Resolución
| Fecha de publicación | 25 Enero 2021 |
| Número de registro | IN2021519986 |
| Emisor | BANCO DE COSTA RICA |
JUNTA DIRECTIVA GENERAL
La Junta Directiva General del Banco de Costa Rica en sesión 01-21, artículo VI, del 5 de enero del 2021 aprobó la modificación total del siguiente documento:
REGLAMENTO SOBRE FIDEICOMISOS Y OTRAS
COMISIONES DE CONFIANZA EN EL BCR
CAPÍTULO I
Del servicio fiduciario y de administración
de comisiones de confianza
Artículo 1º—Generalidades. El BCR está facultado con sustento en la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional artículo 116 para administrar comisiones de confianza entre ellas los fideicomisos, de esta manera se administran fideicomisos comerciales, obra pública y privados, así como otras comisiones de confianza.
Artículo 2º—Gestión. El Banco debe cumplir a cabalidad las obligaciones y compromisos asumidos para llevar a cabo el fin de los contratos de fideicomiso y comisiones de confianza que suscriba, de conformidad con lo dispuesto en este reglamento en cumplimiento del ordenamiento vigente en la materia.
El servicio de administración de fideicomisos y comisiones de confianza únicamente podrá ser brindado por la gerencia a cargo de esta gestión en el BCR, la cual debe vigilar que se cuente con los recursos humanos, materiales y tecnológicos y demás que se consideren necesarios para que el servicio a brindar cumpla con las expectativas de los clientes y con las obligaciones legales y contractuales aplicables.
Artículo 3º—Servicios fiduciarios. El BCR debe brindar el servicio de administración fiduciaria, en todas las modalidades que decida ofrecer a sus clientes, en el tanto se cumpla con las normas establecidas en el Código de Comercio y en el presente reglamento, referidas a los estudios técnicos, los informes de recomendación y el cumplimiento del esquema de aprobación que debe respaldar la constitución de un fideicomiso, y en las cláusulas del contrato de fideicomiso.
Artículo 4º—Administración de otras comisiones de confianza. La administración de comisiones de confianza se realizará por la gerencia a cargo de esta gestión en el BCR y en cumplimiento con la legislación vigente aplicable, y con las prácticas de administración y de control requeridas para garantizar el cumplimiento de los objetivos de negocio y la salvaguarda de los intereses de las partes. Para su formalización las áreas comerciales del BCR deben coordinar con esta área especializada.
Artículo 5º—Apertura y negociación. Para la negociación y formalización de los servicios debe mediar la solicitud formal por parte del fideicomitente o comisionista esto para proceder con el análisis y determinar la factibilidad financiera, técnica y legal de asumir el negocio planteado por el cliente. Este análisis debe contemplar aspectos no limitados a: análisis financiero, análisis de costos, capacidad instalada para la atención del negocio, análisis de riesgo, y análisis legal cuando sean requerido, adicionalmente, los fideicomisos de obra pública contemplan un análisis del margen de contribución del cliente, identificación y cuantificación de negocios potenciales y los fideicomisos comerciales consideran un análisis de cumplimiento y análisis de operaciones.
Las evidencias del análisis deben constar en el expediente administrativo respectivo. Para la apertura de un fideicomiso y comisión de confianza el Banco debe acatar lo indicado en el Reglamento General sobre legislación contra el narcotráfico, actividades conexas, legitimación de capitales, financiamiento al terrorismo y delincuencia organizada.
Las áreas comerciales de previo a la suscripción del negocio, deben coordinar las negociaciones de servicios fiduciarios y de comisiones de confianza con las áreas de fideicomisos de obra pública y fideicomisos comerciales de la gerencia a cargo de la gestión fiduciaria en el BCR, lo cual estará sujeto a lo establecido en este reglamento.
Artículo 6º—Honorario por administración. La determinación de los honorarios por servicios de administración fiduciaria y comisiones de confianza se realizará según el modelo establecido en el Reglamento de tarifas y condiciones para los servicios del banco de Costa Rica que contemplan aspectos, como los siguientes: a) carga operativa, naturaleza del servicio y volumen de operaciones; b) costo de administración; c) la complejidad y riesgo, d) rentabilidad esperada; de igual modo debe cobrar las comisiones que sean compensatorias con otros servicios, dar seguimiento y control de los pagos de acuerdo con lo establecido en cada contrato.
Artículo 7º—Oferta de servicios. El Banco brindará una oferta por escrito al fideicomitente o comisionista, según corresponda posterior al análisis del perfil del proyecto solicitado. Esta oferta incorpora aspectos como honorario o comisión a cobrar, experiencia del fiduciario, recursos y demás atención de los requerimientos específicos del oferente en línea a lo establecido en las Disposiciones administrativas para la negociación y apertura de fideicomisos con la administración pública y Disposiciones administrativas para la gestión de fideicomisos comerciales y otras comisiones de confianza, según corresponda.
Si en el curso de la negociación el requerimiento del interesado varía por algún motivo, el Banco debe prever desde su oferta la posibilidad del reajuste económico de la misma y de ser el caso la revaloración de los compromisos a asumir.
Artículo 8º—Formalización del servicio. El contrato de fideicomiso y las comisiones de confianza se deben constituir por escrito, de conformidad con lo establecido en la legislación y normativa vigente y será elaborado por el fiduciario, haciendo uso de los modelos de contrato existentes o en su ausencia confeccionarlos en coordinación con la gerencia a cargo de aspectos jurídicos, cuando corresponda.
Constituyen elementos fundamentales del proceso de formalización de nuevos fideicomisos y comisiones de confianza la oferta de servicios presentada y su recibido formal por parte del cliente.
La formalización de nuevos fideicomisos independientemente de su origen jurídico hasta de un valor económico igual o inferior al 15% sobre el capital ajustado del Banco, debe de someterse a análisis y aprobación del Comité de Negocios Esfera, esto por su complejidad y nivel de riesgo. Ver Anexo 1 Cuadro de Atribuciones.
CAPÍTULO II
Del trámite operativo de los fideicomisos y comisiones
de confianza en administración
Artículo 9º—Registro de patrimonio fideicometido. El Banco en su condición de fiduciario y en cumplimiento de la legislación vigente, debe identificar los bienes o sumas recibidas en el fideicomiso como patrimonio autónomo, siendo su obligación el registro independiente de los mismos, de los suyos y de los otros negocios que administre. Su registro se debe efectuar de conformidad con lo establecido en las Disposiciones administrativas para la gestión de fideicomisos comerciales y otras comisiones de confianza y las Disposiciones administrativas para la gestión de fideicomisos de obra pública.
Artículo 10.—Administración contable. El Banco en su condición de fiduciario/comisionista debe registrar contablemente todas las transacciones periódicas de cada negocio, cumpliendo con lo normado por la superintendencia en sus catálogos de cuentas contables y con lo establecido en las Disposiciones administrativas para la gestión de fideicomisos comerciales y otras comisiones de confianza y las Disposiciones administrativas para la gestión de fideicomisos de obra pública.
Éste en su condición de fiduciario, para el caso de los fideicomisos, debe presentar ante la Dirección General de Tributación Directa, la inscripción del fideicomiso como contribuyente del impuesto sobre la renta, cuando corresponda. Además, debe emitir los estados financieros, en forma periódica por cada uno de los fideicomisos y comisiones de confianza que administre; así mismo, como respaldo de la información debe llevar un registro histórico en digital.
La fecha de cierre del período fiscal para los fideicomisos será la que por su naturaleza se defina ante la Dirección General de Tributación Directa o cualquier otra que aplique en su momento.
Artículo 11.—Inversión de los recursos. El Banco, como administrador de fideicomisos y comisiones de confianza, en materia de inversiones debe cumplir con lo dispuesto en las cláusulas contractuales y legislación vigente, procurando siempre la aplicación de los criterios de seguridad, rentabilidad y liquidez. Cada fideicomiso generará su propia política de inversiones en títulos valores, debidamente aprobada por el fideicomitente.
Artículo 12.—La custodia del patrimonio. La custodia de los bienes dados en administración se debe realizar de acuerdo con lo establecido en el respectivo contrato y la legislación aplicable.
Artículo 13.—Control Interno. El Banco, en su actuación como fiduciario/comisionista, debe aplicar su sistema de control interno para el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, y evaluación según lo establecido en la Ley general de control interno, Normas de control interno para el sector público, y demás normativa interna que regule sus procesos.
Las Unidades Administradoras deben contar con sus respectivos sistemas de control que permitan la trazabilidad de las transacciones realizadas en el fideicomiso.
Artículo 14.—Archivo y custodia de la documentación. El Banco por cada fideicomiso o comisión de confianza que administre, debe conservar un expediente del fideicomitente o comitente, respectivamente, y un expediente con todas las transacciones del negocio, según lo establecido en las Disposiciones administrativas para la gestión de fideicomisos comerciales y otras comisiones de confianza y las Disposiciones administrativas para la gestión de fideicomisos de obra pública; con el objetivo de controlar cada operación realizada durante la administración. En el caso de los fideicomisos, además, deberá custodiar toda aquella documentación que sea propia del objeto contractual y cuya custodia se haya obligado en el contrato o resulte como consecuencia del encargo o naturaleza del patrimonio, todo esto ...
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