Resolución. MUNICIPALIDAD DE GOICOECHEA
| Fecha de publicación | 19 Marzo 2020 |
| Número de registro | IN2020446022 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE GOICOECHEA
CONCEJO MUNICIPAL
El Concejo Municipal del cantón de Goicoechea en sesión ordinaria Nº 08-2020, celebrada el día 24 de febrero de 2020, Artículo IV. VI, por unanimidad y con carácter firme aprobó el Por Tanto del dictamen Nº 022-2020 de la Comisión de Gobierno y Administración, donde se aprueba el Reglamento para la Implementación y Uso de la Firma Digital en la Municipalidad de Goicoechea.
La Municipalidad de Goicoechea, de conformidad con el artículo 43 del Código Municipal, hace de conocimiento a los interesados el presente proyecto, sometiéndolo a consulta pública por un plazo mínimo de diez días hábiles a partir de su publicación, las observaciones deberán presentarse a la dirección electrónica: secretariagoico@gmailcom, dentro del plazo referido.
MUNICIPALIDAD DE GOICOECHEA
DISPOSICIONES GENERALES
El Concejo Municipal del cantón de Goicoechea, con fundamento en establecido en los artículos 169 y 170 de la Constitución Política, artículos 4, inciso a), 13, inciso c), 43, 68, 75 y 76 del Código Municipal, Ley Nº 7794, del 30 de abril de 1998 y en uso de sus atribuciones, dicta el presente Reglamento para la Implementación y Uso de la Firma Digital en la Municipalidad de Goicoechea, el cual se regirá por las siguientes disposiciones.
CAPÍTULO I
Artículo 1º—La Municipalidad de Goicoechea deberá implementar las tecnologías de información y comunicación bajo principios racionales de eficiencia en el uso de recursos y efectividad en su aplicación, con el objetivo de garantizar la eficiencia y transparencia de la Administración, así como para propiciar incrementos sustantivos en la calidad del servicio brindado a los ciudadanos de acuerdo con los derechos establecidos constitucionalmente.
Artículo 2º—Que los artículos 3 y 9 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos reconocen el mismo valor y eficacia probatoria de los documentos electrónicos firmados digitalmente con respecto a los documentos físicos firmados de manera manuscrita.
Artículo 3º—Que la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Ley Nº 8220, ordena simplificar los trámites y requisitos establecidos por la Administración Pública frente a los ciudadanos, evitando duplicidades y garantizando en forma expedita el derecho a petición y el libre acceso a los departamentos públicos, contribuyendo de forma innegable en el proceso de reforzamiento del principio de seguridad jurídica del Sistema Democrático Costarricense.
CAPÍTULO II
De la normativa vigente y los requisitos de implementación
Artículo 4º—La Municipalidad en todo momento, deberá contemplar la normativa vigente al respecto de todos los elementos que contemplen la Ley General de Control Interno Nº 8292 y Ley 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, Directriz de Masificación de la Implementación y uso de firma digital del (MICITT), publicada La La Gaceta Nº 79 del 25/04/2014, Directriz con Regulaciones Técnicas sobre Administración de Documentos producidos por medios automatizados de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, publicada en La Gaceta Nº 61 del 28/03/2008 y su fe de erratas publicada en La Gaceta Nº 83 del 30 de abril del 2008, Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información (N-2- 2007-CO-DFOE), publicada en La Gaceta Nº 119 del 21/06/2007. Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados y la Política de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente emitida por el MICITT y publicada en La Gaceta Nº 95 del 20/05/2013.
Artículo 5º—La Municipalidad deberá incluir los mecanismos de firma digital certificada e implementar procesos internos soportados en Plataformas Digitales que utilicen la capacidad de autenticación y de firma digital certificada de sus funcionarios y que potencien la reducción en el uso de papel y la mejora de su eficiencia y eficacia operativa.
Artículo 6º—Que todo nuevo desarrollo, funcionalidad o implementación de sistemas de información de la Municipalidad ofrezca servicios de cara al ciudadano o de utilización interna incorpore:
a. Mecanismos de autenticación mediante firma digital certificada para que cuando un ciudadano se autentique utilizando firma digital certificada, se reconozca la autenticidad plena y el valor de su relación con la institución por el canal electrónico.
b. Mecanismos de firma de documentos y transacciones electrónicas mediante firma digital certificada cuando el trámite así lo requiera, tanto para uso de los funcionarios como para los ciudadanos involucrados en el proceso.
Artículo 7º—Que todo nuevo desarrollo, funcionalidad o implementación de sistemas de información de la Municipalidad en el cual se ofrezcan servicios, de cara al ciudadano incorpore en la emisión de sus certificaciones, comprobantes, facturas, y/o comunicaciones electrónicas, los mecanismos de firma digital certificada mediante el uso de certificados digitales, de Persona Jurídica, que garanticen su validez y certeza jurídica.
Artículo 8º—La Municipalidad deberá dentro de sus posibilidades presupuestarias, modernizar los sistemas de información que tengan en operación, en los cuales ofrezcan servicios de cara al ciudadano o de utilización interna, para incorporar mecanismos de firma de documentos y transacciones electrónicas mediante firma digital certificada cuando los trámites así lo requieran.
Artículo 9º—Realizar las campañas y actividades de educación para los funcionarios que les permita aprender a utilizar los mecanismos de firma digital, así corno reconocer la equivalencia jurídica y la eficacia probatoria de los documentos electrónicos firmados digitalmente con respecto a los documentos en papel con firmas autógrafas.
Artículo 10.—Que la implementación de este tipo de programas sea efectuada o bien, supervisada por un grupo interdisciplinario compuesto por los informáticos de la Institución, funcionarios de la Administración superior, Jefatura de Archivo Central y un miembro de la Asesoría legal.
Artículo 11.—Deberá la Municipalidad conservar los Metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la Directriz con Regulaciones Técnica sobre Administración de Documentos producidos por medios automatizados y demás normativa vigente.
Artículo 12.—Documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información a fin de disponer de la documentación actualizada para todos los sistemas que se desarrollen. Para tal procedimiento deberá la gestión documental: -diferenciar los documentos que se reciben, tramitan, despachan y archivan, confeccionar los manuales de políticas, procedimientos y normas de archivo.
Artículo 13.—Que los documentos en soporte electrónico, y con firma digital cuenten con una política de respaldos periódicos de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, que garantice los parámetros de validez administrativa legal y valor científico cultural establecidos en Tablas de Plazos de Conservación y Eliminación de documentos.
CAPÍTULO III
De los funcionarios con firma digital
Artículo 14º—Contarán con firma digital, todos aquellos funcionarios responsables de la recepción y/o trámite de los documentos electrónicos, los cuales por sus funciones tengan en sus responsabilidades la emisión, recepción, trámite y custodia de los documentos.
Artículo 15.—Para los fines de este reglamento se entenderá por:
Documento electrónico: la información generada, enviada o recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos ópticos o similares.
Autenticidad: Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado en el momento que se firma electrónicamente.
Integridad: Que el carácter completo e inalterado del documento electrónico y protegido contra modificaciones no autorizadas.
Fiabilidad: Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él. Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo.
Disponibilidad: Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria para la comprensión de las operaciones que lo crearon y usaron. Debe ser posible ubicar el documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades.
Estructura lógica: Este concepto está relacionado con la forma en que se registra el documento, lo que incluye la utilización de signos, el diseño, el formato, el soporte, etc., En el caso de los documentos electrónicos, se distingue entre una estructura física y una estructura lógica, la estructura física de un documento electrónico es variable y depende del hardware y del software, es decir del equipo que se utilizó y el programa en el que se creó. Su estructura lógica (es decir, la relación entre las partes que lo componen), lo hace intangible.
Firma Digital: se entiende como cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar técnicamente los certificados digitales, así como los mecanismos de certificación y validación.
Metadatos: Los metadatos son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos del archivo y su gestión a lo largo del tiempo.
Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo: La gestión de documentos electrónicos es compleja y para poder ser implementada correctamente requiere de un amplio campo de funcionalidades que cubran las actividades necesarias, de manera que, para su i...
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