Resolución. MUNICIPALIDAD DE QUEPOS
| Fecha de publicación | 24 Diciembre 2021 |
| Número de registro | IN2021612627 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE QUEPOS
CONCEJO MUNICIPAL
Acuerdo tomado en la sesión ordinaria No 223-2018, celebrada por el Concejo Municipal del cantón de Quepos, el martes 21 de agosto del 2018.
REGLAMENTO DE CAJA CHICA Y VIÁTICOS
DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES
Y RECREACIÓN DE QUEPOS
CAPÍTULO I
Generalidades
Artículo 1º—Objeto. El presente Reglamento regula todo lo relacionado con el funcionamiento de la Caja Chica, así como también lo relacionado con el pago de viáticos para los colaboradores del CCDRQ, considerando que en esta materia rigen complementariamente las disposiciones establecidas en el “Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos dictado por la Contraloría General de la República”.
Esta materia está excluida del ámbito de aplicación de la Ley de Contratación Administrativa, de conformidad con el artículo 2, inciso e) de ese mismo cuerpo.
Artículo 2º—Abreviaturas.
Caja Chica: fondo de caja chica.
CCDRQ: Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Quepos.
RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Artículo 3º—Definiciones. Para efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes términos:
Bien: Cualquier insumo necesario para satisfacer las necesidades del CCDRQ.
Encargado del fondo de Caja Chica: Funcionario que tiene la responsabilidad de administrar y custodiar un fondo de Caja Chica, será designado por la Junta Directiva de este comité.
Fondo de Caja Chica: Recursos en efectivo que utilizan para cubrir las compras de bienes y servicios requeridos para el normal funcionamiento del Comité cuyo valor no exceda el límite establecido en este reglamento. El fondo de Caja Chica estará constituido por dinero en efectivo, comprobantes de compras realizadas o gastos incurridos, vales por adelanto de dinero no liquidados y fórmulas de Solicitud de Reintegros pendientes.
Fraccionamiento: Vicio administrativo que consiste en adquirir por medio de caja chica un mismo suministro o servicio objeto de contratación, mediante la entrega sucesiva de uno o varios proveedores, con la intención de evadir con ello los procedimientos de contratación administrativa más formales.
Servicios: Conjunto de actividades y servicios ofrecidos, que por su naturaleza son intangibles y prestados por personas físicas o jurídicas al Comité.
Transferencia electrónica: Envío de dinero de una cuenta bancaria a otra cuenta de un mismo banco o uno diferente por medio del uso de una aplicación o plataforma informática.
Viáticos: Suma de dinero utilizada para la atención de gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores.
Artículo 4º—Utilización del fondo de caja chica. El fondo de caja chica, se utilizará para realizar adelantos de dinero en efectivo o transferencias electrónicas cubrir los gastos menores, así como en la adquisición de bienes, y servicios indispensables, que se presenten en forma ocasional y que justifiquen su pago fuera de los trámites ordinarios, entendiéndose está acción auxiliar a la gestión de compras y que cuenten con el disponible presupuestario, tales como:
a) Gastos para el traslado, alimentación y hospedaje en el territorio nacional.
b) Gastos por la compra de materiales, suministros, herramientas y servicios para la buena marcha de las dependencias institucionales.
c) Cualquier otro pago que por conveniencia, eficiencia y oportunidad se considere como la mejor forma de realizarlo.
El fondo de caja chica operará mediante una cuenta corriente en algún Banco del Sistema Bancario Nacional.
En cuanto al reembolso deberá solicitarse cuando se haya gastado aproximadamente el 60% del fondo fijo, de esta manera podrá disponerse de cierta suma mientras se tramita la reposición.
En caso de excepción y con la debida justificación, se podrá realizar la compra de activos hasta por el monto máximo autorizado por caja chica sin que esto signifique, que para la compra de un artículo se tenga que hacer dos vales o más para cubrir el gasto.
Artículo 5º—Utilización de los fondos de viáticos. La Caja Chica se podrá utilizar para realizar adelantos de dinero efectivo y pagos de viáticos, requeridos por los colaboradores del Comité, miembros de la Junta Directiva, entrenadores, deportistas sus representantes, para lo cual se creará un fondo de caja chica exclusivo para estos efectos, en procura de no agotar los recursos requeridos para la compra de bienes y servicios por medio de caja chica.
Para determinar la procedencia del pago de viáticos debe sujetarse a lo dispuesto por el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos dictado por la CGR, según publicación y fijación de cada año.
CAPÍTULO II
Asignación de la Caja Chica
Artículo 6º—Creación. La Junta Directiva aprobará la creación de la Caja Chica.
Para tal efecto se requerirá una solicitud debidamente justificada, donde se indique al menos:
a) El objetivo que cumplirá el fondo.
b) El volumen aproximado de transacciones que se realizarán.
c) El monto total del fondo.
d) El monto máximo a cancelar en cada compra.
e) La caja chica estará ubicada dentro de las oficinas del CCDRQ y el responsable de la administración de los recursos será el tesorero de la Junta...
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