actividades y certificados de capacitación recibida e impartida por los funcionarios, fuera del Subsistema de Capacitación del Régimen de Servicio Civil, bajo la normativa y lineamientos correspondientes.

10. Ejecutar directrices, lineamientos y políticas con respecto a las licencias para estudio y realizar el estudio técnico para la aprobación de los contratos correspondientes, de conformidad con la normativa existente en esta materia.

11. Administrar el sistema de aprendizaje en linea (LMS) a efecto de llevar un control completo del campus virtual, mediante la utilización de las herramientas disponibles en éste.

12. Coordinar los autores y profesores para la ejecución de las diferentes acciones de capacitación virtual que se impartirán por medio del sistema.

13. Administrar los contenidos de los programas y de los sitios ciberespaciales de difusión del conocimiento en materia hacendaría del Ministerio.

14. Otorgar o recomendar, de acuerdo con las necesidades institucionales y el reglamento correspondiente, las becas que ofrezcan organismos nacionales o internacionales junto con las que el mismo Ministerio pueda ofrecer, para el desarrollo del potencial humano que labora en el Ministerio.

15. Preparar y publicar el cartel de convocatoria a concurso de las becas o facilidades disponibles.

16. Seleccionar a los candidatos y nominarlos al organismo patrocinador, cuando sea éste el que adjudique la beca o facilidad o, bien, realizar el procedimiento de adjudicación cuando las becas o facilidades sean patrocinadas por el Ministerio.

17. Preparar las resoluciones correspondientes a la declaratoria de los concursos, para la firma del jefe del Departamento.

18. Coordinar con la Dirección General de Servicio Civil la ejecución de los eventos de capacitación y formación.

19. Elaborar los certificados correspondientes a los funcionarios que acrediten la participación de éstos en los distintos eventos de formación y capacitación del Ministerio.

20. Elaborar un registro de los contratos de licencia para estudios y contratos de capacitación aprobados a funcionarios del Ministerio y dar seguimiento a los compromisos adquiridos por los beneficiarios.

21. Realizar los estudios de deuda o incumplimientos, correspondientes a los funcionarios por el disfrute de becas, facilidades, contratos de estudio o cualquier otro beneficio otorgado por el Ministerio en materia de la competencia de este Centro y remitirlos a la Dirección Jurídica del Ministerio a efecto de que se realice la investigación preliminar o el procedimiento administrativo correspondiente.

22. Desarrollar acciones, actividades y servicios en función del intercambio del conocimiento para contribuir al desarrollo del potencial humano capaces de impulsar y dinamizar procesos organizativos del Ministerio.

23. Divulgar las experiencias y conocimientos obtenidos por funcionarios como insumo de su participación en actividades de formación y capacitación nacionales e internacionales promovidas por el Ministerio.

24. Promover la firma de Convenios interinstitucionales que faciliten la implementación de los programas de capacitación y formación para funcionarios del Ministerio.

25. Administrar las herramientas informáticas requeridas para el acopio, clasificación, almacenamiento y disposición del conocimiento institucional, para el desarrollo integral de los funcionarios del Ministerio.

26. Gestionar los temas relativos a la aplicación del periodo anual de evaluación del desempeño en la institución.

27. Planificar, ejecutar y evaluar actividades dirigidas al mejoramiento del clima organizacional y la formación de la cultura institucional, y promover el desarrollo del potencial humano de la institución en forma integral.

28. Diseñar y proponer mecanismos que fomenten una cultura laboral abierta, humana, participativa, de solución de problemas, de compromiso y responsabilidad en la gestión pública.

29. Suministrar recomendaciones para el establecimiento de políticas institucionales dirigidas al mejoramiento del clima y de la cultura laboral del Ministerio.

30. Cualquier otra función relacionada que se le asigne en materia de capacitación y formación.

1. Unidad de Contabilidad

2. Unidad de Tesorería

3. Unidad de Presupuesto

   La Unidad de Contabilidad tiene las siguientes funciones:

1. Efectuar el registro electrónico de las operaciones contables que se realizan durante el proceso de ejecución presupuestaria del Ministerio, en materia de su competencia, en los sistemas de información que autorice el ente rector del Sistema de Administración Financiera.

2. Ejercer el control jurídico, en coordinación con la Asesoría Legal, contable y técnico de los documentos propios de su competencia, de conformidad con los manuales de los sistemas de información autorizados por el ente rector, según la normativa legal vigente y los lineamientos de la Contraloría General de la República

3. Mantener y custodiar un archivo de los documentos que respaldan las operaciones contables que se realizan durante el proceso de ejecución presupuestaria de conformidad con los manuales de procedimientos de los sistemas de información vigentes y la normativa legal vigente.

4. Efectuar el registro electrónico de las operaciones contables que corresponden a pago de resoluciones administrativas, resoluciones de devolución de impuestos y sentencias judiciales, del Ministerio, en los sistemas de información que autorice el ente rector del Sistema de Administración Financiera.

5. Cualquier otra función relacionada con la gestión de la administración financiera que le asigne el Jefe del Departamento.

   La Unidad de Tesorería tiene las siguientes funciones:

1. Administrar la caja chica del Ministerio, de conformidad con el Reglamento de Cajas Chicas vigente realizando los trámites necesarios para la confección de reservas, elaboración de órdenes de compra y el pago de gastos cargados al concepto de caja chica y su reintegro.

2. Elaborar arqueos y efectuar conciliaciones bancarias correspondientes a la cuenta corriente de caja chica del Ministerio.

3. Efectuar el registro electrónico de las operaciones contables que se realizan durante el proceso de ejecución presupuestaria del Ministerio, en los sistemas de información que autorice el ente rector del Sistema de Administración Financiera, según la competencia que se defina al efecto en los manuales de procedimientos del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIGAF) o cualquier otro sistema que se implemento y la normativa legal vigente.

4. Proponer a la Tesorería Nacional los pagos que correspondan a viáticos por planilla de los funcionarios del Ministerio y tramitar las devoluciones de sumas giradas de más en adelantos de viáticos.

5. Proponer a la Tesorería Nacional las órdenes de pago que generan las Unidades Ejecutoras.

6. Proponer a la Tesorería Nacional los pagos que correspondan por los bienes y servicios adquiridos por el Ministerio, trámite y pago de subvenciones, transferencias a organismos internacionales; transferencias de recursos externos; transferencias de partidas específicas a las municipalidades del país de conformidad con las regulaciones establecidas por la Tesorería Nacional y la Contraloría General de la República.

7. Elaborar y registrar las reservas de crédito especial que afecten el presupuesto institucional.

8. Cualquier otra función relacionada con la gestión de la administración financiera que le asigne el Jefe del Departamento.

   La Unidad de Presupuesto tiene las siguientes funciones:

1. Coordinar y consolidar el anteproyecto de presupuesto institucional atendiendo la normativa técnica emitida por la Dirección General de Presupuesto Nacional, así como los lineamientos y directrices generales y específicos emitidos por la Autoridad Presupuestaria.

2. Coordinar, consolidar la programación financiera de la ejecución del presupuesto institucional y velar por el cumplimiento de la programación definitiva una vez autorizada por el Ministro y autorizada por la Dirección General de Presupuesto Nacional.

3. Verificar que la formulación del presupuesto, esté de acuerdo con los objetivos, planes estratégicos institucionales y planes operativos anuales propuestos.

4. Analizar y consolidar la documentación aportada por los Directores de cada programa y subprograma presupuestario del Ministerio, de acuerdo con las directrices emanadas por los entes rectores.

5. Consolidar la documentación aportada por los Directores de cada programa y subprograma presupuestario del Ministerio, de acuerdo con las directrices emanadas por los entes rectores, para la elaboración de traslados de partidas del presupuesto del Ministerio. Aplicar la metodología para la evaluación, seguimiento de la ejecución presupuestaria y la rendición de cuentas, de acuerdo con los lineamientos emitidos por los entes rectores

6. Realizar estudios para determinar el comportamiento del gasto en las diferentes partidas presupuestarias.

7. Garantizar la existencia de información financiera y presupuestaria, en forma oportuna y actualizada.

8. Ejecutar las políticas emanadas por las autoridades superiores en materia de gasto.

9. Confeccionar una base de datos con registros para pago a Municipalidades.

10. Cualquier otra función relacionada con la gestión de la administración financiera que le asigne el Jefe del Departamento Financiero.

1. Unidad de Seguridad Institucional

2. Unidad de Control y Mantenimiento de Servicios de Transporte

3. Unidad de Archivo Institucional

4. Unidad de Apoyo y Servicios Complementarios Institucionales

   La Unidad de Seguridad Institucional tiene las siguientes funciones

1. Proponer a la Dirección para su aprobación, los lineamientos que permitan preservar la seguridad y vigilancia tanto en las instalaciones del Ministerio como de sus usuarios, funcionarios, equipos, documentación y bienes institucionales o de terceros que se encuentren en custodia del Ministerio y velar porque se cumplan.

2. Velar por el desarrollo y operación de un sistema de seguridad integral institucional, bajo los principios de eficiencia, eficacia, calidad y bajo nivel de riesgo.

3. Asesorar y acompañar a las Gestorías y otras Dependencias del Ministerio, en los procesos de evaluación de los servicios de seguridad, suministrados por empresas privadas a la Institución.

4. Proveer y coordinar los servicios de seguridad y vigilancia a los usuarios, funcionarios, instalaciones, equipos, a la documentación y bienes institucionales o de terceros que se encuentren en custodia del Ministerio.

5. Proponer a la Dirección los requerimientos y necesidades para la dotación de los servicios de seguridad y vigilancia privada, integrando esos servicios a los que presta la Unidad de Seguridad Institucional, mediante el reporte a la base central en horas preestablecidas.

6. Suministrar servicios de vigilancia en las dependencias del Ministerio que no cuenten con servicios de seguridad privada.

7. Realizar labores conjuntas de supervisión de campo con las Gestorías, a fin de fiscalizar la operación y funcionamiento de los diferentes puestos de seguridad.

8. Coordinar con la Comisión Institucional de Emergencias lo relativo a la gestión de riesgos.

9. Participar en operativos, investigaciones especiales y cualquier otra actividad que, por requerimiento institucional, deba desarrollar en el ámbito de sus competencias.

10. Coordinar con las instancias policiales gubernamentales, las acciones que se requieran.

11. Mantener control de armas propiedad del Ministerio en coordinación con la Policía de Control Fiscal.

12. Coordinar la instalación, operación y supervisión de los sistemas de circuito cerrado de televisión y de seguridad electrónica, en las Dependencias del Ministerio

13. Cualquier otra función relacionada con la materia de su competencia que se asigne.

    La Unidad de Control y Mantenimiento de Servicios de Transporte tiene las siguientes funciones:

1. Proponer a la Dirección para su aprobación los lineamientos relacionados con el sistema de transporte institucional, y velar por su cumplimiento.

2. Asesorar a las diferentes Dependencias del Ministerio en todo lo relacionado con el sistema de transporte institucional.

3. Diseñar los procedimientos y herramientas que permitan controlar y evaluar el uso adecuado de la flotilla vehicular del Ministerio, a la luz de la Ley No. 9078 Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial y de normativa conexa aplicable.

4. Revisar periódica y sistemáticamente los procedimientos de trabajo y las acciones que se ejecutan en las Gestorías, a fin de lograr mejora cualitativa y de esta forma brindar un servicio eficaz y eficiente de transporte para satisfacer las necesidades de traslado de personas, equipos y documentos de las Dependencias del Ministerio.

5. Elaborar y administrar los expedientes vehiculares y de colisiones de la flotilla vehicular del Ministerio de Hacienda, para la determinación de responsabilidades correspondientes, así como para el trámite de reparación con la entidad aseguradora.

6. Administrar los roles de talleres que brindan servicios de reparaciones por medio de las pólizas de seguros.

7. Administrar y capacitar a los usuarios de los sistemas de información relacionados con el transporte institucional, además de coordinar con la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, las mejoras que correspondan.

8. Coordinar el proceso de revisión y liquidación de los estados de cuentas emitidos por la entidad financiera que corresponda, relacionado con compras institucionales de combustible y servicios por medio del convenio autorizado por el Ministerio.

9. Realizar los trámites ante la instancia correspondiente, para gestionar las exoneraciones de impuestos a vehículos institucionales, para los diferentes trámites que se requieran.

10. Gestionar ante el Registro Público, por medio de la Dirección, el cambio o reposición de placas de vehículos institucionales.

11. Diseñar e implementar procedimientos y mecanismos necesarios para lograr que la flotilla vehicular del Ministerio se encuentre en óptimas condiciones de funcionamiento.

12. Diseñar y proponer a la Dirección, políticas de renovación de vehículos y la adquisición de unidades adicionales y velar por su cumplimiento.

13. Proponer a la Dirección para su aprobación, los lineamientos técnicos y administrativos sobre el uso y control del gasto de combustible, que se ejecuta al amparo del convenio autorizado por el Ministerio y velar por su cumplimiento.

14. Ejecutar las acciones necesarias a fin de lograr que todos los vehículos estén al día en lo referente a derechos de circulación, revisión técnica, seguros, informando de forma bimensual las razones por las cuales algunos vehículos no se hayan puesto a derecho.

15. Diseñar, operar, evaluar y mantener actualizado un sistema que permita brindar el mantenimiento preventivo y correctivo de la flotilla vehicular del Ministerio, acorde con los criterios técnicos y reglamentarios aplicables.

16. Proponer a la Dirección para su aprobación, los lineamientos técnicos y administrativos sobre el uso y control de los parquees institucionales.

17. Proponer para su aprobación a la Dirección, conjuntamente con la Proveeduría Institucional, los lineamientos internos necesarios para la aplicación del proceso de baja definitiva de los vehículos en el Sistema de Bienes Institucional.

18. Ejecutar un programa permanente de acompañamiento, supervisión y capacitación a los funcionarios encargados de vehículos en las Dependencias del Ministerio, sobre los temas generales concernientes a la gestión de administración del servicio de transporte institucional.

19. Cualquier otra función que le asigne el Jefe del Departamento.

    La Unidad de Archivo Institucional tiene las siguientes funciones:

1. Brindar la asesoría requerida a las Dependencias del Ministerio en relación con el Sistema Archivístico Institucional.

2. Reunir, conservar, clasificar, custodiar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar de una forma eficaz y eficiente, los documentos generados por las diferentes dependencias que conforman el Ministerio, según lo estipulado en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

3. Ejecutar las acciones necesarias para que el fondo documental del Ministerio cumpla con los principios de eficiencia y eficacia.

4. Velar para que las políticas archivísticas que emita la Junta Administrativa del Archivo Nacional sean atendidas dentro del Sistema Archivístico Institucional.

5. Mantener una coordinación adecuada con las Dependencias del Ministerio en materia de eliminación documental.

6. Fungir como el ente técnico en materia de Archivo ante la Comisión Institucional de Archivo a que se refiere el artículo 33 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos del 24 de octubre de 1990.

7. Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio que presta el Archivo Institucional.

8. Brindar apoyo en el cumplimiento de las políticas archivísticas para el resguardo del acervo documental del Ministerio.

9. Coordinar con la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos la autorización necesaria para eliminar documentos.

10. Cualquier otra función que le asigne la Jefatura del Departamento. La Unidad de Apoyo Servicios Complementarios Institucionales tiene las siguientes funciones:

1. Proponer a la Dirección para su aprobación, las políticas a implementar en materia de servicios de información, correspondencia, notificación, seguros y servicios públicos del Ministerio y velar por su acatamiento, a fin brindar un servicio de alta calidad a las Dependencias del Ministerio.

2. Organizar y brindar el servicio de recepción, distribución y entrega de la correspondencia y documentos que se requieran.

3. Diseñar y poner en operación, un sistema institucional de manejo documental, a fin de optimizar el uso de los recursos institucionales y brindar un servicio acorde con los requerimientos del Ministerio, en coordinación con la Unidad de Archivo Institucional.

4. Coordinar con el Unidad de Seguridad Institucional lo pertinente al registro, control e ingreso de personas a las instalaciones del Ministerio.

5. Elaborar y mantener actualizado el directorio telefónico del Ministerio.

6. Determinar, en coordinación con las Dependencias del Ministerio la información necesaria para la atención de los clientes internos y externos, de manera óptima.

7. Colaborar con las Gestorías en la estimación de los recursos necesarios para ser incluidos en el Presupuesto Anual, de acuerdo a las necesidades y variaciones en el costo de los servicios que apoyan la gestión de correspondencia institucional.

8. Fiscalizar los contratos externos de servicios de limpieza a fin de que sean ejecutados de acuerdo a los parámetros de calidad y oportunidad establecidos.

9. Asesorar y acompañar a las Gestorías y otras Dependencias del Ministerio, en los procesos de evaluación de los servicios de limpieza, suministrados por empresas privadas a la Institución.

10. Gestionar con los recursos disponibles, la limpieza e higiene de las Dependencias del Ministerio que no cuenten con servicios de limpieza privada.

11. Apoyar con los recursos disponibles, la gestión de servicios generales como traslado de bienes, asignación de espacios especiales para diversas actividades de índole social y bienestar social, jardinería.

12. Coordinar con instituciones públicas o privadas, los trámites para la dotación de los servicios públicos necesarios para el desarrollo de las labores institucionales.

13. Diseñar e implementar un sistema de información gerencial sobre la utilización de los servicios públicos requeridos por el Ministerio, a fin de que sirva de herramienta para la toma de decisiones y para el establecimiento de políticas al respecto.

14. Asesor a los funcionarios del Ministerio que lo requieran, en materia de servicios de información, correspondencia, notificación, seguros, servicios públicos y administración de contratos.

15. Realizar las gestiones necesarias para la compra de bienes y servicios contemplados en el plan de compras, a fin de dotar al Departamento de los servicios, equipo, materiales y suministros, necesarios para su funcionamiento.

16. Elaborar, dar seguimiento y controlar, en coordinación con el Jefe del Departamento los planes operativos y presupuestos del Departamento, así como lo relacionado con el control interno y atención de informes de auditoría y órganos fiscalizadores.

17. Establecer un sistema de control, seguimiento, resolución y respuesta oportuna de los reclamos, quejas y sugerencias presentadas por los usuarios de los servicios prestados (servicios de vigilancia, transporte, limpieza).

18. En coordinación con la Dirección Jurídica y la Asesoría Legal de la Dirección, mantener actualizada la información documental relativa a las propiedades inmuebles que posee el Ministerio.

19. Coordinar con las instancias técnicas competentes, la localización en sitio de las propiedades del Ministerio.

20. Con base en la información disponible, confeccionar y mantener un registro actualizado de los montos que por concepto de servicios municipales, debe pagar el Ministerio por las propiedades que posee o tiene en administración y gestionar lo necesario, ante las Gestorías correspondientes para que se mantengan al día los pagos indicados.

21. Cualquier otra función que le asigne la Jefatura del Departamento.

1. Unidad de Seguimiento y Control

2. Unidad de Diseño e Inspección

3. Unidad de Mantenimiento

   La Unidad de Seguimiento y Control tiene las siguientes funciones:

1. Coordinar con otras instituciones públicas, las acciones necesarias para solventar las necesidades de espacio físico del Ministerio.

2. Llevar un registro de los planos de construcción, tanto impresos como digitales y de planificación de obras y evaluación de necesidades del Ministerio.

3. Realizar las acciones necesarias para que los Directores de Dependencia tomen en cuenta en los anteproyectos de presupuesto las obras a ejecutar durante el período presupuestario, generando el plan de necesidades.

4. Realizar informes de control de los materiales utilizados, facturas tramitadas y tiempos de ejecución presupuestaria de cada proyecto.

5. Elaborar y recopilar la documentación requerida por las Oficinas de Cooperación Internacional para la obtención de cooperación en proyectos de infraestructura.

7. Diseñar las estrategias para reconocer, disminuir o eliminar los riesgos de los proyectos que se atienden, en todas sus etapas.

8. Coordinar los proyectos conjuntos con Municipalidades y otras organizaciones que justifican la construcción de las edificaciones del Ministerio e informar de los resultados de las gestiones a los Directores de Dependencia respectivos.

9. Realizar estudios de mercado y costos de proyectos de infraestructura.

10. Coordinar con la Asesoría Legal de la Dirección y/o la Dirección Jurídica del Ministerio, los aspectos legales que inciden en los proyectos de infraestructura hacendaría.

11. Realizar inspecciones, avalúos, diagnósticos y peritajes en los edificios, materiales y equipos del Ministerio.

12. Coordinar con el Departamento de Salud Ocupacional lo correspondiente a aspectos propios de la materia.

13. Cualquier otra función que le asigne la Jefatura del Departamento.

    La Unidad de Diseño e Inspección tiene las siguientes funciones:

1. Estudiar, valorar, formular y diseñar proyectos de construcción, remodelación, reparación y mantenimiento de infraestructura que requiera el Ministerio.

2. Asesorar a las Dependencias o Gestorías para la confección de carteles, planos y acciones mediatas para la realización de las obras y cuando se requiera la contratación de las mismas.

3. Coordinar con la Proveeduría Institucional lo referente a la contratación administrativa de las obras a desarrollar.

4. Supervisar y dar seguimiento a las obras en desarrollo y construcción, con el propósito de asegurarse la calidad referida en los términos de la contratación respectiva o del diseño pre elaborado.

5. Llevar un control de las actividades en ejecución, determinando y vigilando los estándares relativos a la obra o a la planta física.

6. Informar a las instancias correspondientes del Ministerio, sobre los alcances de calidad y estándares de las obras en supervisión.

7. Preparar informes de inspección de proyectos, de avance de obra y trámite de facturas de cobro y todos los detalles necesarios contenidos en los contratos de obra.

8. Realizar estudios para mejorar la infraestructura hacendaría, según los requerimientos de los Directores de Dependencia.

9. Emitir los informes técnicos para tramitar las facturas por avance de obra o conclusión de obra.

10. Aprobar las especificaciones técnicas de carteles para procesos de contratación administrativa de construcción y remodelación de obras, compra de aires acondicionados, rotulación de edificios, compra de estaciones de trabajo.

11. Elaborar planos constructivos de construcción según las diferentes especialidades, a saber: arquitectónicos, estructurales, eléctricos, mecánicos, así como de remodelación que así lo requiera la administración.

12. Elaborar la programación técnica de los proyectos.

13. Estudiar los sistemas eléctricos y de comunicación de los edificios que ocupan las Dependencias del Ministerio para canalizar y prevenir las necesidades tecnológicas.

14. Diseñar y coordinar, de acuerdo con las necesidades de infraestructura, la instalación de las redes eléctricas para los equipos electromecánicos, y los sistemas de iluminación, de tomacorrientes generales y especiales, generadores y cualquier otro equipo que se requiera en el Ministerio.

15. Inspeccionar las obras eléctricas de ingeniería que se contratan para el Ministerio.

16. Estudiar las condiciones físicas de las oficinas en donde se instalarán nuevas redes eléctricas y de comunicación, lo anterior conforme a las necesidades de cada Dependencia.

17. Velar por la seguridad y mantenimiento de las redes eléctricas y de comunicación.

18. Inspeccionar el cumplimiento de los requerimientos de calidad y buen uso de los materiales, tiempo y normas de seguridad en construcción.

19. Analizar los resultados de los estudios preliminares tales como estudio de capacidad de soporte del suelo, de infiltración; niveles freáticos, de resistencia de materiales y evaluar los resultados de dichas pruebas con el fin de determinar la factibilidad técnica de los diversos proyectos del Ministerio.

20. Emitir criterio técnico sobre las edificaciones en arrendamiento y/o posible uso por parte del Ministerio.

21. Cualquier otra función que le asigne la Jefatura del Departamento.

    La Unidad de Mantenimiento tiene las siguientes funciones:

1. Planear y organizar el mantenimiento preventivo, correctivo y de contingencias de los edificios propiedad del Ministerio en todo el país.

2. Ejecutar las remodelaciones que no son contratadas y mejoras requeridas de acuerdo con las políticas de modernización, restauración y organización de esta institución en los campos de: carpintería, albañilería, ebanistería, electricidad, cableado estructurado, fontanería, soldadura, pintura, comunicaciones y trabajos administrativos y de oficina.

3. Coordinar y ejecutar los trabajos correctivos de mantenimiento que soliciten los Directores de las Dependencias ubicadas en edificios propios del Ministerio.

4. Realizar los trámites necesarios para solicitar materiales requeridos a las Gestorías, a fin de atender los trabajos de mantenimiento solicitados.

5. Cualquier otra función que le asigne la Jefatura del Departamento.

1. Unidad de Programación y Control

2. Unidad de Licitaciones

3. Unidad de Escasa Cuantía

4. Unidad de Almacenamiento y Distribución

5. Unidad de Administración de Bienes

   La Unidad de Programación y Control tiene las siguientes funciones:

1. Consolidar, modificar y publicar el plan anual de compras del Ministerio

2. Planificar y programar las contrataciones de interés del Ministerio, estableciendo con precisión las condiciones generales, las especificaciones técnicas y las normas de calidad correspondientes.

3. Controlar y fiscalizar tanto la utilización de los procedimientos de contratación administrativa por parte de los funcionarios competentes, como el funcionamiento del subsistema de almacenamiento y distribución de bienes.

4. Actualizar los registros en el sistema de compras públicas e informar a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, cuando se tuviere conocimiento de la existencia de personas físicas o jurídicas afectadas por el régimen de prohibiciones.

5. Realizar evaluaciones del funcionamiento y operación de la Proveeduría Institucional y formular a la Jefatura del Departamento, las recomendaciones que al efecto estime pertinente.

6. Revisar las solicitudes de contratación (solicitud de inicio, contenido y clasificación presupuestaria, el cumplimiento de los requisitos previos, tipo procedimiento de contratación a seguir, según su naturaleza o monto).

7. Mantener controles sobre las contrataciones que se pacten y velar porque éstas se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos establecidos.

8. Brindar asesoría a los funcionarios que preparan las solicitudes de contratación, con el fin de velar porque se aplique la normativa vigente y las directrices en materia de contratación administrativa.

9. Llevar el control de los perfiles y accesos que solicitan los funcionarios del Ministerio para la gestión en sistemas que se relacionen con el Departamento.

10. Custodiar el archivo pasivo de las contrataciones para la actualización del expediente hasta su cierre.

11. Realizar el estudio y el informe para que se inicie el procedimiento de cobro por concepto de cláusula penal y multas por los incumplimientos contractuales.

12. Otras actividades propias de la gestión.

    La Unidad de Licitaciones tiene las siguientes funciones:

1. Programar, dirigir y tramitar los procedimientos de contratación administrativa relacionados con las licitaciones que por su complejidad requieran de un cartel más elaborado.

2. Efectuar los procedimientos de contratación administrativa por medio de los sistemas autorizados para tal efecto.

3. Elaborar carteles para las licitaciones en coordinación con los funcionarios técnicos de las Dependencias.

4. Realizar el análisis integral de ofertas y presentarlo a la Comisión de Adjudicaciones.

5. Preparar para la firma de la Dirección, cuando proceda, las resoluciones de adjudicación

6. Emitir las órdenes de compra o pedido una vez que el acto de adjudicación quede en firme.

7. Atender las solicitudes realizadas por los usuarios internos y externos, relacionadas con los procesos de contratación.

8. Brindar asesoría a los funcionarios del Ministerio, en materia de contratación administrativa mediante la aplicación de la normativa vigente, con el objetivo de responder en forma oportuna y satisfactoria a los requerimientos, y propiciar una adecuada gestión de los funcionarios, coadyuvando al desarrollo de las actividades encomendadas a las diferentes Dependencias.

9. Analizar la documentación y emitir resoluciones de adjudicaciones de las contrataciones por materia excepcionada y modificaciones contractuales.

10. Otras actividades propias de la gestión.

    La Unidad de Escasa Cuantía tiene las siguientes funciones:

1. Programar, dirigir y tramitar los procedimientos de contratación administrativa de escasa cuantía.

2. Efectuar los procedimientos de contratación administrativa por medio de los sistemas autorizados para tal efecto.

3. Elaborar carteles para las contrataciones de escasa cuantía en coordinación con los funcionarios técnicos de las Dependencias.

4. Realizar el análisis integral de ofertas y emitir las resoluciones de adjudicación correspondientes para la firma del (la) Proveedor (a) Institucional.

5. Emitir las órdenes de compra o pedido una vez que el acto de adjudicación ha quedado en firme.

6. Atender, las solicitudes realizadas por los usuarios internos y externos, relacionadas con los procesos de contratación.

7. Brindar asesoría a los funcionarios del Ministerio, mediante la aplicación de la normativa vigente en materia de contratación administrativa, con el objetivo de responder en forma oportuna y satisfactoria a los requerimientos, y propiciar una adecuada gestión de los funcionarios, coadyuvando al desarrollo de las actividades encomendadas a las diferentes dependencias que integran el Sistema.

8. Analizar la documentación y emitir resoluciones de adjudicaciones de las contrataciones por materia excepcionada de menor complejidad.

9. Otras actividades propias de la gestión.

   La Unidad de Almacenamiento y Distribución tiene las siguientes funciones:

1. Recibir y verificar las especificaciones técnicas de los bienes adjudicados en los procesos de contratación administrativa, contra los documentos respectivos.

2. Almacenar y custodiar, en condiciones físicas, técnicas y de seguridad apropiada y bajo un adecuado sistema de control e inventario, los bienes adquiridos por el Ministerio a través de los diferentes procedimientos de contratación administrativa.

3. Distribuir, con arreglo a un sistema de control eficiente, los bienes señalados en el párrafo anterior.

4. Elaborar un inventario mínimo una vez al año de los suministros y bienes que tienen en custodia en el Almacén.

5. Realizar estudios especiales en cuanto al almacenamiento de bienes para conocer las mejores prácticas a nivel mundial, en procura de conservar el inventario en óptimas condiciones.

6. Llevar un registro de los movimientos de salidas de los bienes y suministros por Programas, a efectos de conocer la rotación real de inventarios.

7. Las demás funciones que le asignen sus superiores jerárquicos o el ordenamiento jurídico.

   La Unidad de Administración de Bienes tiene las siguientes funciones:

1. Llevar el control de todos los bienes patrimoniales del Ministerio de Hacienda.

2. Administrar el sistema de información que corresponda, registrando, actualizando y dando de baja a los bienes.

3. Elaborar un inventario permanente de todos los bienes propiedad del Ministerio y dar seguimiento a dicho Inventario manteniéndolo actualizado, conforme a los criterios técnicos establecidos al efecto del cual deberá mantener informado a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

4. Elaborar informes periódicos del inventario de bienes del Ministerio respectivo para su remisión a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

5. Realizar las conciliaciones entre los sistemas de información que correspondan, autorizados por los entes rectores.

6. Realizar avalúos de bienes en desuso, cuando así lo requiera el Ministerio.

7. Integrar la Comisión de Recomendación de Donaciones.

8. Buscar y seleccionar instituciones aptas de recibir donaciones de bienes que el Ministerio disponga para este fin.

9. Desechar los bienes en mal estado, empleando las mejores prácticas ambientales para minimizar cualquier efecto negativo ambiental, atendiendo los lineamientos emitidos por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

10. Custodiar la bodega que se tiene en el Ministerio para los bienes en desuso hasta que se realice todo el proceso de baja correspondiente.

11. Las demás funciones que le asignen sus superiores jerárquicos o el ordenamiento jurídico.

    Se detallan además, las siguientes funciones a cargo de la jefatura del Departamento, para cuyo cumplimiento se contará con el personal idóneo:

1. Participar activamente en reuniones con las demás Direcciones del Ministerio, para asesorar en materia de contratación administrativa.

2. Participar en las Comisiones de Recomendación de Adjudicación con voz y voto.

3. Resolver los recursos de objeción al cartel y de revocatoria de las resoluciones de adjudicación.

4. Dictar, en las contrataciones directas de materia excepcionada la resolución de adjudicación.

5. Tramitar y preparar para firma del (la) Ministro (a), o en quien éste (a) delegue, el procedimiento de rescisión y resolución de contratos.

6. Realizar el procedimiento administrativo para imponer a los Contratistas, las sanciones que se deriven del incumplimiento contractual. De imponerse una sanción, deberá comunicarlo al Registro de Proveedores de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, previa observancia del debido proceso.

7. Realizar los procedimientos para la ejecución de las garantías.

8. Realizar el procedimiento correspondiente para el cobro de cláusulas penales, multas y daños y perjuicios que ocasionen los contratistas.

9. Tramitar y resolver las solicitudes que los contratistas planteen en ejecución contractual, relacionadas con cambio de marca, modelo del bien adjudicado, prórroga de plazos de entrega derivados de cualquier tipo de procedimiento de contratación administrativa.

10. Otras actividades propias de la gestión.

1. Unidad de Gestión del Potencial Humano

2. Unidad de Asesoría Legal

3. Unidad Financiera y Contratación Administrativa

4. Unidad de Servicios, Almacenamiento y Control de Bienes

   Las Unidades tienen asignadas funciones operativas y obedecen a procedimientos y lineamientos técnicos de los otros Departamentos que integran la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa y Financiera y la Asesoría Legal, en cumplimiento de la normativa vigente.

   Unicamente la Gestoría de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, Centro de Investigación y Formación Hacendaría, Tribunales Fiscal Administrativo y Tribunal Aduanero Nacional no cuenta con Unidad de Asesoría Legal, pero si con personal de apoyo para atender esta labor.

   En la Gestoría de la Administración Superior y Area de Egresos se fusionan en una sola Unidad las funciones de Servicios y Almacenamiento y Control de Bienes.

   La Unidad de Gestión del Potencial Humano tiene las siguientes funciones:

1. Tramitar, aprobar y registrar en el sistema de información que corresponda, los arreglos de pago.

2. Tramitar y registrar para el pago correspondiente, el tiempo extraordinario laborado por los funcionarios.

3. Determinar las necesidades presupuestarias para garantizar el contenido económico en las diferentes subpartidas de salarios de las Dependencias a su cargo.

4. Elaborar y registrar los movimientos de personal y pago de diferencias salariales en el sistema de información (INTEGRA) o el que corresponda.

5. Actualizar el Sistema de la Contraloría General de la República con la inclusión de los funcionarios que están afectos a la Ley No. 8422 Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública.

6. Mantener actualizada la información relacionada con las cauciones que deben rendir los funcionarios afectos a la declaración de bienes, de acuerdo a la normativa vigente.

7. Controlar que los funcionarios a quienes se les recargan funciones, cumplan con los requisitos establecidos en los manuales de puestos.

8. Elaborar los pedimentos de personal de los puestos de la(s) Dependencias a su cargo.

9. Tramitar las temas y nóminas de puestos de las Dependencias y coordinar con jefaturas las entrevistas.

10. Tramitar la evaluación de los períodos de prueba de los funcionarios.

11. Reportar quincenalmente al Departamento de Gestión del Potencial Humano los nombramientos y ascensos interinos.

12. Colaborar con el Departamento de Gestión del Potencial Humano en las diferentes etapas de concursos internos y externos.

13. Suministrar la información de nuevos funcionarios al Centro de Investigación y Formación Hacendaría, para los procesos de inducción.

14. Tramitar reajustes de sobresueldo en el sistema de información correspondiente.

15. Elaborar de Contratos de Dedicación Exclusiva y sus adendas.

16. Tramitar reclamos administrativos por diferencias salariales dejadas de percibir de funcionarios activos e inactivos.

17. Actualizar la estructura funcional de ubicación de los puestos, en el sistema de información correspondiente, según los procedimientos establecidos.

18. Actualizar de módulo de vacaciones y de saldos de vacaciones legales en el sistema de información correspondiente, de las Dependencias a su cargo.

19. Coordinar y tramitar los traslados y/o ascensos interinstitucionales.

20. Tramitar nombramientos a plazo fijo.

21. Procesar en el sistema de información correspondiente la información relacionada con la evaluación de desempeño de los funcionarios de las Dependencias a su cargo.

22. Verificar los requisitos y elaborar estudios para determinar la procedencia de reubicaciones de puestos de acuerdo a los lineamientos emitidos por el Departamento de Gestión del Potencial Humano.

23. Elaborar las resoluciones para atender los recursos de revocatoria contra actos del Departamento de Gestión del Potencial Humano, que presenten funcionarios de las Dependencias a su cargo.

24. Gestionar ante el Departamento de Gestión de Potencial Humano todos los incidentes que presente el sistema de información correspondiente.

25. Registrar en el sistema de información correspondiente el cambio de cuenta cliente para servidores de primer ingreso.

26. Detectar, calcular y cobrar acreditaciones salariales que no corresponden y remitirlas al Departamento de Gestión del Potencial Humano.

27. Actualizar el expediente electrónico de los funcionarios en el sistema de información correspondiente.

28. Cualquier otra función que determine el Departamento de Gestión del Potencial Humano.

    La Unidad de Asesoría Legal tiene las siguientes funciones:

1. Atender consultas de funcionarios en forma escrita, personal, telefónica y/o por correo electrónico, brindándole información en materia administrativa.

2. Preparar para firma del Director de Dependencia resoluciones para: el otorgamiento de licencias con goce y sin goce de salario menores a un mes: resoluciones de exoneración de marca; resoluciones de reubicaciones de puestos a lo interno de la Dependencia; resoluciones de recargos de funciones; resoluciones de contestación de recursos de revocatoria contra actos administrativos emitidos por dicho jerarca, en materia administrativa; resoluciones para la contestación de Recursos de Amparo y mandamientos judiciales, en materia administrativa; resoluciones de cambios de horario

3. Realizar las formalizaciones contractuales para firma del Director de Dependencia, producto de procedimientos de contratación administrativa.

4. Dar asesoría legal en materia administrativa y financiera en coordinación con los Jefes de Departamento que conforman la Dirección, para el Director de Dependencia y funcionarios que la integran.

5. Realizar investigaciones preliminares y conformar órganos directores de procedimientos para investigar asuntos relacionados con la materia disciplinaria y presentar los informes respectivos al Director de Dependencia.

6. Tramitar y elaborar acuerdos de viajes al exterior.

7. Elaborar los informes de hechos para la tramitación de gestiones de despido.

8. Tramitar las cesiones, rescisiones y/o resoluciones de contratos administrativos producto de procedimientos de contratación administrativa.

9. Redactar y proponer para firma de los Jerarcas Institucionales Convenios interinstitucionales.

10. Cualquier otra función que determine la Asesoría Legal de la Dirección.

    La Unidad Financiera y Contratación Administrativa tiene las siguientes funciones:

1. Ejecutar las políticas emanadas por las autoridades superiores en materia de gasto.

2. Coordinar y elaborar con el Director de programa o subprograma presupuestario, según corresponda y presentar al Departamento Financiero, la programación financiera y el flujo efectivo de la ejecución del presupuesto en la primera semana del mes de diciembre de cada año.

3. Velar por la correcta ejecución de la programación financiera definitiva, una vez autorizada por la Dirección General de Presupuesto Nacional y la Tesorería Nacional.

4. Elaborar la solicitud de inicio para los procesos de contratación administrativa y trasladar al Director de programa o subprograma presupuestario o funcionario autorizado en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) o el sistema de información que lo sustituya, para su inclusión y posterior traslado a la Proveeduría Institucional.

5. Recibir y tramitar las facturas originadas en procesos de adquisición de bienes y servicios y verificar que las mismas cumplan con la normativa vigente para su trámite.

6. Tramitar, ante la Imprenta Nacional, las publicaciones que el programa o subprograma requiera y llevar el control de facturación y pago de los servicios contratados a dicha institución.

7. Llevar el control de la vigencia y vencimientos de los contratos originados en procedimientos de contratación administrativa.

8. Tramitar las solicitudes de reajustes y revisión de precios solicitados por los contratistas.

9. Realizar estudios para determinar el comportamiento del gasto en las diferentes partidas y subpartidas presupuestarias y determinar posibles fallantes para proponer al Director de programa o subprograma presupuestario las modificaciones presupuestarias.

10. Formular en coordinación con el Director de programa o subprograma el Anteproyecto de Presupuesto y trasladarlo al Departamento Financiero.

11. Coordinar con el Director de programa o subprograma presupuestario la elaboración del informe de evaluación presupuestaria.

12. Tramitar las facturas para el pago por compra de bienes y servicios, de conformidad con la normativa vigente en la materia.

13. Preparar para firma del Director de programa o subprograma presupuestario los informes relacionados con incumplimientos contractuales de los contratistas para su presentación ante la Proveeduría Institucional.

14. Preparar para firma del Director de programa o subprograma presupuestario y presentar ante el Departamento Financiero las solicitudes que se requieran para la compra de bienes o servicios con cargo a caja chica, de acuerdo con las disposiciones legales, reglamentarias y procedimientos aplicables.

15. Tramitar los reintegros de caja chica que se remitan para la respectiva firma del Director de programa, o subprograma presupuestario o funcionario autorizado.

16. Revisar y tramitar oportunamente las solicitudes de viáticos tanto al exterior como al interior del país.

17. Velar porque los administradores de los contratos den el debido seguimiento y control para la correcta ejecución de contrataciones administrativas.

18. Coordinar con el Departamento de Ingeniería y Arquitectura de la Dirección y con la Dirección de Tecnología de Información y Comunicación del Ministerio, la elaboración de documentos tales como especificaciones técnicas, diseños arquitectónicos, para el inicio y/o continuidad de contrataciones administrativas.

19. Solicitar inclusiones de códigos de bienes o servicios en el sistema de compras, ante el ente rector, cuando los mismos no se encuentren habilitados en dicho sistema.

20. Elaborar en conjunto con el Director de Dependencia a su cargo, el plan anual de compras para ser remitido a la Proveeduría Institucional para su consolidación y publicación y preparar para firma del Director de Dependencia las modificaciones que se requieran a dicho plan durante el año.

21. Preparar informes que solicite el Director de Dependencia a su cargo.

22. Preparar informes para firma del Director y remitir a la Proveeduría Institucional a fin de que se liberen las garantías de cumplimiento de contrataciones que llegaron a sus vencimientos.

23. Llevar el control de las órdenes de pedido y reservas de toda contratación realizada por el programa o subprograma presupuestario, para verificar los tiempos de entrega para el cobro de las multas y el trámite respectivo para la emisión de las nuevas órdenes o reservas.

24. Gestionar la compra de boletos aéreos.

25. Gestionar las compras de bienes y servicios por medio del Convenio Marco.

26. Llevar los controles de gasto de cada una de las subpartidas presupuestarias y comparar con los controles que lleva el Departamento Financiero.

27. Solicitar las reservas de recursos en aquellas subpartidas que permitan su ejecución con dicho documento presupuestario.

28. Analizar y tramitar si proceden, los reclamos de pago de los contratistas.

29. Revisar y analizar el curso de cada trámite para determinar caducos ya sea de saldos en reservas de recursos o bien en órdenes de pedido por remanentes o faltas de entrega según corresponda.

30. Realizar una vez al año las acciones para la confección del informe de compromisos no devengados.

31. Presentar ante el Departamento Financiero las solicitudes de redistribución de cuota de las diferentes partidas y subpartidas presupuestarias sin es necesario, una vez firmadas por el Director de Dependencia.

32. Proyectar los gastos de materiales y suministros para el año siguiente, a efectos de que sean incluidos en el anteproyecto de presupuesto.

33. Realizar los trámites necesarios para reparación de los bienes asignados a las Dependencias a su cargo.

34. Determinar las proyecciones de consumo de bienes y suministros de convenio marco, autorizados por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa para un período determinado y remitirlo a la Proveeduría Institucional.

35. Cualquier otra función que determine el Departamento Financiero y la Proveeduría Institucional.

    La Unidad de Servicios, Almacenamiento y Control de Bienes tiene las siguientes funciones:

1. Llevar el control de los números de teléfono, medidores de agua, luz y servicios públicos de las Dependencias a su cargo.

2. Tramitar la autorización para el uso de vehículos oficiales (zarpes) y tarjetas de circulación en horario no hábil.

3. Controlar la salida y llegada de vehículos oficiales en el sistema de información correspondiente.

4. Coordinar y llevar el control de todas las pólizas de seguros que corresponden a las Dependencias a su cargo, verificando que las mismas se mantengan al día en su vigencia.

5. Velar por el mantenimiento y tramitar las solicitudes de reparación de averías de vehículos oficiales y requerimientos para la adquisición de unidades de transporte, preparando los informes requeridos.

6. Prestar servicio de transporte de personas, objetos, materiales y documentos.

7. Asignar vehículos para giras, según control establecido.

8. Controlar los espacios de parqueas y la maximización de su uso.

9. Dar apoyo al Departamento de Servicios Generales, cuando dicho Departamento no cuente con vehículos disponibles para atender un servicio solicitado.

10. Participar en acciones conjuntas con el Departamento de Servicios Generales que permita identificar incumplimientos en la normativa de vehículos oficiales.

11. Velar por la sana administración de los servicios de seguridad privada (cumplimiento de deberes, rotación y roles establecidos), de acuerdo con los contratos suscritos con las empresas.

12. Proponer requerimientos y necesidades para la dotación de los servicios de seguridad y vigilancia privada, en coordinación con el Departamento de Servicios Generales.

13. Realizar el monitoreo de los circuitos cerrados de televisión en caso de que estos existan en las Dependencias a su cargo, a través de los funcionarios enlace en cada Dependencia.

14. Velar por la sana administración de los servicios internos y privados de la limpieza, higiene y misceláneos en las instalaciones, dando seguimiento a la ejecución de contratos de servicio.

15. Proponer requerimientos y necesidades para la dotación de los servicios de limpieza e higiene.

16. Brindar el servicio de notificación de documentos, cuando se requiera.

17. Coordinar con el Departamento de Servicios Generales la dotación de servicios públicos y privados como telefonía, electricidad, agua, que sean requeridos por las Dependencias a su cargo.

18. Brindar servicios de información, atención y orientación del usuario externo e interno.

19. Proveer a los visitantes de la identificación para el ingreso a las instalaciones.

20. Coordinar con el área de seguridad lo pertinente al ingreso a las instalaciones.

21. Mantener registros actualizados de visitantes a las instalaciones.

22. Coordinar con el Departamento de Servicios Generales aspectos a mejorar relativos a los servicios de información.

23. Coordinar con el Departamento dé Servicios Generales y órganos competentes aspectos relevantes en materia de comunicación, radio operación, centrales telefónicas.

24. Preparar informes al Departamento de Servicios Generales en materia vehicular, y alas distintas Dependencias, a cargo de la Gestoría.

25. Llevar el control presupuestario del gasto del combustible y las proyecciones respectivas.

26. Revisar y remitir al Departamento Financiero la factura de combustible especial mensualmente.

27. Realizar las gestiones correspondientes para solicitar al Departamento de Servicios Generales los requerimientos necesarios para compra de combustible y pago de servicios revisiones técnicas de los vehículos asignados a las Dependencias a su cargo.

28. Llevar el control y autorización del tiempo extraordinario de choferes destacados en la Gestoría respectiva.

29. Programar la asignación de los vehículos de conformidad con la disponibilidad de conductores, de vehículos, restricción vehicular, según el servicio solicitado.

30. Gestionar los permisos para conducir vehículos ante el Departamento de servicios Generales.

31. Tramitar los permisos de funcionamiento y/o sanitarios que requieran las dependencias, ante las distintas instituciones públicas.

32. Trámite y aprobación de requisiciones mediante el sistema de información correspondiente que solicitan las diferentes Dependencias del Ministerio, a fin de entregarles los suministros y bienes que se encuentren almacenados de acuerdo a sus necesidades.

33. Realizar y actualizar anualmente el inventario físico de los bienes asignados a las Dependencias a cargo de la Gestoría.

34. Participar, junto con el personal de la Proveeduría Institucional, en las destrucciones de suministros que han expirado su vida útil cuando se les solicite.

35. Registrar en el sistema de información correspondiente todos los movimientos de bienes generados por traslado, préstamo, asignación, devolución o reasignación en las Dependencias a cargo.

36. Reportar a la Proveeduría Institucional, de conformidad con los lineamientos emitidos por ésta, con la firma del Director de Dependencia, el listado de bienes en desuso solicitando la baja de los mismos.

37. Coordinar la logística para traslados, custodia, clasificación, avalúos, de bienes en desuso y participar en la destrucción de bienes y donaciones de la Dependencia a su cargo.

38. Llevar el control y seguimiento actualizado, a través de un inventario permanente, de todos los bienes de la Dependencia a su cargo.

39. Velar porque todos los bienes de las Dependencias a su cargo, estén debidamente registrados como activos del Ministerio, de acuerdo con su identificación y asignación.

40. Enviar a la Proveeduría Institucional la documentación completa que demuestre el cumplimiento de los requisitos para la baja de bienes, de conformidad con el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central.

41. Coordinar con dependencias externas u otros Ministerios, para la recepción, asignación y control de bienes donados o trasladados por esas entidades al Ministerio.

42. Informar sobre la existencia de bienes y suministros para ser utilizados, trasladados o donados a otras Dependencias del Ministerio.

43. Cualquier otra función que determine el Departamento de Servicios Generales y la Proveeduría Institucional.

1. Asesorar a las autoridades superiores en materia de competencia de la Dirección.

2. Proponer las directrices requeridas para la adecuada ejecución de las actividades relacionadas con los procedimientos administrativos originados en asuntos disciplinarios y cobro de sumas adeudadas por funcionarios del Ministerio, en coordinación con la Dirección Jurídica del Ministerio.

3. Atender los recursos de revocatoria que se presenten, contra cualquier acto relacionado con las actividades de los Departamentos que conforman la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa y Financiera, y preparar, para su remisión ante el superior, el expediente administrativo, cuando deba atenderse la apelación en subsidio.

4. Velar por la correcta aplicación de la normativa vigente en materia de competencia de la Dirección.

5. Apoyar en la realización de investigaciones preliminares relacionadas con las faltas cometidas por los funcionarios de la Dirección y de las otras Dependencias del Ministerio.

6. Brindar la asesoría legal a los diferentes Departamentos que conforman la Dirección, así como a los Directores de Dependencia y a los funcionarios del Ministerio en materia propia de su competencia.

7. Preparar para firma del funcionario correspondiente la respuesta a mandamientos judiciales, recursos de amparo, amparos de legalidad y amparos laborales relacionados con materia administrativa y financiera, que se remitan a trámite a la Dirección o a alguno de sus Departamentos.

8. Preparar para la firma del Director (a) las directrices o lineamientos en materia de la competencia de la Dirección y velar por su cumplimiento.

9. Realizar los estudios y preparar los proyectos de resolución para el otorgamiento de derechos solicitados por los funcionarios del Ministerio, tales como licencias o permisos, que se encuentren en el ámbito de competencia de la Dirección, para la firma de la autoridad competente.

10. Emitir criterios que se soliciten por cualquiera de las Dependencias y funcionarios del Ministerio, relacionados con materia propia de la Dirección, los cuales serán facultativos y no vinculantes.

11. Llevar a cabo estudios legales relacionados con los procesos de contratación y adquisición de bienes y servicios del Ministerio.

12. Velar por que las Unidades Legales de las Gestorías Administrativas y Financieras, contempladas en el artículo 10 de este Reglamento, ejecuten de forma adecuada las políticas y lineamientos que se emiten para el cumplimiento de las funciones asignadas.

13. Atender consultas que le realicen funcionarios del Ministerio o usuarios externos brindándole información en materia administrativa.

14. Integrar comisiones de trabajo y participar en reuniones para asesorar sobre la ejecución de proyectos, planes y programas, con el fin de mejorar el desempeño de los procesos involucrados.

15. Emitir los criterios técnicos que requiera la Dirección para realizar consultas ante los órganos rectores, la Procuraduría General de la República o la Contraloría General de la República, en estos últimos dos casos, en coordinación con la Dirección Jurídica del Ministerio.

16. Recopilar y mantener actualizada la normativa en materia propia de la Dirección.

17. Evaluar y recomendar la correcta aplicación de normas técnicas y legales, así como la correcta ejecución de actos administrativos en materia de su competencia, por parte de otras Dependencias del Ministerio de Hacienda, a efecto de unificar criterios.

18. Tramitar las renuncias de los funcionarios (as) del Ministerio de Hacienda para firma de la Dirección.

19. Preparar para firma de los funcionarios competentes, las resoluciones de reubicación de los funcionarios del Ministerio tanto a lo interno como a lo externo de la Institución.

20. Preparar para firma de los funcionarios competentes las resoluciones de recargo de funciones y de asignación de tareas según el artículo 120 del Reglamento del Estatuto del Servicio Civil.

21. Instruir los procedimientos administrativos en materia disciplinaria y/o cobro de sumas giradas de más en los que se encuentran involucrados funcionarios(as) que laboran en las diferentes Dependencias del Ministerio.

22. Realizar la revisión de aspectos de legalidad en cuanto a forma de las resoluciones administrativas y judiciales de pago que ingresan al Departamento Financiero y/o del Departamento de Gestión del Potencial Humano del Ministerio.

23. Preparar proyectos de Decretos y Circulares en materia administrativa.

24. Realizar estudios e investigaciones relacionadas con procesos donde se requiere asesoría legal, en materia de competencia de la Dirección.

25. Llevar a cabo gestiones legales relacionadas con bienes inmuebles que pertenecen al Ministerio, ante la Procuraduría General de la República, Notaría del Estado y Registro Nacional.

26. Realizar estudios de los expedientes judiciales que han generado algún tipo de gravamen o anotación sobre los inmuebles pertenecientes al Ministerio.

27. Preparar para la firma de la Dirección, las gestiones necesarias para el levantamiento de gravámenes y anotaciones sobre los inmuebles pertenecientes al Ministerio, así como para la inscripción de documentos originados en funciones de la Dirección.

28. Preparar y tramitar desahucios administrativos y dar seguimiento a dicho procedimiento entablando los recursos administrativos procedentes hasta que se ponga en posesión al Ministerio, de las propiedades correspondientes.

29. Realizar informes a solicitud del Director(a) y de los jefes de Departamento en materias específicas que se soliciten.

30. Revisar la legalidad de las formalizaciones contractuales originadas en procedimientos de contratación administrativa promovidas por el Ministerio.

31. Realizar la verificación de legalidad de los contratos que por su monto requieren el refrendo contralor.

32. Otorgar la autorización interna para la ejecución de contratos excluidos del refrendo contralor, realizando la revisión de aspectos de legalidad de los contratos y verificando el cumplimiento de los requisitos legalmente establecidos, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de Refrendos de la Contraloría General de la República.

33. Revisar la legalidad de los convenios interinstitucionales que sean de interés de la Dirección promovidos por ésta.

34. Realizar la revisión de aspectos de legalidad en cuanto a forma de las cesiones de pago de facturas que ingresan al Departamento Financiero.

35. Preparar para firma de la Dirección y del funcionario (a) respectivo, los contratos para asignación de aparatos celulares propiedad del Ministerio, así como la rescisión de dichos contratos cuando corresponda.

36. Revisar los acuerdos de viaje elaborados por las Unidades Legales de las Gestorías para firma del jerarca institucional, a fin de que cumplan con la normativa institucional.

37. Revisar y actualizar los manuales de procedimientos aplicables a la Asesoría Legal y Unidades Legales de las Gestorías en coordinación con los jefes de dichas Unidades, adecuándolos a los cambios que se presenten según la normativa vigente y jurisprudencia nacional relacionada con la materia.

38. Cualesquiera otras actividades relacionadas con la materia de su competencia que le asigne el (la) Director(a) o el (la) Subdirector (a) según corresponda.

1. Establecer, coordinar y actualizar las diferentes necesidades del personal del Ministerio, con relación al servicio de médico de empresa.

2. Ofrecer a los funcionarios del Ministerio atención en salud para mejorar su nivel, desde el punto de vista biopsicosocial.

3. Ejecutar y coordinar todas las actividades y servicios que se brinden a los funcionarios en Medicina General, Ginecología, Obstetricia, Nutrición, Psicología, Odontología y Enfermería, de acuerdo con las posibilidades de recursos con que cuente el Ministerio.

4. Remitir al Departamento de Gestión del Potencial Humano los informes de incapacidades.

5. Cumplir todas las disposiciones que emita la Caja Costarricense del Seguro Social en lo que competa al Sistema de Médico de Empresa.

6. Cualesquiera otras actividades relacionadas con la materia de su competencia que le asigne el (la) Director (a) o el (la) Subdirector (a) según corresponda.

1. Dar asesoría a las Dependencias que conforman el Ministerio para la toma de decisiones que involucren temas ambientales.

2. Verificar el cumplimiento en las Dependencias del Ministerio de los lineamientos que, en materia ambiental se hayan emitido a nivel país y comunicar al Director de la Dependencia correspondiente, con la finalidad que este priorice las acciones correctivas a tomar.

3. Presentar informes semestrales a la Dirección sobre la gestión realizada.

4. Remitir al Centro de Investigación y Formación Hacendaría del Ministerio los requerimientos de formación y capacitación en temas ambientales que requieren ser impartidos a los funcionarios del Ministerio.

5. Velar por mantener una mejora continua en el tema de gestión ambiental en el Ministerio.

6. Estudiar, planear y evaluar la gestión en materia ambiental que se realiza en las Dependencias del Ministerio.

7. Elaborar e implementar indicadores adecuados que sirvan para medir la gestión ambiental del Ministerio.

8. Coordinar y evaluar los proyectos ambientales que se realicen en las Dependencias que conforman el Ministerio.

9. Documentar todos los procesos que se realizan en la Unidad.

10. Monitorear los impactos ambientales que genera el Ministerio en cada una de sus Dependencias, y proponer medidas preventivas para mitigar los impactos detectados, así como prevenir la generación de nuevos impactos ambientales negativos.

11. Proponer soluciones técnicas preventivas y/o mitigables a problemas ambientales específicos, en las dependencias del Ministerio.

12. Informar trimestralmente a la Dirección sobre las recomendaciones técnicas preventivas y/o mitigables a problemas ambientales específicos, en las dependencias del Ministerio.

13. Consolidar la información remitida por las Dependencias del Ministerio, para la elaboración de informes semestrales en acatamiento de los lineamientos emitidos por los Ministerios rectores para la elaboración de programas de gestión ambiental institucional en el país.

14. Elaborar las matrices de seguimiento de los Programas de Gestión Ambiental Institucional de aquellos edificios que se han evaluado y remitirlo semestralmente a la Dirección General de Calidad del Ministerio del Ambiente y Energía.

"ARTÍCULO 1. Para los efectos del presente decreto, entiéndase como Dependencias de este Ministerio, las siguientes:

m) Oficialía Mayor y Dirección Administrativa y Financiera"

Dado en la Presidencia de la República, San José, a los doce días del mes de abril del dos mil veintiuno.