Reglamento No. IN2014087644
| Fecha de publicación | 08 Enero 2015 |
| Número de registro | IN2014087644 |
| Emisor | CULTURA Y JUVENTUD |
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
DIRECTRIZ GENERAL PARA LA NORMALIZACIÓN
DEL TIPO DOCUMENTAL ACTAS MUNICIPALES
La Junta Administrativa del Archivo Nacional, Órgano Rector del Sistema Nacional de Archivos, en virtud de las atribuciones que le confiere el artículo 11, incisos e) y f) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 de 24 de octubre de 1990,
Considerando:
1º—Que el Código Municipal en sus artículos 47, 48 y 53 establece el procedimiento de elaboración, responsables e importancia de las actas del Concejo Municipal.
2º—Que la Ley General de Control Interno en su artículo 22 incluye como responsabilidades de la Auditoría Interna la autorización mediante apertura de los libros de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional.
3º—Que el inciso 1 del artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública contempla la obligatoriedad sobre la utilización de actas en los órganos colegiados, así como la información que éstas deben incluir.
4º—Que actualmente los Concejos Municipales en el ejercicio de sus funciones producen actas, consideradas de valor científico-cultural y que por ende son de conservación permanente.
5º—Que las actas constituyen el tipo documental que refleja y testimonia las funciones y actividades del quehacer municipal, por tanto, permiten conocer los movimientos importantes de una sociedad a través de sus acuerdos. Convirtiéndose en la constatación escrita de la historia del gobierno local en particular y de la sociedad en general. Por lo que deben ser elaboradas de manera metódica y ordenada.
6º—Que de conformidad con las recomendaciones formuladas en el XI Seminario Archivístico Municipal titulado “Creación, Utilización y Conservación de las Actas Municipales”, llevado a cabo el 11 de noviembre de 2005 se tomó la tarea de formular una serie de recomendaciones técnicas sobre la producción de tan importante tipo documental. Por tanto,
Por Acuerdo Nº 6 tomado en la sesión Nº 31-2014, celebrada el 8 de octubre de 2014, emite la siguiente Directriz, con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en todos los archivos municipales que formen parte del Sistema Nacional de Archivos para la producción de actas municipales.
1. Estructura. Con respecto a la confección material de las actas, se deben elaborar en todo caso con nitidez y exactitud, resultando improcedentes las tachaduras, entrerrenglonados, borrones ni alteraciones de tipo alguno, pudiéndose subsanar cualquier error mediante nota al final del texto y previo a las firmas pertinentes.
Para los efectos el acta estará estructurada de la siguiente forma:
Encabezado:
Artículo I
• Orden del día
Artículo II
• Audiencias (atención de público, juramentaciones)
Artículo III
• Lectura y aprobación de Acta anterior
Artículo IV
• Lectura de Correspondencia
Artículo V
• Asuntos de Trámite Urgente
Artículo VI
• Dictámenes de Comisión
Artículo VII
• Mociones de los señores Regidores
Artículo VIII
• Mociones del Señor Alcalde
2. Encabezado: Es el párrafo inicial de un acta que se consigna los datos básicos que, de acuerdo con lo señalado en el artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública, deben ser: número de sesión, lugar, fecha de reunión, lista de personas asistentes y ausentes.
Se recomienda incluir primero los números de sesión y acta (ya sea ordinaria o extraordinaria), con el siguiente formato: centrado, mayúscula, negrita y a espacio sencillo.
En el siguiente párrafo se anotará: fecha, lugar, hora en que se celebra la reunión, nombres de cada uno de los asistentes, ausentes, invitados y visitas, con indicación del cargo en el siguiente orden:
1. Presidente.
2. Vicepresidente.
3. Regidores Propietarios.
4. Regidores Suplentes.
5. Síndicos Propietarios.
6. Síndicos Suplentes.
7. Alcalde
8. Secretario
9. Ausentes.
10. Asistentes por invitación.
11. Visitantes
Todo lo anterior se debe escribir, en minúscula, justificado, con la fecha y hora escritas con letras.
La numeración de las actas y sesiones se iniciará con 1, la numeración debe ir acompañada del año con todos sus dígitos. Esto se hará hasta que finalice el periodo correspondiente del Concejo Municipal de turno. Una vez finalizado éste, e ingresada la nueva Corporación se vuelve a iniciar en 1, y así sucesivamente con las demás administraciones.
3. Cuerpo del acta. El acta deberá estructurarse en artículos, en donde cada tema o punto de agenda corresponde a un artículo que debe llevar un título. Cada artículo deberá digitarse en párrafo aparte, como un subtítulo, y con la palabra ARTÍCULO, el número correspondiente y el título respectivo; se deben utilizar números romanos y destacarlo con mayúscula, en negrita y seguidos de un punto. Ejemplo:
ARTÍCULO I.
Lectura y aprobación del acta anterior.
ARTÍCULO II.
Audiencias.
ARTÍCULO III.
Lectura de correspondencia.
ARTÍCULO IV.
Asuntos de Trámite Urgente.
ARTÍCULO V.
Informe de Comisiones.
ARTÍCULO VI.
Mociones de los señores Regidores.
ARTÍCULO VII.
Mociones del señor Alcalde.
Los acuerdos conviene redactarlos de una manera precisa y clara. Se deberán digitar a espacio sencillo. Posteriormente se deben desarrollar los criterios externados que justifiquen la decisión tomada. Estos se deben de enumerar de forma consecutiva y anotándolos en mayúscula y negrita, de esta forma: ACUERDO 1.
Si el acuerdo queda en firme, después del texto del acuerdo debe aparecer la frase: ACUERDO FIRME, anotándolo en mayúscula y negrita. Previo a declarar el acuerdo definitivamente aprobado se debe de indicar, si es el caso, el nombre del departamento o persona que debe ejecutarlo o bien a quien se le deba de informar.
Hay un tipo especial de acuerdo, que requiere ser tomado por motivos especiales y, según el artículo 45 del Código Municipal, por las dos terceras partes del Concejo consignando la frase “definitivamente aprobado”. Son típicos en caso de nombramientos emergentes, aprobaciones urgentes de presupuesto o situaciones imprevisibles.
En cuanto al párrafo de conclusión debe de redactarse en forma sencilla, en el que se indique la hora en la que terminó la sesión. Ejemplo:
“Siendo las diecinueve horas con cincuenta minutos, el señor Presidente………da por concluida la sesión”.
4. El cierre de la sesión debe ir con las respectivas firmas del Presidente y Secretario, según lo estipulado en el artículo 47 del Código Municipal, procurando ubicarlas en el mismo folio en que terminó el acta. Además, debe contemplarse que de acuerdo con el Dictamen de la Procuraduría General de la República C-143-2000 del 28 de junio del 2000, se debe además acatar lo establecido en el artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública.
5. Formato del Tomo. Las actas deben conformarse en un libro debidamente encuadernado, entendiéndose por esta acción el efecto de unir las hojas mediante cocido y pegado y con sus respectivas cubiertas.
6. Rotulación. Cada libro en su lomo debe indicar el número de tomo, rango de actas que contempla y fechas extremas. En su carátula se debe rotular el nombre de la Municipalidad, escudo, nombre de la oficina productora y periodo de la corporación que abarca.
7. Tamaño de la hoja. Se recomienda tamaño oficio ya que permite una mejor manipulación del tomo, en cuanto a la cantidad de...
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