Resolución. MUNICIPALIDAD DE OSA
| Fecha de publicación | 01 Septiembre 2021 |
| Número de registro | IN2021577521 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE OSA
REGLAMENTO PARA EL REGISTRO Y CONTROL
DE BIENES DE LA MUNICIPALIDAD DE OSA.
Con fundamento en el Artículo 169 de la Constitución Política, el Artículo 2 de la Ley 7794 (Código Municipal), publicado en La Gaceta N° 94 del 18 de mayo del año 1998, así como lo establecido en otras leyes y reglamentos con sus reformas, tales como: Ley General de la Administración Pública 6227, Ley de Control Interno 8292, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos 8131 y su Reglamento, Ley de Contratación Administrativa N° 7494, Ley del Impuesto sobre la Renta 7092 y su Reglamento y el Código de Normas y Procedimientos Tributarios 4755, se dicta el presente Reglamento, para el Registro y Control de Bienes de la Municipalidad de Osa.
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Objetivo General. Normar los aspectos relativos a la administración general de los activos bienes muebles e inmuebles y otros activos, para un adecuado registro, identificación, manejo eficiente y control de los activos patrimoniales; regulando lo relacionado con: recepción, traslado, asignación, préstamos, reparaciones, reposiciones, inclusiones, exclusiones, conservación, buen uso y actualización de los inventarios de los activos. Igualmente determina las responsabilidades de los funcionarios a cargo de esos activos.
Artículo 2º—Alcance. Los lineamientos establecidos en este documento serán de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios y funcionarias de la Municipalidad de Osa que se beneficien del uso y servicio de los activos fijos propiedad de la entidad y su incumplimiento podría acarrear las responsabilidades civiles y penales establecidas en la normativa legal que rige esta materia.
Artículo 3º—Definiciones. Para todos los efectos de este reglamento se entenderá por:
1. Políticas y procedimientos de activos: Normas administrativas que las unidades competentes elaboran y que son promovidas por la Proveeduría Institucional y aprobadas por el Concejo o alcalde Municipal según corresponda, en relación con el registro, custodia y salva guarda de los activos.
2. Planificación de compras: Identificación y previsión que hacen las distintas dependencias de la municipalidad de los bienes que requerirán y que habrán de ser adquiridos por medio de la Unidad de Proveeduría, que serán agrupadas en un consolidado denominado Programa de Adquisiciones Anual, publicado en el Diario Oficial, en el mes de enero de cada año y que al menos deberá incluir la información solicitada en el artículo 7 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
3. Bien mueble: Son aquellos bienes que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro manteniendo su integridad y que están sujetos a depreciación, excepto las obras de arte.
4. Bien inmueble: Son aquellos bienes considerados bienes raíces por tener de común la circunstancia de estar íntimamente ligados al suelo; unidos de modo inseparable, física o jurídicamente, que no pueden trasladarse o separarse del suelo sin ocasionar daños a los mismos.
5. Propiedad Planta y Equipo: Son los activos tangibles que posee la Municipalidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlo a terceros o para propósitos administrativos; y se espera que serán utilizados durante más de un período contable. (NICSP17)
6. Activos Intangibles: es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia física (NICSP 31)
7. Unidad de Proveeduría: Unidad Administrativa designada para tramitar y realizar las compras de bienes muebles. Así mismo, es la Unidad responsable del levantamiento y confección de todos los bienes municipales.
8. Responsable del Registro y Control de Activos: La Proveeduría Municipal será la responsable de registrar, administrar, controlar y dar seguimiento a todos los movimientos de los activos bajo inventario y mantener actualizado el sistema informático de registro y control.
9. Asignación y distribución de bienes: Actividad de control interno que realiza la unidad de Proveeduría en conjunto con las jefaturas para entregar un bien al funcionario responsable de su administración, custodia y uso razonable, de acuerdo con lo establecido en el presente documento.
10. Responsable del Activo: Funcionario de la Municipalidad que se le asigna un bien para el buen desempeño de sus funciones.
11. Custodia: Obligación que tiene cada funcionario que se le asigna un bien de cuidar, proteger y vigilar los bienes que se le han asignado para el desempeño de sus funciones.
12. Uso: Adecuada y correcta utilización de los bienes que tiene asignados cada funcionario para el cumplimiento de sus deberes.
13. Recepción de un bien: Acto de recibo material de un bien verificando la cantidad, calidad y ajuste a las especificaciones técnicas en el proceso de compra, con la firma de recibo a satisfacción y con la factura original, mediante la cual la Municipalidad, incorpora los activos a su inventario de bienes. En forma semejante esa definición aplica para un bien donado, registrándose por su valor real de mercado o siguiendo lo establecido en la NICSP 17.
14. Registro: Proceso mediante el cual quedan debidamente documentados e ingresados en el sistema informático, los datos correspondientes a un bien institucional, en forma segura, íntegra y completa y que debe contener como mínimo:
a) Tipo de Activo.
b) Número de identificación patrimonial (placa).
c) Descripción o características específicas de los bienes asignados a una determinada unidad.
d) Nombre del funcionario responsable.
e) Costo del bien.
f) Fecha de adquisición.
g) Vida útil
h) Ubicación
i) Período de garantía.
j) Fotografía del bien.
15. Sistema de Registro de Bienes: Sistema mediante el cual se registra la información de todos los bienes que son parte del patrimonio Institucional que coadyuva en su administración y control.
16. Inventarios son activos:
a) en la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción;
b) en la forma de materiales o suministros, para ser consumidos o distribuidos en la prestación de servicios.
c) conservados para su venta, o distribución en el curso ordinario de las operaciones; o
d) en proceso de producción de cara a tal venta o distribución.
Lo anterior según la NICSP 12.
17. Garantías del bien adquirido: Las garantías son los documentos que permiten tener la certeza de que, en caso de vicios o defectos que afecten el correcto funcionamiento del producto, los responsables se harán cargo de su reparación para que el producto vuelva a reunir las condiciones óptimas de uso.
18. Derechos de propiedad intelectual: Es el conjunto de derechos que corresponde a la Municipalidad respecto a las obras, documentos y legados patrimoniales, fruto de su creación.
19. Adiciones o mejoras: Aumento en el valor de un activo existente con miras a incrementar su capacidad, vida útil y/o eficiencia. Modificaciones aplicadas principalmente a los edificios y maquinaria, las cuales incrementan el valor del activo, por lo que constituyen partidas capitalizables. Debe de incluir siempre el criterio técnico.
20. Acta: Documento donde se deja constancia de cualquier donación, desecho, recibo u otro movimiento, que esté relacionado con los registros y controles de los activos Institucionales realizados por la Proveeduría Municipal, siendo responsables de la custodia y control de esos bienes.
21. Activos o Bienes en mal estado: Son todos aquellos bienes que, por su estado físico, ya cumplieron su ciclo de vida y no tienen ninguna utilidad por su alto costo de reparación, difíciles de arreglar por carencia de repuestos, previa señalización de los responsables de emitir el criterio técnico respectivo, que pueden ser objeto de venta, destrucción o susceptibles de donación.
22. Bienes en desuso: Activos que en virtud del tiempo transcurrido desde su compra son calificados como obsoletos; también comprende aquellos fuera de uso que pueden ser objeto de reasignación, venta, donación o destrucción.
23. Mantenimiento: Proceso preventivo o correctivo que permite el buen funcionamiento de un bien y prolongar su vida útil.
24. Baja de bienes: Eliminación de bienes de los registros contables y de control de Activos de la Municipalidad ya sea por: Uso máximo proyectado, obsolescencia, desecho, donación, venta, permuta, sustracción o pérdidas por causas extraordinarias provocadas por desastres naturales, siguiendo los procedimientos establecidos. --------
25. Donación de bienes: Es el acto por el cual la Municipalidad dispone a título gratuito de un bien, propiedad de una persona jurídica o física, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente reglamento y cualquier otra normativa vigente que regule el Sector Municipal.
26. Traslado de activos o bienes: Movimiento de un bien que ha sido asignado de un funcionario a otro, mediante reasignación de este, ya sea en forma provisional o definitiva, entre las unidades administrativas, siguiendo los procedimientos establecidos en el presente reglamento.
27. Venta de Activos: Acción de traspasar a otra persona física o jurídica la propiedad de los activos de la Municipalidad a cambio de una retribución económica, conforme lo establece la Ley y el Reglamento de la Contratación Administrativa y la normativa interna institucional.
28. Daño normal: Deterioro o desgaste que sufre un bien en su uso ordinario y que no afecta en forma definitiva el funcionamiento total del mismo.
29. Reconstrucciones: Modificaciones complejas aplicadas principalmente a los edificios y maquinaria, las cuales superan a las adiciones o mejoras. Estos cambios incrementan el valor del activo, por lo que constituyen partidas capitalizables.
30. Costo: Es el importe de efectivo o su equivalente pagado. También se define como el valor razonable de la contraprestación entregada para comprar un activo en el momento de su adquisición o construcción.
31. Depreciación: Es la distribución sistemática del importe depreciable...
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