EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE HEREDIA S. A. Junta Directiva
| Fecha de publicación | 08 Julio 2020 |
| Número de registro | IN2020465859 |
| Emisor | AVISOS |
EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE HEREDIA S. A.
Junta Directiva
La Junta Directiva de la Empresa de Servicios Públicos de Heredia S. A., en la Sesión número Cuatro Mil Catorce-C de fecha veinticinco de mayo del año dos mil veinte, en su artículo cuarto, inciso seis y mediante acuerdos JD cero noventa y seis, guion dos mil veinte revoca los Acuerdos JD 078-2020 y JD 030-2020 y aprobó las mejoras al Reglamento de Compras y Contrataciones de la ESPH S. A. para que se apliquen de la siguiente manera:
ACUERDO N° JD 096-2020
1º—Revocar los acuerdos JD 078-2020 de la sesión N° 4006 de fecha 27 de abril de 2020 publicado en La Gaceta N° 115 del 19 de mayo de 2020, de la página 18 a página 21 y el acuerdo 31) 090-2020 de la sesión N° 4012 de fecha 18 de mayo de 2020.
APROBAR MEJORAS AL REGLAMENTO DE COMPRAS
Y CONTRATACIONES DE LA EMPRESA DE SERVICIOS
PÚBLICOS DE HEREDIA S. A. EN LO QUE SE REFIERE
AL CAPÍTULO VIII, DE LA CLASIFICACIÓN DEL
RÉGIMEN DE COMPRAS PARA
QUE SE APLIQUE ASÍ:
Artículo 28.—Las compras, en la medida de lo posible, deberán hacerse de acuerdo con lo programado para cumplir con las necesidades de la ESPH S. A., y con apego al siguiente régimen:
a) Compras Directas: Serán autorizadas por los Líderes de Procesos o negocios, sin requerir su presentación ante la Comisión. El plazo mínimo para recibir ofertas es de tres días hábiles. El Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras, tramitará las compras directas, conforme a la clasificación que a continuación se detalla:
I. Para satisfacer la necesidad de servicios públicos, será necesario el respaldo de al menos tres invitaciones.
II. Se podrán realizar compras inmediatas, sin generar procesos concursales, hasta por $5.000,00. Para esta contratación, no se requiere guía de especificaciones, solamente las especificaciones técnicas Queda estrictamente prohibido, utilizar esta figura para fragmentar procesos de compra o contrataciones.
III. En las compras de hasta quince mil dólares (US $15.000,00) será necesario el respaldo de al menos dos invitaciones.
IV. Las compras de quince mil un dólar (US $15.001,00), hasta setenta y cinco mil dólares (US $75.000,00), se deben respaldar con al menos tres invitaciones.
V. Las compras de setenta y cinco mil un dólar (US $75.001,00) a ciento cincuenta mil dólares (US $150.000,00), se deben respaldar con cuatro invitaciones.
VI. La contratación de servicios profesionales hasta sesenta mil dólares (US $60.000,00), como monto máximo de contratación y para cada evento debidamente justificado, se respaldará con al menos dos invitaciones para montos iguales o inferiores a $30.000,00 y tres hasta montos iguales o inferiores a $60.000,00.
VII. Las reparaciones mecánicas de los vehículos se llevarán a cabo con una sola cotización, en caso de enderezado y pintura con un mínimo de dos cotizaciones.
b) Compras Secundarias: Compras superiores a ciento cincuenta mil un dólar (US $150.001,00) y menores o iguales a doscientos cincuenta mil dólares (US $250.000,00), requerirán un mínimo de cinco invitaciones y serán adjudicadas por el director correspondiente. Los plazos que regirán el trámite de contratación son los siguientes:
I. El plazo para recibir ofertas es de un mínimo de cinco días hábiles, según la especificación indicada en el cartel.
II. El plazo para los estudios técnicos, legales y financieros emitidos por la administración, será de hasta tres días hábiles, salvo prórroga justificada por el Proceso o negocio responsable.
III. La CAC conocerá y recomendará en la primera sesión posterior al ingreso de los estudios indicados en el punto dos anterior. El Proceso o negocio interesado podrá ratificar en el acto la adjudicación, salvo que se solicite mayor detalle mediante oficio.
IV. El plazo de adjudicación por parte del Proceso o negocio interesado será de tres días hábiles contados a partir de la comunicación de la recomendación de la CAC, por parte del Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras.
c) Compras Primarias: Compras superiores a doscientos cincuenta mil un dólar (US $250.001,00) y menores o iguales a quinientos mil dólares (US $500.000,00), requerirán un mínimo de cinco invitaciones y serán adjudicadas por la Gerencia General, previo informe de la Comisión Asesora de Contrataciones. Los plazos que regirán el trámite de contratación son los siguientes:
I. El plazo para recibir ofertas, es de un mínimo de diez días hábiles, según la especificación indicada en el cartel.
II. El plazo para los estudios técnicos, legales y financieros emitidos por la administración, será de hasta cinco días hábiles, salvo prórroga justificada por la Unidad responsable.
III. La CAC conocerá y recomendará en la primera sesión posterior al ingreso de los estudios indicados en el punto dos anterior.
IV. El plazo de adjudicación por parte de la Gerencia General, será de tres días hábiles contados a partir de la comunicación de la recomendación de la CAC, por parte del Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras.
V. En caso de no existir como mínimo cinco oferentes en el Registro de Proveedores, se hará la invitación en un diario de circulación nacional.
d) Compras Mayores: Aquellas compras superiores a quinientos mil un dólar (US $500.001,00), requerirán un mínimo de cinco invitaciones a proveedores y serán adjudicadas por la Junta Directiva de la ESPH S. A., previa recomendación de la Comisión Asesora de Contrataciones y del aval de la Gerencia General. Los plazos que regirán el trámite de contratación son los siguientes:
I. El plazo para recibir ofertas, es de un mínimo de doce días hábiles, según la especificación indicada en el cartel.
II. El plazo para los estudios técnicos, legales y financieros emitidos por la administración, será de hasta cinco días hábiles, salvo prórroga justificada por el Proceso o negocio responsable.
III. La CAC conocerá y recomendará en la primera sesión posterior al ingreso de los estudios indicados en el punto dos anterior.
IV. Posterior a la recomendación de la CAC, el Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras enviará, solicitud de Adjudicación a la Junta Directiva de la ESPH S. A., lo anterior para lo que corresponda.
e) Compras por Emergencia
Atención a crisis en la continuidad de los servicios: Son aquellas acciones para atender un estado de necesidad declarada y urgencia en la continuidad de los servicios prioritarios a nivel empresarial, relacionados directamente con ésta y que obliga a tomar intervenciones inmediatas con el fin de restablecer o mantener los servicios prioritarios en la ESPH S. A.
Contratación por emergencia: Son contrataciones de excepción, siendo aquellas que, por motivo de crisis en la continuidad de los servicios prioritarios de la ESPH, S. A., se deben de realizar con un carácter de urgencia conforme a este Reglamento para satisfacer las necesidades de los servicios, permitiendo así brindar el recurso humano y profesional para rehabilitar los servicios prioritarios.
La “compra por emergencia” y “contratación por emergencia” estarán regidas por los siguientes requisitos:
I. Para efectuar una “compra por emergencia” o una “contratación por emergencia”, debe de existir una crisis oficialmente declarada por el Comité de Administración del Crisis en la continuidad de los servicios de la ESPH S. A., -estado de crisis se entenderá también como estado de alerta roja en la continuidad de los servicios-, la cual debe de estar respaldada por un documento físico.
II. El procedimiento para efectuar una “compra por emergencia” o una “contratación por emergencia” no requiere de un concurso previo, no obstante, los proveedores deben de estar inscritos y actualizados dentro de la base de datos de proveedores de la ESPH S. A., y su accionar obedecerá a lo constituido en el protocolo del Plan de Continuidad de los Servicios de la ESPH S. A.
III. Los mecanismos denominados “compra por emergencia” y “contratación por emergencia”, no tendrán montos económicos establecidos, no obstante, su utilización dependerá de la disponibilidad del flujo de caja empresarial en el momento que exista una emergencia, siempre y cuando no se comprometa la totalidad de recursos de la empresa o sobrepase su capacidad de pago o endeudamiento.
IV. El tiempo para hacer efectiva la “compra por emergencia” o “contratación por emergencia” debe de ser inmediato contemplando - siempre los factores de disponibilidad de proveedores y de bienes o servicios, especificidad y de mercado.
V. La “compra por emergencia” y “contratación por emergencia” es una acción prioritaria en las actividades que ejecuta el Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras de la ESPH S. A.
VI. El coordinador de los Equipos de Asistencia Operativa del servicio en plena coordinación con el Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras, deben de tener identificada previamente una lista de proveedores claves, la cual identifica ágilmente a los mismos para efectuar la “compra o contratación por emergencia” ante una situación de crisis en la continuidad de los servicios -este documento físico será actualizado semestralmente por el Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras.
VII. Al existir un problema en los sistemas empresariales -tales como SAF-, la adquisición de bienes y servicios se efectuará con la condición de un pago posterior al proveedor, en plena coordinación con el líder de la Dirección de Gestión Financiera.
VIII. La adjudicación de la “compra por emergencia” o “contratación por emergencia” la realizará el coordinador del Equipo de Asistencia Operativa del Proceso o negocio interesado-, bajo su total responsabilidad, en donde el mismo podrá sugerir al proveedor que consideren oportuno para que el Proceso de Administración de Contratos y Gestión de Compras tramite la orden de “compra por emergencia” o “contratación por emergencia”.
f) Compras por extensión: Serán aquellas compras que, por motivo de oportunidad o conveniencia, la ESPH, S. A., pod...
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