Resolución
| Fecha de publicación | 11 Enero 2019 |
| Número de registro | IN2018302079 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
Por acuerdo Nº 02-08-2017 dictado por el Concejo Directivo de la Federación Occidental de Municipalidades de Alajuela, FEDOMA, en su sesión ordinaria N° 08-2017, celebrada el día miércoles 09 de agosto de 2017, en el Salón de Sesiones de la Municipalidad de Valverde Vega, con el quórum y votación requeridos, se ha acordado aprobar la propuesta de Reglamento de Proveeduría para Federación Occidental de Municipalidades de Alajuela (FEDOMA), para que sea leído de manera íntegra a partir de esta publicación, de la siguiente forma:
REGLAMENTO DE PROVEEDURÍA
FEDERACIÓN OCCIDENTAL DE MUNICIPALIDADES
DE ALAJUELA (FEDOMA)
CAPÍTULO PRIMERO
Disposiciones generales
Artículo 1°—Objetivo del Reglamento. El presente Reglamento tiene por objeto regular el sistema de adquisición de bienes y servicios de la Federación Occidental de Municipalidades de Alajuela (FEDOMA). Así como las competencias de las diversas dependencias con funciones asignadas dentro del sistema.
Artículo 2°—Definiciones: Para los efectos del presente Reglamento se entiende por:
Autoridades superiores: Comprende la Asamblea General, el Consejo Directivo y Dirección Ejecutiva.
Bien: Todo objeto mueble o inmueble, material o inmaterial, susceptible de satisfacer las necesidades del interés público.
Cartel de contratación: Pliego de condiciones administrativas, legales y técnicas bajo las cuales se rige el procedimiento de compra.
Comisión de Recomendación de Adjudicaciones creada únicamente para los procesos de contratación que superen el monto máximo establecido para las licitaciones abreviadas: este órgano estará encargado de asesorar al Consejo Directivo en las competencias dadas en la adquisición de bienes y servicios de la Federación Occidental de Municipalidades de Alajuela (FEDOMA).
Decisión inicial: Documento para iniciar el trámite de contratación, en donde se expresa la finalidad de la contratación, los recursos presupuestarios con que se atenderán las obligaciones derivadas de la contratación, se manifiesta que la Administración cuenta con los recursos humanos y la infraestructura administrativa suficiente para verificar el cumplimiento de la contratación, así como la demás información detallada en la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa. Es emitida por la Dirección Ejecutiva y/o la unidad solicitante.
Estudio legal: Verificación del cumplimiento de todos los aspectos legales establecidos en el cartel con respecto a los indicados por las ofertas presentadas dentro del marco jurídico y legal de acuerdo con la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
Estudio técnico: Verificación del cumplimiento de todos los aspectos técnicos que deben cumplir las ofertas presentadas y que se encuentran indicados en el cartel.
Instancia adjudicadora: Órgano competente para tomar la decisión final en un proceso de contratación administrativa.
Federación: Federación Occidental de Municipalidades de Alajuela (FEDOMA).
Rango de acción: Montos definidos para cada uno de los órganos incluidos en este Reglamento, de acuerdo con los topes establecidos anualmente por la Contraloría General de la República.
Registro de Proveedores: Instrumento donde se inscribirán todas las personas físicas y jurídicas que desean participar como oferentes en los procesos de contratación administrativa de la Federación Occidental de Municipalidades de Alajuela (FEDOMA).
Servicio: Conjunto de actividades y servicios ofrecidos, que por su naturaleza son intangibles y prestados por personas físicas o jurídicas a la institución, para el desarrollo de las actividades municipales.
Artículo 3°—Abreviaturas.
CGR: Contraloría General de la República.
CD: Consejo Directivo.
LCA: Ley de Contratación Administrativa.
RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
CAPÍTULO SEGUNDO
De los órganos involucrados
en los procedimientos de contratación
Artículo 4°—Competencia de los órganos en la adjudicación: La Proveeduría Institucional, la Dirección Ejecutiva y el Consejo Directivo adjudicarán los procedimientos de contratación según los límites económicos de contratación administrativa que define y actualiza anualmente la Contraloría General de la República, para la categoría o estrato en la que se ubique la Federación; con los siguientes rangos de aprobación:
• El Proveedor: Adjudicará los procesos de contratación cuyo monto de adjudicación sea de un 100% del monto máximo establecido para contrataciones directas y aquellos procesos para obra pública que se realicen a través de contrataciones directas.
• Dirección Ejecutiva: Adjudicará los procesos de contratación cuyo monto de adjudicación sea de un 100% del monto máximo establecido para las licitaciones abreviadas y aquellos procesos para obra pública que se realicen a través de licitaciones abreviadas.
• Consejo Directivo: Adjudicará los procesos de contratación para los procedimientos que superen el monto máximo establecido para las licitaciones abreviadas.
Artículo 5°—La Gestión Financiera Institucional. Es el ente rector institucional responsable de la adquisición de bienes y servicios en la Federación, debe evaluar, actualizar, automatizar, estandarizar y difundir los procedimientos necesarios para el óptimo aprovisionamiento de bienes y servicios que se requieran. La Gestión Financiera Institucional, es la dependencia responsable del trámite y fiscalización de los procesos de contratación administrativa en la Federación, así como velar porque los mismos sean óptimos, oportunos y que cumplan con todos los requisitos establecidos por el ordenamiento jurídico.
Las principales funciones de la Gestión Financiera Institucional. son las siguientes:
a. Dar trámite a las solicitudes para la adquisición oportuna de bienes y servicios que necesiten las diferentes dependencias, para el normal funcionamiento de la Institución.
b. Investigar las fuentes de mercado existentes para garantizar la adquisición de los bienes o servicios solicitados.
c. Elaborar los carteles de licitación en coordinación con el área legal y área técnica responsable de la solicitud de adquisición.
d. Solicitar las ofertas a los potenciales oferentes, de acuerdo con las necesidades del bien o servicio requerido.
e. Recibir, realizar la apertura y analizar las ofertas presentadas en tiempo y oportunidad, realizando los estudios necesarios para garantizar la eficiencia en la adquisición de bienes y servicios.
f. Resolver y comunicar las objeciones, aclaraciones y modificaciones a los carteles de los procedimientos de contratación, según lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento.
g. Velar porque los bienes y servicios que cotizan los oferentes se ajusten en calidad, cantidad, precio y tiempo de entrega requeridos.
h. Solicitar para los procesos ordinarios de licitación y obra pública los análisis técnicos y legales que serán básicos para la recomendación de adjudicación de la Gestión Financiera.
i. Mantener actualizado el Registro de Proveedores, para uso de los trámites de adquisición de bienes y servicios. Esta actualización se deberá de realizar por lo menos una vez al año, mediante un aviso que se publicará en La Gaceta
j. Realizar contrataciones atendiendo las disposiciones de carácter administrativo y legal vigentes, para las actividades de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa.
k. Confeccionar la respectiva orden de compra con los documentos necesarios, de acuerdo con los términos y condiciones de adjudicación, para los trámites correspondientes.
l. Confeccionar expedientes para cada compra y custodiar los documentos de las contrataciones tramitadas.
m. Coordinar con la Gestión Financiera para obtener las estimaciones anuales de necesidades a efecto de programar, conjuntamente con las diferentes unidades, las adquisiciones que se requieran
n. La Proveeduría será la encargada de verificar la presentación oportuna de las garantías, su vigencia, así como autorizar su devolución una vez finalizado el proceso y cumplido con lo requerido.
o. La Proveeduría debe coordinar con el Dirección Ejecutiva y la Asesoría Legal a fin de dictar el acto de ejecución de las garantías por eventuales incumplimientos imputables en forma directa al oferente u contratista según sea el caso. El manejo, control de las garantías y custodia de los valores corresponden la Gestión Financiera de la Federación.
Artículo 6°—Consejo Directivo. Tendrá a su cargo las siguientes funciones relacionadas con procesos de contratación:
a. Adjudicar las contrataciones según el monto de adjudicación.
b. Autorizar los arrendamientos y ventas de bienes inmuebles propiedad de la Federación, así como las compras de dichos bienes, todo de conformidad con la LCA y el RLCA.
c. Autorizar o aceptar según corresponda, las donaciones de bienes inmuebles cuando la Federación sea sujeto donante o donatario, previa recomendación de la Comisión conformada para analizar tal fin.
d. Resolver los recursos de revocatoria según su rango de acción.
e. Autorizar el procedimiento de remate y subasta, cuando el avalúo se encuentre dentro de su rango de acción, previa recomendación de la Comisión conformada para analizar tal fin.
Artículo 7°—Comisión de Recomendación de Adjudicaciones creada únicamente para los procesos de contratación que superen el monto máximo establecido para las licitaciones abreviadas. Habrá una Comisión de Recomendación de Adjudicaciones que estará integrada por:
a. El Dirección Ejecutiva, o su representante.
b. El Encargado de la Proveeduría Institucional.
c. El Asesor legal.
d. Un Miembro del Consejo Directivo.
La Comisión estará presidida por el Dirección Ejecutiva o su representante. La secretaría de la Comisión estará a cargo del Encargado de la Proveeduría Institucional o su representante. Para que la Comisión pueda sesionar válidamente deberá estar presente la Dirección Ejecutiva o su representante. El quórum estará formado por la mayoría absoluta de sus integrantes y siempre debe haber al menos uno de los titulares del puesto. La...
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