DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO REGLAMENTO DE DOCUMENTOS NOTARIALES EXTRAPROTOCOLARES EN SOPORTE ELECTRÓNICO
| Fecha de publicación | 15 Junio 2022 |
| Número de registro | IN2022652289 |
| Emisor | JUSTICIA Y PAZ |
DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
REGLAMENTO DE DOCUMENTOS NOTARIALES
EXTRAPROTOCOLARES EN SOPORTE ELECTRÓNICO
Dirección Nacional de Notariado Costa Rica
Aprobado por el Consejo Superior Notarial en la sesión XIV del 18 de mayo de 2022 Acuerdo firme.
Vista la existencia y necesidad de intervenciones notariales en o mediante instrumentos en soporte electrónico:
Considerando que:
I.—De conformidad con lo dispuesto en el Código Notarial, Ley N° 7764 del 17 de abril de 1998, la Dirección Nacional de Notariado es un órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, con autonomía administrativa, presupuestaria y funcional.
II.—La Dirección Nacional de Notariado es el órgano rector de la actividad notarial y tiene competencia exclusiva para regular a todos los notarios públicos activos.
III.—El Consejo Superior Notarial es el órgano que tiene las funciones de dirección y emisión de políticas y directrices por parte de esta institución.
IV.—La modernización en la actividad notarial implica adaptarse a los cambios jurídicos y a la realidad social imperante, con el propósito de responder a las exigencias de la sociedad y de la actividad notarial, la Dirección Nacional de Notariado y el Consejo Superior Notarial han venido promoviendo la implementación y el uso de la firma digital como herramienta de seguridad y celeridad en la función.
V.—Según el acuerdo 2020-028-004, tomado en sesión extraordinaria N° 028-2020, celebrada por el Consejo Superior Notarial el 16 de septiembre de 2020, todos los notarios públicos deben contar con firma digital a partir del 1 de enero de 2021.
VI.—La Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley N° 8454 del 30 de agosto del 2005 y su Reglamento, Decreto Ejecutivo N° 33018-MICIT del 20 de marzo de 2006; conjuntamente con la Directriz del Poder Ejecutivo N° 067-MICIT-H-MEIC publicada en La Gaceta N° 79 del viernes 25 de abril de 2014, establecen que los nuevos desarrollos o funcionalidades en los sistemas de información de las instituciones públicas nacionales, deben incorporar la firma digital como mecanismo de autenticación en los servicios electrónicos ofrecidos a los ciudadanos.
VII.—Según lo dispuesto en los artículos 3 y 5 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, en cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos.
VIII.—En virtud de lo antes indicado, se deben reglamentar los requisitos, formalidades y procesos de creación, seguridad y preservación de los documentos notariales extraprotocolares en soportes electrónicos. Por tanto,
El Consejo Superior Notarial y la Dirección Nacional de Notariado, emiten las siguientes disposiciones administrativas dirigidas a todas las personas notarias en el ejercicio de sus funciones:
REGLAMENTO DE DOCUMENTOS NOTARIALES
EXTRAPROTOCOLARES EN SOPORTES ELECTRÓNICOS
Artículo 1º—Definiciones.
A) Actuaciones notariales extraprotocolares en soportes electrónicos: Actuaciones notariales extraprotocolares que se extienden en formatos y soportes diferentes al papel y son avalados por el presente Reglamento.
B) Documento: Soporte perdurable en el tiempo con carácter declarativo y que contiene datos, manifestaciones, imágenes o cualquier otra forma de información.
C) Documento digitalizado: Documento en que la información analógica (impresa) ha sido convertida en electrónica (escaneada o fotografiada).
D) Documento en soporte electrónico: Datos o manifestaciones con carácter representativo o declarativo, expresados o transmitidos por un medio electrónico en un formato oficial.
E) Firma digital: Conjunto de datos adjuntos o lógicamente asociados a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico.
F) Firma digital certificada: Es la firma digital emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado ante la Dirección de Certificadores de Firma Digital.
G) Firma manuscrita: Firma que realiza la persona de su puño y letra sobre un documento físico.
H) Garantía de integridad y autenticidad: Garantía de que el documento no ha sido modificado después de ser firmado. Las firmas fueron realizadas con certificados digitales de la jerarquía nacional.
I) Garantía de validez en el tiempo: Garantía de que el documento contiene todos los elementos que aseguran la validez de las firmas a través del tiempo.
J) Sellado de tiempo: Mecanismo que permite demostrar la existencia y validez de una firma digital en el tiempo a través de fuentes confiables según la “Política de sellado de tiempo del Sistema Nacional de Certificación Digital”.
Artículo 2º—Elementos operativos ligados a las reproducciones en soporte electrónico.
Las actuaciones notariales tienen como fin primordial la seguridad jurídica y la certeza, por lo que sean en soporte papel o en soporte electrónico, se deben a los mismos principios y normas de validez de orden notarial.
Los documentos en soporte electrónico deberán además cumplir con las garantías de integridad y autenticidad, así como de sellado de tiempo de los documentos en soporte electrónico.
Artículo 3º—Ámbito de aplicación.
Toda actuación notarial extraprotocolar en soporte electrónico, efectuada de conformidad con este reglamento, deberá cumplir además con lo dispuesto en las Leyes 7764 Código Notarial, 8454 Ley de Certificados Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos y demás normativa vinculante, así como su respectiva reglamentación.
Artículo 4º—Uso de firma digital...
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