Resolución
| Fecha de publicación | 12 Noviembre 2019 |
| Número de registro | IN2019402630 |
| Emisor | BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL |
DIVISIÓN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
La Junta Directiva Nacional, en su calidad de tal y actuando en funciones propias de Asamblea de Accionistas de Popular Valores Puesto de Bolsa S. A.; Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.; Popular Sociedad de Fondos de Inversión S. A. y Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S. A., en sesiones ordinarias Nos. 5668 y 5675 celebradas el lunes 02 de setiembre y el lunes 30 de setiembre del 2019, acuerdan por unanimidad aprobar la modificación del Reglamento de Comités y Comisiones del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal, para que se lea de la siguiente manera:
“1. Aprobar el Reglamento de Comités y Comisiones del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal, en los siguientes términos:
REGLAMENTO DE COMITÉS Y COMISIONES
DEL CONGLOMERADO FINANCIERO BANCO
POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Fundamento y alcance. Este Reglamento se emite con base en los artículos 24 incisos b) y c) y 25 de la Ley y en el Reglamento de Gobierno Corporativo, aprobado por CONASSIF y publicado en el Alcance N° 290 D del Diario Oficial La Gaceta N° 235 del 7 de diciembre del 2016, Acuerdo SUGEF 16-16 y regula la organización y las funciones de los Comités y las Comisiones del Banco y la organización de esos órganos colegiados, en el caso de las Sociedades. Lo dispuesto por la Ley, la normativa externa al Conglomerado y las disposiciones especiales emitidas por la Junta Directiva Nacional prevalecen sobre este Reglamento.
Toda conformación de un Comité y una Comisión que dicten las Junta Directivas de las Sociedades y que tengan los mismos fines que su homóloga en el Banco Popular y de Desarrollo Comunal está sometida a lo dispuesto en este Reglamento.
Las disposiciones sobre la organización y las funciones de los Comités de Apoyo y Comisiones, en especial las establecidas en el capítulo III, prevalecen sobre el resto de este Reglamento.
Este Reglamento es aplicable únicamente a los órganos colegiados creados por una Junta. Artículo 2. Definiciones.
Para efectos de este Reglamento -salvo en los casos de “Directriz”, “Manual de Procedimientos”, “Política” y “Reglamento”, definiciones que son aplicables en el Conglomerado para todo efecto- se entiende por:
Administración Integral de Riesgo: el conjunto de objetivos, políticas reglamentos, directrices, manual de procedimientos, metodologías y acciones que se implementan para identificar, analizar, evaluar, administrar, controlar, revisar, documentar y comunicar los distintos tipos de riesgos a los que se encuentra expuesto el Conglomerado, con el propósito de servir de base en un proceso coherente de toma de decisiones.
Asamblea: Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras.
Auditoría Interna: se refiere a la Auditoría General del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, a la Auditoría Interna de Popular Valores Puesto de Bolsa S. A., al de la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S. A., al de Popular Sociedad de Fondos de Inversión S. A. y al de Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.
Banco: Banco Popular y de Desarrollo Comunal.
Comisión: es un órgano colegiado creado por una Junta con base en las normas indicadas en el artículo 1 de este Reglamento y tiene por objetivo apoyar a las Juntas para el cumplimiento de las funciones que el ordenamiento jurídico les haya asignado o bien, procurar un mejor desempeño de las funciones asignadas a una entidad. Una Comisión es corporativa cuando su cometido sea apoyar a más de una Junta.
Comité de Apoyo: también llamado Comité, es un órgano colegiado creado por CONASSIF, que tiene por objetivo apoyar a las Juntas para el cumplimiento de las funciones que el ordenamiento jurídico les haya asignado. Un Comité de Apoyo es corporativo cuando su cometido sea apoyar a más de una Junta.
Comisión Gerencial Ejecutiva Corporativa: Comisión indicada en el artículo 14 del Reglamento para la Regulación de las Relaciones Corporativas del Banco Popular y de Desarrollo Comunal y sus Sociedades Anónimas, integrada por el Gerente General Corporativo, el Subgerente General de Operaciones, el Subgerente General de Negocios del Banco y los Gerentes Generales de las Sociedades.
Conglomerado: el Banco y sus Sociedades.
Corporativo: las Comisiones o los Comités de carácter corporativo son aquellas que tienen participación de algún director del Banco y de todas sus Sociedades.
Contraloría: Contraloría General de la República.
Directriz: disposición de rango inferior a un Reglamento, mediante la cual se señala, de modo general, cómo los subalternos deben organizar las respectivas unidades administrativas y realizar sus actividades.
Dentro del marco de sus competencias, las directrices podrán ser emitidas por las respectivas Juntas, el Directorio de la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras y las Gerencias Generales, así como las Auditorías Internas.
Entidad: cualquier integrante del Conglomerado.
Integralidad: la comunicación debe ser integral, porque permite el envío de imagen (personas, video, multimedia), sonido (voz de alta calidad, música) y datos (ficheros automáticos, bases de datos).
Interactividad: los mecanismos de telepresencia son interactivos, permiten la comunicación bidireccional y sincrónica en tiempo real; es decir, se transmite en vivo y en directo, desde un punto a otro o entre varios puntos a la vez.
Junta: Junta Directiva del Banco o de sus Sociedades.
Junta Directiva Nacional: Junta Directiva del Banco.
Ley: la Ley N° 4351, Ley Orgánica del Banco Popular y de Desarrollo Comunal.
Manual de Procedimientos: documento de rango inferior a una directriz que describe y sistematiza detalladamente las acciones que deben seguirse en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de una determinada actividad.
Dentro del marco de su competencia y salvo disposición superior que indique otro emisor, los Manuales de Procedimiento podrán ser emitidos por las respectivas Juntas, el Directorio de la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras y las Gerencias Generales, así como las Auditorías Internas.
Miembro Externo: persona que por disposición externa es nombrada integrante de un Comité, sin que dentro de los seis meses anteriores a ese nombramiento o durante el ejercicio del cargo haya desempeñado o pueda desempeñar un cargo distinto al de la persona Miembro Externo dentro del Conglomerado.
Operadora: Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S. A.
Política: disposición que define, de modo general, la organización o la actividad de uno o más integrantes del Conglomerado para orientar la toma de decisiones, todo de conformidad con los fines y objetivos señalados por la ley, los reglamentos externos y las pautas y orientaciones emitidas por la Asamblea. Toda política es plasmada expresa o tácitamente en el respectivo reglamento. Dentro del marco de sus competencias, las políticas son emitidas por la Junta Directiva Nacional actuando como tal o en ejercicio de la competencia propia de la Asamblea de Accionistas de una Sociedad; así como por sus Juntas, cuando así lo exija una norma superior.
Popular SAFI: Popular Sociedad de Fondos de Inversión S. A.
Popular Seguros: Popular Sociedad Agencia de Seguros S. A.
Popular Valores: Popular Valores Puesto de Bolsa S. A.
Presidente: es la persona que preside el Comité o la Comisión y que se rige por lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley General de la Administración Pública.
Reglamento: conjunto de normas que desarrollan o integran las de rango superior, así como que plasman las Políticas y detallan sus alcances.
Dentro del marco de su competencia, los reglamentos son emitidos por la Junta Directiva Nacional actuando como tal o en ejercicio de las competencias propias de la Asamblea de Accionistas de una Sociedad, así como por las Juntas.
Riesgo: es la posibilidad de materialización de una pérdida de cualquier índole, debido a eventos adversos.
Simultaneidad: las personas físicas que integran el órgano colegiado deben concurrir de forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano. La simultaneidad es inherente a las deliberaciones y al procedimiento de formación de la voluntad parte de esa simultaneidad; que permite la deliberación e, incluso, “estar juntos”, a través de mecanismos de telepresencia.
Sociedad: Sociedades Anónimas propiedad del Banco.
Superintendencia: se refiere a la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF), a la Superintendencia General de Valores (SUGEVAL), a la Superintendencia de Pensiones (SUPEN) y a la Superintendencia General de Seguros (SUGESE).
CAPÍTULO II
De la organización de los comités y las comisiones en general
Artículo 3º—Integración. La integración de los Comités corporativos, de las Comisiones corporativas o del Banco le corresponde a la Junta Directiva Nacional y, la de los de Comités o las Comisiones de las Sociedades, a la respectiva Junta, mediante el dictado del respectivo acto de nombramiento.
Los Comités y las Comisiones deben estar integrados, al menos, por una y máximo por tres personas funcionarias del ente que lo constituye o del Conglomerado, en el caso de los corporativos.
Los Comités o las Comisiones designan a personas Miembros Externos cuando la normativa externa así lo determine, con base en el procedimiento de contratación que para tal efecto corresponda.
Quienes integren un Comité o una Comisión no corporativa y, a su vez, integren la respectiva Junta, no pueden ser menos de uno ni más de tres, tanto en el caso del Banco como en las Sociedades.
Las personas integrantes no pueden delegar su función, permanecen en el cargo dos años, pudiendo ser reelectos o removidas libremente.
La rotación de los miembros es un elemento que debe ser tomado en cuenta, según sean las competencias y la experiencia de los miembros y de los nominados
* Modificado mediante acuerdo JDN...
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