INSTRUCTIVO PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES GENÉRICOS DE CONSTRUCCIÓN-MANTENIMIENTO FÍSICO Y REMODELACIÓN DE LA RED DE OFICINAS-
| Fecha de publicación | 10 Diciembre 2020 |
| Número de registro | IN2020508720 |
| Emisor | INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS |
INSTRUCTIVO PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIALES
GENÉRICOS DE CONSTRUCCIÓN-MANTENIMIENTO
FÍSICO Y REMODELACIÓN DE LA RED DE OFICINAS-
1. Propósito:
Establecer un instructivo que contemple las actividades generales necesarias para la adquisición de materiales genéricos de construcción (mantenimiento y remodelación de la red de oficinas) en el Instituto Nacional de Seguros, en adelante Instituto.
Las contrataciones que el Instituto a través del Departamento de Proveeduría (en adelante Proveeduría) llegue a celebrar al amparo de este marco normativo, se sustentan en la autorización que para tales efectos otorgó la Contraloría General de la Republica por medio del oficio N° 16422 (DCA-3927 del 21 de octubre del 2020), misma que fue solicitada por el Instituto con fundamento en lo que establece el artículo 146 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
2. Alcance:
El presente instructivo se aplicará por parte de Proveeduría del Instituto para la adquisición de materiales de construcción de la rama estructurado de mantenimiento físico y materiales para la remodelación de la red de oficinas del Instituto Nacional de Seguros que por su naturaleza se enmarcan en patrones generales de fabricación, siendo estos sujetos de distribución por proveedores del mercado nacional.
3. Oferentes:
a. El Instituto, a través de Proveeduría realizará invitación pública y abierta a todos los proveedores domiciliados dentro del territorio costarricense, sean personas físicas o jurídicas de este tipo de suministros y materiales de construcción, para que se inscriban en un Registro que se conformará para la aplicación de este instructivo, el cual será el punto de inicio para poder participar en cualquier proceso de selección de oferentes. Proveeduría realizará la invitación a inscribirse por medio de dos avisos publicados en dos diarios de circulación nacional, y mediante la página Web del INS (www.ins-cr.com). En el Diario Oficial La Gaceta será publicado el instructivo, así como en la Plataforma SICOP y la página web del INS.
b. Una vez completado y presentado el formulario de inscripción ante Proveeduría del Instituto, éste le asignará a cada proveedor un número de inscripción. Por ejemplo:
Proveedor N°1 = IMM-001, donde:
I = Instructivo
M = Materiales
M = Mantenimiento
El código que se asigne a cada proveedor es específico para esta contratación e independiente del código asignado para su inscripción en el Registro de Proveedores Institucional.
El formulario a completar deberá contar como mínimo con la siguiente información:
1. Nombre del Oferente.
2. Número de cédula.
3. Nombre completo Representante legal.
4. Número de cédula Representante legal.
5. Personería jurídica.
6. Dirección exacta.
7. Números de facsímil y teléfono.
8. Correo electrónico.
9. Detalle de los productos que vende (marcas, modelos, etc.).
10. Indicación expresa de sometimiento a las condiciones que se establecen en este instructivo.
11. Indicación de un plazo mínimo de garantía de fabricación de los materiales de 3 meses.
12. Detalle de funcionarios que podrán suscribir las ofertas en nombre del Oferente. Para este efecto debe presentar un poder especial o documento legal correspondiente que faculte expresamente a cada persona para que pueda, en nombre suyo, mejorar los precios en el momento de apertura de las ofertas. En caso de sustitución de la persona, se deberá presentar el respectivo poder que le faculte para actuar en nombre del Oferente.
Cuando se le curse invitación, el Oferente deberá presentar su oferta en Proveeduría, por escrito ya sea vía facsímil o bien presentarla al momento de la apertura de ofertas mediante su Representante, a quién deberá haber facultado expresamente en la información que consta en el formulario de inscripción a realizar las mejoras que estime pertinentes al momento de la apertura de las ofertas.
4. Condiciones de Compra:
a. El Departamento respectivo del Instituto como parte de sus normales necesidades de este tipo de materiales para su gestión de mantenimiento y expansión de la cobertura de servicios brindados a sus asegurados, establecerá una lista que contendrá el detalle y cantidad de este tipo de materiales que le deberán ser suplidos por los proveedores inscritos en el registro que resulten ganadores de los concursos que se promoverán, la cual deberá remitir a Proveeduría para que ese Despacho continúe con el respectivo trámite.
b. Proveeduría invitará a todos los proveedores con que se cuente en el registro para este proceso y concederá un plazo entre 03 y 10 días hábiles para la presentación de ofertas.
Así mismo será Proveeduría el Despacho en que se reciba las ofertas y guíe el proceso.
c. Se adjudicará al menor precio ofertado en cada línea. Sin embargo, dado que se trata de un concurso de precios en donde los productos tienen estándares de fabricación que los hacen genéricos, los Oferentes podrán mejorar sus ofertas luego del momento de la apertura, mejoras que pueden ser hasta verbales, pero que deberán quedar consignadas en el acta que se levantará al efecto y que para todos los fines, serán la base sobre la cual se acuerde la adjudicación y que por tanto comprometerán formalmente a quien las formule y el detalle de esos ofrecimientos mejorados, deberá quedar en el acta de apertura que al efecto se levante, la cual deberá ser firmada por todos los Representantes de los oferentes presentes en el acto de apertura y los representantes del Instituto que dirijan y presidan el acto.
Los Oferentes deben tener clara esta mecánica de mejora al ofrecimiento que se podrá presentar en el marco de estos concursos de precios (subasta a la baja), por lo que el hecho que por su propia voluntad alguno de los representantes no esté presente en todo el acto de apertura, en nada limita que a los demás Oferentes se les permita realizar mejoras a sus propuestas, pues todos los pormenores se dejaran constando en el acta.
Además, lo anterior resalta el hecho que para que se puedan realizar este tipo de actuaciones en el marco de los procedimientos sustitutos que se regulan en este instructivo, los Oferentes deben enviar a los actos de apertura a personas que cuenten con poder suficiente para realizar este tipo de actos y que eso comprometa formalmente al Oferente, por lo que éste debe haber facultado expresamente en la información que consta en el formulario de inscripción al representante (s) para que realice dichas mejoras.
Si al momento de la apertura el representante confirmado inicialmente por la empresa ha cambiado, el oferente deberá aportar con la oferta el documento legal respectivo donde el oferente indique expresamente el nombre completo y calidades de la nueva persona facultada para actuar en su nombre, por lo que este tipo de requisitos...
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