Resolución. MUNICIPALIDAD DE SAN
| Fecha de publicación | 13 Noviembre 2019 |
| Número de registro | IN2019404033 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE SAN RAMÓN
CONCEJO MUNICIPAL
El Concejo Municipal de la Municipalidad de San Ramón por medio del Acuerdo N° 10 de la Sesión N° 263 Ordinaria del 08 de octubre del 2019, de conformidad con lo establecido en el párrafo segundo del artículo 43 del Código Municipal y habiéndose publicado el texto de Proyecto de reforma al Reglamento de Proveeduría de la Municipalidad de San Ramón, presentado por la Alcaldía Municipal, en el Alcance N° 192 de La Gaceta N° 162 del jueves 29 de agosto del 2019 y no presentándose observación alguna dentro del tiempo establecido por ley, se aprueba en definitiva como Reglamento, tal y como fue publicado en el Alcance en mención, el cual rige a partir de su publicación y de cuyas especificaciones se deja constancia a continuación:
REGLAMENTO DE PROVEEDURÍA MUNICIPAL
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Objeto. El presente reglamento se dicta con el fin de regular los procedimientos que regirán en las diferentes etapas de la actividad contractual que despliegue la Municipalidad de San Ramón a través del Departamento de Proveeduría, de conformidad con el Código Municipal y sus reformas, la Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y sus reformas y el Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública.
Artículo 2º—Nomenclatura. Para efectos de este reglamento se entiende por:
Concejo: Concejo Municipal de San Ramón.
CGR: Contraloría General de la República.
SICOP: Sistema Integrado de Compras Públicas.
YAIWEB: Sistema Informático de Ingresos y Egresos Municipales.
La Municipalidad: Municipalidad de San Ramón.
La Proveeduría: El Departamento de Proveeduría Municipal.
LCA: Ley de Contratación Administrativa. Ley N° 494.
RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Decreto Ejecutivo N° 33411-H.
El Código: El Código Municipal. Ley N° 7794.
RRCAP: Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. Resolución de la Contraloría General de la República N° R-CO-33 del 8 de marzo del 2008.
Artículo 3º—Este reglamento será aplicable -sin excepción- a todos los procedimientos de contratación, así como en los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico interno de bienes que promueva la Municipalidad por medio de la Proveeduría Institucional.
Artículo 4º—El Almacén Municipal forma parte de la organización de la Proveeduría Municipal.
CAPÍTULO II
Funciones del Departamento de Proveeduría
Artículo 5º—Definición funcional de la Proveeduría. La Proveeduría será la dependencia municipal competente; para tramitar los procedimientos de adquisición de bienes, servicios y obras que interesen a la Municipalidad, así como realizar el proceso de control y almacenamiento de los mismos, no obstante la ejecución contractual de los bienes, servicios y obras; será responsabilidad de las unidades administrativas solicitantes.
Artículo 6º—Funciones específicas de la Proveeduría. La Proveeduría tendrá las siguientes funciones:
a) Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes en forma física o electrónica según corresponda, relacionados con los procedimientos de contratación, para la adquisición de bienes y/o servicios.
b) Atender consultas que le formulen las empresas públicas o privadas relacionadas con la adquisición de bienes y servicios establecidas en el presente Reglamento.
c) Administrar y supervisar eficiente y eficazmente los procesos de licitaciones, contrataciones directas y remate, desde el ingreso de la solicitud de Bienes y Servicios (pedido) al Departamento y confección de la orden de compra o contrato, según sea cada caso.
d) Coordinar con la Dirección Administrativa Financiera, Gestión Jurídica y la unidad solicitante del bien y/o servicio, todos los aspectos de control que garanticen la correcta aplicación de las normas y principios que regulan el proceso de contratación administrativa.
e) Administrar el proceso para la liberación o ejecución de garantías de participación y de cumplimiento.
f) Coordinar con la Gestora o Gestor Administrativa los trámites de exoneración, importación y desalmacenaje de los equipos, materiales y suministros importados.
g) Emitir la recomendación de adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso en los procedimientos de contratación administrativa, de conformidad con el reglamento que rige esta materia
h) De conformidad con los supuestos estipulados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, una vez que se haya realizado el estudio correspondiente, la Proveeduría Municipal en coordinación con la dependencia competente, recomendará a la Alcaldía o al Concejo
Municipal, según corresponda, una respuesta para los recursos de objeción y/o revocatoria de las resoluciones de adjudicación, así como para responder las audiencias de la CGR en esta materia.
i) Coordinar lo pertinente con las otras unidades administrativas internas, cuando así lo requiera, para que se tomen las acciones apropiadas que en derecho correspondan, observándose en tal caso, las normas y trámites del debido proceso, en situaciones tales como incumplimientos por parte de los contratistas, resoluciones o modificaciones contractuales, ejecución de garantías, sanciones administrativa y reclamaciones de orden civil o penal.
j) Dar a conocer durante el primer mes de cada periodo presupuestario el Programa de adquisiciones proyectado y sus eventuales modificaciones para cada año.
Este se deberá divulgar a través del SICOP, sin perjuicio de que facultativamente se publique en el diario oficial La Gaceta, esto de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 6° de la LCA y 7° del RLCA.
k) Realizar la apertura de las ofertas y solicitar los análisis técnicos y/o legales correspondientes, analizar las ofertas recibidas, con base en los términos que contemple el cartel y aplicar los parámetros de evaluación, sobre la base de las ofertas que resulten técnicas y legalmente elegibles.
l) Emitir el documento de ejecución presupuestaria denominado orden de compra, o contrato.
m) La Proveeduría deberá actualizar y utilizar el Manual de Procedimientos y su personal se ajustará en forma rigurosa a las disposiciones que contenga dicho manual. Esta misma función se aplica para el Almacén Municipal, en cuanto a la aplicación del manual correspondiente a esa dependencia.
n) Incluir en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC) de la CGR, los procedimientos de contratación que se generan de procesos madre de Entrega Según Demanda adjudicados antes de la incorporación al SICOP
ñ) Elaborar y mantener actualizado las políticas, procesos, procedimientos, controles y manuales relacionados con la contratación administrativa que incluya al menos los siguientes aspectos:
1. Las acciones a seguir en las fases de planificación, procedimientos de selección del contratista, ejecución contractual, control y seguimiento del proceso de adquisiciones.
2. Realización de estudios de razonabilidad de precios.
3. Definición de las especificaciones técnicas en la decisión inicial.
4. La designación oficial del personal participante en cada una de las fases, actividades y tareas.
5. La definición de los plazos de cumplimiento y los niveles de aprobación requeridos para cada una de las fases.
6. La conformación y documentación de los expedientes de los procesos de contratación administrativa realizados.
CAPÍTULO III
Sobre la adquisición de bienes y servicios
SECCIÓN PRIMERA
Planeación y programación de compras
Artículo 7°—Solicitud de bienes y servicios. Los procedimientos para la compra de bienes o la contratación de servicios, se originarán con las solicitudes de Bienes y Servicios elaboradas por las dependencias interesadas y aprobadas por quienes tengan la competencia para dicho trámite, estas solicitudes deberán contener al menos lo siguiente:
a) Certificación de disponibilidad presupuestaria amparada en la legislación vigente.
b) Decisión Inicial para la adquisición de bienes o servicios de acuerdo a lo establecido en legislación vigente y que incluya al menos la siguiente información:
• La justificación del la procedencia de la contratación.
• La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran.
• La vinculación de la contratación con la planificación del Gobierno Local.
• Las especificaciones técnicas del objeto contractual.
• Los procedimientos de control de calidad atinentes.
• La estimación actualizada del costo de objeto contractual.
• El estudio sobre el alcance de los objetivos de forma eficiente y con seguridad razonable (solo para la licitación pública).
• Los recursos humanos y materiales que permitan verificar la correcta ejecución del objeto contractual
• El encargado general del contrato.
c) Cualquier otro documento que el Departamento de Proveeduría determine necesario para iniciar el proceso.
d) En las solicitudes que se generen de procedimientos de Contratación de Entrega Según Demanda y en Contratos de Servicios, la decisión Inicial debe contemplar lo señalado en lo incisos anteriores y, según lo indicado en el Cartel, se deberá presentar la estimación actualizada de costos y la aplicación para detectar variación en el precio.
Artículo 8°—Agrupación de pedidos. La Proveeduría agrupará los pedidos de las diversas dependencias que versen sobre la misma clase de objetos, siempre que la naturaleza y circunstancias lo permitan, para ello fijará plazos al año para la recepción de pedidos con el objeto de lograr las mejores condiciones y evitar a la vez un fraccionamiento ilegítimo, para ello las dependencias respectivas deberán programar sus necesidades de manera tal que las contrataciones inicien en el plazo fijado. Esos plazos serán fijados por la Proveeduría mediante la emisión de circulares.
Artículo 9°—Inicio del procedimiento. Una vez que se cuente con la decisión administrativa (Solicitud de...
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