Resolución. MUNICIPALIDAD DE ALVARADO
| Fecha de publicación | 19 Noviembre 2021 |
| Número de registro | IN2021602350 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE ALVARADO
REGLAMENTO SOBRE TRÁMITES DE APERTURA Y CIERRE DE LIBROS ANTE LA AUDITORÍA INTERNA DE LA MUNICIPALIDAD DE ALVARADO
Capítulo I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Ámbito de aplicación. El presente Reglamento resulta aplicable a todas las dependencias, actuales o que en el futuro se establezcan, que se encuentren, administrativa, jerárquica o legalmente adscritas a la Municipalidad de Alvarado.
Artículo 2º—Alcance. Este Reglamento regula el trámite establecido por el artículo 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno artículo N°8292, que le otorga competencia a la Auditoría Interna, para la autorización de apertura y cierre de libros contables, de actas u otros, que legal o reglamentariamente deben llevar las diferentes dependencias municipales.
Capítulo II
De la autorización de apertura y de cierre de libros
SECCIÓN PRIMERA
Razón de apertura
Artículo 3º—Naturaleza de la autorización de apertura de libros. La autorización de apertura de libros de contabilidad, de actas y otros que la Auditoría Interna considere necesarios, es un requisito de validez de las actuaciones de la Administración Activa, tendiente a proporcionar una garantía razonable de la confiabilidad y oportunidad de la información que en ellos se incorpore.
La apertura de libros no supone validación previa por parte de la Auditoría Interna, de lo que la Administración Activa registre con posterioridad a esa apertura, ya que ello es responsabilidad exclusiva de la Administración. En los casos en que la apertura no sea por primera vez, no implica la revisión o validación respecto del contenido de los libros anteriores, o de las justificaciones de la Administración en caso de robo, hurto, extravío, destrucción de libros, o cualquiera otro acto semejante.
Artículo 4º—Libros sujetos al trámite de apertura. La razón de apertura deberá tramitarse para los libros de actas, contables u otros que legal o reglamentariamente correspondan, para lo cual cada dependencia solicitante, considerando sus propias particularidades, determinará los libros que debe llevar, así como la forma en que los llevará. Lo anterior, sin perjuicio de aquellos casos en que, a criterio de la Auditoría Interna, se deba llevar otra clase de libros.
Artículo 5º—Procedimiento para solicitud de apertura de libro. La dependencia u órgano competente, que requiera la legalización o autorización de los libros que el ordenamiento jurídico le exija llevar, deberá presentar la solicitud por escrito a la Auditoría Interna y aportar los libros empastados o las hojas sueltas que los conformen. Deberá consignar en la misma: fecha de la solicitud, nombre de la dependencia solicitante, tipo de libro a autorizar y el número de tomo.
Artículo 6º—Requisitos de los libros que se autorizan.
a) Los libros deben contar con la totalidad de folios, cada folio numerado en su debido orden consecutivo y ascendente a partir de la primera hoja, número que se consignará en la esquina superior derecha, cada uno en blanco, en buen estado de limpieza y conservación.
b) La cantidad de folios que componen el libro será de máximo cuatrocientos folios cuando correspondan a un tomo de hojas sueltas.
Artículo 7º—Consecutividad de los libros. Salvo en los casos de autorización por primera vez, es requisito indispensable para la apertura de un libro o libros, que se demuestre haber efectuado el cierre correcto del tomo anterior, mediante la razón correspondiente, -si es que existe-, para garantizar la cronológica de los hechos registrados y un control adecuado sobre los libros.
En casos excepcionales de urgencia o de reposición de libros, deberá presentarse junto con la solicitud de apertura del nuevo libro una justificación escrita, en la que se indiquen las razones por las cuales no se presenta el libro anterior, para que la Auditoría Interna valore realizar o no la apertura del nuevo o nuevos libros.
Artículo 8º—Rechazo de la gestión de apertura del libro. El incumplimiento de uno o más requisitos detallados en los artículos cinco, seis y siete del presente Reglamento, previa valoración de cada caso por parte de la Auditoría Interna, podrá dar lugar al rechazo de plano del trámite. Tal rechazo de la gestión de apertura se comunicará al solicitante mediante oficio que contendrá las razones o fundamentos fácticos y jurídicos que justifiquen el mismo.
Artículo 9º—Materialización de la apertura del libro. La autorización de apertura se materializa con la leyenda que la Auditoría Interna coloca en el folio inicial de cada uno de los libros que lo requieran, siguiendo en lo posible el siguiente formato:
| ASIENTO N°___ La Auditoría Interna de la Municipalidad de Alvarado en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Control Interno en su artículo 22, inciso e) y el “Reglamento sobre trámites de apertura y cierre de libros ante la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alvarado”, HACE CONSTAR: que aquí inicia el Libro de ______del ______Tomo____del año______, el cual contiene____folios, en perfecto estado de conservación y limpieza, debidamente foliados y con el sello de esta Auditoría. Pacayas de Alvarado, __de____de____ Firma: ________________ Auditoría Interna |
Artículo 10.—Uso del sello de autorización de libro. La Auditoría Interna deberá plasmar en la parte superior de cada folio del libro o libros, el sello correspondiente a la autorización del mismo; con el fin de asegurar y garantizar razonablemente que no se utilizarán hojas distintas, que puedan alterar la información.
Artículo 11.—Plazo para resolver la apertura del libro. La Auditoría Interna resolverá la solicitud de apertura del libro en un plazo de cinco (5) días hábiles a partir de su recibo. Durante el trámite podrá requerir información adicional que estime necesaria para continuar con la gestión, lo cual suspenderá el plazo antes señalado. En caso de que la Administración no atienda los requerimientos en un plazo máximo de 5 días hábiles, se archivará la gestión.
SECCIÓN SEGUNDA
Razón de cierre
Artículo 12.—Procedimiento para solicitud de cierre del libro. Se recibirán para trámite de cierre aquellos libros que previamente fueron autorizados en la Auditoría Interna. La Dependencia encargada del libro, una vez finalizado su uso, deberá hacer llegar el libro a la Auditoría Interna, solicitando en forma escrita el cierre respectivo, deberá consignar en la misma: fecha de la solicitud, nombre de la dependencia solicitante, tipo de libro, número de tomo del libro a cerrar, la cantidad de folios que contiene, número y fecha del acta inicial y del acta final y firmar la solicitud.
Para el cierre de libros de hojas sueltas, deberán venir debidamente empastados, salvo justificación debidamente acreditada en la que se hará con posterioridad, bajo responsabilidad del funcionario respectivo.
Artículo 13.—Otros libros a cerrar. Si existiera algún libro que en su oportunidad fue autorizado en la Contraloría General de la República o en otra dependencia, la Auditoría Interna podrá materializar su cierre con el propósito de fortalecer la operación del Sistema de Control Interno, de manera que se eviten anotaciones posteriores y sin que ello implique la revisión o validación previa de parte de esta Auditoría Interna, de todo lo que en dicho Libro se haya registrado; responsabilidad que es exclusiva de la Administración Activa.
La Dependencia interesada en su cierre deberá realizar el trámite ante la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alvarado, con una declaración jurada sobre la veracidad del Libro y éste se acompañará empastado, debidamente rotulado, con la totalidad de folios que lo conforman y demás requisitos legales.
Artículo 14.—Materialización del cierre del libro. Para la razón de cierre la Auditoría Interna, colocará una leyenda en el último folio que conforme el libro. La Dependencia solicitante podrá decidir concluir las anotaciones varios folios antes de finalizar el Tomo en uso, con el fin de que el acta o similar no sufra un corte abrupto sino que comience en un nuevo libro que se autorice. Los folios no utilizados deben inutilizarse.
La razón de cierre contendrá la siguiente información:
| ASIENTO N°___ La Auditoría Interna de la Municipalidad de Alvarado en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Control Interno en su artículo 22, inciso e) y el “Reglamento sobre trámites de apertura y cierre de libros ante la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alvarado” HACE CONSTAR que aquí termina el Libro de_____del______Tomo ___del año _____, el cual contiene ____ folios utilizados hasta el folio___. Pacayas de Alvarado, __de ______de ______ Firma: _______________ Auditoría Interna |
Carecerá de validez cualquier acción subsecuente al folio del libro en el que aparezca estampada la leyenda de cierre. De igual manera, posterior al cierre del libro por parte de la Auditoría Interna, será totalmente prohibido efectuar cambios en las anotaciones del libro.
Artículo 15.—Verificaciones previas al cierre de libros. Previo a emitir la razón de cierre, la Auditoría Interna verificará que el libro cuente con todos los folios autorizados, incluyendo los anulados, y que tanto el foliado como la encuadernación no hayan sufrido alteración alguna.
Cuando uno o varios folios se anulen, deberán continuar figurando en el lugar que les corresponde a efecto de no alterar el orden numérico. En cada folio que se anule se deberá consignar la siguiente información:
a) Sello o nota de “Anulado”.
b) Motivo de la anulación.
c) Fecha de anulado.
d) Firma del funcionario responsable del libro
De igual manera, se verificarán aspectos formales sobre manipulación de libros: cronología de las anotaciones, firmas de los funcionarios responsables, que no haya alteraciones de texto, tachones y borrones, que las enmiendas se hayan realizado mediante nota al pie en el folio respectivo, el estado general de conservación del libro y cualquiera otra verificación que la Auditoría Interna estime conveniente.
Los hallazgos subsanables se comuni...
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