Dictamen n° 021 de 02 de Febrero de 2009, de Banco Central de Costa Rica
| Emisor | Banco Central de Costa Rica |
C-021-2009
2 de febrero, 2009
Doctor
Francisco de Paula Gutiérrez
Presidente Ejecutivo
Banco Central de Costa Rica
Estimado señor:
Con la aprobación de la señora Procuradora General de la República me es grato referirme a su oficio n.° DPRE-005/2009 del 14 de enero del 2009, por medio del cual solicita el criterio del Órgano Asesor sobre los siguientes asuntos:
“a. Si es obligatorio el uso de grabaciones para confeccionar las actas.
b. Si es obligatorio transcribir literalmente en el acta todo lo que se expresa durante la sesión.
c. Si el Presidente de la Junta Directiva tiene la facultad de decretar recesos, si durante ellos se puede continuar discutiendo el tema que se discutía antes del receso y si debe consignarse en el acta lo que se hable durante el receso.
d. A quién corresponde decidir sobre la forma en que se confeccionan las actas, en el entendido de que, al hacerlo, deberá acatarse estrictamente a lo dispuesto en la normativa vigente sobre la materia”.
A. Criterio de la Asesoría Legal del ente consultante
Mediante oficio n.° AI-798-2008 del 25 de noviembre del 2008, suscrito por el Licenciado Mauricio José Barrantes A, director a.i. de la Asesoría Jurídica del ente consultante, se concluye lo siguiente:
“La respuesta entonces a esta primera interrogante es que en el Banco Central de Costa Rica no existe obligación de grabar las sesiones de su Junta Directiva para confeccionar sus correspondientes actas”.
“Conforme a lo analizado, nuestra respuesta a esta pregunta es que no es obligatorio transcribir literalmente en el acta de las sesiones de la Junta Directiva del Banco Central todo lo que se expresa en ellas, dado que como mínimo bastará con que se cumplan los requisitos antes señalados”.
“Como lo sucedido dentro del receso no forma parte de la sesión, entonces lo conversado durante su transcurso no debe incluirse en el acta de aquella, porque como ya se mencionó en el punto anterior, en el acta debe constar, entre otras cosas, ‘los principales aspectos de la deliberación de los asuntos’, siendo que esa deliberación puede llevarse a cabo válidamente solo dentro de la sesión y no fuera de ella”.
“No se trata entonces de reproducir exactamente lo discutido en el receso en la sesión de Junta Directiva, dado que incluso aunque así se quisiera eventualmente podría ser una tarea difícil; el punto aquí es que si de esa conversación se consideraron elementos que pueden ser relevantes para la toma de una decisión, con la reanudación de la sesión del directorio esos elementos deben ser introducidos y consignados dentro de los principales aspectos de la deliberación de un determinado asunto”.
“En resumen, la respuesta a esta pregunta es entonces que, a quien le corresponde en última instancia decidir sobre la forma en que se deben confeccionar las actas, y bajo el entendido de que al hacerlo se acatará lo dispuesto en la normativa vigente sobre la materia, es a la Junta Directiva del BCCR”.
B.-
Criterio de la Procuraduría General de la República
En el dictamen n.° C-237-2007 de 18 de julio del 2007 concluimos lo siguiente:
“17. Puesto que el ordenamiento no ha prescrito la grabación de las sesiones, no se ha dispuesto consecuencia alguna para efecto de que la sesión no sea grabada.
18. Para efectos de establecer esa conformidad de un acuerdo de junta directiva deberá estarse a lo dispuesto en el acta y, en su defecto, a otros medios de prueba que establezca el ordenamiento”.
Por su parte, en el dictamen n.° C-087-2000 de 9 de mayo del 2000, se concluyó lo siguiente:
“A) El acta es un documento integro y formal que puede considerarse una formalidad substancial del procedimiento. Ello por cuanto la ley impone su levantamiento y los requisitos que debe necesariamente contener.
B) La aprobación del acta tiene como objeto permitir que los miembros del órgano colegiado verifiquen con certeza que su contenido corresponde a lo conocido, deliberado y decidido en la sesión que se documenta.
C) Esa certeza se da respecto de un documento que no puede ser...
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