Dictamen nº 169 de 03 de Julio de 2017, de Municipalidad de Flores
| Emisor | Municipalidad de Flores |
03 de julio de 2017
C-169-2017
Lic. Geovanny Chinchilla Sánchez
Auditor Interno
Municipalidad de Flores
Estimado señor:
Con la aprobación del señor Procurador General de la República, me refiero a su oficio N°AI-OF-018-17 del 17 de febrero de 2017, en los siguientes términos:
I.- ASUNTO PLANTEADO
Se solicita el criterio de la Procuraduría General en relación con el artículo 43 de la Ley N° 7202 denominada Ley del Sistema Nacional de Archivos, vigente desde el 17 de noviembre de 1990 y el artículo 142 de su Reglamento. Específicamente se nos consulta sobre lo siguiente:
“(...) ¿Para los puestos de Archivo Central, pueden las Administraciones Municipales contratar profesionales y/o técnicos en otras ramas como podría ser Bibliotecología, Historiadores y/o Administradores? (...)“
II.- SOBRE LA ADMISIBILIDAD
En razón de los términos de la consulta que se plantea, se impone destacar que la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, (No. 6815 de 27 de setiembre de 1982 y sus reformas), establece una serie de requisitos de admisibilidad, que deben ser revisados de previo a ejercer la función consultiva.
En el caso que nos ocupa, se cumple que la consulta trata sobre cuestiones jurídicas en genérico y no sobre casos concretos que estén siendo ventilados en el seno de la Administración. En este sentido, tal y como lo establece artículo 3 de la Ley Orgánica de esta Procuraduría se ha señalado reiteradamente que en virtud del efecto vinculante de sus dictámenes no le corresponde entrar a pronunciarse sobre situaciones concretas, así como tampoco le está permitido dirimir los distintos conflictos que se sometan a decisión de los entes públicos.
Además, de conformidad con el numeral 4º ibídem, la presente consulta la interpone directamente el Auditor Interno de dicha Municipalidad y por consiguiente jurídicamente ostenta la legitimación correspondiente para admitirla.
III.- SOBRE EL FONDO DEL ASUNTO
La Ley N° 7202 (Ley del Sistema Nacional de Archivos), vigente desde el 17 de noviembre de 1990 en su artículo 2 indica:
“(...) La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones. (...)” (Lo resaltado no es del original)
Es claro que la Municipalidad de Flores, se encuentra sujeta a las regulaciones emanadas de esta Ley y su Reglamento, en lo relativo a la gestión del acervo documental que produce y tiene a su cargo.
En la consulta que se plantea, interesa tener en consideración que este Órgano Asesor en su jurisprudencia administrativa ya se ha referido sobre la aplicación e interpretación de la Ley N° 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 y su reglamento. De manera que al no haber motivo para variar el criterio existente, nos permitimos transcribir lo señalado muy recientemente en el Dictamen Nº C-259 del 19 de agosto del 2014, el cual expresa lo siguiente:
“(...) Respecto de los archivos administrativos públicos, indica la Ley de comentario en el cardinal 39:
“(...) Son archivos administrativos públicos, los archivos de gestión y los archivos centrales. Los de gestión son los archivos de las divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes a que se refiere el artículo 2 de la presente ley, encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad, que forme su prearchivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada. Los archivos centrales son unidades que igualmente cumplirán las funciones antes descritas, en...
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