MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ - REFORMA REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO - DE FONDOS DECAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD - DEL CANTÓN CENTRAL DE SAN JOSÉ - Considerando: (IN2017136961)
| Fecha de publicación | 29 Mayo 2017 |
| Número de registro | </span><span lang="ES" style="letter-spacing:-.1pt">IN2017136961 |
MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ
REFORMA REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE FONDOS DECAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD
DEL CANTÓN CENTRAL DE SAN JOSÉ
Considerando:
1º—Que en cumplimento con lo dispuesto en el Artículo 43 del Código Municipal el cual indica lo siguiente:
“Toda iniciativa tendiente a adoptar, reformar, suspender o derogar disposiciones reglamentarias, deberá ser presentada o acogida para su trámite por el Alcalde municipal o alguno de los regidores.
Salvo el caso de los reglamentos internos, el Concejo mandará publicar el proyecto en La Gaceta y lo someterá a consulta pública no vinculante, por un plazo mínimo de diez días hábiles, luego del cual se pronunciará sobre el fondo del asunto. Toda disposición reglamentaria deberá ser publicada en La Gaceta y regirá a partir de su publicación o de la fecha posterior indicada en ella”.
2º—Que con base a la disposición 4.6 en el informe DFOE-DL-IF-00007-2016 de la Contraloría General de la Republica que dice:
“4.6 Ajustar, divulgar e implementar, con fundamento en lo establecido en Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, la normativa interna, las políticas y procedimientos de control, a fin de que el proceso de contratación administrativa en esa municipalidad incorpore los criterios que limiten el uso de los fondos de caja chica a fin de que todos los pagos, sin excepción, se apeguen a la naturaleza de esos fondos, es decir, a sufragar gastos menores, indispensables o urgentes y de acuerdo con la normativa que los rige. Para el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse al Área de Seguimiento de Disposiciones a más tardar el 28 de abril de 2017 el oficio en el que se haga constar la remisión al Concejo Municipal de la propuesta de ajustes a la normativa. Al 29 de setiembre de 2017, deberá remitir un oficio en que certifique el ajuste e implementación a las políticas y procedimientos de control, así como de la normativa interna. (Ver párrafos del 2.19 al 2.25).”
Se inicia un procedimiento de valoración y actualización del Reglamento de Cajas Chicas de la institución para el establecimiento y formalización de los criterios de uso requeridos por el ente contralor, así como la metodología de compra en base a la categorización de los pedidos emitidos por la Sección de Mantenimiento Automotor para el caso de la caja chica N° 2.
3º—Que el Reglamento en mención se recoge en la clasificación doctrinal de Reglamento Interno, el cual debe de ser publicado por una sola vez en el Diario Oficial La Gaceta para que el mismo quede en firme luego de su publicación. Por lo tanto:
A la luz del dictamen 009-CAJ-2017 de la Comisión de Asuntos Jurídicos del Concejo Municipal de San José, este Concejo acuerda:
Conforme a las consideraciones anteriormente expuestas y con sustento en lo establecido en los artículos 169 y 170 de la Constitución Política, artículos 2, 3, 4, incisos a) c) y f), todos del Código Municipal y en uso de sus atribuciones, dictar el presente reglamento según se expone:
Artículo 1º—Se modifica el artículo 1, al cual además se le agrega un nuevo inciso a), por lo que el orden alfabético dado al mismo se corre y un nuevo inciso p). También se modifican el artículo 2 que pasa a ser el 3, el 3 que pasa a ser el 4, el 4 que pasa a ser el 5, 8, 9, 10, 12.d), se agrega un párrafo segundo al artículo 13, se modifica el párrafo primero del artículo 14 y se reforman los numerales 15, 19, 22, 26. Todos estos artículos se leerán de la siguiente manera:
Artículo 1º—Definiciones: Cuando en este reglamento se empleen los siguientes vocablos, debe dárseles este significado:
a. Actividades protocolarias y sociales: Son aquellas a las que se refiere el Clasificador por objeto del gasto del Sector Público, donde los gastos autorizados deben cumplir con los principios de razonabilidad, racionalidad, pertinencia, austeridad, necesidad, conveniencia y control interno.
b. Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la Caja Chica. Es la constatación de que los documentos que dan soporte a los egresos, concuerdan con los montos autorizados para cada uno de los fondos, también se verifican los diferentes créditos y débitos generados por el uso de la tarjeta de compras.
c. Caja Chica: Fondo autorizado por el Concejo Municipal, para la adquisición de bienes y/o servicios catalogados como gastos menores, indispensables o urgentes.
d. Fondo de caja chica N° 1: Este fondo será utilizado para la compra y contratación de bienes y/o servicios, no contemplados en el fondo de caja chica número 2 y 3.
e. Fondo de caja chica Nº 2: Es el fondo que se utilizará para la compra de bienes y servicios urgentes, para la reparación del parque vehicular de la Municipalidad, que por casos fortuitos o de fuerza mayor así definidos por el área de mantenimiento automotor, se encuentren fuera de servicio o en condiciones no óptimas para su circulación. El fondo es también el que se utilizará para la compra de los servicios de inspección vehicular de los que se encarga el área de Transportes del municipio.
f. Fondo de caja chica Nº 3: Este fondo será utilizado para la compra y pago de servicios de asistencia jurídica, tales como fotocopias de expedientes, discos compactos y cualquier otro medio para la obtención de información de expedientes judiciales electrónicos y otros gastos conexos que se deriven de las defensas judiciales que requiera la Municipalidad de San José, por medio de sus abogados, entre los que figura la obligación de suministrar alimentos a los testigos, cuando el juicio se prolongue desde horas de la mañana hasta horas de la tarde en los juzgados....
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