INS SERVICIOS SOCIEDAD ANÓNIMA
| Fecha de publicación | 12 Septiembre 2022 |
| Número de registro | IN2022674004 |
| Emisor | AVISOS |
INS SERVICIOS SOCIEDAD ANÓNIMA
INS Servicios Sociedad Anónima, comunica que, según acuerdo N° 229-II adoptado por la Junta Directiva de INS Servicios Sociedad Anónima celebrada el miércoles diecisiete de agosto de dos mil veintidós: Acuerdan aprobar la publicación del Reglamento para el Uso de Tarjeta de Compras Institucional. La información respectiva a dicho reglamento estará disponible en la herramienta documental habilitada por la Administración. Firmante: Éric José Herrara Rodríguez, Gerente General.
REGLAMENTO PARA EL USO DE TARJETA
DE COMPRAS INSTITUCIONAL.
SECCIÓN I
Disposiciones generales.
Artículo 1º—Objetivo del Reglamento: El presente Reglamento regulará las responsabilidades de cada uno de los colaboradores a los que se les asigne una tarjeta de débito-fondos propios de compras institucional, las condiciones operativas y el proceso para realizar la solicitud, entrega, uso y control para la Tarjeta de Compras Institucional, por ser éste un medio a través del cual los tarjetahabientes dispondrán de fondos públicos, en este caso, con cargo a los recursos financieros de INS Servicios S.A.
Artículo 2º—Ámbito de aplicación: Las disposiciones del presente Reglamento serán aplicables al personal de INS Servicios S.A. que previamente se haya establecido y que, para el desempeño de sus funciones, requieren el uso de la tarjeta de débito de compras institucional.
Artículo 3º—Definiciones: Para todos los efectos que se deriven de la aplicación de este Reglamento, debe entenderse por:
Banco: Entidad que, conforme a los términos de un convenio preexistente, brinda el servicio de compra de bienes, materiales y suministros y servicios a través de Tarjetas de Compras Institucionales.
Pago: Dinero que se proporciona para la compra de bienes o servicios o para la extinción de una deuda.
Plataforma Tecnológica: Es una plataforma tecnológica del Sistema Bancario Nacional, que permite la operativa del uso, control y autorización relacionado con la utilización de las tarjetas de compras institucionales.
Renovación: Expedición a cargo del Banco y a solicitud de INS Servicios S.A., de una nueva Tarjeta de Compras Institucional en sustitución de otra expirada por cumplimiento de su vigencia.
Responsable institucional: Colaborador definido como responsable ante la entidad bancaria para comunicarse y ser el contacto entre INS Servicios S.A. y la entidad bancaria para los diferentes aspectos relativos con la operación de este servicio. A su vez, es el colaborador responsable de realizar las transacciones de pago con la Tarjeta de Compras Institucional. Tarjeta de compras institucional: Plástico útil como medio de pago, emitido por el Banco a nombre del funcionario que especifique INS Servicios S.A. Por su naturaleza, este documento es intransferible y únicamente se utilizará como medio de pago con cargo a la respectiva transferencia realizada por INS Servicios S.A.
TCI: Tarjeta de Compras Institucional.
Transacción: Operación de orden financiero o contable registrada en el sistema Administrativo Financiero, por ejemplo: pagos, depósitos, notas de débito y crédito u otros.
Artículo 4º—Responsabilidades. Por ser recursos públicos el dinero que se destina a la adquisición de bienes, materiales, suministros y servicios, se considera que el mismo será responsabilidad exclusiva de todos los colaboradores de INS Servicios S.A. a los que se les haya asignado una Tarjeta de Débito de Compras Institucional o de quienes soliciten el uso de ésta. Les corresponde a las jefaturas velar por su cumplimiento, motivo por cual, el uso de la Tarjeta de Compras Institucional es de uso exclusivo para los fines que fue creado y cualquier uso indebido de dichos fondos se sancionará de acuerdo con lo que establece la legislación vigente.
SECCIÓN II
Del uso de la tarjeta de compras institucional.
Artículo 5º—Forma de emisión de la TCI: La tarjeta será emitida por una entidad financiera del Estado, a favor de INS Servicios S.A., la cual se regirá por lo regulado en la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional. La emisión o renovación de la TCI, se debe realizar al banco por medio del documento que suministra esta entidad bancaria, firmado por el Representante Legal de la empresa y con el adjunto de los requisitos solicitados.
Artículo 6º—Tipo de tarjeta. La Tarjeta de Compras Institucional corresponde a una tarjeta de Débito - Fondos Propios,
Artículo 7º—Uso de la TCI: El uso de la Tarjeta de Compras Institucional será el último medio por utilizar después de que se hayan agotado las vías de compras establecidas por el proceso de Contratación Administrativa. Su uso es exclusivo para la compra de bienes o servicios, en los que se haya agotado el proceso de Contratación Administrativa y no haya sido posible su adjudicación, por lo que está prohibido cualquier otro uso.
Artículo 8º—Custodia. La tarjeta de débito es institucional, la cual será asignada a un colaborador de INS Servicios, quien será el responsable de la tarjeta y no podrá delegarla en ningún momento. INS Servicios S.A. contará solamente con una tarjeta de compras de débito institucional y tendrá como responsable institucional de esta tarjeta, al colaborador que ocupa el cargo de Analista de Presupuesto, en ninguna circunstancia será considerado como salario en especie.
Artículo 9º—Prohibiciones. Queda prohibido participar en promociones o concursos que tienen como fin la acumulación de puntos u otro tipo de promociones, por el uso de la Tarjeta de Compras Institucional.
Artículo 10.—La entrega de las TCI al colaborador se debe realizar contra la firma del contrato GTH-F-076 y el pagaré FI-F-099. El pagaré deberá quedar en custodia del departamento Financiero Administrativo y se procederá a entregar una copia con el contrato original al departamento de Gestión de Talento Humano para su archivo en el expediente del colaborador.
Artículo 11.—Proceso de compra con la TCI. Para solicitar una compra con la Tarjeta de Compras Institucional se procederá de la siguiente forma:
Mediante el formulario FI-F-015: “Solicitud para compras con la tarjeta institucional”, el gerente de departamento solicitará la compra con la tarjeta de débito, señalando al efecto, los bienes o servicios que se requieren adquirir y la justificación del porqué se debe utilizar la TCI.
En primera instancia, el gerente de departamento debe remitir el formulario con la información requerida al Analista de Presupuesto.
El Analista de Presupuesto debe validar el presupuesto con el que cuenta cada departamento y otorgar el visto bueno para la compra del bien o servicio.
El Analista de Presupuesto lo remitirá al Supervisor de Proveeduría, quien deberá emitir la validación respectiva, la cual debe indicar sí se agotó la vía del proceso de Contratación Administrativa y que se puede proceder con la compra a través de la TCI.
Posteriormente, el gerente de departamento enviará el formulario FI-F-015 con las validaciones anteriores a la Gerencia General y Gerencia Financiera para su respectiva aprobación en el formulario. Una vez aprobado el formulario por todas las partes, el responsable institucional de la TCI puede proceder con la compra.
El responsable institucional de la TCI revisará los respaldos y el formulario FI-F-015 que le remitirán los departamentos solicitantes de la compra antes de proceder con los pagos solicitados a través de la TCI.
El solicitante de la compra de cada departamento y el responsable institucional de la TCI, deben asegurarse de que el bien o servicio adquirido, recibido y facturado, sea el que efectivamente fue autorizado
El responsable institucional de la TCI se encargará de resguardar los depósitos o comprobantes obtenidos a través de los pagos realizados con la TCI y remitirá la información en conjunto con el formulario FI-F-015 al área de Contabilidad, quiénes procederán a ejecutar los registros y las conciliaciones respectivas.
El responsable institucional de la TCI presentará de forma mensual un detalle de los pagos realizados con la Tarjeta de Compras Institucional a la Gerencia Financiera.
El responsable institucional de la TCI debe velar por el buen uso de ésta, de forma que se utilice en cumplimiento de los fines institucionales y conforme a las diferentes normativas establecidas, no podrá en ningún momento utilizarse la TCI de débito como un medio alterno a los procedimientos de Contratación Administrativa salvo lo ya indicado en artículos anteriores.
Artículo 12.—Los costos de reposición de la TCI por robo, extravío, deterioro u otro atribuibles a un mal uso del colaborador serán asumidos por éste, el costo corresponderá al vigente cobrado por la entidad bancaria según sus políticas internas de costes. Se exonerará del pago al colaborador cuando la reposición se deba al desgaste normal de la TCI.
Artículo 13.—Monto límite establecido para la TCI: Se establece límite máximo de $3000 (tres mil dólares) mensuales. Para la compra de bienes o servicios que exceda los $3000 (tres mil dólares) mensuales, se deberá proceder con la solicitud de aprobación ante la Junta Directiva de INS Servicios S.A. o a quien este órgano delegue; para compras inferiores a los $3000 (tres mil dólares) será la Gerencia General y la Gerencia Financiera Administrativa quienes aprueben dichas compras, y serán presentadas a Junta Directiva para conocimiento de esta, siempre y cuando se haya agotado la vía de contratación administrativa.
Las aprobaciones serán por un año, por ello la Gerencia Financiera Administrativa presentará en un informe anual a la Junta Directiva, todas las compras que se realicen con la tarjeta de débito (Fondos propios) en la misma fecha que se presenta el presupuesto de INS Servicios para su aprobación y conocimiento.
Artículo 14.—Compras autorizadas. Se autorizan las siguientes compras:
Compras de certificaciones, poderes y otros documentos que se realicen a través de las diferentes plataformas tecnológicas de las instituciones del estado. (Para este caso en particular, no debe completarse el form...
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