Resolución
| Fecha de publicación | 08 Julio 2022 |
| Número de registro | IN2022659511 |
| Emisor | INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD |
GERENCIA GENERAL
La Gerencia General del Instituto Costarricense de Electricidad aprobó el 3 de junio de 2022 el presente procedimiento:
Procedimiento para la Entrega de Informe Final de Gestión, Versión 1
1 Propósito
Facilitar la presentación de los Informes Finales de Gestión y la confidencialidad de la información cuando corresponda.
2 Alcance
Este procedimiento es aplicable al Jerarca y Titulares Subordinados de la Institución.
3 Documentos Aplicables.
| CÓDIGO | TÍTULO |
| Ley General de Administración Pública | |
| Ley N° 8292 | Ley General de Control Interno |
| Ley N° 8660 | Ley Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones |
| 38.00.002.2013 | Política Corporativa de Confidencialidad de la Información |
| Directriz R-CO-61 Contraloría General de la República | Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Área de Control Interno D-1-2005-CODFOE |
| Sesión 5817 del 18 de diciembre de 2007 | Estatuto de Personal |
4 Responsabilidades
4.1 Gerencia General.
4.1.1 Aprobar el presente procedimiento conforme con la normativa aplicable.
4.2 Gerencia de Operaciones y Logística.
4.2.1 Dar visto bueno al presente procedimiento y remitirlo a Proceso Servicios de Gestión al Personal.
4.3 Gerencias.
4.3.1 Gestionar el proceso de declaratoria de confidencialidad de los informes finales de gestión, cuando corresponda, según lo establecido en la Política Corporativa de Confidencialidad de la Información.
4.4 División Gestión del Talento Humano y Desarrollo Organizacional.
4.4.1 Remitir el presente documento para aprobación final de la Gerencia General, posterior a la revisión y validación en conjunto con el Proceso Servicios Generales.
4.5 Proceso Servicios de Gestión al Personal.
4.5.1 Revisar y validar el presente documento, en conjunto con la División Gestión del Talento Humano.
4.5.2 Recibir y aplicar el movimiento de personal cuando corresponda la salida de un funcionario por retiro definitivo de la Institución, ya sea por la figura de retiro voluntario, renuncia simple, jubilación, pensión adelantada del Fondo de Garantías y Ahorro o movilidad laboral voluntaria.
4.5.3 Elevar a la Gerencia de Operaciones y Logística para su visto bueno.
4.6 Proceso Gestión de Adquisición y Conservación del Talento Humano
4.6.1 Recibir y aplicar el movimiento de personal, cuando corresponda el nombramiento del funcionario en otro cargo.
4.6.2 Remitir al Área de Control Interno de la DGTHyDO el listado de los funcionarios que dejan el cargo de jefatura.
4.7 Proceso Gestión del Desempeño y Compensación
4.7.1 Definir junto con la dependencia, el perfil del puesto que asumirá el funcionario que deja el cargo de jefatura, según corresponda, con el visto bueno de la Gerencia respectiva.
4.8 Área de Control Interno de la DGTHyDO.
4.8.1 Recibir el listado de los funcionarios que dejan el cargo de jefatura por parte del Proceso Gestión de Adquisición y Conservación del Talento Humano.
4.8.2 Prevenir a los funcionarios por escrito antes que dejen su cargo, sobre la obligación de presentar el informe final de gestión.
4.8.3 Enviar a Gestión Almacenes de la Dirección Logística, copia de la prevención sobre la presentación del informe final de gestión enviada a los funcionarios que dejan su cargo.
4.9 Jefatura Inmediata del Funcionario.
4.9.1 Velar por el cumplimiento de lo establecido en este procedimiento, en la Ley General de Administración Pública N° 6282 y en la Ley General de Control Interno N° 8292.
4.9.2 Recibir la aprobación de la finalización de contrato del funcionario a su cargo.
4.9.3 Comunicar al funcionario que deja el cargo, la obligatoriedad de presentar el informe final de gestión haciendo referencia al carácter público o confidencial inmersa en el informe conforme a la Política Corporativa de Confidencialidad de la Información.
4.9.4 Ratificar y notificar al funcionario la permanencia en el puesto actual.
4.9.5 Solicitar al Proceso Gestión del Desempeño y Compensación el nuevo perfil de puesto del funcionario que deja el cargo como jefatura, cuando corresponda.
4.9.6 Definir junto con el Proceso Gestión del Desempeño y Compensación el nuevo perfil de puesto del funcionario que deja el cargo como jefatura, cuando corresponda.
4.9.7 Elegir al funcionario que asumirá el nuevo puesto como jefatura mediante las disposiciones establecidas en materia de selección.
4.9.8 Notificar al funcionario la finalización de su cargo como jefatura.
4.9.9 Aprobar el movimiento de personal del funcionario que deja su puesto.
4.9.10 Remitir al Gestor de Recursos Humanos el movimiento de personal firmado.
4.9.11 Recibir y dar por aceptado el informe final de gestión del funcionario que deja el puesto.
4.9.12 Solicitar a la Gerencia respectiva, la declaratoria de confidencialidad del informe final de gestión, cuando corresponda, conforme a lo establecido en la Política Corporativa de Confidencialidad de la Información.
4.9.13 Remitir al Proceso Servicios de Gestión al Personal las dos copias del informe final de gestión.
4.9.14 Remitir a la página de transparencia del ICE el informe final de gestión del funcionario que deja el cargo.
4.10 Gestor de Recursos Humanos.
4.10.1 Recibir del funcionario el movimiento de personal firmado.
4.10.2 Gestionar la firma de la Jefatura Inmediata Superior del movimiento de personal del funcionario que deja el puesto.
4.10.3 Recibir el movimiento de personal firmado por la Jefatura Inmediata Superior.
4.10.4 Remitir el movimiento de personal firmado al Proceso Gestión de Adquisición y Conservación del Talento Humano o al Proceso Servicios de Gestión al Personal, según corresponda.
4.11 Funcionario que deja el puesto.
4.11.1 Acatar lo que se establece en este procedimiento, en la Ley General de Administración Pública N° 6282 y en la Ley General de Control Interno N° 8292.
4.11.2 Presentar a la Jefatura Inmediata Superior el informe final de gestión.
4.11.3 Firmar y remitir al Gestor de Recursos Humanos el movimiento de personal.
5 Términos y Abreviaturas.
acciones recursivas: recurso de revocatoria y apelación en subsidio en el cual la persona interesada los presenta formalmente.
Administración Superior: se refiere a la Asamblea de Accionistas, Junta Directiva y Gerencia General de la Empresa.
CEGED: Centro de Gestión Documental.
DGTHyDO: División Gestión del Talento Humano y Desarrollo Organizacional.
Entidad: término que puede ser usado para referirse a una organización, institución o empresa.
Informe final de gestión: documento que se presenta al final de su gestión como jefatura, con base en los resultados obtenidos, así como los proyectos y actividades pendientes en cumplimiento de las funciones bajo su responsabilidad, que a su vez sirva de guía al sucesor. Ver anexo 1.
Oficial de acceso a la información: persona designada por el jerarca quien serpa el competente para atender las quejas relacionadas con la falta de atención de las solicitudes de información pública presentadas ante instancias internas de las empresas y coordinar los procesos de acceso a la información pública y transparencia proactiva.
Titular subordinado (jefatura inmediata del funcionario): funcionario de la administración activa responsable de un proceso con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
6 Contenido
6.1 La Jefatura Inmediata del funcionario identifica si el motivo de salida del funcionario es por finalización de contrato por retiro voluntario, renuncia simple, jubilación, pensión adelantada del Fondo de Garantías y Ahorro o movilidad laboral voluntaria, por reestructuración organizacional o finalización de contrato por tiempo definido, y realiza las siguientes acciones:
6.1.1 Si es finalización de contrato por retiro voluntario, renuncia simple, jubilación, pensión adelantada del Fondo de Garantías y Ahorro o movilidad laboral voluntaria: recibe de la entidad correspondiente la aprobación de la finalización de contrato del funcionario a su cargo. Seguidamente, realiza las siguientes acciones:
a. Solicita al funcionario la firma del movimiento de personal. Pasa al 6.6.b.
b. Comunica formalmente al funcionario la obligatoriedad de presentar el informe final de gestión. Pasa al 6.8 b.
6.1.2 Si es por reestructuración organizacional o nombramiento por tiempo determinado en puesto ejecutivos: solicita la definición del perfil de acuerdo con las nuevas funciones que realizará el funcionario. Pasa al punto 6.2.
6.2 La Jefatura Inmediata del funcionario solicita al Proceso Gestión del Desempeño y Compensación la definición del perfil en coordinación con la dependencia receptora, de acuerdo con las nuevas funciones que realizará el funcionario.
6.3 El Proceso Gestión del Desempeño y Compensación recibe la solicitud por medio del Gestor de Recursos Humanos, para definir el perfil de acuerdo con las nuevas funciones que realizará una vez que deje el puesto.
6.4 La Jefatura Inmediata elige al nuevo funcionario que asumirá el puesto, mediante las disposiciones establecidas en materia de selección de la Institución. Los nombramientos para puestos de trabajo clave deberán gestionarse con la Jefatura Superior correspondiente, y en caso de reestructuración institucional, se regirán por las directrices que se emitan por la Administración Superior, Consejo Directivo y Presidencia Ejecutiva al momento de la implementación de dicha restructuración.
6.5 Una vez elegido el nuevo funcionario, la Jefatura Inmediata y/o Superior notifica al subalterno que deja el puesto de la finalización de su cargo.
6.6 El funcionario recibe la notificación de finalización del cargo y procede según corresponda:
a. Si el funcionario no acepta la notificación recibida puede presentar las acciones recursivas que el debido proceso le concede ante las instancias correspondientes, lo cual no suspende la ejecución del acto y por tanto la presentación del Informe Final...
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