Decreto Nº 44427 - N° 44427-MJP EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y EL MINISTRO DE JUSTICIA Y PAZ
| Fecha de publicación | 19 Abril 2024 |
| Número de registro | D44427 – IN2024857990 |
| Emisor | Poder Ejecutivo |
N° 44427-MJP
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Y EL MINISTRO DE JUSTICIA Y PAZ
En uso de las facultades que les confieren los incisos 3) y 18) del artículo 140 y el artículo 146 de la Constitución Política; en los artículos 11, 13, 25, 27, 28 inciso 2) acápite b) y g) de la Ley General de la Administración Pública, Ley 8131 Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, artículos 22 y 23, los artículos 2 y 5 de la Ley Orgánica del Ministerio de Justicia y Paz, Ley número 6739 del 28 de abril de 1982 y sus reformas; el artículo 3 inciso g) de la Ley General de Contratación Pública, Ley número 9986, del 31 de mayo del 2021; el artículo 12 y el Transitorio V del Reglamento a la Ley de la Contratación Pública, Decreto Ejecutivo número 43808-H, del 30 de noviembre del 2022, Reglamento General del Fondo de Cajas Chicas; Decreto Ejecutivo número 32874, del 10 de noviembre del 2005, el Instructivo para la Operativización del Proceso de Visado que se constituye en Aspectos mínimos a considerar en el Análisis de los Documentos de Ejecución Presupuestaria en dicho Proceso y el Reglamento de Organización Administrativa del Ministerio de Justicia y Paz, Decreto Ejecutivo N° 41109 del 21 de mayo de 2018.
Considerando:
I.—Que la Ley General de Contratación Pública, número 9986, publicada en el Alcance número 109 a La Gaceta número 103 del 31 de mayo del 2021, dispone en su artículo 3, inciso g) como excepción a los procesos ordinarios de contratación las “… compras realizadas con fondos de caja chica que sean indispensables e impostergables, siempre y cuando no excedan el diez por ciento (10%) del monto fijado para la licitación reducida, conforme lo disponga el reglamento de esta ley.”
II.—Que por disposición expresada en el artículo 12 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, Decreto Ejecutivo número 43808-H, publicado en el Alcance número 258, de La Gaceta número 229, del 30 de noviembre del 2022, se regula las compras por medio del Fondo de Caja Chica con el fin de asegurar un manejo adecuado de estos fondos públicos, de conformidad con la normativa aplicable y en atención de las necesidades y obligaciones de cada entidad. Asimismo, determina como obligación de institución “...establecer las disposiciones institucionales que atiendan la proyección deflujo de caja de los gastos menores a sufragar y determinen los responsables del manejo del Fondo de Caja Chica; así como establecer un procedimiento institucional de operación y los correspondientes mecanismos de control, atendiendo las disposiciones de la Ley General de Contratación Pública.”
III.—Que fundamentados en lo establecido en los transitorios V y VI del reglamento en cita, la administración tiene un plazo de doce meses naturales a partir de la entrada en vigencia del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública para implementar el presente Reglamento para la Gestión del Fondo de Caja Chica.
IV.—Que de acuerdo al artículo 22 del Reglamento de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos en cada órgano componente de la Administración Central, existirá una Unidad encargada de la administración financiera, que dependerá administrativamente de la jerarquía formal del órgano de que se trate, y técnicamente del Ministerio de Hacienda.
V.—Que de conformidad con lo establecido en el artículo 23 del Reglamento de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, específicamente el inciso h), tipifica que las Unidades Financieras deben administrar la caja chica que hubiere autorizado la Tesorería Nacional, de conformidad con las disposiciones que se establezcan para tal efecto.
VI.—Que de acuerdo a la estructura institucional en vigencia del Ministerio de Justicia y Paz, dentro de la estructura del Departamento Financiero se encuentra la Unidad de Tesorería, misma que lleva el control del Fondo de Caja Chica. Por tanto,
Decretan:
REGLAMENTO PARA LA GESTIÓN DEL FONDO
DE LA CAJA CHICA EN EL MINISTERIO
DE JUSTICIA Y PAZ
CAPÍTULO 1
Disposiciones generales
Artículo 1º—La finalidad del presente Reglamento es regular la creación, manejo, custodia y cierre de los Fondos Fijos de Caja Chica del Ministerio de Justicia y Paz, incluyendo la Procuraduría General de la República.
Artículo 2º—El Departamento Financiero junto a la Unidad de Tesorería será el encargado de velar por el fiel cumplimiento del presente Reglamento, así como en la Procuraduría General de la República y centros de trabajo donde existan fondos de Caja Chica.
Artículo 3º—Para la operacionalización del presente reglamento, el Departamento Financiero del Ministerio de Justicia y Paz emitirá y mantendrá actualizados los procedimientos necesarios en aras de facilitar el uso eficiente y oportuno del fondo de Caja Chica, bajo principios de racionalidad y proporcionalidad,
CAPÍTULO 2
Definiciones del fondo fijo de caja chica
Artículo 4º—Se emiten las siguientes definiciones que respaldan este reglamento:
Caja Chica: Se constituye por los anticipos de recursos que concede la Tesorería Nacional, siempre que no excedan el diez por ciento (10%) del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario, para la adquisición de bienes y servicios, que se consideren impostergables, indispensables y menores, con base a lo estipulado en el artículo 36 de la Ley General de Contratación Pública.
Servicios no personales: Servicios realizados a la Administración Pública, son los prestados por cualquier persona física o jurídica sin relación laboral directa (ajena al Sector Público).
Materiales y suministros: Bienes requeridos para la prestación de bienes y servicios para el desempeño de las actividades administrativas.
Bienes duraderos: Bienes de consumo con una vida útil de tiempo prolongado, se utilizan en gran número de ocasiones siendo su desgaste lento.
Dichos fondos operarán mediante el esquema de fondo fijo con la plataforma de Tesoro Digital de la Tesorería Nacional.
Fondo de caja chica de centro de trabajo: Pequeños fondos autorizados por la Tesorería Nacional en distintos centros de trabajo, que operan bajo el esquema de fondo fijo mediante la plataforma de Tesoro Digital de la Tesorería Nacional.
Gasto menor: Para definir el concepto gasto menor lo separaremos en dos tipos de fondos de caja chica. Para el fondo de caja chica ubicado en oficinas centrales y el de la Procuraduría General de la República, el gasto menor será aquel que no exceda el diez por ciento (10%) del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario, para la adquisición de bienes y servicios, regulado en el artículo 36 de la Ley General de Contratación Pública.
Para el caso de los fondos de caja chica de centros penales el monto máximo a utilizar por cada compra no deberá de exceder del treinta por ciento (30%) del monto definido para cada fondo.
Gasto indispensable: Aquellos gastos que sean de primera necesidad, es un producto o servicio que se considera esencial para el cumplimiento de objetivos de la institución, y sin los cuales se impediría la realización del objeto social.
Gasto impostergable: Aquellos que no se puede retrasar, o no se pueden dejar para realizarlos de manera posterior, por lo tanto, debe realizarse en tiempo y forma. Un gasto impostergable debe haber sido planificado de previo en la institución y estar incluido dentro del plan de compras.
Gastos de viaje y transportes en el territorio nacional: Suma destinada a la atención de gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que los entes públicos reconocen a sus servidores cuando estos deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo. Se tramitarán por caja chica estos gastos siempre y cuando la realización de la gira obedezca a una situación impredecible e indispensable, por lo cual no debe postergarse la realización de la misma, ya que pondría en riesgo las metas y objetivos definidas por la Institución. Esta excepción se podrá gestionar únicamente con la aprobación expresa del máximo jerarca del Ministerio de Justicia y Paz, viceministros(as) y, el Procurador(a) General de la República. Dicho pago sería tramitado por medio de la plataforma de Tesoro Digital del Ministerio de Hacienda.
Gastos de representación: Es una remuneración ocasional, sujeta a liquidación con la presentación de las facturas correspondientes, que se les otorga a determinados funcionarios del nivel jerárquico superior o cualquier otro previamente autorizado, para que, en ocasión al ejercicio de su cargo, brinden atenciones de carácter oficial a personas representantes de instituciones ajenas al ministerio u órgano que las otorga.
Tesoro digital: Servicio brindado en la web por la Dirección General de la Tesorería Nacional para realizar movimientos y llevar el control de la caja chica institucional.
PGR: Procuraduría General de la República.
Departamento Financiero Ministerial: Departamento Financiero del Ministerio de Justicia y Paz.
Departamento Financiero de la Procuraduría General de la República: Subdirección de Desarrollo Institucional.
CAPÍTULO 3
Creación, modificación y cierre de fondos
Artículo 5º—Si un centro de trabajo desea la apertura de un fondo de caja chica, deberá remitir una nota oficial suscrita por la dirección del centro a la jefatura de programa presupuestario, el cual validará y avalará la información presentada, trasladará la solicitud de apertura al Departamento Financiero ministerial, quién remitirá los formularios a la Dirección General de Tesorería Nacional, la cual después de un estudio indicará si se aprueba o no dicha apertura.
Para cuando un centro de trabajo requiera ampliar el monto del fondo de caja chica debe suscribir una nota firmada por la dirección de dicho centro a la jefatura de programa presupuestario, quien analizará los argumentos y remitirá al Departamento Financiero ministerial, quien autorizará cualquier modificación a un fondo de caja chica.
Artículo 6º—El mo...
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