Dictamen nº 230 de 28 de Agosto de 2015, de Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo
| Emisor | Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo |
C-230-2015
28 de agosto, 2015
Señora
Sonia Montero Díaz
Presidenta Ejecutiva
Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo
Estimada señora:
Con la aprobación de la señora Procuradora General de la República, nos referimos a su oficio PE-357-10-2014 de fecha 27 de octubre del año 2014, por medio del cual solicita emitir criterio sobre la posibilidad jurídica de que las actas de las sesiones de su Junta Directiva sean digitales. Específicamente, se solicita emitir pronunciamiento sobre lo siguiente:
“En ese sentido, se desea conocer si es jurídicamente procedente que las actas de la Junta Directiva no sean transcritas, en lugar de lo anterior que sean resguardadas únicamente como documentos digitales.”
Junto con la consulta se remite el oficio AL-678-2014, en el cual la asesoría legal externa su criterio respecto de la presente cuestión, que para tales efectos concluye:
“...En virtud de lo anterior se y (sic) dada la normativa legal vigente, los antecedentes, así como son las discusiones que sobre los diversos puntos se den al seno de la sesión de Junta Directiva, pueden quedar constando en formato digital, siempre y cuando se asegure que las mismas no podrán ser alteradas...”
De previo a referirnos a la interrogante planteada, nos permitimos ofrecer las disculpas por el atraso en la gestión, todo generado por el algo volumen de trabajo asignado a este Despacho.
Sobre el funcionamiento de la Junta Directiva del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo.
El Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU, en adelante), es una institución autónoma, creada mediante ley número 1788, de 1954. Por ello, posee personalidad jurídica, patrimonio propio e independencia administrativa.
De conformidad con el artículo 2, la Junta Directiva de dicha institución, es responsable, de manera “total e ineliduble”, de la gestión de este ente
Por otro lado, el artículo 21 de dicha norma establece la frecuencia mediante la cual se deben celebrar las sesiones ordinarias, y los requisitos para ello, que en lo relevante establece:
“Artículo 21.- La Junta Directiva se reunirá en sesión ordinaria una vez por semana y extraordinariamente cada vez que sea convocada por el Gerente o por el Presidente de la misma, por escrito y con doce horas de anticipación por lo menos. En las sesiones extraordinarias se conocerá únicamente de los asuntos comprometidos en la convocatoria.
Por cada sesión, los miembros de la Junta Directiva devengarán cien colones y en cada mes sólo cuatro sesiones extraordinarias podrán ser remuneradas. El quórum de las sesiones ordinarias o extraordinarias se forma con tres miembros y los acuerdos se tomarán, salvo disposición legal en contrario, por mayoría de votos.”
La norma transcrita anteriormente es de relevancia para el objeto de la presente consulta, toda vez que establece determinados requisitos para la celebración de las sesiones, los cuales deben constar en las actas de aquellas. Así, por ejemplo, en las actas de las sesiones respectivas debe constar el quorum y la asistencia de los miembros de dicha junta. En el mismo sentido, el artículo 24 del mismo cuerpo normativo establece la posibilidad de que el Gerente, Subgerente y el Auditor asistan a dichas sesiones, con voz pero sin voto, y con la opción de hacer constar sus opiniones en las actas respectivas.
En un mismo sentido, y de conformidad con el Reglamento de la Junta Directiva, (en adelante el Reglamento) aprobado en sesión número 5840 de ese mismo órgano, de fecha 17 de noviembre del año 2010, cuyo capítulo X establece:
“Artículo 34.-De cada sesión se levantará un acta en la cual se consignará el número de sesión correspondiente, con expresa indicación si se trata de una sesión ordinaria o extraordinaria, la hora de inicio y la hora conclusión de la respectiva sesión, lugar en que se ha celebrado, indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de ausencia de aquellos que no concurren, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.
En el acta igualmente se consignará el retiro del recinto de sesiones, de cualquiera de los concurrentes a la sesión de Junta Directiva cuando por razones o circunstancias especiales, este hecho ocurra. También se consignará el ingreso y egreso del recinto de sesiones de cualquiera de los invitados especiales, llamados al momento de conocer un punto específico de agenda.
Artículo 35.-El acta será lacónica en cuanto a las deliberaciones, no obstante se consignará de manera exacta lo expresado por los señores directivos cuando así lo soliciten. Cada asunto será narrado en forma clara y objetiva y a su final se incorporará la resolución que adoptó la Junta Directiva en cada caso.
Artículo 36.-Las actas deberán de ser aprobadas en la sesión ordinaria siguiente. A tal efecto el borrador del acta se entregará a los miembros de la Junta Directiva, Gerente General, Subgerente General y Auditor, para que lo revisen, por lo menos veinticuatro horas antes de la celebración de la sesión en que será aprobada.
Si por razones de fuerza mayor, el acta no puede conocerse en la sesión en que debe ser aprobada, el Jefe de la Oficina de Secretaría de Junta Directiva lo informará así a la Junta Directiva, la cual tomará nota de esa circunstancia.
Artículo 37.-En la sesión que se conozca el acta se harán, si proceden, las enmiendas, adiciones y correcciones que la Junta Directiva autorice y cumplido este trámite, quedará convertida automáticamente en el acta oficial aprobada. Antes de esa aprobación carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión.
Artículo 38.-Las actas serán firmadas por el Presidente y por aquellos miembros de la Junta Directiva que hubieren hecho constar su voto disidente.
Artículo 39.-Los miembros de la Junta Directiva podrán hacer constar en el acta su voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exento de las responsabilidades que, en su caso, pudieren derivarse de los acuerdos.”
Aclarado lo anterior, procederemos a dar respuesta a la consulta formulada.
Sobre el fondo
El objeto primordial de la presente consulta versa sobre la viabilidad jurídica de tramitar las actas de sesión de la Junta Directiva del INVU de manera digital únicamente. Siendo que tanto su Ley Orgánica como el Reglamento guardan silencio respecto de ello, es necesario realizar una integración de las normas presentes en el Ordenamiento Jurídico, para dar respuesta al problema.
En primer lugar, es...
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