Resolución. MUNICIPALIDAD DE POÁS
| Fecha de publicación | 25 Marzo 2021 |
| Número de registro | IN2021537696 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE POÁS
CONCEJO MUNICIPAL
REGLAMENTO DE PROVEEDURÍA
DE LA MUNCIPALIDAD DE POÁS
La suscrita Roxana Chinchilla Fallas, en calidad de Secretaria del Concejo Municipal de la Municipalidad de Poás, hago constar que: El Concejo Municipal del Cantón de Poás, en su Sesión Ordinaria N° 045-2021 celebrada el 09 de marzo del 2021, según consta en el Acuerdo N° 597-03-2021, aprobó con cuatro votos a favor, quedando ratificado en la siguiente sesión; las Modificaciones de manera Integral al Reglamento de Proveeduría de la Municipalidad de Poás, quedando de la siguiente manera:
REGLAMENTO DE PROVEEDURÍA
CAPÍTULO PRIMERO
Disposiciones generales
Artículo 1º—Objetivo del reglamento. El presente Reglamento tiene por objeto regular el sistema de adquisición de bienes y servicios de la Municipalidad de Poás, que deberán ser tramitados mediante el Sistema Integrado de Compras Públicas, como lo estipula la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa; caso contrario se deberá justificar las razones por las cuales el proceso se está llevando fuera del sistema. Así como las competencias de las diversas dependencias con funciones asignadas dentro del sistema.
Artículo 2º—Definiciones: Para los efectos del presente Reglamento se entiende por:
Autoridades superiores: Comprende el Concejo Municipal y Alcaldía.
Bien: Todo objeto mueble o inmueble, material o inmaterial, susceptible de satisfacer las necesidades del interés público.
Cartel de contratación: Pliego de condiciones administrativas, legales y técnicas bajo las cuales se rige el procedimiento de compra.
Comisión de Recomendación de Adjudicaciones: Órgano encargado de asesorar al Alcalde y Concejo Municipal en las competencias dadas en la adquisición de bienes y servicios de la Municipalidad de Poás.
Decisión inicial: Documento para iniciar el trámite de contratación, en donde se expresa la finalidad de la contratación, los recursos presupuestarios con que se atenderán las obligaciones derivadas de la contratación, se manifiesta que la Administración cuenta con los recursos humanos y la infraestructura administrativa suficiente para verificar el cumplimiento de la contratación, así como la demás información detallada en la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa. Es emitida por el Alcalde Municipal y/o la unidad solicitante.
Estudio legal: Verificación del cumplimiento de todos los aspectos legales establecidos en el cartel con respecto a los indicados por las ofertas presentadas dentro del marco jurídico y legal de acuerdo con la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
Estudio técnico: Verificación del cumplimiento de todos los aspectos técnicos que deben cumplir las ofertas presentadas y que se encuentran indicados en el cartel.
Instancia adjudicadora: Órgano competente para tomar la decisión final en un proceso de contratación administrativa.
Municipalidad: Municipalidad de Poás.
Rango de acción: Montos definidos para cada uno de los órganos incluidos en este Reglamento, de acuerdo con los topes establecidos anualmente por la Contraloría General de la República. Registro de Proveedores: Instrumento donde se inscribirán todas las personas físicas y jurídicas
que desean participar como oferentes en los procesos de contratación administrativa de la Municipalidad de Poás.
Servicio: Conjunto de actividades y servicios ofrecidos, que por su naturaleza son intangibles y prestados por personas físicas o jurídicas a la institución, para el desarrollo de las actividades municipales.
Unidad Técnica: Unidad administrativa que cuenta con las competencias idóneas para otorgar un aval a un cartel o realizar un estudio técnico específico de las ofertas.
Administrador del Contrato: Es el funcionario encargado de especificar el requerimiento de la contratación, participar en los estudios de análisis y evaluación técnica de las ofertas y administrar los contratos de suministro de bienes y servicios, con el fin de asegurar el cumplimento de las condiciones contractuales pactadas.
Artículo 3º—Abreviaturas.
CGR: Contraloría General de la República.
CM: Concejo Municipal.
LCA: Ley de Contratación Administrativa.
RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Artículo 4º—Del programa anual de adquisiciones. La formulación del programa anual de adquisiciones de la Municipalidad de Poás, deberá tomar como sustento básico el presupuesto aprobado para cada período presupuestario, así como sus respectivas modificaciones. La Proveeduría Institucional deberá publicar en el Diario Oficial La Gaceta y en el portal de SICOP, en el mes de enero de cada año, el programa de adquisiciones de la Municipalidad de Poás, siguiendo los lineamientos que para tal efecto establezcan la LCA y su Reglamento. Cualquier modificación al programa deberá ser autorizado por la Alcaldía Municipal y deberá publicarse en el portal de SICOP.
CAPÍTULO SEGUNDO
De los órganos involucrados
en los procedimientos de contratación
Artículo 5—Competencia de los órganos en la adjudicación: El Concejo Municipal y Alcaldía Municipal adjudicarán los procedimientos de contratación según los límites económicos de contratación administrativa que define y actualiza anualmente la Contraloría General de la República, de acuerdo a la categoría o estrato en la que se ubique la Municipalidad; con los siguientes rangos de aprobación:
➢ Alcalde Municipal: Adjudicará los procesos de contratación cuyo monto de adjudicación sea el establecido para contrataciones directas y aquellos procesos para obra pública que se realicen a través de contrataciones directas.
➢ Concejo Municipal: Adjudicará los procesos de contratación para los procedimientos que superen el monto máximo establecido para contrataciones directas.
Artículo 6º—Proveeduría Institucional. Es el ente rector institucional responsable de la adquisición de bienes y servicios en la Municipalidad, debe evaluar, actualizar, automatizar, estandarizar y difundir los procedimientos necesarios para el óptimo aprovisionamiento de bienes y servicios que se requieran. La Proveeduría Institucional es la dependencia responsable del trámite y fiscalización de los procesos de contratación administrativa en la Municipalidad, así como velar porque los mismos sean óptimos, oportunos y que cumplan con todos los requisitos establecidos por el ordenamiento jurídico.
Las principales funciones de la Proveeduría Institucional son las siguientes:
a. Dar trámite a las solicitudes para la adquisición oportuna de bienes y servicios que necesiten las diferentes dependencias, para el normal funcionamiento de la Institución.
b. Investigar las fuentes de mercado existentes para garantizar la adquisición de los bienes o servicios solicitados.
c. Elaborar los carteles de licitación en coordinación con el área legal y área técnica responsable de la solicitud de adquisición.
d. Solicitar las ofertas a los potenciales oferentes, de acuerdo con las necesidades del bien o servicio requerido.
e. Recibir, realizar la apertura y analizar las ofertas presentadas en tiempo y oportunidad, realizando los estudios necesarios para garantizar la eficiencia en la adquisición de bienes y servicios.
f. Resolver y comunicar las objeciones, aclaraciones y modificaciones a los carteles de los procedimientos de contratación, según lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento.
g. Velar porque los bienes y servicios que cotizan los oferentes, se ajusten en calidad, cantidad, precio y tiempo de entrega requeridos.
h. Solicitar para los procesos ordinarios de licitación y obra pública los análisis técnicos y legales que serán básicos para la recomendación de adjudicación del Proveedor.
i. Realizar contrataciones atendiendo las disposiciones de carácter administrativo y legal vigentes, para las actividades de licitación pública, licitación abreviada o contratación directa.
j. Confeccionar la respectiva orden de compra o contrato generado en el Sistema Integrado de Compras Públicas con los documentos necesarios, de acuerdo con los términos y condiciones de adjudicación, para los trámites correspondientes.
k. Custodiar documentos referidos a las contrataciones tramitadas en el Departamento.
l. Coordinar con el Departamento Financiero para obtener las estimaciones anuales de necesidades a efecto de programar, conjuntamente con las diferentes unidades, las adquisiciones que se requieran.
m. Elaborar y publicar el programa de adquisiciones proyectado.
n. La Proveeduría será la encargada de verificar la presentación oportuna de las garantías, su vigencia, así como autorizar su devolución una vez finalizado el proceso y cumplido con lo requerido.
o. La Proveeduría debe coordinar con el Director Financiero y el Departamento Legal a fin de dicta el acto de ejecución de las garantías por eventuales incumplimientos imputables en forma directa al oferente u contratista según sea el caso. El manejo, control de las garantías y custodia de los valores corresponden al Tesorero de la Municipalidad.
Artículo 7º—Concejo Municipal. Tendrá a su cargo las siguientes funciones relacionadas con procesos de contratación:
a. Adjudicar las contrataciones según el monto de adjudicación.
b. Autorizar los arrendamientos y ventas de bienes inmuebles propiedad de la Municipalidad, así como las compras de dichos bienes, todo de conformidad con la LCA y el RLCA.
c. Autorizar o aceptar según corresponda, las donaciones de bienes inmuebles cuando la Municipalidad sea sujeto donante o donatario, previa recomendación de la Comisión de Adquisiciones.
d. Resolver los recursos de revocatoria según su rango de acción.
e. Autorizar el procedimiento de remate y subasta, cuando el avalúo se encuentre dentro de su rango de acción, previa recomendación de la Comisión de Adquisiciones.
Artículo 8º—Comisión de Recomendación de Adjudicaciones. Habrá una Comisión de Recomendación de Adjudicaciones que estará integrada por:
a. El Encargado(a) de la Proveeduría Institucional.
b. Coordinador de las Unidades de Gestión Vial, Gestión Urbana...
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