Resolución. MUNICIPALIDAD DE BELÉN
| Fecha de publicación | 25 Marzo 2020 |
| Número de registro | IN2020448043 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE BELÉN
CONCEJO MUNICIPAL DE BELÉN
La suscrita secretaria del Concejo Municipal de Belén, le notifica el acuerdo tomado, en la sesión ordinaria N° 13-2020, Artículo 17, celebrada el tres de marzo del dos mil veinte y ratificada el diez de marzo del año dos mil veinte, que literalmente dice:
En La Gaceta 1 del lunes 06 de enero de 2020, se publicó el Reglamento para el Funcionamiento de Caja Chica y se sometió a consulta por 10 días, conforme al Código Municipal.
“El Concejo Municipal del cantón de Belén, conforme a las potestades conferidas por los artículos 4 inciso a), 13 incisos c) y e) y 17 incisos a) y h) del Código Municipal, Ley N° 7794 y el artículo 170 de la Constitución Política, acuerda emitir el Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Chica”.
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE CAJA CHICA
Considerandos
1º—Que las Municipalidades de conformidad con el artículo 170 Constitucional, poseen autonomía, y una de sus manifestaciones es la potestad reglamentaria, lo que permite regular entre otras materias, la organización interna, y su debido funcionamiento administrativo.
2º—Que la potestad reglamentaria municipal, la ejerce el Concejo Municipal, al tenor de lo dispuesto en el artículo 13 inciso e) del Código Municipal, Ley No 7794 del 30 de abril de 1998 y sus reformas, Gaceta N° 94 del 18 de mayo de 1998 y sus reformas al señalar:
“…Artículo 13.
Son atribuciones del Concejo:
(…) c) Dictar los reglamentos de la Corporación, conforme a esta ley…”.
3º—Que el artículo 2, inciso e) de la Ley de Contratación Administrativa, Ley N° 7494, 30 de abril de 1998 y sus reformas, Gaceta 94 del 18 de mayo de 1998 dispone en lo que interesa:
“Artículo 2º—Excepciones/ Se excluyen de los procedimientos de concursos establecidos en esta ley las siguientes actividades: (…) e) Las compras realizadas con fondos de caja chica, según se dispondrá reglamentariamente…”.
4º—Que el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, N° 33411-H del 27 de setiembre del 2009, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 210 del 02 de noviembre de 2006 y sus reformas, en el numeral 142 dispone en lo conducente:
“…Artículo 141.—Contrataciones con Fondos Caja Chica.
Las compras para gastos menores e indispensables, cuya ejecución es de carácter excepcional que se efectúen con cargo a los fondos de caja chica, se regirán por las disposiciones reglamentarias que al efecto se emitan, las cuales fijarán los supuestos para su utilización, montos máximos, mecanismos de control y funcionarios responsables de su manejo..”.
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Definiciones. Para los efectos de este Reglamento se entenderá por:
Caja Chica: Fondo autorizado por el Alcalde Municipal, para la adquisición de bienes y/o servicios que son de uso exclusivo de las dependencias administrativas y operativas que las gestionan y cuya necesidad sea urgente o imprevisto. Se excluyen aquellos casos que se soliciten bajo la necesidad de urgencia, pero sean solicitados de forma frecuente y se mantengan en el tiempo.
SIGM: Sistema Integrado de Gestión Municipal.
Caso Fortuito: Aquella acción del ser humano que no puede preverse, ni puede resistirse.
Fuerza Mayor: Es aquel evento de la naturaleza, que pudiendo preverse no puede resistirse.
Vale o Adelanto de Caja Chica: Comprobante que autoriza la entrega del dinero, en efectivo u otro medio, a un funcionario municipal autorizado para tal efecto, según lo dispuesto en este Reglamento.
Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de caja chica, mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan los bienes y/o servicios adquiridos.
Compra Menor: Es la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía, que no superen los límites preestablecidos para los vales de caja chica y cuya necesidad sea urgente o un imprevisto.
Dependencia usuaria del servicio: Se denominan como tal las Direcciones, Procesos y Subprocesos.
Persona responsable de la Caja Chica: El o la Tesorera Municipal, es quien tendrá a cargo la caja chica.
Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la Caja Chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados por caja chica.
Viáticos y Transporte: Son los gastos de viaje y transporte en el interior del país que se pagarán mediante este fondo, siempre y cuando no supere el máximo establecido para el vale. Este concepto se regirá conforme se establece en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para el sector público y sus modificaciones.
Municipalidad: Nombre abreviado que se utilizará en este reglamento para referirse a la Municipalidad de Belén.
Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero al fondo, por los gastos efectuados, que realiza la Tesorería Municipal.
Activo Fijo: Un elemento es reconocido como activo si es probable que la entidad reciba beneficios económicos o potenciales servicios asociados al bien y si el valor razonable o el costo del bien puede ser medido de forma fiable. El monto mínimo que reconoce la Municipalidad de Belén para capitalizar un activo fijo es de un 25% de un salario base.
CAPÍTULO II
Del Funcionamiento
Artículo 2º—Objeto. Este reglamento tiene por objeto regular la organización y funcionamiento del fondo de caja chica que la Municipalidad tiene establecido.
Artículo 3º—Establecimiento de la Caja Chica. Se establece un fondo de caja chica cuyo monto podrá aumentarse o disminuirse, previo estudio enviado por la Tesorería Municipal con el visto bueno de la Dirección Administrativa Financiera, el cual será aprobado por el Alcalde Municipal.
Artículo 4º—Conformación de la Caja Chica. El monto del fondo de caja chica será de hasta quinientos mil colones exactos (¢500.000,00) y podrá aumentarse o disminuirse a solicitud de la persona encargada del fondo fijo, quien además deberá actualizar los montos contemplados en el artículo 10, inciso 5., de conformidad con lo establecido en el artículo 3 de este Reglamento.
El dinero de la caja chica estará conformado de la siguiente manera: dinero en efectivo, saldos en cuentas o tarjetas para uso de la caja chica, facturas de vales liquidados, vales pendientes de liquidación y vales en trámite de reintegro. Bajo ningún supuesto, se podrán sustituir estos vales por otros de naturaleza distinto al de caja chica.
Artículo 5º—Custodia. La custodia del fondo de caja chica será responsabilidad de la persona responsable de la Coordinación de la Tesorería Municipal, quien deberá actuar de conformidad con lo que disponga este Reglamento, el Código Municipal, la Ley de Administración Financiera, y demás normativa vigente y aplicable en la materia.
Artículo 6º—Funciones de la Persona Responsable de la Custodia de la Caja Chica.
1. Procurar tramitar con la diligencia y frecuencia debida los reintegros de las sumas pagadas, para que se mantenga una adecuada rotación y el fondo no llegue a agotarse. El monto mínimo que debe mantener el fondo para la solicitud de reintegro, debe ser de un 20%.
2. Velar por el cumplimiento de la normativa relacionada con la caja chica y reportar a la Dirección Administrativa Financiera cualquier irregularidad que se detecte.
3. Llevar un control y custodia de toda la documentación que respalda el vale de caja chica.
4. Llevar un control y custodia de los arqueos que realice la Dirección Administrativa Financiera.
5. Los faltantes de dinero que resulten de las operaciones ordinarias de la caja chica y que sean debidamente comprobados al efectuar un arqueo, deben ser cubiertos por el responsable del fondo, una vez atendidos sus derechos de defensa.
6. Cuando se determine un sobrante, se debe depositar en la cuenta corriente de la Municipalidad de Belén. En el caso de que el monto supere los ¢500,00 (Quinientos colones), debe ser depositado de inmediato; caso contrario se mantendrá en la caja chica, hasta alcanzar el monto a depositar o se realice reintegro.
Artículo 7.—Uso de la Caja Chica. La compra de bienes y/o servicios se tramitará por el fondo de caja chica, solamente cuando se den las siguientes condiciones:
• Cuando la compra a realizarse cumpla con los criterios de urgencia o imprevisto.
• Para adquirir bienes y/o servicios que por su cuantía no amerite la elaboración de procedimientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, y que su costo total no exceda el monto máximo establecido por vale de caja chica. Si no se cuenta con personal municipal que según sus funciones, esté en la posibilidad de prestar el servicio requerido.
• Gastos de la partida de servicios no personales, o de la partida de materiales y suministros, siempre que exista contenido presupuestario con cargo a estas partidas y que no existan en el inventario de la Municipalidad.
• Gastos por concepto de viáticos y transporte dentro del país, los cuales no deben ser superiores al máximo autorizado para vales de caja chica, siempre que se cuente con el contenido presupuestario en la partida correspondiente y que el mismo se ajuste a la normativa descrita en el
• Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República.
• Cancelar gastos de representación cuando se originen con motivo de recepción de personas ajenas a la institución y que el gasto no exceda el monto máximo de caja chica y de acuerdo con lo establecido en el Reglamento para el Pago de Gastos de Representación de la Municipalidad de Belén.
I.—Cuando no corresponda a la cancelación de servicios profesionales o técnicos, así como salarios, extras, entre otros.
Artículo 8º—Devoluciones de dinero. La Tesorería recibirá devoluciones de dinero, únicamente en efectivo, sin excepción de ninguna clase, asimismo deberá ser en moneda nacional. No podrán recibirse para este fondo notas de crédito.
Artículo 9º—Compra de materiales y suministros. Cuando se trate de materiales y suministros que se man...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba