junta Directiva
| Fecha de publicación | 03 Diciembre 2020 |
| Número de registro | IN2020505680 |
| Emisor | BANCO NACIONAL DE COSTA RICA |
junta Directiva
El Banco Nacional de Costa Rica comunica la parte resolutiva del acuerdo tomado por la Junta Directiva General, en la sesión Nº 12.498, artículo 13, celebrada el 16 de noviembre del 2020, en el cual:
1) Aprobar el Reglamento para la acreditación de Litografías en la personalización de Cheques de Serie Especial Banco Nacional de Costa Rica, Edición 3, para que, en lo sucesivo, se lea de conformidad con el siguiente texto:
REGLAMENTO PARA LA ACREDITACIÓN DE
LITOGRAFÍAS EN LA PERSONALIZACIÓN DE
CHEQUES DE SERIE ESPECIAL BANCO
NACIONAL DE COSTA RICA,
EDICIÓN 003
Artículo 1º—El presente reglamento tiene como finalidad establecer los requisitos y condiciones necesarios para la acreditación por parte del Banco Nacional de Costa Rica en adelante denominado el Banco de las personas y empresas interesadas en contar con el aval del Banco para emitir cheques personalizados en serie especial, por encargo de clientes de la Institución y la relación contractual entre ambos, todo en apego de los requerimientos señalados en la legislación en materia de Contratación Administrativa. Las personas y empresas que obtengan dicho aval formarán parte de un registro de proveedores autorizados y recomendados por el Banco para brindar el servicio de personalización de cheques en serie especial a clientes de la Institución. La elección del proveedor que suministre ese servicio a los clientes será responsabilidad exclusiva del cliente.
A efecto de mantener actualizado el registro al que se hace referencia en este artículo, el Banco invitará a los interesados en integrarlo, mediante publicación en el Diario Oficial La Gaceta y facultativamente en un diario de circulación nacional o en los sistemas electrónicos implementados por la Administración, al menos una vez al año.
Artículo 2º—El presente Reglamento se emite al amparo de lo dispuesto por el artículo 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa, y el artículo 146 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa por lo que su vigencia se encuentra condicionada a la aprobación por parte de la Contraloría General de la República.
Artículo 3º—Se define a las Litografías Acreditadas como todas aquellas personas físicas y jurídicas que, por medio de la firma de un contrato acepten las condiciones especificadas por el Banco para contar con el aval para emitir cheques personalizados en serie especial, solamente en Costa Rica.
Artículo 4º—Las personas y empresas interesadas en contar con el aval del Banco Nacional de Costa Rica para emitir cheques personalizados en serie especial, por encargo de clientes de la Institución, deberán formular una solicitud formal dirigida a la Unidad Emisión de Valores del Banco Nacional de Costa Rica en la que se comprometan a observar las siguientes obligaciones contractuales:
a) Cumplir con todas las condiciones obligatorias establecidas en el libro Estándar Físico- Compensación y Liquidación de cheques de la Serie Normas y procedimientos del SINPE y sus reformas.
b) Cumplir con todas las condiciones obligatorias establecidas en la Norma Complementaria Estándar de Cuentas de Fondos (IBAN y Código de Seguridad) Cuentas de Valores, Serie de Normas y Procedimientos.
c) Cumplir con las normas mínimas de seguridad establecidas y comunicadas por escrito por el Banco a la litografía mediante el documento Normas y Requisitos mínimos para la confección de cheques del Banco. Los documentos mencionados anteriormente serán facilitados una vez que se autorice a la litografía para la producción de cheques.
d) Demostrar que poseen servicio de vigilancia en los locales en que tienen ubicada la imprenta litográfica durante todos los días de la semana (lunes a domingo) las veinticuatro horas del día (7*24).
e) Demostrar que poseen sistemas de alarma contra robos e incendios.
f) Demostrar que poseen un circuito cerrado de televisión, el cual debe contar con cámaras.
g) Respetar el principio de la confidencialidad. La litografía acreditada deberá comprometerse a mantener la mayor reserva, discreción secreta y manejar con estricta confidencialidad toda información escrita, verbal o en medio magnético que le sea suministrada o se produzca respecto a todos los datos, diagramas y esquemas de cualquier índole (independientemente del medio o formato que le haya sido facilitado), a que tuviera conocimiento o información en virtud de la alianza.
h) Disponer de la tecnología necesaria para la trasmisión de datos Banco-Litografía-Banco de acuerdo con los estándares de seguridad del Banco y las normas PCI (Payment Card Industry).
i) Como respaldo de cumplimiento, la litografía se compromete a mantener vigentes por el plazo de la autorización y hasta un año después de la última entrega efectuada al amparo de la misma, por su cuenta las siguientes pólizas:
1. Valores en tránsito
2. Fidelidad y
3. Responsabilidad Civil
4. Riesgos de Trabajo
Es requisito que la aseguradora contratada que brinde servicios al contratista este entre la lista de entidades autorizadas para operar en el mercado de seguros costarricense en razón de contar con las licencias respectivas una vez completos los requisitos y procesos reglamentarios correspondientes ante la Superintendencia General de Seguros de Costa Rica (SUGESE).
j) El Banco envía una vez a la semana a la Litografía un archivo electrónico con las solicitudes aprobadas. La Litografía debe de entregar, en un plazo de dos días hábiles en un archivo plano encriptado DLL los códigos de seguridad al Banco, este es un código de cuatro dígitos único para cada fórmula, calculado aplicando un algoritmo conocido solo por la Litografía.
k) El Banco debe aprobar el papel de seguridad, los artes del formato, pantallas y tintas.
l) Incluir Holograma de seguridad según las especificaciones dadas por el Banco.
m) El Banco se reserva el derecho de realizar las visitas que considere necesarias a las instalaciones de la empresa contratista, con el propósito de revisar los procesos, salvaguardar sus intereses realizar las recomendaciones que considere necesarias para el fiel cumplimiento de los servicios brindados.
n) La empresa debe de manifestar su anuencia para cambiar el diseño del formulario del cheque en atención a modificaciones requeridas por el Banco. Dichos cambios serán comunicados a la Litografía con un mínimo de 90 días naturales de antelación salvo casos especiales y previamente acordados con la litografía.
o) El informe que rinda el personal del Banco designado para realizar las visitas de inspección, determinará el cumplimiento de los requisitos solicitados en este Reglamento y en la oferta presentada, por lo que, con base en el mismo, la Administración tendrá por acreditado el cumplimento o incumplimiento de tales exigencias, a efecto de descartar por incumplimiento o de dar por terminado el contrato con respecto a los contratistas que dejó de cumplirlas.
Artículo 5º—La entrega y verificación de los cheques se llevará a cabo en el domicilio del cuentacorrentista del Banco, en bolsas y cajas debidamente selladas a satisfacción del Banco Nacional y mediante acta de recibo conforme por el cuentacorrentista del Banco y la litografía. La litografía se deberá comprometer a transportar los cheques en bolsas de seguridad, cajas, tulas o cualquier otro medio seguro, desde su empresa hasta el lugar establecido por el cliente que solicito el servicio.
Artículo 6º—La litografía deberá otorgar una garantía de 24 meses a partir de la entrega a satisfacción del Banco de la muestra que será revisada por funcionarios de la Unidad Emisión de Valores, los cuales verificarán que esta cumpla con las condiciones establecidas en el presente Reglamento y en los documentos indicados en los puntos a), b) y c) del artículo 4° de este reglamento. La garantía será sobre el papel y las tintas utilizadas en la producción de los formularios los cuales deberán ser resistentes a condiciones normales de uso.
Artículo 7º—La litografía se deberá comprometer en forma expresa a observar fielmente todas las medidas de control interno en la producción, personalización, y entrega de estos cheques. Sobre este tema en particular, la contratista facilitará toda la información y colaboración necesaria a los funcionarios del Banco para verificar el cumplimiento de dichas medidas de control. Como mínimo deberá poner en práctica las siguientes medidas de control:
a) Implementar bitácoras para el registro del ingreso de personal ajeno a la planta de producción.
b) Mantener acceso restringido a las bodegas donde se almacenen el papel de seguridad, los hologramas y las planchas utilizadas en la producción, así como los diseños y artes de los cheques.
c) Contar con cámaras de vigilancia en las bodegas donde se almacene el papel de seguridad, hologramas y las planchas utilizadas en la producción, así como los diseños y artes de los cheques.
d) Mantenerse custodiadas las grabaciones por seis meses en una dependencia ajena a la entidad y accesible para su localización en atención a las inspecciones del BN. Además, deberá tomarse las medidas de prevención necesarias con el fin de proteger la integridad de las grabaciones, realizando respaldos periódicos de dicha información.
e) Implementar bitácoras de producción como “Inventario de papel de seguridad”, “Inventario de hologramas”, “Bitácora de Custodia o destrucción de planchas “en las que se observe los ingresos, salidas, cantidad producida y destruida, así como las firmas y nombres del personal responsable de estos movimientos.
f) Aplicar normas de control de calidad a la producción, revisiones de las fórmulas producidas dejando evidencia de los aspectos revisados.
g) Mantener en bodega bajo vigilancia las fórmulas personalizadas durante el plazo que deban permanecer en la planta antes de la entrega al cliente, así como registrar en bitácora el ingreso a custodia o salida de las mismas.
h) Renovación oportuna de las pólizas solicitadas.
i) Revisión proactiva de los procesos de producción en busca de implementar estrategias para...
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