Resolución. MUNICIPALIDAD DE SAN
| Fecha de publicación | 24 Junio 2019 |
| Número de registro | IN2019353748 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE SAN MATEO
PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ADQUISICIONES
SCMSM-041-03-2019.—Municipalidad de San Mateo, Concejo Municipal.—Secretaría del Concejo Municipal. Alajuela, San Mateo, acuerdo 6 de la sesión ordinaria 149 del 4 de marzo de 2019.
Considerando que:
I.—Los procesos de compra de bienes, obras y servicios en las instituciones públicas son los mecanismos que se utilizan para garantizar la disponibilidad de insumos para producir los servicios para los cuales son creadas, por lo que la forma en como estos se llevan a cabo incide directamente en la calidad de los servicios que se ofrecen.
II.—Es obligación de la Municipalidad la búsqueda de la eficiencia, por el carácter público que ostenta, dicha búsqueda sugiere la existencia de procesos de coordinación de esfuerzos para garantizar el cumplimiento del fin público que se persigue. Para ello, la Municipalidad, debe procurar desarrollar adecuadamente los procesos internos, dentro de los cuales están los procesos de contratación administrativa.
III.—Mediante el oficio DFOE-DL-1790 el Área de Fiscalización de Servicios para el Desarrollo Local de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la CGR, remitió el Informe N° DFOE-DL-IF-00017-2018 a saber la “Auditoría de Carácter Especial ejecutada en la Municipalidad de San Mateo sobre la gestión de la municipalidad para la contratación de bienes y servicios”.
En dicho informe se consignan los resultados de una auditoría de carácter especial efectuada en la Municipalidad de San Mateo, sobre la gestión de la municipalidad para la contratación de bienes y servicios, donde entre otras cosas hacen una serie de recomendaciones que la Municipalidad debe atender, como es la necesidad de revisar algunos esquemas de control, la definición de responsabilidades.
IV.—La Ley de Contratación Administrativa establece en el artículo 109 que “Cada uno de los órganos o entes sujetos a la presente Ley podrá emitir los reglamentos complementarios, que se necesiten para el mejor desempeño de las actividades propias de la contratación administrativa.”
Al respecto, el Concejo Municipal había aprobado el “Reglamento Interno de Contratación Administrativa” sin embargo a la luz del informe N° DFOE-DL-IF-00017-2018 de la Contraloría nos vimos en la necesidad de revisar los alcances del reglamento y se evidenció la necesidad de realizar una serie de ajustes.
V.—Mediante la aprobación de la Ley de Control Interno (Ley Nº 8292), se les encomienda a las instituciones públicas al establecimiento de un sistema de control interno, conformado por un conjunto de acciones que además deben ser aplicables, completas, razonables, integradas y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales (artículo 7). Que además tal y como plantea el artículo 8 ese sistema de control interno debe estar diseñado para:
a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.
c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
VI.—Es necesario para la Municipalidad contar con un reglamento que regule las responsabilidades de los funcionarios de llevar a cabo todas las actividades propias de los procesos de contratación.
VII.—Con respecto a las compras de Caja Chica, el mismo reglamento aprobado había considerado un capítulo para regular el funcionamiento de dichas compras, sin embargo, es mejor elaborar un Reglamento exclusivo para tales efectos, en ese sentido el Reglamento de Contratación Administrativa, artículo 141.- Contrataciones con Fondos Caja Chica, establece que: “Las compras para gastos menores e indispensables, cuya ejecución es de carácter excepcional que se efectúen con cargo a los fondos de caja chica, se regirán por las disposiciones reglamentarias que al efecto se emitan, las cuales fijaran los supuestos para su utilización, montos máximos, mecanismos de control y funcionarios responsables de su manejo...”.
VIII.—Ante la necesidad detectada por la Alcaldía de incluir otros elementos en el Reglamento aprobado, se formuló una propuesta normativa, con la idea de regular de una forma más integral la adquisición de bienes, obras y servicios requeridos para satisfacer las necesidades de la Municipalidad. Por tanto:
Se acuerda aprobar el Reglamento del Sistema de Adquisiciones de la Municipalidad de San Mateo.
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Objeto. El presente reglamento regulará lo relativo a los procedimientos que regirán en las diferentes etapas de la actividad de contratación que despliegue la Municipalidad de San Mateo, así como las responsabilidades de las dependencias y funcionarios que participan como parte de los procesos de compra que se llevan a cabo a través de la Proveeduría Institucional, de conformidad con el Código Municipal y sus reformas, la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y sus reformas y el Reglamento sobre Refrendos de las Contrataciones de la Administración Pública.
Artículo 2º—Alcance. Este reglamento será aplicable, sin excepción, a todos los procedimientos de contratación administrativa que promueva la municipalidad, por medio de la Proveeduría Institucional.
Artículo 3º—Definiciones. Para efectos del uso de este Reglamento, se utilizará la siguiente terminología:
Fiscalizador o encargado general del contrato: Todo aquel funcionario o unidad que se le ha asignado la responsabilidad de recibir los bienes o servicios adquiridos por la Municipalidad, así como llevar el control de la ejecución de los contratos, producto de los procesos de compra que se realizan en la Municipalidad.
Bien: Cualquier insumo necesario para satisfacer las necesidades de la Municipalidad.
Criterio Técnico: Documento elaborado a partir del estudio o valoración de las ofertas que permite acreditar la idoneidad de los bienes y servicios ofertados en una compra o producto de esta, incluso los bienes o servicios que son recibidos en la institución como parte de la ejecución de un contrato.
Instancia adjudicadora: Puesto u órgano colegiado competente para dictar el acto final de una contratación.
Programa de adquisiciones: Es el plan que contiene las necesidades de bienes y servicios de las unidades institucionales para un periodo presupuestario específicos de un año.
Presupuesto: Instrumento en el cual se definen los objetivos, metas e indicadores que se proponen alcanzar con la respectiva estimación de los recursos financieros necesarios para poder lograrlos, usualmente, es formulado con un horizonte de un año.
Rango de adjudicación: Montos definidos para cada una de las instancias adjudicadoras definidas en este reglamento.
Responsable de la adjudicación: Persona u órgano colegiado responsable de dictar el acto final en una contratación.
Servicios: Conjunto de actividades y servicios ofrecidos, que por su naturaleza son intangibles, prestados por personas físicas o jurídicas a la Municipalidad, para el desarrollo de las actividades propias de la Municipalidad.
Unidad solicitante: Se trata de las dependencias o áreas que son parte de un programa presupuestario y que tienen un presupuesto asignado, a las que les corresponde gestionar la compra de bienes y servicios presupuestados previamente.
Unidad técnica: Son las áreas, unidades o dependencias que realizan estudios técnicos específicos para acreditar la idoneidad de los bienes y servicios ofertados en un proceso de compra o recibidos en la Municipalidad producto de una compra.
CAPÍTULO II
De las responsabilidades de los involucrados
en los procesos de contratación
Artículo 4º—Competencia de la Proveeduría Institucional. La Proveeduría Institucional, será responsable del trámite de los procesos de contratación en la Municipalidad, así como de velar porque los mismos se lleven a cabo de manera optimizada y eficiente, y que cumplan con todos los requisitos establecidos por el ordenamiento jurídico.
La Proveeduría Institucional es responsable de evaluar, actualizar, automatizar, estandarizar y difundir los procedimientos necesarios para el óptimo aprovisionamiento de bienes, obras y servicios que requieran las diversas dependencias internas de la Municipalidad.
También la Proveeduría Institucional tiene bajo su responsabilidad las actividades propias del control y almacenamiento de los bienes adquiridos por la Municipalidad.
Artículo 5º—Responsabilidad de otras dependencias. Para el eficiente y eficaz cumplimiento de sus funciones, las demás instancias de la Municipalidad de tipo técnico, jurídico, financiero, presupuestario, informático y de cualquier otro orden, están obligadas a
brindarle asistencia y asesoría a la Proveeduría Institucional en el cumplimiento de sus cometidos, de acuerdo con los cronogramas establecidos previamente para cada contratación.
Artículo 4º—Funciones. La Proveeduría Institucional tendrá las siguientes funciones:
a) Establecer el procedimiento de contratación correspondiente para la contratación de bienes y servicios que requiera la Municipalidad.
b) Atender consultas que le formulen las diversas personas públicas o privadas relacionadas con la adquisición de bienes y servicios y demás establecidas en el presente reglamento.
c) Administrar y supervisar eficiente y eficazmente los procesos de licitación, remate y contratación directa, desde el ingreso de la solicitud de contratación a la Proveeduría Institucional, confección de la orden de compra, hasta la entrega del bien y/o servicio o el finiquito de la obra
d) Coordinar con la Asesoría Jurídica, Financiera y la Solicitante del bien y/o servicio, todos los aspectos de control que garanticen la correcta aplicación de las normas y principios que regulan el proceso de contratación administrativa.
e) Administrar el proceso para la liberación o ejecución de garantías de participación y de cumplimiento.
f) Efectuar los trámites de exoneración, importación y desalmacenaje...
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