Junta Directiva
| Fecha de publicación | 21 Diciembre 2020 |
| Número de registro | IN2020510807 |
| Emisor | BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL |
Junta Directiva
La Junta Directiva Nacional, en su calidad de tal y actuando en funciones propias de Asamblea de Accionistas de Popular Valores Puesto de Bolsa S. A.; Popular Seguros, Correduría de Seguros S. A., Popular Sociedad de Fondos de Inversión S. A. y Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S. A., en Sesión Ordinaria Nº 5786 y Nº 5788 mediante acuerdo Nº 1047 y Nº 1072 celebradas el lunes 23 de noviembre y el miércoles 2 de diciembre de 2020 respectivamente, acuerda aprobar el Reglamento para la Celebración de Sesiones de Órganos Colegiados en forma Virtual en el Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal, para que se lea de la siguiente manera:
“1. Aprobar el Reglamento para la Celebración de Sesiones de Órganos Colegiados en Forma Virtual en el Conglomerado Financiero del Banco Popular, en los siguientes términos:
REGLAMENTO PARA LA CELEBRACIÓN DE SESIONES
DE ÓRGANOS COLEGIADOS EN FORMA VIRTUAL
EN EL CONGLOMERADO FINANCIERO
DEL BANCO POPULAR
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Objetivo y Fundamento. Este reglamento regula las condiciones necesarias para la realización de las sesiones virtuales de los diferentes órganos colegiados del Conglomerado Financiero del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, tanto a nivel de los Órganos de Dirección como de sus Comités o Comisiones especiales, así como de los Comités propios de la Administración que corresponda, de los Órganos internos de la Asamblea Nacional de Trabajadores y Trabajadoras y de las Juntas de Crédito Local.
Se dicta con fundamento en lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley Orgánica del Banco, en relación con la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Nº 8454.
Artículo 2º—Definiciones. Para los propósitos de este Reglamento, las expresiones y las palabras empleadas tienen el sentido y los alcances que se mencionan en las siguientes definiciones.
a. Acta: Documento que reproduce en forma digital o física la indicación de las personas asistentes a la sesión virtual, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos. Se asienta en el respectivo libro de Actas y debe estar firmada por las personas que la respectiva normativa así lo indique.
b. Administración: Tratándose del Banco, es la que por competencias le corresponde dirigir al Gerente General Corporativo y sus dos Subgerentes. Tratándose de las Sociedades propiedad del Banco Popular, es la que dirige el Gerente General de cada una de ellas.
c. Banco: Banco Popular y de Desarrollo Comunal.
d. Colegialidad: Personas que conforman un órgano colegiado, interactuando y deliberando en forma directa y sin interrupciones, en las sesiones virtuales.
e. Comisión: Es un órgano colegiado creado por una Junta Directiva del Conglomerado y que tiene por objetivo apoyar a esas Juntas para el cumplimiento de las funciones que el ordenamiento jurídico les haya asignado, o bien, procurar un mejor desempeño de las funciones asignadas a una entidad del Conglomerado. Una Comisión es corporativa cuando su cometido sea apoyar a más de una Junta. La Administración puede crear Comisiones.
f. Comité de Apoyo: También llamado Comité, es un órgano colegiado que se crea por normativa prudencial dictada por el CONASSIF, que tiene por objetivo apoyar a las Juntas Directivas del Conglomerado para el cumplimiento de las funciones que el ordenamiento jurídico les haya asignado. Un Comité de Apoyo es corporativo cuando su cometido sea apoyar a más de una Junta. La Administración puede crear Comités.
g. CONASSIF: Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero.
h. Conglomerado: Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo Comunal.
i. Director Independiente: Miembro de la Junta Directiva, comités o comisiones que no tiene ninguna responsabilidad de gestión o asesoría en la respectiva entidad o el Conglomerado y además no está bajo ninguna otra influencia, interna o externa, que pueda impedir el ejercicio de su juicio objetivo.
j. Directorio Nacional: Directorio Nacional de la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras del Banco Popular y de Desarrollo Comunal.
k. Integrante de Órgano Colegiado: Personas integrantes de los órganos de Dirección del Conglomerado, fiscales de sus sociedades, funcionarios de la Administración del Banco, miembros de las Juntas de Crédito Local, personas que integran los órganos internos de la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras, directores independientes de los órganos colegiados.
l. Junta de Crédito Local: Órgano colegiado integrado con tres miembros propietarios y tres suplentes, que son nombrados por la JDN de las ternas que al efecto remitan las Asociaciones de Desarrollo Integral y de las ternas que envíen las organizaciones integrantes de los demás sectores que conforman la Asamblea de Trabajadores y Trabajadoras, con el fin de cumplir con lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley Orgánica del Banco Popular y de Desarrollo Comunal y su reglamento.
m. Junta Directiva: Máximo órgano colegiado de la entidad, responsable de la organización en su condición de Órgano de Dirección.
n. Órgano de Control: Instancia interna constituida por ley, reglamento o por disposición de la Junta Directiva, responsable de proporcionar una evaluación independiente y objetiva sobre el ámbito de su competencia, así como encargada de asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias por parte de la entidad. Son Órganos de Control: la auditoría interna, el fiscal, la unidad o función de cumplimiento normativo y la oficialía de cumplimiento.
o. Plataforma tecnológica: Herramienta tecnológica certificada para realizar videoconferencias y sesiones virtuales a nivel del Conglomerado Financiero, que permite establecer comunicación simultánea, interactiva y sincrónica entre los participantes de la sesión.
p. Popular Pensiones: Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal Sociedad Anónima.
q. Popular SAFI: Popular Sociedad Fondos de Inversión Sociedad Anónima.
r. Popular Seguros: Popular Seguros, Correduría de Seguros Sociedad Anónima.
s. Popular Valores: Popular Valores Puesto de Bolsa Sociedad Anónima.
t. Presidencia del órgano: Es la persona que asume la coordinación o la presidencia del órgano colegiado, se encarga de realizar la convocatoria, acreditar que se cumplan al inicio de cada sesión con los requisitos de funcionalidad de las sesiones virtuales, y modera la sesión.
u. Sesión virtual: Es aquella que se realiza utilizando las tecnologías de información y comunicación, por medio de la red de Internet, que garanticen tanto la posibilidad de una comunicación simultánea, sincrónica, interactiva y segura entre los miembros del órgano colegiado durante toda la sesión, como su expresión mediante documentación electrónica que permita el envío de la imagen, sonido y datos.
v. Simultaneidad: Acción inherente a las deliberaciones del órgano colegiado, y al procedimiento de formación de la voluntad colegiada, que garantice que el voto sea producto de esa deliberación y no de acuerdos predeterminados.
w. Sociedad: Cada una de las sociedades, de las cuales el Banco Popular y de Desarrollo Comunal es su único propietario.
CAPÍTULO II
Funcionamiento de las sesiones virtuales
Artículo 3º—Funcionamiento de los órganos colegiados en sesiones virtuales. La celebración de sesiones virtuales es excepcional, y solo podrá celebrarse por razones fundadas, entendiéndose estas como aquellas en que la convocatoria se lleve a cabo con carácter de urgencia por parte de la Presidencia del órgano colegiado, ante situaciones que por la oportunidad, conveniencia o mérito de la sesión se requieran llevar a cabo en estas circunstancias y cuando existan desastres naturales o declaratorias de emergencia nacional. Su convocatoria, ausencias, cuórum de integración o votación, orden del día, deliberación, votación, actas y medios de impugnación se regirán por lo estipulado en los artículos 56 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública.
Las sesiones virtuales serán convocadas con la misma antelación de las sesiones presenciales: en la convocatoria se debe indicar explícitamente que será una sesión virtual, y se debe incluir el enlace para el ingreso seguro a la sesión. Conformada y convocada adecuadamente, la sesión se llevará a cabo con normalidad y procederá el pago de dietas en caso de que así corresponda.
Artículo 4º—De la procedencia de las sesiones virtuales. Las sesiones virtuales solo podrán realizarse si todos los integrantes del órgano colegiado cuentan con los medios tecnológicos apropiados y certificados por el área de Tecnología de la Información que corresponda como aptos para celebrar la sesión, que garanticen la simultaneidad de transmisión de imagen, voz y datos y que permitan la deliberación y la toma de decisiones, con sus correspondientes acuerdos.
Artículo 5º—Del domicilio. Para todos los efectos del domicilio del órgano colegiado del Conglomerado que sea, se mantendrá lo dispuesto en la Ley, los Reglamentos, o el respectivo estatuto de la Sociedad. En cada sesión se deberá indicar que se celebra en forma virtual en su domicilio, y esto deberá consignarse en el acta respectiva.
Artículo 6º—Condiciones básicas para la realización de sesiones virtuales
a. Cuando se convoque una sesión virtual, la presidencia garantizará que la plataforma y el equipo por utilizar cuente con las condiciones técnicas mínimas necesarias para el desarrollo de la sesión virtual.
Por esta razón, cada integrante deberá conectarse a la plataforma como mínimo 5 minutos antes, para subsanar cualquier problema de conexión o de otra índole. Una vez integrado a la sesión, mantendrá el micrófono silenciado hasta que se le otorgue la palabra o deba realizar la votación.
b. Será necesaria la utilización de una plataforma tecnológica de autentif...
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