MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN DE HEREDIA Reglamento del Sistema Institucional de Archivo de la Municipalidad del Cantón de Heredia Considerando
| Fecha de publicación | 06 Septiembre 2021 |
| Número de registro | IN2021578806 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN DE HEREDIA
Reglamento del Sistema Institucional de Archivo
de la Municipalidad del Cantón de Heredia
Considerando
Que la gestión de los archivos y de información es una parte fundamental de la gestión administrativa, esto por cuanto en las organizaciones se considera fundamental el valor de la información, la detección y eliminación de duplicidad de tareas, la disminución en los tiempos de búsqueda de información, la productividad y la calidad de los servicios.
Que la Municipalidad de Heredia, como generadora de información, debe definir los lineamientos internos que ordenen y faciliten la administración y control eficiente en el manejo, conservación, clasificación, facilitación y demás documentos producidos en la Institución.
Que es necesario establecer y fortalecer sistemas que permitan almacenar y organizar la información generada por la Institución para ponerla al servicio de los usuarios internos y externos de la Institución, en forma ágil, fácil y oportuna y así evitar que se pierda o se desconozca su existencia.
Que es obligación de la Municipalidad de Heredia cumplir las disposiciones de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, N° 7202, y su Reglamento, Decreto Ejecutivo 40554-C. Por tanto;
Se emite el siguiente Reglamento del Sistema Institucional de Archivos de la Municipalidad del Cantón de Heredia, el cual se regirá por las siguientes disposiciones, sin perjuicio de lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de Archivos y en su Reglamento, Decreto Ejecutivo no. 40554-C:
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas en este Reglamento serán aplicables a la materia archivística de la Municipalidad, sus funcionarios y aquellas personas que requieran los servicios que el municipio ofrece respecto de la información archivada, con el propósito de garantizar la eficiencia y buena administración de los archivos de la institución.
Artículo 2º—Definiciones. Para una mejor comprensión y procurar el correcto cumplimiento de las disposiciones de este Reglamento, se entenderá por:
a. Archivo de Gestión: Los Archivos de Gestión son los archivos de las Oficinas o Unidades Técnicas y Administrativas de las diferentes Instituciones que forman parte del Sistema. Se encargan de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación gestionada por su unidad y que se encuentra en trámite, sometida a continua utilización y consulta por las mismas Oficinas u otros que lo soliciten.
b. Archivo Central: “El Archivo Central es el responsable del sistema institucional de archivos, de coordinar y supervisar el cumplimiento de todas las actividades y políticas archivísticas que realicen los Archivos de Gestión de la entidad.
Además, atiende las solicitudes de consultas, de asesoría y otras relacionadas con la gestión documental de sus respectivas Instituciones, de conformidad con la Ley que se reglamenta.
c. Archivista: Persona encargada del Archivo Central, quien debe planificar, organizar y coordinar las labores técnicas de archivo.
d. Clase documental: Es el medio o soporte en el cual se transmite el mensaje. Ej: Textual, gráfico, audiovisual, automatizada, entre otros.
e. Clasificación: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental mediante criterios orgánicos, funcionales o por asuntos.
f. Clasificación Orgánica: Utilización de la estructura orgánica de la Institución para clasificar los documentos.
g. Serie documental: Conjunto de documentos con una misma tipología de una oficina productora. Ej. Las actas que en cada sesión aprueba el Concejo Municipal forman la serie Actas del Concejo Municipal.
h. Subserie documental: Subdivisión de la serie documental, identificada de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
i. Tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.
j. Tipo documental: Está determinado por los caracteres internos y externos de los documentos que hacen que un documento se distinga de otro. Ejemplo: Un acta es un tipo documental que tiene características propias que la distinguen perfectamente de una carta.
k. Unidad documental: Elemento básico de una serie documental que puede estar constituida por un solo documento o por varios que formen un expediente.
CAPÍTULO II
Organización y Funcionamiento del Archivo Central
Artículo 3.—Objetivos. El Archivo Central tiene como objetivos:
a. Organizar y conservar el patrimonio documental de la Municipalidad.
b. Prever y satisfacer las necesidades de información y documentación para una correcta gestión administrativa.
c. Atender los derechos de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en sus necesidades de acceso a la documentación municipal.
d. Facilitar la información y documentación necesarias para la investigación histórica, de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente.
e. Organizar, recoger, evaluar, gestionar y difundir el patrimonio documental de la Municipalidad.
Artículo 4º—Competencias. Las competencias del Archivo Central son las siguientes:
a. Centralizar la documentación tramitada por las Direcciones, Secciones y Unidades de la Municipalidad y el Concejo Municipal, de acuerdo con los plazos establecidos en las tablas de plazo de conservación y eliminación de documentos.
b. Velar por la aplicación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y su Reglamento, Decreto 40554-C, así como las políticas archivísticas implementadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y asesorar técnicamente al personal de la Municipalidad que labore en archivos de gestión.
c. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar, custodiar y facilitar la documentación producida y la que se haya recibido como producto de las funciones administrativas de la Municipalidad, para ello deberá:
1. Reunir por medio de transferencias documentales, los documentos producidos y recibidos producto de las actividades de la institución.
2. Mantener técnicamente organizado, todos los documentos, ya sean textuales, gráficos, audiovisuales, materiales, cartográficos y legibles por máquina incluyendo los soportes relacionados con aplicaciones informáticas.
3. Poner a disposición del personal municipal y del público en general todos los fondos documentales existentes.
d. Preparar guías, inventarios, auxiliares descriptivos y otros instrumentos, que faciliten la consulta de los documentos que son producto de la gestión municipal.
e. Entregar y facilitar al público en general, a sus expensas, copia o reproducción de los documentos que conserva, siempre y cuando se realice el debido proceso de conservación, especialmente de aquellos documentos con valor científico cultural.
f. Promover capacitaciones o asesorías archivísticas, al personal a cargo de los archivos de gestión.
g. Suministrar de una manera ágil, veraz y oportuna la información que requieran los usuarios del Archivo Central.
h. Promover la creación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
i. Integrar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
j. Ejercer los controles necesarios para llevar a cabo un adecuado proceso de conservación y manejo de la documentación.
k. Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional, la ejecución de las políticas archivísticas de la Municipalidad y asesoría técnica cuando sea necesaria.
l. Elaborar tablas de plazos de conservación de documentos de la Municipalidad, en coordinación con los archivos de gestión, para lo cual se deberán someter a revisión y probación por parte del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, y a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos aquellas tablas que así lo requieran.
m. Coordinar con el Archivo Nacional, la remisión de documentación de valor científico cultural conforme al plazo señalado en el artículo 61 inciso c del Decreto Ejecutivo no.40554 -C
Artículo 5º—Instalaciones del Archivo Central. La edificación del Archivo Central poseerá tres áreas:
a. Administrativa: Espacio en el que se realizarán las funciones técnicas y administrativas propias del Archivo. Es un área de acceso regulado, solamente se permite el ingreso con autorización de la Archivista.
b. Consulta: Lugar donde se atiende a los usuarios de los servicios del Archivo.
c. Depósito: Área de acceso único para funcionarios autorizados, por realizar labores técnicas propias de la administración, conservación, restauración y facilitar los documentos.
CAPÍTULO III
Tratamiento Técnico de la Documentación
Artículo 6º—Preservación y control de documentos. El Archivo Central debe observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos:
a. Solo tendrá acceso a los depósitos los funcionarios del Archivo Central, funcionarios que en ejercicio de sus funciones tengan competencias para ello y toda persona que cuente con autorización del Archivo Central.
b. Los documentos deberán ser guardados en cajas de cartón corrugado preferiblemente o cualquier otro material que les permita estar libres de factores físicos, químicos y biológicos que ocasionen deterioro o destrucción.
c. La edificación del Archivo Central deberá poseer alarmas contra incendios, interruptores de fluidos eléctricos y equipos de extinción apropiados para mantener la máxima protección y preservación de los documentos.
d. La estantería del depósito será metálica y tendrá una altura entre 2,30 a 2,44 metros, con una distancia mínima de 10 centímetros entre el suelo y el primer estante.
Artículo 7º—Patrimonio documental y material informativo. Los documentos recibidos y producidos por la Municipalidad en el cumplimiento de sus funciones y contenidos en cualquier formato o soporte, la producción inte...
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