Reglamento No. IN2018267518
| Fecha de publicación | 23 Agosto 2018 |
| Número de registro | IN2018267518 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE ZARCERO
En sesión ordinaria número 131 del 02 de julio del 2018, da por aprobado el Proyecto de Reglamento; pues no contraviene ninguna otra norma anterior.
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN
ADMINISTRATIVA DE LA MUNICIPALIDAD DE ZARCERO
El Concejo Municipal de Zarcero en su sesión ordinaria celebrada el 02 de julio 2018 mediante artículo Nº V, acta Nº 131, acordó: Aprobar el Reglamento Interno de Contratación Administrativa de la Municipalidad de Zarcero, el cual a continuación se detalla:
CAPÍTULO I
Aspectos generales
Artículo 1º—Objetivo. El presente reglamento establece las regulaciones que aplicarán a los procedimientos que despliegue la Municipalidad de Zarcero para la adquisición, suministro y disposición de los bienes y servicios adquiridos mediante el desarrollo de los procedimientos de Contratación Administrativa, de conformidad con el Código Municipal y sus reformas, la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y sus reformas, y el Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública y lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República.
Artículo 2º—Alcance. Este Reglamento será aplicable sin excepción, a todos los procedimientos de contratación, así como en los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico interno de bienes que promueva la Municipalidad por medio de la Proveeduría Municipal.
Artículo 3.—Definiciones y abreviaturas. Para efectos de este Reglamento se entiende por:
a) Concejo: Concejo Municipal de la Municipalidad de Zarcero.
b) CGR: Contraloría General de la República.
c) La Municipalidad: Municipalidad de Zarcero.
d) Proveeduría Municipal: La Proveeduría Municipal de la Municipalidad de Zarcero.
e) LCA: Ley de Contratación Administrativa. Ley Nº 7494 y sus reformas.
f) RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
g) El Código: El Código Municipal. Ley Nº 7794 y sus reformas.
h) Unidad Solicitante: es la dirección, departamento, sección u oficina que solicita la adquisición de algún bien o servicio.
i) RRCAP: Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública.
CAPÍTULO II
Estructura del proceso de contratación administrativa
Artículo 4.—Dirección de contratación administrativa. La Proveeduría Municipal será la dependencia municipal competente para tramitar los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios que interesen a la Municipalidad, así como para realizar los procesos de control, almacenamiento y entrega.
Artículo 5º—Funciones de la proveeduría municipal. La Proveeduría Municipal tendrá las siguientes funciones:
a) Confeccionar, actualizar y custodiar toda clase de documentos y expedientes relacionados con los procedimientos de contratación, la adquisición de bienes y/o servicios.
b) Atender consultas que le formulen las diversas personas públicas o privadas relacionadas con la adquisición de bienes y servicios y demás establecidas en el presente reglamento.
c) Coordinar el proceso para la liberación o ejecución de garantías de participación y de cumplimiento con la Tesorería Municipal.
d) Asignar a la unidad solicitante los trámites de exoneración, importación y desalmacenaje de los materiales y suministros importados.
e) Emitir la recomendación de adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso, en los procedimientos de contratación administrativa.
f) Preparar el informe semestral de compras según el artículo 17 inciso f del Código Municipal.
g) Publicar la invitación de inscripción al Registro de Proveedores de acuerdo al RLCA y publicar los procesos de contratación en la página.
h) Dirigir los procesos de sanción contra proveedores por incumpliendo a las condiciones de la compra, conforme a lo estipulado en la normativa vigente sobre contratación administrativa. Corresponderá a la Proveeduría Municipal el confeccionar el informe final que deberá enviarse al Concejo Municipal para toma de la decisión de sancionar.
i) Publicar el programa de adquisiciones integrado y sus modificaciones previo informe de la Administración Municipal, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 6º de la Ley de Contratación Administrativa y 7º del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
j) Analizar las ofertas recibidas, con base en los términos que contemple el cartel, y aplicar los parámetros de evaluación sobre las ofertas que cumplido con los análisis técnicos y legales.
k) Confeccionar las órdenes de compra.
l) Preparar un informe mensual sobre la gestión de compras e informar a su superior sobre cualquier anomalía que se detecte en los procedimientos de contratación.
m) Administrar el Sistema de Activos Municipales registrando los bienes muebles y equipos que se han asignado a los funcionarios correspondientes.
n) Incluir en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC) de la CGR, toda la información referente a los diferentes procedimientos de contratación administrativa que realiza la Municipalidad en la forma y plazos establecidos.
o) Asignar a las unidades solicitantes las exenciones tributarias de los materiales y equipo adquirido por la Institución, o cuya gestión corresponda a ésta.
p) Constituir y mantener actualizado el Registro de Proveedores de la Municipalidad.
q) Preparar el informe semestral de adquisiciones locales exentas por autorización de resoluciones genéricas.
r) Las demás que se establezcan en el presente reglamento o en la normativa vigente sobre contratación administrativa.
Artículo 6º—Comisión de análisis legal de licitaciones. La Comisión de Análisis legal de Licitaciones, estará conformada por dos funcionarios municipales propuestos por el Alcalde Municipal y un miembro del Concejo Municipal, debidamente juramentados para las funciones de la Comisión.
La participación de cada uno de los integrantes de la comisión se limitará al estudio legal de las ofertas presentadas en cada proceso.
Artículo 7º—Funciones de la comisión de contratación administrativa. La Comisión deberá realizar el análisis legal de las ofertas presentadas en cada proceso de Licitación para lo cual realizará las siguientes funciones:
Verificar el cumplimiento de los aspectos legales solicitados en el cartel y cualquier otro que contemple la normativa vigente.
Emitir a la Proveeduría Municipal el documento con la solicitud de subsanación a los Proveedores que hayan omitido en requisito establecido.
Recibir de la Proveeduría el informe con los documentos subsanados en el plazo legal para continuar con el análisis legal de las ofertas.
Emitir el informe final con el estado de cumplimiento legal de las ofertas acorde a lo establecido en el cartel y la normativa vigente.
Artículo 8º—Comisión especial de contratación administrativa del concejo municipal. El Concejo Municipal creará una comisión especial permanente, para el conocimiento de los carteles de las Licitaciones Abreviadas, Licitaciones Públicas y Contrataciones directas especiales concursadas, promovidas por la Proveeduría Municipal.
A dicha Comisión serán remitidos todos los carteles mencionados anteriormente, y a partir de la notificación de los mismos a la Comisión, esta tendrá 2 días hábiles para pronunciarse al respecto. Una vez transcurridos esos 2 días, si la Comisión no se pronuncia, objeta o consulta al respecto, el proceso de contratación continuará su curso normal establecido en el presente Reglamento.
En caso de pronunciarse, deberá hacerlo en ese lapso de tiempo, por escrito, dirigido al Proveedor Municipal, planteando con claridad las objeciones y las consultas, convocándole a reunión para el día hábil siguiente. En dicha reunión se plantearán las objeciones y las consultas, mismas que el Proveedor o la unidad solicitante evacuará con los fundamentos del caso.
Producto de esa reunión el Proveedor debe manifestar si realizará o no las modificaciones, ante lo cual, la comisión informará por escrito al Concejo Municipal del resultado de esa reunión, a más tardar en la sesión ordinaria siguiente a dicha reunión, para que este tome el acuerdo que considere pertinente.
CAPÍTULO III
Del proceso de compras
SECCIÓN I
Planificación de compras
Artículo 9º—Programa anual de compras. El Plan Anual de Compras de la Municipalidad de Zarcero, tendrá el objetivo primordial de convertirse en la programación del desarrollo de los procesos de adquisiciones, así como de contribuir a los procesos de Tesorería, administración y control financiero, planificación, evaluación, monitoreo y control interno y externo de la Municipalidad de Zarcero. Asimismo, deberá ser una herramienta óptima, para que los proveedores puedan conocer con la antelación necesaria las intenciones de compra de la institución.
El Programa Anual de Compras, será confeccionado y se regirá por la legislación vigente en esta materia, y será la base para el desarrollo de todos los procesos de compra de cada período presupuestario.
Será responsabilidad del Encargado de Presupuesto confeccionar el Plan Anual de Compras de cada período.
Será responsabilidad de cada titular el programar de manera anual sus compras y comunicar dicha programación al Encargado de Presupuesto, a más tardar la segunda semana del mes de octubre del año presupuestario anterior al que se ejecutarán las compras, para que esta sea incluida en el Programa Anual de Adquisiciones. Únicamente podrán incluirse en este plan aquellas compras que se basen en el Plan Anual Operativo de la Institución para el período mencionado.
La Proveeduría Municipal no podrá dar inicio a ningún proceso de compra que no haya sido incluido dentro dicho programa; que no se ejecute antes de la fecha límite establecida en el plan sin la debida justificación o que no incluya la totalidad de los bienes establecidos dentro del Plan Anual de Compras.
El Programa Anual de Compras, deberá ser aprobado y publicado a más tardar la última semana de enero.
Artículo 10.—Decisión inicial. La decisión de iniciar al procedimiento de contratación administrativa será...
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