Resolución
| Fecha de publicación | 16 Noviembre 2020 |
| Número de registro | IN2020500744 |
| Emisor | BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL |
JUNTA DIRECTIVA
La Junta Directiva Nacional, en su calidad de tal y actuando en funciones propias de Asamblea de Accionistas de Popular Valores Puesto de Bolsa S.A.; Popular Seguros, Correduría de Seguros, S.A.; Popular Sociedad de Fondos de Inversión S.A. y Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S. A., en sesión ordinaria N° 5778 celebrada el 26 de octubre de 2020 mediante acuerdo N° 965, acuerda aprobar el Reglamento del Sistema Archivístico del Conglomerado Banco Popular y de Desarrollo Comunal, para que se lea de la siguiente manera:
“1. Aprobar el Reglamento del Sistema Archivístico del Conglomerado Banco Popular y de Desarrollo Comunal, en los siguientes términos:
REGLAMENTO DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO
DEL CONGLOMERADO BANCO POPULAR
Y DE DESARROLLO COMUNAL
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—El presente Reglamento se dicta de conformidad con el artículo 24 b de la Ley Orgánica del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, y regula el funcionamiento del Sistema Archivístico del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal, el cual estará conformado por:
a) La Unidad Centro de Documentos, a cargo del Archivo Central, los archivos de gestión, de gestión centralizada, especializada y los archivos regionales del Banco Popular.
b) Los archivos centrales, los archivos de gestión, de gestión centralizada, especializada y los archivos regionales de las sociedades.
c) Comités de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Popular y sus sociedades.
La Unidad Centro de Documentos es el órgano asesor del Sistema.
Artículo 2º—Para efectos de este Reglamento se entiende por:
a- Archivo Central: Es la unidad que centraliza la documentación generada por todas las unidades del Sistema Institucional de Archivos y que ha cumplido con el trámite administrativo que le dio origen, cumpliendo sus funciones como lo dicta el art. 32 del Reglamento de la Ley Nacional de Archivos N° 7202 y demás artículos que le confieren atribuciones.
En este particular se entenderá como Archivo Central del Banco Popular a la Unidad Centro de Documentos y de igual manera deberá constituirse para cada sociedad su respectivo Archivo Central.
b- Archivo de Gestión: Son los archivos de las oficinas o unidades administrativas del Banco y las sociedades. Contienen su documentación en gestión con valor Administrativo-legal, por lo que es continua su utilización y consulta por la misma oficina en su operación ordinaria y colaboradores que por procedimiento deban acceder a dicha información, para ello, estos son los responsables de responder al artículo 33 del Reglamento de la Ley Nacional de Archivos N° 7202 y demás artículos que le confieren atribuciones.
c- Archivos de Gestión Centralizados: son los archivos de gestión correspondientes a una Dirección, División o Subgerencia, en que se almacenan y administran los documentos de sus divisiones, áreas o unidades.
d- Archivo de Gestión Especializado: Es el archivo de documentos en trámite, especializado en alguna materia, por ejemplo, expedientes de crédito activos, expedientes de personal, expedientes de la Política Conozca su Cliente, expedientes de gestión de cobro, entre otros.
e- Autoridad Superior Competente: Unidad Administrativa competente para decidir e informar la apertura, cierre o fusión de oficinas.
f- Banco: Banco Popular y de Desarrollo Comunal.
g- Certificado Digital: Mecanismo electrónico o digital mediante el que se pueda garantizar, confirmar o validar técnicamente:
1. La vinculación jurídica entre un documento, una firma digital y una persona.
2. La integridad, autenticidad y no alteración en general del documento, así como la firma digital asociada.
3. La autenticación o certificación del documento y la firma digital asociada, únicamente en el supuesto del ejercicio de potestades públicas certificadoras.
4. Lo demás que establezca esta Ley y su Reglamento.
h- Ciclo Vital de los Documentos: Son las edades del documento en los Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos o Finales.
i- CISED: Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
j- Clase documental: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen estas clases documentales:
1. Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido: filmes, cintas de vídeo, videodiscos, etc.
2. Gráfica: aquellos que emplean la imagen, signos no textuales, colores y otros para representar la información tales como mapas, planos, gráficos, fotografías, diapositivas, etc.
3. Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos, DVD, Blu-Ray, etc.
4. Textual: en donde los documentos transmiten la información mediante texto escrito.
k- CNSED: Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
l- Colaborador: Todas aquellas personas integrantes del conglomerado con un puesto que desempeñar y funciones establecidas en los Manuales de Puestos, ejerciendo y produciendo información frente al administrado y demás entidades involucradas.
m- Conglomerado: Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal, conformado por el Banco Popular y de Desarrollo Comunal, y las sociedades Popular Sociedad Administradora de Fondos de Inversión, Operadora de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, Popular Sociedad Agencia de Seguros, Popular Valores. Puesto de Bolsa y las que a futuro se constituyan.
n- Documento de Archivo: Es una expresión testimonial, textual, gráfica, manuscrita o impresa, en cualquier lenguaje natural o codificado, así como en cualquier soporte que ha sido producida o recibida en la ejecución, realización o término de las actividades institucionales y que engloba el contenido, el contexto y la estructura permitiendo probar la existencia de esa actividad.
ñ- Firma Digital: Es un método que asocia la identidad de una persona o equipo, con un mensaje o documento electrónico, para asegurar la autoría y la integridad del mismo. La firma digital del documento es el resultado de aplicar algoritmos matemáticos, (denominados función hash), a su contenido y así generan una firma digital del documento.
o- Fondo documental: Conjunto de documentos custodiados por una organización o persona en el ejercicio de sus funciones.
p- Gestión de Documentos: Todas las funciones, actividades y procesos que en una organización se aplican a los documentos a lo largo de su vida para garantizar su producción, su autenticad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad para su mayor uso y servicio.
q- Nube: Sinónimo de computación en la nube (cloud computing), servicios en la nube, informática en la nube, nube de cómputo, nube de conceptos o simplemente “la nube”, es un paradigma que permite ofrecer servicios de computación a través de una red, usualmente, Internet.
r- Principio de Orden Original: Principio que plantea que se debe respetar el orden de producción de los documentos de archivo del ente productor, respetando el Ciclo Vital de los documentos y sus diferentes edades.
s- Principio de Procedencia: Principio que plantea que cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos.
t- Sistema Institucional de Archivos: Es el conjunto de archivos de gestión de una entidad que se encuentran regulados por una unidad rectora denominada archivo central.
u- Sistema Nacional de Archivos: Todos los archivos públicos del país sumados aquellos privados y particulares que por voluntad propia decidan unirse al sistema.
v- Sociedades: Entes del Conglomerado Financiero Banco Popular:
1. Popular Sociedad Administradora de Fondos de Inversión S. A.
2. Operadora de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S. A.
3. Popular Seguros, Correduría de Seguros S. A.
4. Popular Valores, Puesto de Bolsa S. A.
Y las que a futuro se constituyan.
w- Tablas de Plazos: Instrumento en el que constan todas las series y tipos documentales producidos o recibidos en una Oficina o Institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.
x- Tipo Documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de sus funciones cuyo formato, contenido y soporte son homogéneos. Puede presentarse en forma individual (carta, circular) o compuesto (expediente, acta, licitación).
y- Valores Documentales:
• Valor Administrativo: es el valor que tiene un documento en la gestión u operación activa de los asuntos de las organizaciones. Dicha utilidad se ve reflejada como soporte y testimonio de las actuaciones, procedimientos y actividades administrativas de una organización.
• Valor Científico-Cultural: es aquel que posee el documento como fuente primaria para la historia, al servir como testimonio y reflejo del desarrollo de la realidad nacional.
• Valor Legal: es el valor que tienen los documentos que sirven de prueba para efectos legales.
Artículo 3º—Los archivos del Conglomerado deben contar con las medidas de seguridad e infraestructura adecuadas (local, estantería, materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios) que permita una buena conservación de los documentos.
Los Archivos del Conglomerado deben contar al menos con tres áreas definidas: administrativa, de consulta y de depósito.
Los encargados de los archivos del Conglomerado con el apoyo de altos mandos, deberán cumplir y velar por que se ejecuten en sus respectivas oficinas una adecuada conservación y preservación documental que indican los artículos 83 y 84 del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, así como también observar las disposiciones emanadas por la Unidad Centro de Documentos en el caso del Banco y por los Archivos Centrales de cada sociedad, así como...
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