Resolución
| Fecha de publicación | 02 Junio 2022 |
| Número de registro | IN2022648894 |
| Emisor | BANCO DE COSTA RICA |
Junta Directiva
La Junta Directiva General, artículo VIII sesión17-22 del 3 de mayo de 2022 y artículo III sesión 18-22 del 10 de mayo de 2022 aprueba la modificación del Reglamento de funcionamiento de la Junta Directiva General del Banco de Costa Rica.
I.—Propósito: El propósito de este Reglamento es regular las funciones de la Junta Directiva General del Banco de Costa Rica, en lo que respecta a integración, funciones, atribuciones, sesiones y sus trámites, quórum, actas y dietas; conforme al ordenamiento jurídico vigente.
II.—Alcance: La aplicación del presente reglamento se circunscribe al funcionamiento de la Junta Directiva General del Banco de Costa Rica y a su Secretaría General.
III.—Definiciones: Para efecto de este documento, los conceptos que a continuación se enuncian tienen el siguiente significado:
Deber de cuidado: deber de actuar de manera informada y prudente en la toma de decisiones relacionadas con la entidad y los recursos que se administran; es decir, la obligación de abordar los asuntos de la entidad y de los recursos administrados de la misma manera que una “profesional responsable” abordaría sus propios asuntos.
IV.—Formularios de referencia: Los formularios utilizados en este documento se enuncian a continuación: 23-ZD Resumen de acuerdos ratificados en los Órganos Colegiados y hechos relevantes
CAPÍTULO I
De la Junta Directiva y la Secretaría General
Artículo 1º—Integración de la Junta Directiva General. La integración de la Junta Directiva General se rige conforme con lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, de conformidad con la cual, a solicitud de la Junta Directiva General, el Consejo de Gobierno tiene la potestad de efectuar nombramientos interinos para sustituir a los directores que no puedan concurrir a sesiones justificadamente por periodos no menores a un mes ni mayores de un año.
Artículo 2º—Atribuciones de la Junta Directiva General. La Junta Directiva General cuenta con las atribuciones establecidas en el ordenamiento jurídico vigente; así como las que se establezcan en las políticas, reglamentos o acuerdos emitidos por este órgano colegiado. Además, le corresponde nombrar o remover su personal de apoyo, aprobar vacaciones, las capacitaciones internas y externas, así como los viajes al exterior de las personas trabajadoras del Banco que dependan estructuralmente de la Junta Directiva General, a saber: los asesores, secretario general de la Junta Directiva, gerente general, subgerentes, gerente corporativo de riesgo, oficial de cumplimiento y auditor general corporativo.
El acuerdo de la Junta Directiva donde se aprueban las vacaciones, capacitaciones y viajes, debe ser comunicado a la Gerencia Corporativa de Capital Humano para el trámite correspondiente.
Artículo 3º—Atribuciones del presidente. Cada año a más tardar el 31 de mayo, la Junta Directiva General debe elegir por simple mayoría de votos un presidente y un vicepresidente, pudiendo ser reelectos.
El presidente de la Junta Directiva General tiene establecidas las funciones en la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional (LOSBN) y en la Ley General de la Administración Pública, así como en todos aquellos previstos en el ordenamiento jurídico vigente y aplicable al efecto.
En caso de ausencia o impedimento transitorio del presidente, este debe ser reemplazado por el vicepresidente, quien en tal caso tiene todas sus atribuciones, facultades y deberes.
Cuando en alguna sesión estuvieren ambos ausentes, la Junta Directiva General debe nombrar a uno de sus miembros como presidente ad hoc que, para los efectos, debe contar con las atribuciones, facultades y deberes del presidente.
Artículo 4º—Obligaciones de la Junta Directiva General y de sus miembros. La Junta Directiva General debe cumplir con las funciones y responsabilidades que le asignan el Código de Gobierno Corporativo y demás normas internas, las leyes, reglamentos, normativa de entes reguladores y otras normas externas relacionadas.
Los miembros de la Junta Directiva General tienen entre otras, las siguientes obligaciones:
a. Mantener completo y actualizado el expediente personal, de conformidad con las disposiciones emitidas por la Superintendencia General de Entidades Financieras (Sugef).
b. Presentar la declaración de bienes y sus actualizaciones conforme la Ley N° 8422 Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, así como completar las declaraciones que se establecen en otras regulaciones.
c. Elaborar y entregar el informe de fin de gestión conforme lo establecido en la Ley General de Control Interno.
Artículo 5º—Prohibiciones de la Junta Directiva General y de sus miembros. Las Junta Directiva General y sus miembros deben conocer y obedecer las prohibiciones que establece el Código de Gobierno Corporativo y demás normas internas, las leyes, reglamentos, normativa de entes reguladores y otras normas externas relacionadas.
Artículo 6º—De las relaciones externas de la Junta Directiva General. Corresponde al presidente de la Junta o, en su defecto, a quien la Junta designe, establecer y atender las relaciones con las autoridades en aquellas materias que, por su naturaleza, son propias de la competencia exclusiva del Órgano de Dirección, así como la divulgación de las posiciones oficiales de la Junta ante los medios de comunicación colectiva.
Igualmente, en concordancia con lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, las comisiones permanentes o temporales que para el desempeño de labores especiales constituya la Junta Directiva General, pueden integrarse en conjunto con otros bancos del Estado para el desarrollo de proyectos o la atención de asuntos de interés común.
Artículo 7º—De la Secretaría de la Junta Directiva. La Junta Directiva General cuenta con el soporte de una dependencia administrativa denominada Secretaría de la Junta Directiva que jerárquica y funcionalmente depende de manera directa de la propia Junta.
La Secretaría de la Junta Directiva está integrada por los asesores de la Junta, el secretario general y el personal de actas. Los asesores y el secretario general son de escogencia de la Junta Directiva General.
Artículo 8º—Responsabilidades de los asesores. Los asesores, en las materias de su especialidad, tienen las siguientes responsabilidades:
a. Estudiar, con anticipación a la sesión en que se conocerán, los temas de Agenda de cada sesión.
b. Recabar, en caso necesario, ante la administración activa o la administración contralora, información complementaria sobre los temas de su especialidad que son sometidos al conocimiento, información o decisión de la Junta.
c. Elaborar criterios que incluyan las observaciones, advertencias y recomendaciones para los directores sobre los temas que sean sometidos al conocimiento de la Junta, según lo establecido en su contrato.
d. Realizar y presentar en tiempo los informes, investigaciones y dictámenes que les solicite la Junta Directiva General o los directores.
e. Asesorar a la Junta Directiva General durante las sesiones, cuando se discuten y analizan los temas incluidos en la agenda.
Artículo 9º—Funciones de la Secretaría de la Junta Directiva. El secretario general y el personal de la Secretaría de la Junta Directiva tienen las siguientes funciones:
a. Dar el auxilio necesario al presidente para la preparación del orden del día.
b. Elaborar las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias que se celebren, debiendo quedar constancia clara y precisa de todos los acuerdos que se adopten.
c. Grabar las sesiones de la Junta Directiva, debiendo hacerse cargo de la custodia de dichas grabaciones, las cuales deben mantenerse de conformidad con las tablas de plazos de conservación que determine la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
d. Llevar un registro con los pendientes que surjan de los acuerdos adoptados por la Junta Directiva General e informar bimestralmente a dicho órgano colegiado.
e. Gestionar la legalización de los libros antes de iniciar su uso, así como velar porque se mantengan bien custodiados, limpios, ordenados y completos, sin permitir en ellos borrones ni tachaduras. Cualquier corrección debe hacerse por nota al final del acta respectiva.
f. Recoger las firmas que correspondan en las actas.
g. Comunicar a quien corresponda los acuerdos que adopte la Junta Directiva General, pudiendo transcribir en forma literal o en lo conducente el respectivo acuerdo.
h. Publicar las actas en el sitio web del Banco, sin perjuicio de los acuerdos declarados confidenciales conforme a la ley.
i. Llevar el registro de asistencia puntual, de los miembros de la Junta Directiva a las sesiones.
j. Confeccionar las planillas para el pago de las dietas y los formularios para la entrega y liquidación de viáticos cuando corresponda.
k. Vigilar que se cumpla con el archivo integral y resguardo de las actas de las sesiones de la Junta Directiva General, así como de la documentación de soporte relacionada con cada uno de los acuerdos tomados.
l. Atender todo lo relacionado con la Junta Directiva.
m. Asistir a las sesiones de Junta Directiva.
n. Custodiar los expedientes de los miembros de la Junta Directiva General.
CAPÍTULO II
De las sesiones
Artículo 10.—De las sesiones ordinarias y extraordinarias. De conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional la Junta Directiva General sesiona ordinariamente una vez por semana, en el lugar, día y hora que ella determine, de forma presencial, telepresencial o mixta.
Para reunirse en sesión ordinaria no hace falta convocatoria especial, pero sí el orden del día, el cual se debe enviar con al menos dos días de anticipación.
La Junta Directiva General puede reunirse extraordinariamente cuando lo disponga el presidente o lo convengan, al menos, cuatro de sus miembros. En estos casos se requiere de una convocatoria por escrito con una antelación mínima de veinticuatro horas, salvo casos de urgencia. A la convocatoria se debe acompañar copia de...
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