MUNICIPALIDAD DE ESPARZA
| Fecha de publicación | 23 Marzo 2015 |
| Número de registro | IN2015015763 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE ESPARZA
El Concejo Municipal de Esparza, en sesión ordinaria según acta Nº cuarenta y dos, de fecha 16 de febrero de 2015, artículo veintisiete, del capítulo quinto, con sustento en lo establecido en los numerales 169 y 170, de la Constitución Política, artículos 13, inciso c), 43 y 164 a 172 del Código Municipal emite el presente:
REGLAMENTO DE CAJA CHICA DEL COMITÉ CANTONAL
DE DEPORTES Y RECREACIÓN DE ESPARZA
CAPITULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Ámbito de aplicación. El presente Reglamento contiene las disposiciones que regirán la correcta administración del fondo fijo de Caja Chica del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Esparza (CCDRE).
Artículo 2º—Definiciones y abreviaturas. Cuando se empleen los siguientes términos, deben dárseles las definiciones que se señalan a continuación:
Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa que rige la Caja Chica, sobre todo con la constatación de que los documentos que dan soporte a los egresos, concuerda con los montos autorizados por el encargado de Caja Chica.
Bienes y servicios de uso común: Son los bienes y servicios de uso periódico y repetitivo, utilizados en las operaciones regulares del Comité (CCDRE).
CCDRE: Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Esparza.
Encargado de Caja Chica: Es la persona designada por la Junta Directiva del Comité; que se encuentra legalmente autorizada para tener bajo su custodia y administración, la Caja Chica.
Fondo de Caja Chica: Aquella suma de dinero destinada a realizar gastos menores para la adquisición de bienes y servicios que tienen carácter de indispensables y urgentes. Así como para pagar gastos de alimentación, hospedaje y transporte en el interior del país.
Gastos menores indispensables y urgentes: Aquellos que no excedan el monto máximo fijado en el artículo 6º de este Reglamento, los cuales se requieren para cubrir una necesidad de manera rápida, cuya solución no puede esperar la dilación en tiempo y trámites que requieren otros procedimientos de compra, y además, que corresponden a adquisiciones que se efectúen de manera excepcional por medio de este fondo.
Junta: Junta Directiva del CCDRE.
Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el responsable del vale de Caja Chica, mediante la presentación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.
Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero al fondo de Caja Chica para reembolsar los gastos efectuados.
Vale: Documento que respalda el adelanto de dinero dado para adquirir bienes y/o servicios, debidamente autorizados.
Viáticos: Gastos de alimentación, transporte, parqueo, peaje y hospedaje en el interior del país.
Artículo 3º—Normativa complementaria. Este Reglamento y las personas que involucra, quedan sujetas a las disposiciones dadas por la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, el Código Municipal, la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa, el Reglamento de Viáticos de la Contraloría General de la República, el Reglamento Autónomo de Organización del Comité Cantonal, circulares de la Contraloría General de la República y cualquier otra normativa conexa con la materia.
CAPÍTULO II
Objetivos
Artículo 4º—Objetivo General. Dotar al Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Esparza de un manual de manejo y control del Fondo fijo de Caja Chica, con la finalidad de establecer las políticas y procedimientos operativos, necesarios para garantizar la adecuada administración de dichos fondos.
Artículo 5º—Objetivos Específicos. Implementar las políticas y procedimientos necesarios para la adecuada gestión del Fondo Fijo de Caja Chica existente.
_ Establecer los mecanismos de control interno, necesarios para garantizar la razonabilidad de las erogaciones efectuadas.
_ Definir los alcances y limitaciones del fondo, a fin de garantizar el uso racional del mismo.
_ Minimizar el riesgo de atrasos o demoras en el proceso administrativo y operativo de la organización, por situaciones imprevistas que requieran de una erogación inmediata de efectivo.
CAPÍTULO III
De los valores del fondo
Artículo 6º—Establecimiento de los distintos montos. Para el primer año de vigencia del presente reglamento, se establecen los siguientes montos
Fondo de caja chica: ¢ 300.000,00
Monto máximo del vale: ¢ 70.000,00
Monto máximo para desayuno: ¢ 3.200,00
Monto máximo para almuerzo: ¢ 5.150,00
Monto máximo para cena: ¢ 5.150,00
Las compras de bienes o servicios por montos superiores al monto máximo del vale, deberán tramitarse ante la Junta Directiva, por medio de la solicitud de bien o servicio y siguiendo los lineamientos de la Ley de Contratación Administrativa vigente y su Reglamento.
Artículo 7º—Actualización de los montos. El monto del fondo fijo y el monto del vale serán modificados anualmente en el mes de enero por la Junta Directiva del Comité, en relación con el índice de precios al consumidor vigente para diciembre del año anterior y serán redondeados al millar superior inmediato.
Artículo 8º—Actualización de los viáticos. El monto de los viáticos se actualizará por parte de la Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes, de conformidad con los valores establecidos por la Contraloría General de la República para este rubro.
CAPÍTULO IV
Persona designada para custodiar y administrar
el fondo de Caja Chica
Artículo 9º—Responsable directo del manejo del fondo de Caja Chica. La Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Esparza, designará mediante acuerdo simple, a la persona responsable para llevar a cabo la custodia y administración de los recursos del fondo fijo de Caja Chica. Preferiblemente debe recaer esta función en el Coordinador Administrativo si existiere, o en la Secretaria Ejecutiva, sin perjuicio de la potestad que tiene la Junta para designar a la persona que consideren más conveniente.
Artículo 10.—Funciones básicas del Administrador del fondo de Caja Chica. Para el correcto manejo del fondo Caja de Chica, la persona designada para custodiarlo y administrarlo deberá cumplir con las siguientes funciones:
a) Custodiar y administrar cuidadosamente los fondos asignados a la Caja Chica, así como los comprobantes y justificantes que respalden el gasto, los cuales, deben ser referenciados claramente con el respectivo vale.
b) Verificar que el concepto indicado en los comprobantes y justificantes guarden relación directa con el detalle indicado en el vale.
c) Mantener un adecuado archivo de los documentos relacionados con la administración del fondo.
d) Establecer un expediente en donde se archive el presente Reglamento, las resoluciones administrativas anuales de actualización de los montos y toda la documentación que se refiera al mismo.
e) Mantener un sistema adecuado de control interno.
f) Elaborar informes del manejo del fondo de caja chica cuando la Junta Directiva se lo requiera.
g) Asesorar en el uso de las exoneraciones del impuesto sobre ventas a todos los usuarios de la Caja Chica y vigilar porque las facturas no incluyan el citado impuesto.
h) Velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Reglamento.
Artículo 11.—Obligación de comunicar los pendientes de liquidación. La persona designada para custodiar y administrar el Fondo de Caja Chica deberá comunicar de inmediato a la Junta Directiva del CCDRE, el nombre de los servidores y los montos de los anticipos que se encuentren pendientes de liquidar dentro del plazo establecido en este Reglamento, para que esta Junta Directiva tome las medidas pertinentes para obtener la pronta liquidación del anticipo y para que cumpla con las demás disposiciones de este cuerpo reglamentario.
CAPÍTULO V
De las prohibiciones y responsabilidades de la persona
designada para custodiar y administrar el fondo de Caja Chica
Artículo 12.—Prohibición de fragmentar compras. Fragmentar adquisiciones se considerará una falta grave para los efectos disciplinarios correspondientes. El Tesorero informará a la Junta Directiva, cuando se detecten vales que induzcan sospecha de que se ha fragmentado una adquisición para evadir los procedimientos de contratación administrativa.
Artículo 13.—Prohibición de préstamos. Se prohíbe efectuar préstamos de sueldo o cualquier otra operación diferente para lo que fue creado el fondo de Caja Chica.
Artículo 14.—Prohibición de mezclar el fondo. La persona designada para custodiar y administrar los fondos de Caja Chica no podrá guardar documentos, efectivo o cheques que sean de propiedad particular o de otra persona en los lugares destinados para guardar ese fondo.
Artículo 15.—Prohibición de utilizar el fondo para otros fines. Se prohíbe al funcionario responsable de la custodia y administración del fondo de la Caja Chica el cambio de cheques y de toda clase de tipos valores, a empleados o particulares.
Artículo 16.—Prohibición de comparar bienes y servicios de uso común. No se tramitarán, excepto por causa de fuerza mayor, por medio del fondo fijo de caja chica las compras que se definan como bienes y servicios de uso común, los que deberán ser adquiridos por medio de los sistemas convencionales de compra, según las disposiciones establecidas en la Ley de Contratación Administrativa y en el Reglamento General de la Contratación Administrativa.
Artículo 17.—Prohibición de variar objetivo inicial de compra. Por ningún motivo se podrá variar el objetivo inicial de una compra.
Artículo 18.—Responsabilidad por pagos improcedentes. Si por negligencia, la persona designada para la custodia y administración del Fondo de Caja Chica incurre en pagos improcedentes, deberá reintegrar el monto erogado.
Artículo 19.—De la facultad de la persona designada para custodiar y administrar el fondo de Caja Chica. La persona designada para custodiar y administrar el fondo de Caja chica tendrá facultades para rechazar aquellos pagos efectuados por medio de estos fondos que no reúnan los requisitos estipulados en el Reglamento,...
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