Resolución
| Fecha de publicación | 11 Julio 2022 |
| Número de registro | IN2022659853 |
| Emisor | INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD |
GERENCIA GENERAL
La Gerencia General del Instituto Costarricense de Electricidad aprobó el 3 de junio de 2022 el presente reglamento:
REGLAMENTO PARA LA ADQUISICIÓN REGISTRO USO
CUSTODIA CONTROL Y DESCARGO DE ACTIVOS
MUEBLES, VERSIÓN 2
CAPÍTULO I
SECCIÓN I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Introducción. Mediante el presente Reglamento se establecen los lineamientos para normalizar la adquisición, registro, uso, custodia, control, descargo y disposición final de los activos (bienes muebles) propiedad del ICE, asignados al personal, mediante el formulario F-10-0003, Vale por préstamo de activos y herramientas, con cargo a Vale Cédula. En el caso de los activos de uso compartido no media vale ya que estos son registrados a nombre del titular subordinado.
Artículo 2º—Objeto. Normalizar la adquisición, registro, uso, custodia, control, descargo y disposición final de los activos muebles del Instituto Costarricense de Electricidad, clasificados contablemente como Otros Activos en Operación.
Artículo 3º—Alcance. Este Reglamento es aplicable para todo el personal y en especial a aquellos involucrados con la gestión de la adquisición, registro, uso, custodia, control, descargo y disposición final de activos muebles del ICE, clasificados como Otros Activos en Operación.
Artículo 4º—Documentos aplicables.
| Código | Título del documento |
| Código Civil de Costa Rica | |
| Ley 449 | Creación del Instituto Costarricense de Electricidad |
| Ley General de Administración Pública | |
| Ley N° 7530 | Ley de Armas y Explosivos |
| Ley N° 8220 | Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos |
| Ley N° 8292 | Ley General de Control Interno |
| Ley N° 8660 | Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones |
| Ley para la Gestión Integral de Residuos | |
| Decreto N° 35148 | Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones |
| Decreto 37567-S | Reglamento General a la Ley para la Gestión Integral de Residuos |
| Decreto 41052-S | Reglamento de Centros de Recuperación de Residuos Valorizables |
| Resolución de la CGR N° 9 del 29-01-2009 | Normas de Control Interno para el sector Público de la Contraloría General de la República (N2-2009-CO-DFOE) y reforma Resoluciones N° R-CO-64-2005, N° R-CO-10-2007 |
| Sesión 5817 | Estatuto de Personal de Instituto Costarricense de Electricidad vigente |
© Documento Normativo Propiedad del ICE, prohibida su reproducción total o parcial sin autorización
| 10.00.003.2009 | Política Empresarial de Protección y Seguridad Física y Lógica |
| 28.01.000.2010 | Políticas Contables vigentes |
| 26.00.001.2012 | Reglamento Donaciones |
| 33.07.001.2006 | Reglamento para la Gestión de Armas de Defensa Institucionales |
| 36.00.003.2018 | Reglamento Interno de Contratación Administrativa |
| 61.00.006.2014 | Reglamento para la Administración, Control y Uso de los Vehículos del Instituto Costarricense de Electricidad |
| 76.00.004.2016 | Reglamento para la Interposición de Denuncias ante la DPSI, sobre hechos delictivos e irregularidades administrativas |
Artículo 5º—Términos, Abreviaturas y Siglas absorción y cobro de activos: procede cuando la Institución absorbe la pérdida de un activo a través de un ajuste sin responsabilidad para el personal, pasando por gasto el valor del activo, o bien, que éste se recupere mediante el cobro respectivo. activo: recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, sobre el cual la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.
Activos en Operación: todo recurso controlado por la entidad, de naturaleza permanente, que se emplee en la operación del negocio y que no se tiene la intención de vender.
Activos Muebles: aquellos bienes que puedan trasladarse de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallarán depositados.
Activos Construidos por el ICE: son activos muebles que se construyen en los talleres del ICE con materiales adquiridos por la Institución.
Administrador de Contrato (AC): es el funcionario encargado de especificar el requerimiento de la contratación, participar en los estudios de análisis y evaluación técnica de las ofertas y administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscribe el ICE con particulares o terceros, con el fin de asegurar el fiel cumplimiento de las condiciones contractuales pactadas objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. Dependiendo de la complejidad de la contratación el Administrador de Contrato podrá contar con la colaboración técnica de un equipo de trabajo.
Ajuste con Responsabilidad: registro contable de un activo en el que media cobro al personal que trabaja en la Institución, de manera que se recupere la inversión. Se registra contra una cuenta por cobrar.
Ajuste sin Responsabilidad: retiro contable de un activo sin que medie el cobro a una persona que labora para la Institución. La Institución absorbe la pérdida y se registra contra la cuenta de pérdidas y ganancias.
Alta Contable: registro que implica el valor de adquisición de un activo.
Ausencia no Programada: Corresponde al período en que una persona se ausenta de la Institución de manera imprevista, principalmente por un evento fortuito, por ejemplo: incapacidad, privación de libertad, u otra circunstancia inesperada.
Ausencia Programada: Corresponde al período igual o superior a 22 días hábiles en que una persona se ausentará del ICE, previa coordinación y autorización por parte del titular subordinado, por ejemplo: licencia por maternidad, permisos con o sin goce de salario y vacaciones.
Bienes Muebles: aquellos bienes que puedan trasladarse de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se encuentran custodiados.
Coordinador Contratación Administrativa (CCA): funcionario responsable de coordinar los procesos de contratación administrativa requeridos en su área, asesorando a los administradores de contrato y demás funcionarios involucrados en los procesos de compra en materia de contratación administrativa, con apego a la normativa vigente, incluyendo los acuerdos y directrices emitidos por la Administración Superior, en atención a los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el enlace oficial entre la Dirección Proveeduría Institucional y las correspondientes dependencias técnicas.
Centro de Costo (CeCo): es la unidad organizativa, dentro de una sociedad CO, que representa un emplazamiento claramente delimitado donde se producen costes. Se puede crear el sector organizativo partiendo de puntos de vista funcionales, relativos a liquidaciones, relativos a actividades y/o relativos a la responsabilidad.
Centro Logístico de Activos (y herramientas en caso de que las administre y custodie): contablemente fue creado para custodiar y administrar lo referente a la gestión de activos muebles y herramientas.
Contratación Administrativa: es el acuerdo de dos o más partes para crear, regular, modificar o extinguir una relación jurídica patrimonial, en el cual por lo menos una de las partes es una entidad de la Administración Pública.
Criterio Técnico: criterio que emite el personal técnico especialista, experto o profesional competente sobre el estado en que se encuentra el activo que se pretende devolver.
Dar de baja un activo: aplicar la pérdida o reposición por el valor completo existente en libros de un activo retirado por hurto, robo, extravío, entre otros, lo cual se aplica con o sin responsabilidad para el personal.
Dependencia: área institucional dependiente de otra superior.
Donación: Liberalidad de alguien que transmite gratuitamente algo que le pertenece a favor de otra persona que lo acepta.
Especialista: Persona con conocimientos profundos en una rama determinada de la ciencia, la técnica o el arte o en un campo determinado de una profesión o actividad.
Experto: Persona hábil o con gran experiencia en un trabajo o actividad. Que tiene muchos conocimientos en una materia.
Estado del activo:
• Bueno: Que está en condiciones de usarse.
• Malo o dañado: Que está averiado, estropeado, deteriorado.
ERP-ICE: Software (Enterprise Resource Planning) que permite planificar y gestionar los recursos de todas las áreas de la empresa.
Firma Digital: Es la firma que es emitida al amparo de un certificado digital legítimo y vigente.
Manuscrita de forma original por ambas partes: Es el mecanismo en que las partes firman un documento en manuscrito.
Manuscrita por un funcionario y la otra firma en forma digital (amparado a un certificado digital legítimo y vigente): Un mismo documento en soporte papel es firmado en forma manuscrita por un funcionario y firmado por otro funcionario con firma digital.
Formulario actualización de datos maestros: documento que se utiliza para modificar información de los datos maestros.
Formulario creación de datos maestros: documento que se utiliza para dar origen al activo mueble en el sistema.
Galería promoción de activos y herramientas: sistema utilizado para promocionar activos en buen estado a nivel institucional.
Gasto: se define como la inversión necesaria para administrar la Institución, ya que sin eso sería imposible que funcione cualquier ente económico; el gasto se recupera en la medida que al calcular el precio de la venta del bien o servicio este se debe tener en cuenta. gestor de activos: personal que se encarga de atender todas las actividades relacionadas con tramitación de los bienes muebles de la dependencia.
Guía de despacho: documento que acompaña los activos muebles en el trayecto del centro logístico al centro de acopio.
Hurto: consiste en el apoderamiento ilegítimo de un bien mueble, ajena en todo o en parte, realizado sin fuerza en los bienes, ni violencia o intimidación en las personas.
ICE: Instituto Costarricense de Electricidad
Maquinaria y Equ...
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