Resolución
| Fecha de publicación | 25 Enero 2022 |
| Número de registro | IN2022617871 |
| Emisor | CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL |
JUNTA DIRECTIVA
APROBACIÓN REGLAMENTARIA
La Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, en el artículo 4°, acuerdo primero, de la sesión N° 9234, celebrada el 18 de enero del año 2022, acordó aprobar el Reglamento de Distribución de Competencias en la Adquisición de Bienes, Servicios y Obra Pública en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS):
“Artículo 4º”
Por tanto, la Junta Directiva- en forma unánime-
ACUERDA:
Acuerdo primero
“Aprobar el Reglamento de Distribución de Competencias en la Adquisición de Bienes, Servicios y Obra Pública en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) con los cambios señalados por esta Junta Directiva, respecto a los artículos 10 y 22 así como los considerandos referidos (…)”.
REGLAMENTO DE DISTRIBUCIÓN DE COMPETENCIAS
EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS
Y OBRA PÚBLICA EN LA CCSS
CAPÍTULO I
De la organización para el abastecimiento
de bienes y servicios
SECCION I
Aspectos Generales
Artículo 1.—Objetivo. El presente reglamento, tiene como objetivo establecer la organización y la distribución de las competencias inherentes para emitir los actos administrativos que deben tramitarse en cada una de las etapas de la gestión de los procedimientos de compras públicas que se realizan en la Caja.
Artículo 2º—Alcance. Este reglamento es aplicable a toda la gestión institucional que se relacione con la adquisición de bienes, servicios y proyectos de obra pública requeridos para el ejercicio de todas las actividades institucionales.
Artículo 3º—Definiciones.
• Auditorías de calidad: Es un examen metódico que evalúa el cumplimiento de la norma aplicable.
• Cadena de abastecimiento: planificación, organización y control de aquellas actividades relacionadas con el flujo de una compra, desde la determinación de la necesidad de los bienes o servicios hasta el uso o disfrute por parte del destinatario final.
• Compra consolidada: Compra que agrupa la necesidad de varias unidades de compra.
• Unidades de compra: Unidades programáticas que cuentan con la autorización para adquirir bienes y servicios.
• Unidades de desarrollo: Índice calculado por la Superintendencia General de Valores con base en el cambio registrado en el Índice de Precios al Consumidor del mes anterior.
• Unidades Ejecutoras: Son unidades programáticas institucionales que pueden desarrollar las actividades dentro de la planificación y ejecución contractual pero que no necesariamente están autorizadas para adquirir bienes y servicios.
Artículo 4º—Normativa Aplicable. La actividad de compra pública se rige por las normas y principios del ordenamiento jurídico administrativo.
La jerarquía de las normas se sujetará al siguiente orden:
2. Instrumentos Internacionales vigentes en Costa Rica que regulen aspectos propios de las compras públicas.
3. Ley Constitutiva de la Caja.
4. Ley de Contratación Pública vigente.
5. Ley General de la Administración Pública.
6. Ley 6914 y su Reglamento para la compra de medicamentos, reactivos, materias primas y materiales de acondicionamiento y empaque.
7. Reglamento a la Ley de Contratación Pública vigente
8. Pliego de condiciones.
9. Contrato respectivo.
10. Manuales, circulares, instructivos, protocolos, entre otros tipos de norma institucional.
SECCION II
De la Organización.
Artículo 5º—Sobre los órganos autorizados. Los procedimientos de compras públicas que se realizan en la Caja se promueven y formalizan por medio de los siguientes órganos:
• Gerencias y Auditoría Interna
• Direcciones de Red Integrada de Prestación de Servicios de Salud
• Direcciones de Sede, Direcciones Médicas, y de Sucursales
• Direcciones Administrativo Financiera, y Administración de Centros de Salud
Cada uno de los órganos antes señalados actuarán y resolverán en materia de adquisiciones de bienes y servicios en las áreas de su competencia, de acuerdo con los límites económicos indicados en este Reglamento, según corresponda a cada uno de ellos y en los plazos establecidos.
Tales órganos funcionarán de forma sistémica para el cumplimiento de los objetivos institucionales y aplicarán los mecanismos de coordinación, interrelación, control, mejora y legalidad que se definan conforme a los lineamientos que emita la Gerencia de Logística en su condición de rector de compras institucionales, para garantizar la gobernanza en materia de compras públicas.
Artículo 6º—De la optimización de unidades de compra. Compete a cada Gerencia optimizar el funcionamiento de las unidades de compra actualmente autorizadas mediante la fusión de una o varias de estas que brinden el servicio de forma conjunta a varias instancias institucionales.
Las Gerencias velarán porque los procedimientos de compras públicas que desarrollen sus unidades adscritas se realicen cumpliendo con los lineamientos institucionales de consolidación de bienes y servicios de uso común, modelos innovadores, y/o soluciones institucionales, a través del sistema integrado de compras públicas, por lo que los procedimientos deberán responder a una estrategia de compras consolidadas procurando estimular las economías de escala y la administración efectiva de riesgos.
Corresponderá a cada Gerencia respectiva revisar la capacidad instalada de las unidades autorizadas para realizar actividad contractual en concordancia con la plataforma tecnológica, recurso humano, infraestructura y otros elementos que se consideren necesarios, así como la adecuada gestión en materia de cadena de abastecimiento y la administración de riesgos. En caso de no cumplir con los elementos necesarios para su gestión, la Gerencia respectiva podrá solicitar a la Gerencia de Logística la inhabilitación de la misma, se reserva esta última la inhabilitación de oficio. No se autorizará la creación de más unidades de compra a nivel institucional.
Artículo 7º—De la planificación y programación de compras. Es obligación de las Gerencias, Direcciones de Sede, Direcciones de Red Integradas de Prestación de Servicios de Salud y Direcciones de Sucursales, realizar las acciones necesarias en conjunto con sus áreas adscritas para definir sus requerimientos y garantizar la provisión oportuna de los bienes y servicios necesarios.
Promoverán procedimientos de compra pública que respondan a mejores precios y condiciones de eficacia y eficiencia para la institución y sus usuarios, deberán siempre que sea posible promover convenios marco, compras consolidadas y/o regionalizadas, así como el desarrollo de modelos dinámicos e innovadores de contratación, con el objeto de que se mejoren las condiciones de las contrataciones en beneficio institucional, y que respondan a criterios de oportunidad, economías de escala y reducción de procedimientos de contratación, además que fomenten la competencia de mercado y propicien para la institución la reducción de costos o el aumento de la calidad del servicio, motivando el agrupamiento de necesidades, poder de negociación, atracción de proveedores y demás ventajas económicas, técnicas y administrativas.
Previo al inicio de los proyectos de compra pública con el cual se pretenda abastecer a varias unidades, deberá solicitarse la anuencia a la Gerencia de Logística, por medio de la instancia técnica pertinente que designe, quien deberá verificar que no se incurra en una duplicidad de procesos. Esta unidad deberá mantener un registro actualizado de los procedimientos de compra pública (incluidos los realizados vía excepción), su modalidad, alcance y estrategia de ejecución.
Las unidades que no estén facultadas para realizar procedimientos de compra pública deberán remitir sus necesidades a la unidad de compra designada previamente por la Gerencia o Dirección correspondiente, con el objeto de que dicha unidad, sea quien desarrolle el procedimiento de contratación. No obstante, la responsabilidad de gestionar los requisitos previos que establece la Ley de Compras Públicas vigente, como lo son; las especificaciones técnicas, el contenido presupuestario, la fiscalización de los contratos, entre otros, le corresponderá a la unidad que requiera el objeto a contratar.
Artículo 8º—Del plan de adquisiciones o compras públicas institucionales proyectado. Cada Gerencia remitirá a la Gerencia General en los primeros 15 días del mes de diciembre de cada año el plan de adquisiciones proyectado para el siguiente período, con la definición de la unidad que promoverá la compra pública y esta Gerencia integrará lo correspondiente de sus unidades de compra adscritas y lo remitirá a la Junta Directiva, para su conocimiento.
El plan proyectado no implicará compromiso alguno de contratar y podrá ser sometido a modificaciones presupuestarias y en cantidades, previo acto motivado que justifique la modificación en atención a los intereses institucionales por parte de la unidad promovente.
CAPÍTULO II
De las competencias
SECCION I
De los procedimientos
Artículo 9º—De los tipos de procedimiento. Las unidades de compra autorizadas en la institución podrán promover todo tipo de procedimientos de contratación pública. Los procedimientos de compra pública se deben realizar a través del sistema digital unificado, garantizando la trazabilidad, publicidad y acceso a la información, facilitándose el análisis de datos, el control interno, auditorías de calidad, y autoevaluaciones de las unidades programáticas facultadas para contratar.
Artículo 10.—De la competencia para dictar el acto final del procedimiento de compra. Debido a la cuantía del negocio, el acto final de procedimiento será emitido por las siguientes instancias:
1. Junta Directiva Institucional monto superior a: $ 3.000.000 (tres millones de dólares).
2. Junta de Adquisiciones hasta: $ 3.000.000 (tres millones de dólares).
3. Gerencias y Auditoría Interna hasta $1.600.000 (un millón seiscientos mil dólares).
4. Directores de Red Integrada de Prestación de Servicios de Salud hasta $1.000.000 (un millón de dólares).
5. Directores de Sede y Directores Médicos de...
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