Resolución. MUNICIPALIDAD DE JIMÉNEZ
| Fecha de publicación | 26 Agosto 2020 |
| Número de registro | IN2020477942 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE JIMÉNEZ
Nº SC-034-2020.—Ciudad de Juan Viñas, 16 de junio de 2020
Señores (ita)
Lissette Fernández Quirós, Alcaldesa
Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Jiménez
S. D.
Asunto: Transcripción del acuerdo 1º del Artículo XI.
La Municipalidad de Jiménez en Sesión Ordinaria Nº 07, celebrada el día lunes 15 de junio del año en curso, acordó:
Con dispensa del trámite de comisión; este Concejo acuerda por Unanimidad; darle su aprobación al Reglamento para el Funcionamiento del Fondo de Caja Chica del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Jiménez, Municipalidad de Jiménez, como se detalla:
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y RECREACIÓN DE JIMÉNEZ, MUNICIPALIDAD DE JIMÉNEZ
Artículo 1º—Objeto. El presente reglamento establece las disposiciones generales que regulan la operación y control del fondo de Caja Chica del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Jiménez (en adelante CCDRJ), así como la compra de bienes y/o servicios por este mecanismo, que la institución requiera. Corresponderá a la persona que ocupe el cargo de Tesorería de la Junta Directiva del CCDRJ y a quien ocupe la Secretaría Administrativa, velar por el cumplimiento de este reglamento.
Artículo 2º—Definiciones. Cuando en este reglamento se empleen términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:
a. Caja chica: Monto de dinero en efectivo, fijado por la Junta Directiva, disponible en las oficinas del CCDRJ ubicadas en el Distrito de Juan Viñas, para hacer las compras menores urgentes, necesarias e inmediatas.
b. Arqueo de caja chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la caja chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados por la caja chica y que el fondo existente en el momento de la verificación totalice en comprobante y efectivo.
c. Bienes y servicios de uso común: Son los bienes y servicios de uso periódico y repetitivo, utilizados en las operaciones regulares, cotidianas y legales propias del CCDRJ.
d. Caso fortuito: Un hecho imprevisible e incalculable, que sobreviene de sorpresa en el comportamiento de la persona, de manera que provoca un resultado que, con las precauciones notorias, no podía evitarse.
e. Compra menor: Es la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía, que no superen los límites preestablecidos para los valores de caja chica y cuya necesidad institucional sea urgente y requiere atención inmediata.
f. Dependencia usuaria del servicio: Se denomina como tal la dirección, departamento o unidad que requiera la adquisición de un bien o servicio de uso común y menor cuantía.
g. Fuerza mayor: Fuerza natural o eventualmente humana, que no ha podido ser prevista y que por su potencia física o jurídica hace que la persona se encuentre impotente -según sus capacidades-para impedir que surja o interfiera con su acción, por lo que la libera de su responsabilidad frente a la víctima de un resultado dañoso.
h. Fondo de caja chica: cantidad de dinero para la adquisición de bienes y servicios que son de uso común y que no hay en existencia en la bodega del CCDRJ.
i. Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa la persona responsable del vale de caja chica mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.
j. Persona encargada de caja chica: La persona funcionaria del CCDRJ, con nombramiento regular, que ha sido designada por la Junta Directiva como responsable de la custodia y administración del fondo de caja chica, sea de manera permanente o temporal.
k. Reintegro de fondos: Reaprovisionamiento de dinero que se efectúa a la persona responsable del fondo de caja chica para reembolsar los gastos efectuados.
l. Viáticos: Son los gastos de alimentación, transporte y hospedaje por viaje en el interior del país, que se pagarán por medio de este fondo, siempre y cuando no supere el monto máximo establecido para el vale, y que estén contemplados en el Reglamento de Funcionamiento del CCDRJ, en apego a lo establecido en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República.
m. Vale: Adelanto de dinero dado para adquirir bienes o servicios, debidamente autorizados.
n. Póliza: Póliza de fidelidad que debe presentar el responsable del manejo de la caja chica
l. CCDRJ Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Jiménez.
Artículo 3º—Fondo de caja chica. Se establece el fondo de caja chica cuyo monto máximo será de cien mil colones y cero céntimos.
Artículo 4º—Vale de caja chica. Los vales de caja chica podrán librarse hasta por la suma equivalente a cincuenta mil colones y cero céntimos.
Artículo 5º—Variación en los montos de caja chica y vale. Mediante acuerdo razonado de la Junta Directiva del CCDRJ, mismo que deberá constar literalmente en el acta, podrá variarse el monto máximo establecido al fondo de caja chica y el límite de libramiento del vale de caja chica, según solicitud escrita y justificada que haga la persona encargada, hasta por el doble del monto indicado en los artículos anteriores; superado este monto, solo se podrá variar mediante reforma reglamentaria.
Artículo 6º—Uso de los recursos de caja chica. La caja chica mantendrá dinero en efectivo para atender exclusivamente la adquisición de bienes y servicios institucionales, así como para pagar viáticos y gastos de viaje, bajo la conceptualización de éstos que este reglamento dispone y cuando la situación así lo amerite, por razones emergentes y necesarias para una determinada obra o servicio y las que el Reglamento de Funcionamiento permita, y en apego a lo establecido en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República.
Artículo 7º—Valores de la caja chica. La caja chica mantendrá siempre el total del fondo asignado, el cual estará integrado de la siguiente forma: dinero en efectivo, facturas, vales liquidados, vales pendientes de liquidación y vales en trámite de reintegro. En ningún momento y por motivo alguno se podrán sustituir esos valores por otros de naturaleza distinta al de caja chica.
Artículo 8º—Reintegro a caja chica. La caja chica recibirá devoluciones de dinero únicamente en efectivo sin ninguna excepción
Artículo 9º—Condiciones para el uso de caja chica. La compra de bienes o servicios se tramitará por el fondo de caja chica, solamente cuando se dé alguna de las siguientes condiciones:
a. Que en bodega no haya existencia del bien que se solicita. Por ningún motivo se tramitarán las adquisiciones o compras de bienes y servicios, cuando la bodega del CCDRJ mantenga existencias de los artículos solicitados.
b. Cuando ninguna dependencia o persona funcionaria del CCDRJ, según sus funciones, está en posibilidades de prestar el servicio de que se trate.
c. Si el bien o servicio es de urgente necesidad, siempre que existan razones fundadas para admitir que no hubo imprevisión por parte de la administración del CCDRJ.
d. Si existe contenido económico con cargo a la subpartida respectiva o presupuestaria, no pudiendo exceder el monto del fondo asignado.
La Junta Directiva del CCDRJ deberá planificar anualmente sus compras y fijar fechas límites para que las unidades usuarias realicen los pedidos de los bienes y servicios que requieren con el fin de evitar situaciones que provoquen la incorrecta calificación de “urgente necesidad” para la adquisición de esos bienes y servicios, y la consecuente intención de utilización de fondos de la caja chica.
Artículo 10.—Caso fortuito o fuerza mayor. Salvo por razones de caso fortuito o fuerza mayor, no se tramitarán con fondos de caja chica las compras que se definan como bienes y servicios de uso común. Los de uso común deberán ser obtenidos por medio de los sistemas convencionales de adquisición de bienes y servicios, según las disposiciones establecidas en la Ley de Contratación Administrativa, Ley N° 7494 de fecha 2 de mayo de 1995 y sus reformas, y en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo N° 33411 de 27 de setiembre de 2006.
Artículo 11.—Prohibición de fraccionamiento. Por ningún motivo se aceptará el fraccionamiento ilícito en las compras de caja chica. Esta fragmentación se refuta ilícita cuando se realiza más de una compra para el mismo objeto con los fondos de caja chica, con los efectos de evadir el procedimiento de adquisición de bienes y servicios establecido en la Ley N° 7494.
Artículo 12.—Personas autorizadas al uso de la caja chica. Las que la Junta Directiva asigne en su determinado momento. Durante la jornada laboral, la persona encargada del fondo será la única persona autorizada para tener en su poder la llave de la caja donde se encuentra el dinero en efectivo y sus respectivos comprobantes. Terminada la jornada laboral deberá guardarse en la caja fuerte para su respectiva custodia.
Artículo 13.—Prohibiciones:
a. Por ningún motivo se podrá variar el objetivo inicial de una compra tramitada con el fondo de caja chica.
b. El fondo de caja chica no podrá ser utilizado para el cambio de cheques personales, o de terceros, ni usarse para fines distintos para los que fue creado, ni disponerse para actuaciones distintas a las autorizadas por la ley o este reglamento.
c. La persona funcionaria encargada de la caja chica, no podrá guardar documentos, efectivo o cheques de su propiedad particular en los lugares destinados para la caja chica.
d. Ninguna persona funcionaria del CCDRJ, con la excepción de quien tenga en su custodia los fondos de la caja chica, podrá mantener en su poder fondos de la caja chica por más de tres días hábiles.
Artículo 14.—Condiciones y requisitos de trámite del vale de caja chica. El vale de caja chica se tramitará únicamente, cuando cumpla con todos y cada uno de los siguientes requisitos:
a. El vale de caja chica debe de emitirse en original y ...
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