DJ-1002-2023 (8675)
Contraloría General de la República
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Señoras/Señores
Al contestar reérase
al ocio Nº 8675-2023
30 de junio de 2023
DJ-1002
Jerarcas y titulares subordinados de la Administración Pública
Estimados(as) señores(as):
Asunto: Ocio de carácter preventivo “Diez medidas claves para una buena gestión
de los procedimientos administrativos”.
2Realizar una buena gestión de
las investigaciones preliminares
1
Tener un manejo adecuado de
los expedientes administrativos
3
Contar con sistemas de
información y bases de datos
actualizadas, confiables y
accesibles
4
Disponer de asesoramiento
jurídico y técnico, así como tomar
previsiones en caso de
contratación de servicios externos
5
Apoyarse en las herramientas
tecnológicas para llevar a cabo
las distintas tareas, especialmente
las comparecencias virtuales
6
Efectuar un oportuno control de
los plazos que pueden incidir en
la buena marcha de los
procedimientos (caducidad y
prescripción)
7Anticipar y prevenir posibles
conflictos de intereses
8
Gestionar oportunamente los
dictámenes preceptivos externos
en los casos que se requiera
conforme a la normativa legal
9
Dar seguimiento a la ejecución,
especialmente en los casos que
amerite la recuperación de sumas
por concepto de responsabilidad
patrimonial
10
Establecer un adecuado marco
de control interno como apoyo
en la gestión de los
procedimientos administrativos
2División Jurídica
I. OBJETIVO Y ALCANCES DEL OFICIO PREVENTIVO
La Contraloría General de la República, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales como órgano
encargado de la vigilancia de la Hacienda Pública (artículos 183 y 184 de la Constitución Política) y rector del
sistema de scalización consagrado en su Ley Orgánica (n.° 7428 del 7 de septiembre de 1994), conforme
a sus competencias de control externo, que incluyen el asesoramiento y orientación en temas vinculados
con el ordenamiento de control y scalización superiores, emite el presente ocio de carácter preventivo,
dirigido a los sujetos pasivos -jerarcas y titulares subordinados de toda la Administración Pública-, con el
propósito de brindar orientaciones que contribuyan a la mejora de la gestión pública, enfocado en este caso
sobre la actividad relacionada con el desarrollo de los procedimientos administrativos.
En particular, ofrecemos una serie de sugerencias y sanas prácticas que pueden servir para reexionar
en cuanto a la actividad que en este ámbito llevan a cabo las administraciones, con miras a fortalecer
el control interno y la gestión jurídica en los asuntos bajo su competencia, con el n de anticipar y evitar
irregularidades e ineciencias que atenten contra el correcto cumplimiento de la legalidad. No se trata de
un listado exhaustivo, por lo que no se deben dejar de considerar otros aspectos que resulten necesarios
y adecuados para ese propósito, especialmente atendiendo a las particularidades de cada Administración,
conforme a su organización para el ejercicio de las competencias atribuidas, sin menoscabo del apego que
debe existir siempre en el cumplimiento de la normativa aplicable.
También resulta pertinente indicar que si bien existe una variada tipología de los procedimientos
administrativos conforme a sus características y especialidad, para el propósito que nos ocupa nos
abocaremos fundamentalmente en los procedimientos que tienen como objetivo primordial el establecimiento
de responsabilidades (administrativas y patrimoniales), o bien la supresión de conductas administrativas;
es decir, que pueden tener una base sancionatoria o anulatoria, conforme a las regulaciones aplicables en
la Administración Pública costarricense.
De igual manera es oportuno señalar que los criterios y razonamientos esbozados en este ocio, parten de
la consideración de aspectos generales, sin abordar situaciones concretas, cuya ponderación y valoración
especíca corresponde a las respectivas administraciones, contando con el asesoramiento jurídico y
técnico pertinente en cada caso. Por consiguiente, los planteamientos indicados tienen carácter orientador,
preventivo y se enmarcan dentro de la función asesora que de manera proactiva y asertiva lleva a cabo
este Órgano Contralor, en aras de propiciar un ejercicio adecuado de las competencias y atribuciones de
los entes y órganos públicos.
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