DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL COMISIÓN NACIONAL DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
| Fecha de publicación | 03 Diciembre 2020 |
| Número de registro | IN2020505886 |
| Emisor | CULTURA Y JUVENTUD |
DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
COMISIÓN NACIONAL DE SELECCIÓN
Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Resolución CNSED-03-2020.—Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.—San José a las nueve horas del trece de noviembre de dos mil veinte.
Considerando:
1º—Que de conformidad con el artículo 2 de la Ley Nº 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, esta resolución es de aplicación para los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los Archivos de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado.
2º—Que el artículo 3 de la Ley Nº 7202, establece que todos los documentos con valor científico cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio científico cultural de Costa Rica, que la determinación del valor científico-cultural del documento corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) y que se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costarricense.
3º—Que el artículo 31 de la Ley Nº 7202, establece que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es el Órgano de la Dirección General del Archivo Nacional, encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico cultural.
4º—Que el artículo 35 de la Ley Nº 7202 establece que todas las instituciones a que se refiere el artículo 2 de esa la ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión Nacional, las que serán comunicadas por escrito, por medio del Director General del Archivo Nacional.
5º—El artículo 10 del Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, dado por Decreto Nº 40554-C de 29 de junio de 2017, dispone que una de las funciones de la CNSED es dictar normas sobre valoración de los documentos que producen las instituciones mencionadas en el artículo 2 de la Ley Nº7202, a saber, las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.
6º—El artículo 24 del Reglamento Ejecutivo de cita, establece que las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de la tabla de plazos de conservación, valoraciones parciales o cualquier otro instrumento que la CNSED determine. Asimismo, establece que las instituciones consultantes pueden eliminar los tipos o series documentales que no posean valor científico cultural, una vez que caduque su vigencia administrativa y legal, sin consultar nuevamente a la CNSED.
7º—Mediante acuerdo 5 de la sesión 35-2016 de 21 de octubre de 2016, la CNSED solicitó a la Asesoría Jurídica del Archivo Nacional, criterio legal sobre si este órgano colegiado tiene la competencia de realizar levantamientos de declaratorias de valor científico cultural efectuadas en años anteriores.
8º—A través del criterio jurídico DGAN-DG-AJ-018-2017 de 13 de febrero de 2017, emitido por la Asesoría Jurídica del Archivo Nacional, se informó la competencia de la CNSED para el levantamiento de declaratorias de valor científico cultural y el procedimiento para realizarlas.
9º—Que la CNSED considera necesario regular las circunstancias en las que se daría un levantamiento de declaratoria de valor científico cultural, previamente efectuada por este órgano colegiado. Por tanto,
Con base en las facultades que le confieren el artículo 31 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y el artículo 10 incisos a), b), c) y e) de su Reglamento Ejecutivo, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante acuerdo Nº 1, tomado en la sesión extraordinaria Nº 22-2020 de 13 de noviembre de 2020, acordó aprobar la norma 06-2020 Pautas mínimas para levantamientos de declaratorias de valor científico cultural de documentos.
La presente norma rige a partir de su publicación.
Comuníquese.—Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.—Alexander Barquero Elizondo, Director Ejecutivo.—1 vez.—O. C. Nº 015.—Solicitud Nº 236141.—( IN2020505886 ).
__________
Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica
Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos (CNSED)
Norma CNSED 06-2020. Pautas mínimas para levantamientos
de declaratorias de valor científico cultural de documentos
Participantes
Camila Carreras Herrero
Ivannia Valverde Guevara
Mellany Otárola Sáenz
Natalia Cantillano Mora
2020
I. Introducción
La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), es un órgano adscrito a la Dirección General del Archivo Nacional, creado mediante el artículo 31 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, de 24 de octubre de 1990.
Tiene como funciones dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico y cultural y resolver las consultas sobre eliminación de documentos que le presenten las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos, según reza el citado artículo de la ley.
Según lo establece el artículo 32 de la Ley 7202 y el artículo 8 de su Reglamento Ejecutivo, dado por Decreto Nº 40554-C de 29 de junio de 2017, la CNSED estará conformado por el presidente de la Junta, o su representante, quien preside, el jefe del Departamento Documental del Archivo Nacional, hoy asumido por el jefe del Departamento Archivo Histórico, y un técnico del Departamento Documental (actualmente los Departamentos Archivo Histórico y Servicios Archivísticos Externos), nombrado por el director general del Archivo Nacional; el jefe o encargado del archivo de la entidad productora de la documentación cuando se valoren documentos de la entidad donde labora y un reconocido historiador nombrado por la Junta.
El jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos asistirá como invitado permanente y colaborará con el secretario de la CNSED. El director general del Archivo Nacional será el director ejecutivo de la CNSED, asistirá a las sesiones con voz, pero sin voto.
Desde que se originó la CNSED, se han declarado documentos con valor científico y cultural, fundamentando sus decisiones en el trabajo técnico efectuado por los profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Estos profesionales, como parte de su trabajo, también analizan los instrumentos presentados por los comités institucionales de selección y eliminación de documentos (CISED)[5] de las instituciones que integran el sistema para realizar sus consultas de valoración documental.
No obstante, después de 25 años de funcionamiento, se ha evidenciado la necesidad de enlistar pautas mínimas para el levantamiento de declaratorias de valor científico cultural de documentos, esto debido a que la CNSED se ha enfrentado a escenarios donde, los comités institucionales de selección y eliminación de documentos han presentad...
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